Tekstinkäsittelytyökaluja

• Etsi
• Korvaa
• Tyylien arkistointi
• Yhdistämistoiminto
  • Kirjeen eli pääasiakirjan laatiminen
  • Osoiterekisterin eli tietolähteen laatiminen
  • Joukkokirkeen luominen
• Asiakirjan kieleen liittyvät työkalut
  • Tyylien kielen valinta
  • Oikeinkirjoituksen tarkastaminen
  • Kieliopin tarkastaminen
  • Oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkastuksen mukauttaminen
  • Synonyymisanaston käyttäminen
  • Tavutuksen käyttäminen
• Asiakirjan kokoaminen useammasta aliasiakirjasta

Tässä luvussa esitellään muutamia tekstikäsittelytyökaluja, joiden käytöllä voidaan vähentää asiakirjan muokkaamiseen menevää aikaa. Seuraavissa luvuissa esitellään Etsi- ja Korvaa-työkalua sekä tyylien arkistointi -työkaluja

Etsi

Etsi (engl. Find)-työkalu on nopea tapa etsiä suurestakin asiakirjasta haluttu kohta. Asiakirjan koon kasvaessa etsintöjä voi joutua tekemään useinkin. Etsi-työkalusta on varmastikin suurin hyöty asiakirjan kirjoittamisen yhteydessä, jolloin joudutaan hyppimään asiakirjan osasta toiseen ja tarkistamaan kirjoitettuja asioita.

Kuva 26. Etsi-toiminto.

Microsoft Wordissa etsi-työkalu päästään käyttämään valikkokomennolla Edit | Find (suom. Muokkaa | Etsi). Wordissa etsi-työkalulla asiakirjaa voidaan käydä läpi hyvin monilla tavoin. Perinteisin tapa on etsiä jollakin hakusanalla koko asiakirja läpi, jolloin sanoja voi löytyä useitakin. Kokonaisella hakusanalla etsiminen on helppoa, koska ei tarvitse kuin kirjoittaa kyseinen hakusana Find What (suom. Etsittävä) -kohtaan ja tämän jälkeen painaa painiketta Find next (suom. Etsi seuraava). Etsi toiminto pysähtyy ensimmäisen löydetyn sanan kohdalle ja tämän jälkeen etsintää voidaan jatkaa Find next (suom. Etsi seuraava)-painikkeella. Kun löydetään etsitty kohta asiakirjasta, niin etsi-työkalun voi sammuttaa.

Etsintää voidaan rajoittaa muutamalla lisäominaisuudella, joita etsi-työkalulle voi yleensä antaa. Lisäksi etsintää voidaan rajata myös erilaisiin muotoiluihin tai erikoisempiin merkkeihin. Nämä ominaisuudet on käsitelty tarkemmin korvaa-työkalun yhteydessä luvussa Korvaa, joten niitä ei käsitellä tarkemmin tässä yhteydessä.

Korvaa

Korvaa (engl. Replace) -työkalu on todella monikäyttöinen työkalu, jonka käyttöön kannattaa perehtyä. Perinteisin käyttö korvaa-työkalulle on erilaisten tekstien korvaaminen toisella tekstillä. Esimerkiksi asiakirjassa esiintyvät lyhenteet MS voitaisiin korvata vastaavalla kokonaisella sanalla Microsoft. Korvaa-työkalulla voidaan korvata asiakirjasta yksi sana kerrallaan tai kaikki sanan esiintymät voidaan korvata samalla kertaa. Korvaa-työkalu on todella nopea tapa muuttaa asiakirjan virheelliset sanat tai merkit oikeiksi. Virheiden etsimiseen ja korvaamiseen asiakirjasta käsin kuluu aikaa, kun taas korvaa-työkalulla voi tehdä saman asian muutamassa sekunnissa.

Kuva 27. Korvaa-toiminto.

Microsoft Wordissa korvaa-työkalulla voidaan etsiä jokin haluttu sana ja korvata se kokonaan toisella sanalla. Asiakirjassa esiintyvä sana, joka halutaan korvata jollakin toisella, laitetaan Find What (suom. Etsittävä) -kenttään ja korvaava sana laitetaan Replace with (suom. Korvaava) -kenttään. Työkalulla voidaan etsiä seuraavaa sanaa (engl. Find next) tai löydetty sana voidaan korvata (engl. Replace) tai kaikki etsittävät asiakirjassa esiintyvät sanat voidaan korvata kerralla (engl. Replace All).

