Tyylin ominaisuuksien muokkaaminen ja uusien tyylien luominen - Demo 4

• Mallivideot
• Alkuvalmistelut
• Tyylien muokkaaminen
  • Otsikot
  • Listat
  • Merkkityylit
  • Kappaletyylit
  • Uudet tyylit
• Hakemisto
• Osat
• Ylä- ja alatunniste
• Sivuasetukset
• Asiakirjamalli
• Lisätehtäviä
  • Jäsennysnäkymä
  • Kuvat tekstin sekaan

Näissä demotehtävissä perehdytään valmiiden tyylien käyttämiseen sekä tyylin ominaisuuksien muokkaamiseen. Lisäksi perehdytään uusien tyylien tekemiseen dokumentin rakenteen vaatimalla tavalla. Seuraavat tekstinkäsittelytehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Word 2003-tekstinkäsittelyohjelmaa varten. OpenOfficea on olemassa erilliset tekstinkäsittelytehtävät.

Alkuvalmistelut

Käynnistä Word 2003 valinnalla Start | All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office 2003. Avaa edellisissä demoissa muokkaamasi Word-dokumentti. Ellet ole tehnyt edellisiä demoja valmiiksi, niin ota käyttöösi mallidokumentti demo3_malli.doc ja tallenna se U-levyasemalle haluamaasi hakemistoon (valitse linkki oikealla hiiren napilla ja napauta valintaa Save target as..).

Avaa alkuperäinen teksti löytyy osoitteesta http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virus05.html uuteen ikkunaan tai välilehteen. Dokumentista voi katsoa mallia, mutta ulkoasun määrittämisessä ei pyritä täysin samanlaiseen lopputulokseen.

Tarkista, että Wordin asetuksissa 2cm tyylialue, Keep track of formatting valinta poistettuna ja Prompt to update styles päällä. Ohjeet löytyvät osoitteesta:

http://appro.mit.jyu.fi/faq/tyovaline/word/

Dokumentin rakenne on hyvin merkitty, joten asiakirjan ulkoasua voidaan muokata kerralla tyylien avulla. Valitse tyylipalkki näkyviin valinnalla Format | Styles and Formatting.

Tyylien muokkaaminen

Muokkaa asiakirjan otsikkotyylejä siten, että ominaisuuksiksi jäävät ainoastaan alla olevista listoista löytyvät ulkoasun määritykset.

Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan seuraavasti:

1. Valitse valikosta Format | Styles and Formatting.
2. Napauta muokattavaa tyyliä oikealla hiiren painikkeella ja valitse alasvetovalikosta Modify. Huomaa, että jos painat tyyliä vasemmalla, niin tällöin kohdistimen kohdalla oleva kappale muuttuu tyylin mukaiseksi.
3. 
   Valitse muotoiluikkunan vasemman alakulman Format-valikosta sopiva alakohta.
   • Font - kirjaisimen asetukset: koko, korostukset ja merkkiväli
   • Paragraph - kappaleen ominaisuudet: tasaus, välit, sisennys, riviväli ja yhtenäisyys
   • Tabs - tabulaattorinäppäimen sisennyskohdat
   • Border - kappaleen reunakuviot
   • Language - kappaleen kieli
   • Frame - kappaleen sijoittaminen liikuteltavaan tekstikehykseen
   • Numbering - listamerkit ja numerointitapa
   • Shortcut key - pikanäppäin tyylille

Otsikot

Muuta Heading 1 (suom. Otsikko 1) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi.

• Perusta (engl. Based on) Body Text-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi (engl. Style for following paragraph) määritellään Body Text-tyyli.
• Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 18 pt ja kirjasin on lihavoitu.
• Lisäksi kaikki kappaleen kirjaimet kirjoitetaan isolla (engl. all caps). Tämä valinta löytyy Font-ominaisuuksista.
• Kappaleen kieli on Suomi.
• Kappaleen tasaus on keskitetty (engl. Centered).
• Kappaleen rivinväli on yksi (engl. Single).
• Väliä toiseen kappaleeseen on 18 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
• Kappaleen leski- ja orporivien esto (engl. Widow/Orphan control) päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle.
• Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa (engl. Keep with next) eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.
• Kappaleen taso (engl. Outline Level) on Taso 1 (engl. Level 1) eli kappale on sisällysluettelossa ensimmäisen tason otsikko.
• 
  Lisää kappaleeseen otsikkonumerointi (engl. Outline numbered) niin, että pääotsikot numeroituvat tyyliin 1., 2., 3., ... Valitsemalla Outline numbered -välilehden toisen rivin toisen kohdan saa kaikille otsikkotyyleille saadaan automaattisesti tason mukaisen numeroinnin.
• Tyylin pikanäppäin CTRL+1.