Etsintää voi rajoittaa asiakirjassa muutamalla lisäoptiolla, joita etsi- ja korvaa-työkaluille voi yleensä antaa. Oheisessa kuvassa on Microsoft Wordin korvaa-työkalu, mutta vastaavat valinnat löytyvät myös muidenkin ohjelmien etsi- ja korvaa-työkaluista. Etsi-toiminnon etsimissuuntaa (engl. Search) voidaan yleensä tarkentaa jonkin verran. Haluttua hakusanaa voidaan etsiä koko asiakirjasta (engl. All), tekstikursorin alapuolelta (engl. Down) tai tekstikursorin yläpuolelta (engl. Up). Etsi-työkalulle voidaan myös antaa tarkentimia etsittävään sanaan. Erilaisia tarkentimia ovat muun muassa etsinnän rajoittaminen samaan kirjainkokoon (engl. Match case), kokonaisiin sanoihin (engl. Find whole words only). Etsintää voidaan laajentaa yleismerkkien eli jokerimerkkien ottamisella käyttöön (engl. Use wildcards), samalta kuulostaviin sanoihin (engl. Sounds like) tai kaikkiin sanan muotojen etsimiseen (engl. Find all word forms).

Kuva 28. Muotoilujen etsiminen.

Etsi- ja korvaa-työkalut voidaan laajentaa myös koskemaan erilaisia muotoiluja. Muotoilujen määrittämiseksi otetaan toiminnon lisäominaisuudet käyttöön -painikkeella. -painikkeella voidaan korvata erilaisia muotoiluja toisilla muotoiluilla. Otetaan esimerkiksi jonkin tyylin muuttaminen toiseksi tyyliksi. Esimerkiksi kaikki ne kappaleen, jossa on käytetty tyyliä halutaan korvata -tyylillä. Tällöin -kenttään ei kirjoiteta mitään, mutta kentän ollessa aktiivinen valitaan -painikkeen alta muotoiluksi tyyli (engl. ). Avautuvasta ikkunasta voidaan valita etsittävä tyyli, joka on tässä tapauksessa . Valinnan hyväksymisen jälkeen siirrytään -kenttään ja valitaan siihenkin tyyli, joka tässä tapauksessa on -tyyli. Kaikkien oma_tyylillä tehtyjen kappaleiden muuttaminen normaali-tyylin muotoiluille onnistuu nyt -painikkeella.

Kuva 29. Erikoismerkkien etsiminen.

Entiset muotoilut on poistettava kentistä ennen uusien muotoilujen asettamista -painikkeella!

Korvaa-työkalulla onnistuu myös erilaisten erikoismerkkien, kuten esimerkiksi rivinvaihtojen korvaaminen jollakin merkillä. Oheisessa kuvassa on Microsoft Wordista löytyvä Special (suom. Merkki) -valikon sisältö. Erikoismerkkien korvaaminen on hyvin pitkälle samanlainen toimenpiteiden kuin muotoilujen korvaaminen toisilla muotoiluilla. Ensin valitaan Find what -kenttään sopiva erikoismerkki, kuten esimerkiksi kappalemerkki (engl. Paragraph Mark). Tämän jälkeen voidaan valita mikä tahansa merkki Replace with -kenttään. Esimerkin tapauksessa se voisi olla tyhjä tila (engl. white space). Erikoismerkkien korvaaminen on nopea tapa poistaa ylimääräisiä erikoismerkkejä, kuten esimerkiksi kappalemerkkejä, joita on tullut vahingossa liikaa dokumenttiin.

Tyylien arkistointi

Kuva 30. Tyylien arkistointi.

Tyylit ja niiden käyttö helpottavat tekstinkäsittelyä huomattavasti. Aina uusia asiakirjoja luotaessa valitaan pohjaksi jokin sopiva asiakirjamalli tai sitten tehdään asiakirjaan tarvittavat tyylit. Tyylien luominen uuteen asiakirjain ei välttämättä ole järkevää, koska muissa asiakirjoissa tai asiakirjapohjissa olevia tyylejä voidaan käyttää hyväksi Microsoft Wordissa tyylien arkistointityökalun (engl. ) avulla. Vastaavia työkaluja löytyy varmasti myös muista tekstinkäsittelyohjelmista. Tyylien arkistointityökalun avulla tyylejä voidaan poimia tehtävään asiakirjapohjaan mistä tahansa olemassa olevasta asiakirjasta tai asiakirjapohjasta. Näin pystytään hyödyntämään kerran hyvin suunniteltuja tyylejä aina uudelleen ja uudelleen.

Microsoft Wordissa tyylien organisointiin päästään valikkokomennolla Format | Style | Organizer (suom. Muotoile | Tyyli | Arkistointi). Komennolla näkyville avautuu kaksiosainen ikkuna, jonka vasemmassa reunassa on näkyvillä aktiivisen asiakirjan tyylit ja oikeassa reunassa jonkin asiakirjapohjan tyylit. Jos esimerkiksi halutaan lisätä uuteen ja tyhjään asiakirjaan Kirjapohja-asiakirjamallin tyylejä. Tällöin arkistointityökalun vasemmassa reunassa näkyy auki oleva uusi asiakirja, jonka nimi esimerkin tapauksessa on Document1.

Oikean puoleiseen ikkunaan joudutaan nyt hakemaan haluttu asiakirjamalli eli Kirjapohja.dot. Asiakirjamalli päästään valitsemaan sulkemalla oikeassa ikkunassa oleva asiakirjamalli painikkeella Close File (suom. Sulje Tiedosto). Sulkemisen jälkeen voidaan avata uusi tiedosto voidaan avata painikkeella Open File (suom. Avaa Tiedosto). Näkyville avautuu tiedostojen valintaikkuna, josta voidaan valita haluttu asiakirja tai asiakirjamalli. Tiedoston valinnan ja hyväksymisen jälkeen ikkunan oikeaan osaan avautuu näkyville asiakirjassa tai asiakirjamallissa olevat tyylit. Tyylejä voidaan kopioida kummastakin auki olevasta asiakirjasta toiseen tai niitä voidaan tuhota tai uudelleen nimetä.

Ensimmäiseksi valitaan halutut tyylit aktiivisiksi ja tämän jälkeen niihin kohdistetaan haluttu toimenpide ikkunan keskiosan painikkeilla. Copy (suom. Kopio) -painikkeella tyylejä voidaan kopioida asiakirja toiseen painikkeessa olevan nuolen suuntaan. Delete (suom. Tuhoa) -painikkeella aktiiviset tyylit voidaan poistaa kokonaan. Rename (suom. Nimeä uudelleen) -painikkeella tyylit voidaan nimetä toiselle nimelle.

Yhdistämistoiminto

Yhdistämistoiminnon (engl. Mail Merge) avulla voidaan luoda joukkokirjeitä, osoitetarroja, kirjekuoria ja luetteloita. Seuraavassa yhdistämistoimintoa käytetään joukkokirjeiden luomisessa. Muutkin yhdistämistoiminnolla tehtävät toimet ovat hyvin samantapaisia kuin joukkokirjeiden tekeminen.

Yhdistämistoiminnolla on voidaan tehdä "henkilökohtaisia" joukkokirjeitä, joissa henkilön nimi ja osoitetiedot voidaan liittää osaksi kirjettä. Henkilökohtaisia joukkokirjeita ovat tyypillisesti erilaiset henkilökohtaiset mainokset, joita tulvii postilaatikosta. Perusidea joukkokirjeiden tekemisessä on yhdistää osoiterekisteri ja kirje toisiinsa. Seuraavassa yhdistämisen vaiheet käydään läpi yksityiskohtaisesti.

Kirjeen eli pääasiakirjan laatiminen

Ensimmäisessä vaiheessa laaditaan asiakkaalle tai ystävälle lähetettävä kirje. Kirje kannattaa laatia mahdollisimman valmiiksi ennen osoitteiden yhdistämistä kirjeeseen. Kirjeeseen kannattaa jättää ja merkitä tila tiedoille, jotka myöhemmin liitetään kirjeeseen osoiterekisteristä. Pääasiakirja voidaan myös tehdä myöhemmässä vaiheessa, mutta yleensä se kannattaa tehdä jo etukäteen valmiiksi.

Osoiterekisterin eli tietolähteen laatiminen

Seuraavana toimenpiteenä on osoiterekisterin laatiminen. Osoiterekisteri voi olla esimerkiksi Word- tai Excel-taulukko, Windowsin tai Outlookin osoitekirja. Lisäksi osoiterekisteri voi sijaita tekstitiedostossa tai Access-tietokannassa. Osoiterekisteri voidaan myös luoda yhdistämisen yhteydessä erillisillä työkaluilla. Osoiterekisterin tekemisessä kannattaa huomata, että jokaisen henkilön tiedot on sijaittava yhdellä rivillä taulukossa. Lisäksi taulukon ylimmäisenä rivinä täytyy olla selkeät otsikot, joiden perusteella tunnistaa mistä tiedosta on kyse. Otsikoiden merkitys selviää vasta tietojen yhdistämisen yhteydessä.

Joukkokirkeen luominen

Kuva 31. Yhdistämistoiminto.

Joukkokirjeen luominen kannattaa aloittaa avaamalla tehty joukkokirje. Yhdistäminen voidaan aloittaa valikkokomennolla Tools | Mail Merge (suom. Työkalut | Yhdistäminen). Komennolla avautuvassa ikkunassa on jaettu joukkokirje kolmeen vaiheeseen. Ensimmäinen vaihe on pääasiakirjan valinta. Tässä yhteydessä valitaan luotavaksi pääasiakirjaksi joukkokirja komennolla Create | Form Letter (suom. Luo | Joukkokirjeet).

Kuva 32. Joukkokirjeen valinta.