Hyväksy valinnat painamalla OK-painiketta Modify Style-ikkunassa. Tutki pääotsikko muuttui tyyliä muutettaessa. Muuta Heading 2 (suom. Otsikko 2) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi:

• Perusta (engl. Based on) Body Text-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi määritellään Body Text-tyyli.
• Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 16 pt ja kirjasin on lihavoitu.
• Väliä toiseen kappaleeseen on 12 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
• Kappaleen leski- ja orporivien esto (engl. Widow/Orphan control) päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle.
• Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa (engl. Keep with next) eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.
• Kappaleen taso on 2 eli kappale on sisällysluettelossa toisen tason otsikko.
• Kappaleessa pitäisi olla jo otsikkonumerointi, mutta jos ei ole, niin lisää kappaleeseen toisen tason otsikkonumerointi (engl. Outline numbered). Numeroinnin pitäisi näyttää seuraavalta: 1.1., 1.2., ... 2.1., 2.2., ...
• Tyylin pikanäppäin CTRL+2.

Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

Listat

Muuta List Bullet (suom. Merkitty luettelo) tyylin ominaisuudet seuraavan kuvan mukaiseksi:

• Jos List Bullet -tyyliä ei näy listassa, niin listan alapuolelta Show -kohdasta voidaan määritellä näytettäväksi kaikki tyylit (engl. All styles). Ensimmäisen käyttökerran jälkeen List Bullet -tyylin pitäisi tulla näkyviin myös suppeampaan Available styles -listavaihtoehtoon, jota yleensä kannattaa käyttää.
• Perusta tyyli Body Text-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi määritellään List Bullet-tyyli.
• Kappaleen väli edelliseen kappaleeseen on 6pt:tä ja kappaleen jälkeiseen kappaleeseen 3 pt:tä.
• Listamerkit ja sisennykset saa helpoiten kohdalleen Numbering-valikon Customize-näppäimellä.
  • Vaihda listamerkin paikaksi 0,5 cm (engl. Bullet position).
  • Sisennä ensimmäinen tekstirivi vasemmalta kohtaan 1 cm (engl. Tab space after).
  • Sisennä muut tekstirivit vasemmalta myös kohtaan 1 cm.
• Tyylin pikanäppäin CTRL+L.

Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa! Muuta myös sisemmän listatyylin List Bullet 2 ominaisuudet järkeviksi:

• Kappaleen väli edelliseen kappaleeseen on 0 pt:tä ja kappaleen jälkeiseen kappaleeseen 0 pt:tä.
• Listamerkiksi avoin pallo.
• Vaihda listamerkin paikaksi 1 cm (engl. Bullet position).
• Sisennä lista ensimmäinen tekstirivi vasemmalta kohtaan 1,5 cm (engl. Tab space after).
• Sisennä muut tekstirivit vasemmalta kohtaan 1,5 cm.

Merkkityylit

• Muuta vielä Hyperlink (suom. Hyperteksti) -tyylin ominaisuuksia seuraavan listan mukaiseksi:
  • Poista alleviivaus.
  • Lisää kursivointi (engl. Italic).
  • Kirjasimen väri sinisestä automaattiseksi.
  • Tyylin pikanäppäin ALT+H. Miksi CTRL-H ei ole hyvä valinta?
• Muuta Strong-tyylin ominaisuuksia:
  • Valitse fontin kooksi 11.
  • Lisää alleviivaukseksi katkoviiva.
  • Aseta pikanäppäimeksi CTRL+B. Mitä pikanäppäin teki aiemmin?

Kokeile sekä kappale- että merkkityyleihin liittämiäsi pikanäppäimiä! Pikanäppäinten avulla dokumentin rakenteen merkitseminen (tyylin valitseminen) on helppoa jo kirjoitusvaiheessa. Muista tallentaa dokumenttisi!

Kappaletyylit

Muokataan vielä Macro Text-tyyli erottumaan normaalista tekstistä.

Jos Macro Text -tyyliä ei löydy listasta, käy aktivoimassa se tyylivalikon show -> custom valikosta.