Valinnan jälkeen täytyy määritellä tehdäänkö joukkokirje aktiiviseen ikkunaan (engl. Active Window) vai tehdäänko joukkokirje kokonaan uuteen pääasiakirjaan (engl. New Main Document). Tässä yhteydessä joukkokirje on siis jo tehty ja se on avattu aktiiviseen ikkunassa.

Kuva 33. Tietolähteen valinta.

Toisessa vaiheessa valitaan osoiterekisteri eli tietolähde. Osoiterekisterin valinta onnistuu painikkeen Get Data (suom. Nouda Tiedot) alta löytyvillä valinnoilla. Tässä vaiheessa tietolähde voidaan luoda (engl. Create Data Source) tai voidaan avata olemassa oleva tietolähde (engl. Open Data Source). Tietolähteenä voidaan käyttää myös Windowsin tai Outlookin osoitekirjaa (engl. Use Address Book) sekä Access-tietokantaa tai tekstitiedostoa. Seuraavassa esitellään lyhyesti ensin tietolähteen luominen, jonka jälkeen vasta käydään läpi olemassa oleva tietolähteen valinta.

Kuva 34. Tietolähteen luominen.

Tietolähteen luomisessa (engl. Create Data Source) näkyviin avautuu ikkuna, jossa määritellään kenttänimet, jotka tulevat taulukon sarakeotsikoiksi. Ensimmäisenä tehtävänä on kenttänimien määrittäminen. Ikkunan oikeassa reunassa on valmiita kenttänimiä, jotka kannattaa poistaa, jos niistä ei löydy tarvittavia kentän nmiä. Uusien nimien luominen onnistuu kirjoittamalla kentän nimi Fieldname (suom. Kenttänimi)-kenttään ja painamalla painiketta Add Field Name (suom. Lisää kenttänimi). Näin jatketaa niin kauan kunnes kenttiä on tarpeellinen määrä. Esimerkin tapauksessa tietolähde on jo valmiina ja sieltä löytyy kentät etunimi, sukunimi, katuosoite ja kaupunki.

Kun halutut kentät on määritelty, hyväksytään kentät OK-painikkeella. Tämän jälkeen tietolähde on tallennettava johonkin hakemistoon. Tallentamisen jälkeen näkyville avautuu ikkuna, josta päästään muokkaamaan tietolähdettä Edit Data Source -painikkeella. Toinen mahdollisuus olisi mennä muokkaamaan pääasiakirjaa (engl. Edit Main Document). Tietolähteen muokkaamiseen näkyville avautuu oheisen kuvan mukainen lomake, jonka avulla voidaan syöttää halutut osoitetiedot. Syötetyt tiedot tallennetaan Word-taulukoksi tiedostoon, jonka nimi annettiin tallentamisen yhteydessä. Tietojen syöttämisen lopettaminen avaa näkyville pääasiakirjan, johon voidaan liittää haluttuja kenttiä. Seuraavassa käsitellään kuitenkin ensin tietolähteen avaaminen.

Kuva 35. Tietolähteen muokkaaminen.

Kuva 36. Pääasiakirjan muokkaaminen.

Valmiin tietolähteen avaaminen onnistuu komennolla Open Data Source (suom. Avaa tietolähde). Valmis tietolähde valitaan hakemistorakenteesta. Tietolähteen hyväksymisen jälkeen näkyville avautuu ikkuna, jonka avulla päästään muokkaamaan pääasiakirjaa (engl. Edit Main Document) eli esimerkin tapauksessa kirjoitettua kirjettä.

Kuva 37. Yhditämistyökalut.

Pääasiakirjan muokkaamisen yhteydessä merkitään asiakirjaan kentät, joiden paikalle sijoitetaan yhdistämisen yhteydessä osoitteistosta löytyvät tiedot. Näkyville on avautunut Mail Merge (suom. Yhdistäminen) -työkalurivi, jonka avulla pääasiakirjaan voidaan lisätä halutut tiedot. Esimerkissä lähteenä toimivassa Word-taulukossa on kentät sukunimi, etunimi, katuosoite ja kaupunki. Nimet on määritelty osoitteiston ensimmäisellä rivillä eli otsikkorivillä.

Kuva 38. Yhdistämiskenttien lisääminen.

Kenttien lisääminen onnistuu valitsemalla ensin paikka, johon kenttä halutaan lisätä. Tämän jälkeen kentän lisääminen tehdään Mail Merge (suom. Yhdistäminen) -työkalurivin valikosta Insert Merge Field löytyvillä valinnoilla. Valikosta pitäisi löytyä otsikkotietoja vastaavat kenttänimet. Jokainen tieto, joka asiakirjaan halutaan lisättävän täytyy valita valikosta. Seuraavassa kuvassa on nähtävillä esimerkkinä käytettävä kirje. Kirjeeseen halutaan lisätä asiakkaan sukunimi kirjeen yläosaan, jolloin valitaan aktiiviseksi teksti sukunimi ja valitaan kohta sukunimi valikosta Insert Merge Field. Vastaavasti keskivälin alapuolelle voidaan lisätä asiakkaan etunimi ja kirjeen loppuun asiakkaan nimi ja osoitetiedot.

Kuva 39. Yhdistämiskentät kirjeessä.

Varsinainen osoitteiden yhdistäminen kirjeeseen onnistuu komennolla Tools | Mail Merge | Merge (suom. Työkalut | Yhdistäminen | Yhdistä). Komennolla avautuu näkyviin ikkuna, josta voidaan valita kuinka yhdistäminen tehdään. Yhdistäminen voidaan tehdä uuteen dokumenttiin (engl. New Document), kirjoittimelle (engl. Printer) tai sähköpostiin (engl. Electronic Mail). Lisäksi voidaan valita tarkemmin osoitekirjan tietueet eli henkilörivit (engl. Records to be merged), jotka halutaan yhdistää kirjeeseen. Kaikkia osoitteita ei tarvitse siis välttämättä yhdistää. Lopullinen yhdistäminen onnistuu Merge (suom. Yhdistä) -painikkeella. Esimerkin tapauksessa yhdistäminen tehtiin uuteen asiakirjaa, joten uusi asiakirja voidaan tulostaa heti tai tallentaa myöhempää käsittelyä varten.

Kuva 40. Lopullinen yhdistäminen.

Asiakirjan kieleen liittyvät työkalut

Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy muutamia hyödyllisiä kieleen liittyviä työkaluja. Kieleen liittyvät työkalut ovat riippuvaisia ohjelmaan asennetuista kielipaketeista. Esimerkiksi englanninkielisessä Microsoft Officessa on käytössä pelkästään englanninkieli, mutta suomenkielisessä ohjelmissa on käytössä sekä suomen- että englanninkieli. Jos ohjelmasta ei löydy halutun kielen tukea, niin sellainen täytyy hankkia erikseen. Seuraavissa luvuissa esitellään lyhyesti asiakirjan kieleen liittyviä työkaluja ja niiden käyttöä.

Tyylien kielen valinta

Kuva 41. Asiakirjan kielen valinta.

Kielen valinta kannattaa tehdä tyyleihin, jolloin sitä ei tarvitse määrittää enää erikseen. Kielen valinta onnistuu tyylin ominaisuuksien muokkaamistilasta valikkokomennolla Format | Language. Oheisessa kuvassa on näkyvillä kielen valitaikkuna. Valintaikkunasta voidaan valita myös tarkastetaanko automaattisesti oikeinkirjoitusta ja kielioppia (engl. Do not check spelling or grammar). Jos käytössä on halutun kielen tuki, niin tarkistus kannattaa pitää päällä.

Toinen mahdollisuus kielen määrittämiseen on valita haluttu kohta tekstistä ja valita kieli valikkokomennolla Tools | Language | Set Language. Komennolla avautuu näkyville samankaltainen ikkuna kuin kielen valinnassa tyylistä.

Oikeinkirjoituksen tarkastaminen

Asiakirjaa kirjoitettaessa on usein hyödyllistä, jos asiakirjan oikeinkirjoitus tarkastetaan automaattisesti. Oletuksena oikeinkirjoituksen tarkistaminen pitäisi olla päällä, mutta se on voitu kytkeä pois päältä. Oikeinkirjoituksen automaattinen tarkistaminen voidaan asettaa päälle valikkokomennolla Tools | Options -avautuvan ikkunan Spelling and Grammar (suom. Kieliasun tarkistus) -välilehdeltä. Ylimpänä kohtana on Check spelling as you type (suom. Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa), jonka täytyy olla valittuna kirjoituksen automaattiseksi tarkastamiseksi.

Kuva 42. Oikeinkirjoituksen korjaukset.

Oikein kirjoituksen tarkistaminen alleviivaa väärinkirjoitetut sanat punaisella aaltoviivalla. Voit korjata sanan käsin tai voit antaa ohjelman hoitaa korjaamisen. Napauttamalla hiiren oikealla painikkeella virheellistä sanaa saadaan näkyville valikko, josta voidaan valita oikea sana virheellisen tilalle. Esimerkin tapauksessa valitaan sana kirjoitusvirheestä ja valittu sana korvaa väärän sanan.

Voit käyttää sanan korjaamiseen myös automaattista korjausta (engl. Auto Correct), jolloin sana korjataan automaattisesti oikeaan muotoon, jos se kirjoitetaan väärin. Jos sana on kirjoitettu mielestäsi oikein, mutta oikeinkirjoituksen tarkistus pitää sanaa vääränä, niin voit lisätä sanan omaan sanastoosi, jolloin sitä ei enää merkitä vääräksi. Sanan lisääminen sanastoon onnistuu Add (suom. Lisää) -painikkeella.