• Kappaleen fontiksi Courier New ja kooksi 10 pt.
• Sisennä kappaletta vasemmalta 1 cm ja oikealta 1 cm
• Väliä ennen kappaletta 18 pt ja jälkeen 18 pt.
• Pidä rivit yhdessä (Keep lines together)-valinta päälle Line and Breaks-välilehdellä, jolloin kappale ei hajoa kahteen osaan sivunvaihdon yhteydessä.
• Lisää ½ pt paksuinen yhtenäinen reunus.
• Valitse kappaleen kieleksi English (englanti).

Uudet tyylit

Luodaan uusi tyyli kuvien keskittämistä varten. Keskitetään myös kuvaotsikot.

• Valitse Styles and Formatting -palkista kohta New Style.
• Laita tyylin nimeksi Kuva.
• Tyyli on kappaletyyli, joten valitse tyylin tyypiksi Paragraph (suom. Kappale).
• Tyylin ominaisuuksien pohjaksi voidaan ottaa Body Text-tyyli.
• Muuta kappaleen fontti lihavoiduksi (engl. Bold).
• Muuta kappaleen teksti keskitetyksi (engl. Centered).
• Sulje tyylimuokkausdialogi.
• Valitse kuvan sisältävä kappale ja valitse sille tyyliksi edellä luomasi Kuva-tyyli, joilloin kuvan pitäisi keskittyä.
• Siirry kuvaotsikon sisältävään kappaleeseen ja valitse sille myös Kuva-tyyli.

Hakemisto

• Lisää asiakirjan loppuun hakemisto (engl. Index). Hakemiston lisäämisen yhteydessä joudut tekemään seuraavia toimia (eli lue seuraavat ohjeet ensin):
  1. 
     Merkitse ensin sanat, jotka haluat lisätä hakemistoon. Merkitsemistilaan (engl. Mark entry) pääset valikkokomennolla Insert | Reference | Index and Tables avautuvan hakemiston lisäämisenikkunan Index (suom. Hakemisto) -välilehdeltä löytyvällä Mark entry (suom. Merkitse)-painikkeella.
  2. Avautuvan ikkunan voit siirtää hieman syrjempään, että pääset helpommin valitsemaan sanoja asiakirjasta. Maalaa dokumentista haluamasi sana ja sen jälkeen Mark-painiketta. Merkitsemisikkuna pysyy vielä auki, joten voit merkitä useita sanoja. Voit käyttää myös pikanäppäintä ALT+SHIFT+X.
  3. Merkitse hakemiston hakusanoiksi vähintään 10 erilaista sanaa, jolloin saat jonkinlaisen käsityksen hakemiston ulkoasusta ja toiminnasta.
  4. Sanojen merkitsemisen jälkeen lisätään varsinainen hakemisto. Siirrä kohdistin dokumentin loppuun ja mene uudelleen hakemiston lisäämisikkunaan (Insert|Reference|Index and Tables|Index). Hakemiston muotoilun (engl. Formats) lähteeksi kannattaa valita Asiakirjamalli (engl. From template), koska tällöin hakemiston asetukset saadaan haluttaessa tallennettua asiakirjapohjaan. Muut hakemiston muotoilumahdollisuudet kannattaa myös käydä läpi ja niitä voi myös käyttää, jos ei halua muokata hakemiston Index (suom. Hakemisto) -tyylejä. Paina lopuksi OK. Jos OK-painike on harmaana eli sitä ei voi valita niin varmista, että dokumenttisi on normal-tilassa (View|normal).
• Merkitse hakemiston lisäämisen jälkeen vielä muutama uusi sana hakemistoa varten. Päivitä hakemisto sanojen merkitsemisen jälkeen! Hakemiston päivittäminen onnistuu samalla tavalla kuin sisällysluettelon päivittäminen.

Osat

Jos halutaan esimerkiksi sivunumerointi, joka alkaa vasta ensimmäiseltä tekstisivulta, niin on ensin tehtävä osanjako. Osanjaot jakavat dokumentin isompiin loogisiin kokonaisuuksiin. Kuhunkin osaan voidaan määrätä omat sivunumeroinnit ja tiedot ylä- ja alatunnisteeseen.

1. Jaa asiakirja kolmeen osaan (engl. Sections). Ensimmäinen osa on sisällysluettelo, toinen osa sisältää varsinaisen tekstiosan ja kolmannessa osassa on hakemisto.
2. Vie kohdistin pääotsikkorivin alkuun ja valitse Insert | Break | Section break (engl. Section break).
3. Valitse osanvaihdoksi (engl. Section break) Next Page, niin tekstiosa alkaa omalta sivultaan.
4. Tee tavallinen sivunvaihto (engl. Page break) ennen hakemistoa. Hakemiston lisääminen edellisessä tehtävässä teki automaattisesti jatkuvan osanvaihdon (engl. Section break (Continuous)), joten tavallinen sivunvaihto riittää.

Tarkemmin muista vaihtotyypeistä kurssimonisteessa.

Ylä- ja alatunniste

Tavoitteena on:

• Sisällysluettelo-osan ylätunnisteessa lukee Sisällysluettelo.
• Sisällysluettelo-osan alatunnisteessa on roomalainen numerointi.
• Tekstinosan ylätunnisteessa lukee keskellä Tietokonevirukset.
• Tekstiosan alatunnisteessa on keskellä arabilainen numerointi alkaen numerosta 1.

Mene seuraavaksi muokkaamaan ylä- ja alatunnistetta (View | Header and Footer).

1. Siirry ensimmäiselle tekstisivulle (sivu 2).
2. Napauta ylätunnistelaatikkoon ja ota pois päältä ominaisuus "Sama kuin edellä" (engl. Same as previous). Valinta löytyy työkalupalkista kohdasta Link to previous.
3. Kirjoita ylätunnisteeseen teksti Tietokonevirukset. Keskittäminen tehdään myöhemmin.
4. Kelaa hieman alemmas ja napauta alatunnisteeseen. Poista Link to previous-valinta.
5. Lisää sivunumero Header and Footer -työkalupalkin Insert page number -painikkeen avulla.
   
6. Muotoile osan sivunumerointia napauttamalla Format Page Number -painiketta. Valitse kohta Start at ja aloitusnumeroksi 1.
7. Mene sisällysluettelosivulle ja lisää ylätunnisteeseen teksti Sisällysluettelo.
8. Lisää saman osan alatunnisteeseen numerointi. Muotoile numerointia ja valitse numerointimuotoiluksi (engl. Number format) roomalaiset numerot (I, II, III, ...)
9. Sulje Header and Footer -näkymä työkalupalkin Close-painikkeesta.
10. Valitse Style and Formatting -palkista Header-tyyli ja muokkaa sen ominaisuuksia. Muuta tekstin tasaus keskitetyksi.
11. Tee keskitys myös Footer-tyylille. Ellei tyyliä näy valikoimassa niin valitse alalaidan Show-alasvetovalikosta valinta Custom..., josta voit valita Footer-tyylin näkyviin.

Sivuasetukset

• Määrittele asiakirjan sivuasetukset (engl. Page setup) seuraaviksi. Sivunasetuksiin pääset valinnalla File | Page setup (suom. Tiedosto | Sivunasetukset). Muista sivuasetuksia määrittäessäsi että sinulla on nyt dokumentissasi useampia osia ja sivuasetusten pitää koskea niitä kaikkia! (Apply to: Whole Document)
  • Marginaaleiksi arvot: ylämarginaali 2,5 cm, alamarginaali 2 cm, vasen 2 cm, oikea 2 cm ja ylä- ja alatunnisteen etäisyydeksi paperin reunasta 1 cm.
  • Paperin kooksi A4 ja paperi on pystytasossa (engl. Portrait)

Asiakirjamalli

Vaihda takaisin tulostusasettelunäkymään valinnalla View | Print Layout.