Valinnalla Spelling (suom. Oikeinkirjoitus) päästään oikeinkirjoituksen tarkistusikkunaan. Tarkistusikkunassa voidaan tarkistaa koko dokumentin oikeinkirjoitus. Tarkistusikkunan saa avattua myös valikkokomennolla Tools | Spelling and Grammar. Tarkistusikkunan yläosassa näytetään asiakirjan ensimmäinen kohta, joka ei löydy sanastosta. Ikkunan alaosasta voidaan valita virheellisen sanan tilalle korvaava sana. Ikkunasta on valittavissa seuraavat toiminnot:

Kuva 43. Oikeinkirjoituksen tarkastaminen.

• Ignore-painikkeella voidaan ohittaa kyseisen sanan ja jatkaa tarkistamista.
• Ignore All -painike voidaan ohittaa kaikki kyseisen sanan esiintymät.
• Sana voidaan lisätä käyttäjän sanastoon Add-painikkeella.
• Change-painikkeella muutetaan virheellisen sanan tilalle valittu sana.
• Change All-painike muuttaa kaikki kyseisen sanan esiintymät toisiksi.
• AutoCorrect-painikkeella asetetaan sana automaattisesti korjattavien sanojen joukkoon.

Kieliopin tarkastaminen

Kieliopin tarkastaminen on hyvin samankaltainen toimenpide kuin oikeinkirjoituksen tarkastaminen. Erona kieliopin tarkastamisessa on, että kieliopin mukaan virheelliset kohdat korostetaan vihreällä aaltoviivalla. Kieliopin (engl. Grammar) tarkistaminen onnistuu ainoastaan englanninkielisissä teksteissä.

Oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkastuksen mukauttaminen

Oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkastusta voi mukauttaa muutamilla asetuksilla. Asetusten mukauttaminen onnistuu valikkokomennolla Tools | Options avautuvan ikkunan Spelling and Grammar -välilehdeltä. Asetukset saa näkyville myös oikeinkirjoituksen tarkistusikkunan Options-painikkeella. Välilehdeltä voidaan säätää seuraavia ominaisuuksia:

Kuva 44. Oikeinkirjoituksen ja kieliopin asetukset.

• Oikeinkirjoituksen tarkistukseen liittyvät kohdat
  • Tarkistetaan oikeinkirjoitus kirjoitettaessa.
  • Piilotettaan kirjoitusvirheet tässä asiakirjassa.
  • Ehdotetaan aina korjausta.
  • Ehdotetaan korjausta vain pääsanaston sanojen perusteella.
  • Ohitetaan isot kirjaimet oikeinkirjoituksen tarkistuksessa.
  • Ohitetaan numeroita sisältävät sanat.
  • Ohitetaan Internet- ja tiedosto-osoitteet.
  • Valitaan käyttäjän sanasto käyttöön.
• Kieliopin tarkastukseen liittyvät kohdat
  • Tarkistetaan kielioppi kirjoitettaessa.
  • Piilotettaan kielioppivirheet tässä asiakirjassa.
  • Tarkista kielioppi oikeinkirjoituksen tarkastuksen yhteydessä.
  • Näytä luettavuustilastot.
  • Settings-painikkeella voidaan tarkemmin muokata kielioppiasetuksia.

Synonyymisanaston käyttäminen

Synonyymisanaston käyttäminen voi olla hyödyllistä, jos halutaan elävöittää tekstiä tai jos haetaan asiaa paremmin kuvaavaa sanaa. Synonyymisanastoon on koottu samaa tai päinvastaista asiaa tarkoittavia sanoja, joita voidaan käyttää esimerkiksi käyttää toisissa asiayhteyksissä.

Esimerkissä haetaan esimerkki-sanalle synonyymejä. Sanan synonyymit saadaan näkyville hiiren oikean painikkaan alta näkyviin tulevasta synonyms-valikosta. Valikossa voi olla näkyvillä suoraan synonyymisanoja tai sanoja voidaan etsiä tarkemmin Thesaurus-valinnalla, jolla avautuu näkyville erillinen ikkuna synonyymisanojen määrittämiseen. Toinen vaihtoehto sanan synonyymien etsimiseen on valikkokomento Tools | Language | Thesaurus.

Näkyville avautuneen ikkunan vasemmassa reunassa on nähtävillä sana ja sen merkitykset (engl. Meanings). Kun jokin sanan merkitys valitaan, voidaan ikkunan oikeasta laidasta valita merkitystä vastaava synonyymi. Tällä tavalla voidaan etsiä parhaiten asiayhteyteen sopiva sana. Kun haluttu synonyymi on valittu, voidaan sana korvata synonyymilla Replace-painikkeella. Jos oikeaa sanaa ei tunnu löytyvän, niin voidaan edelleen hakea valitun synonyymin synonyymisanoja LookUp-painikkeella.