• Nyt sinulla on hyvin muotoiltu asiakirja, jossa on hyvät tyylin määritykset sekä sivunasetukset. Tyylien ja sivuasetusten säilyttämiseksi asiakirjasta kannattaa tehdä asiakirjamalli (engl. Template) seuraavien ohjeiden mukaisesti.
  • Tallenna ensin asiakirjasi.
  • Poista asiakirjamallista kaikki tekstiosiossa olevat tekstit, listat, otsikot jne. maalaamalla ne ja painamalla näppäimistöltä Delete:ä. Jätä kuitenkin ensimmäinen otsikko asiakirjan osasta 2 ja hieman tekstiä, joka tyylillä Body Text sen jälkeen. Asiakirjamallin on tarkoituksena toimia kokonaan uuden dokumentin pohjana, joten muita tekstejä ei tarvita. Jätä kuitenkin tekemäsi osanvaihdot, sisällysluettelo, hakemisto ja sivunumerointi.
  • Tallenna tiedosto eri nimellä (engl. Save as) asiakirjamalliksi. Tiedoston tyypiksi (engl. Save as type) täytyy valita Asiakirjapohja (engl. Document template *.dot).
  • Ohjelma haluaa tallentaa asiakirjamallin Templates-nimiseen hakemistoon, jonne sinulla pitäisi olla tallennusoikeus. Jos ei ole, niin tallenna asiakirjapohjasi U:-levyaseman tyovaline-hakemistoon.
• Avaa uusi asiakirja, joka pohjautuu tekemääsi asiakirjamalliin. Lue seuraavat ohjeet kokonaan ennen uuden dokumentin avaamista.
  • Normaalisti asiakirjamalli saadaan uuden dokumentin pohjaksi valinnalla File | New | Blank document (suom. Tiedosto | Uusi | Tyhjä asiakirja).
  • Jos tallensit asiakirjapohjan Templates-hakemistoon, niin pohjan saat käyttöösi valinnalla Templates | On my computer ja valitsemalla äsken tallentamasi pohjan. Katso, että oikeassa alakulmassa on kohta Document (suom. Asiakirja) valittuna, jolloin uusi dokumentti luodaan asiakirjamallin pohjalle.
  • Jos tallensit asiakirjapohjan U:-levyasemalle, niin saat uuden asiakirjan käyttöösi valitsemalla File | New | From existing document ja tiedostodialogista U:-asemalle tallentamasi pohjan.
  • Älä avaa asiakirjapohjaa valinnan File | Open kautta ellet halua muokata itse asiakirjapohjaa.

Lisätehtäviä

Jäsennysnäkymä

• Avaa tallentamasi virus-dokumentti, jossa on tekstit.
• Vaihda dokumentin tila jäsennys (engl. Outline) -tilaan valitsemalla View|Outline
• Aseta näkyviin vain otsikkotasot valitsemalla työkalupalkista Show level 3
• Vaihda kappaleiden Virustartunnan vältteleminen ja Huolehdi ohjelmistojen ja käyttöjärjestelmän päivityksestä paikkaa. Siirtäminen onnistuu raahaamalla otsikon edessä olevasta merkistä tai käyttämällä Outline-tilan työkalupalkkia ja siinä olevia Move up- ja Move down -painikkeita
• Korota Virustartunnan vältteleminen -otsikko toisen tason otsikoksi. Otsikoiden tasoja voi muuttaa työkalurivin demote- ja promote-painikkeilla.

Kuvat tekstin sekaan

Vaihda tulostusasettelunäkymään (View | Print Layout)

1. Muutetaan lisätyn kuvan paikka oikeaan reunaan ja teksti kiertämään sen ympärille. Valitse kuva oikealla hiiren napilla ja valitse kohta Format Picture. Valitse Layout välilehdeltä sijoittelumalli Square ja paina OK.
2. Siirrä kuva hiirellä raahaamalla oikeaan reunaan. Tekstinkappaleen vasemmassa laidassa näkyvä ankkuri kertoo mihin kappaleeseen kuva on kiinnitetty. Sijoittelu ja kuva liikkuminen tapahtuu suhteessa tähän kappaleeseen. Ankkurin paikkaa voi muuttaa raahaamalla se kappaleesta toiseen.
   • Jos ankkuria ei näy niin varmista, että kaikki erikoismerkit ovat näkyvissä valitsemalla työkalupalkista -painike. Jos vieläkään ankkuria näy niin napauta johonkin muualle ja taas uudelleen kuvaan.
3. Lukitaan ankkuri tähän tekstikappaleeseen niin ettei nykyinen sijoittelu muutu. Valitse uudelleen Format Picture ja Layout-välilehdeltä painike Advanced, josta Picture Position- välilehdeltä kohta Lock anchor. Hyväksy valinnat.
4. Maalaa ja poista vanha kuvaotsikko, koska se rivittyy tavallisen tekstin mukaan.
5. Lisää asemoitava kuvaotsikko valitsemalla ensin kuva ja sitten kuvaotsikon lisääminen (Insert|Reference|Caption).
6. Katso, että kuvaotsikon ankkuri on samassa tekstikappaleessa kuin kuvankin. Ellei ole niin siirrä se samaan kappaleeseen. Napauta oikealla kuvaotsikon kehystä ja valitse Format | Text Box. Lukitse ankkuri tekstikappaleeseen kuten kuvan kanssa tehtiin. Kirjoita nyt jotain uutta tekstiä ennen kuvaa. Otsikon ja kuvan pitäisi nyt liikkua tekstin mukana ja pysyä yhdessä.
7. Kuvaotsikon voi keskittää tekstilaatikon sisällä valitsemalla sille Kuva-tyyli.