Kuva 45. Synonyymisanasto.

Tavutuksen käyttäminen

Asiakirjojen tavuttaminen (engl. Hyphenation) on hyödyllinen ominaisuus asiakirjan tekstikappaleissa, jotka tasataan molempiin reunoihin. Tavutuksen avulla saadaan asiakirjasta viimeistellyn näköinen. Tavustusta kannattaa käyttää vasta juuri ennen asiakirjan tulostamista, koska asiakirjaan tehtävät muutokset muuttavat usein myös tavutusta. Seuraavassa käsitellään lyhyesti muutamaa erilaista tapaa tavuttaa asiakirja.

Kuva 46. Tavutus.

Asiakirja voidaan tavuttaa automaattisesti. Automaattinen tavutus saadaan päälle valikkokomennolla Tools | Language | Hyphenation avautuvasta ikkunasta. Ikkunasta voidaan valita määritellä asiakirja automaattisesti tavutettavaksi (engl. Automatically hyphenate document). Tällöin asiakirja tavutetaan automaattisesti vaikka sinne tulisi muutoksiakin. Ikkunasta voidaan säätää tavutusaluetta (engl. Hyphenation Zone). Tavutusalueelle jäävä tyhjä saa olla maksimissaan tavutusalueen mittainen tai muussa tapauksessa sana tavutetaan. Lisäksi voidaan valita tavutetaanko isolla kirjoitetut sanat ja peräkkäin tavutettavien rivien maksimilukumäärä.

Manual-painikkeen avulla voidaan tavutus määritellä käsin. Käsin tavutettaessa voidaan tarkasti määrittää tavuviivan paikka sanassa. Ominaisuuden huono puoli on tavuviivakohtien jääminen asiakirjaan. Jos kappaleen sisältö muuttuu, niin tavuviivojen paikka muuttuu samalla. Tällöin tavuviivat jäävät tekstiin ja niiden poistamisesta aiheutuu ylimääräistä vaivaa. Tavuviivat eivät kuitenkaan näy sellaisenaan asiakirjassa, vaan ne näkyvät, kun asiakirjasta näytetään kaikki piilotetut merkit.

Asiakirjan kokoaminen useammasta aliasiakirjasta

Asiakirja kannattaa monissa tapauksissa kirjoittaa pienemmissä osissa. Asiakirja voidaan esimerkiksi kirjoittaa peruslukujen mukaan erillisinä dokumentteina. Etua asiakirjan kirjoittamisesta useampana asiakirjana on lähinnä eri osien helppo muokkaaminen. Lisäksi asiakirjan koko säilyy pienenä, joten asiakirja mahtuu paremmin esimerkiksi korpulle ja ohjelman tallennusajat nopeutuvat. Huonona puolena asiakirjan kirjoitamisessa osina on esimerkiksi erilaisten ristiviitteiden tekeminen asiakirjan toisiin osiin. Ristiviitteet voidaan kuitenkin tehdä asiakirjojen yhdistämisen jälkeen.

Ensimmäinen vaihe on tehdä perusasiakirja, johon muut asiakirjat sisällytetään. Perusasiakirja kannattaa pohjata malliasiakirjaan, jossa olevia muotoiluja halutaan käyttää lopullisessa asiakirjassa. Perusasiakirjaa tehdessä kannattaa varata asiakirjan alkuun tilaa sisällysluettelolle ja mahdolliselle kansisivulle tai vastaaville sivuille. Asiakirjaan kannattaa siis tehdä selkeät osanvaihdot.

Kuva 47. Perusasiakirja.

Kun perusasiakirja on kunnossa, niin täytyy valita käyttöön näyttötila Outlining (suom. Jäsennys). Ohjelman vanhemmissa versioissa näyttötila on jaetta kahteen osaa Master Document -tilaan, jossa voidaan yhdistää dokumentteja toisiinsa ja Outline-tilaan, jossa voidaan muokata dokumentin rakennetta. Oikeassa näyttötilassa näkyville pitäisi avautua Outlining-työkalupalkki. Työkalupalkista löytyvällä Insert Subdocument-painikkeella voidaan lisätä aliasiakirjoja perusasiakirjaan. Aliasiakirja valitaan hakemistorakenteesta ja hyväksymisen jälkeen näkyville avautuu tyylien korvaamisen varmistava ikkuna. Varmistus tyylien korvaamisesta kysytään, kun perusasiakirjassa ja aliasiakirjassa on samannimisiä tyylejä. Tarvittaessa aliasiakirjan tyylit voidaan uudelleen nimetä Yes- tai Yes to all -painiketta painamalla. Perusasiakirjan yhtenäisyyden vuoksi ei yleensä kannata uudelleen nimetä tyylejä.

Kuva 48. Tyylien uudelleen nimeäminen.

Samalla tavoin perusasiakirjaan lisätään kaikki halutut aliasiakirjat. Lisäämisen jälkeen voidaan vielä muuttaa dokumentin rakennetta jonkin verran. Outlining-työkalupalkista löytyy dokumentin rakenteen muokkaamiseen tehokkaita painikkeita, joiden toiminta käydään seuraavassa läpi.

Kuva 49. Asiakirjan rakenne.

• Kappaleiden taso voidaan muuttaa seuraavien painikkeiden avulla:
  • Demote-painikkeella voidaan laskea jonkin kappaleen tasoa. Esimerkiksi ensimmäisen tason otsikosta voidaan tehdä toisen tason otsikko.
  • Promote-painikkeella voidaan vastaavasti korottaa jonkin kappaleen tasoa, jolloin kolmannen tason otsikko voidaan korottaa toiselle tasolla.
  • Demote to bodytext-painikkeella otsikko voidaan suoraan alentaa normaaliksi tekstiksi.
• Lukujen ja kappaleiden sijoittumista asiakirjassa voidaan vaihtaa seuraavien painikkeiden avulla:
  • Move Up-painikkeella voidaan nostaa kokonaisen luvun paikkaa dokumentissa ylöspäin.
  • Move Down-painikkeella voidaan laskea kokonaisen luvun paikkaa dokumentissa alaspäin.
  • Lukujen ja kappaleiden paikkaa voidaan vaihtaa dokumentissa myös hiiren avulla. Hiirella voidaan raahata kokonainen luku toiseen paikkaan tarttumalla luvun otsikon edessä olevaan plus-merkkiin(+). Jos luvun otsikon edessä on miinusmerkki, niin luvussa ei ole sisältöä ollenkaan. Yksittäisiä tekstikappaleita voidaan muuttaa hiirellä tarttumalla niitä kappaleen edessä olevaan tartuntakahvaan (pieni neliö).
• Lukujen alla olevat tekstit saadaan näkyviin tai pois näkyvistä seuraavien painikkeiden avulla.
  • Expand-painike laajentaa luvun sisällön näkyville.
  • Collapse-painike piilottaa luvun sisällön ja jättää näkyviin ainoastaan valitun otsikon.
• Lukujen otsikot saadaan näkyville halutuista tasoista seuraavilla painikkeilla:
  • Show Heading ?-painikkeilla saadaan näkyville ainoastaan halutut otsikkotasot. Jos painetaan näkyville esimerkiksi kolmostason otsikot, niin näkyville tulee pelkästään otsikot tasolta 1 aina tasolle 3 asti.
  • Show All Headings-painikkeella saadaan näkyville kaikki otsikkotasot, mutta myös kaikki normaalit tekstit. Vasta kun painikkeen valinta poistetaan, niin näkyville jää ainoastaan otsikot.
  • Show First Line Only -painikkeella voidaan piilottaa lukujen tekstikappaleista muut rivit ensimmäistä lukuunottamatta.
  • Show Formatting -painikkeella voidaan poistaa tai näyttää asiakirjassa olevat muotoilut.
• Dokumenttiin voidaan liittää uusia dokumentteja ja hallita eri dokumentin osia seuraavien painikkeiden avulla:
  • Master Document View -painikkeella saadaan näkyville perusasiakirjatila, jossa pystytään hallitsemaan lisättyjä dokumentteja kokonaisuuksina.
  • Expand/Collapse Subdocument -painikkeella voidaan tuoda näkyville perusasiakirjaan tuotujen aliasiakirjojen sisältö. Kun perusasiakirja avataan, niin aliasiakirjat näkyvät linkkeinä perusasiakirjassa. Painikkeen painaminen avaa aliasiakirjojen sisällön näkyviin.
  • Create Subdocument -painikkeen avulla voidaan luoda uusia aliasiakirjoja.
  • Remove Subdocument -painikkeen avulla voidaan tuhota olemassa olevia aliasiakirjoja.
  • Insert Subdocument -painikkeen avulla voidaan liittää perusasiakirjaan uusia aliasiakirjoja.
  • Merge Subdocument -painikkeella saadaan yhdistettyä useampia aliasiakirjoja toisiinsa. Aliasiakirjojen yhdistämisessä on valittava halutut aliasiakirja aktiiviseksi Master Document View tilassa näkyville tulevista aliasiakirjakahvoista. Esimerkkidokumentin kahvat on nähtävillä seuraavasta kuvasta osan vasemmassa yläkulmassa sijaitsevana laatikkona.
    

    Kuva 50. Asiakirjakahvat.

  • Split Subdocument -painikkeella voidaan aliasiakirja jakaa useammaksi aliasiakirjaksi. Jakaminen onnistuu ainoastaan, jos tekstikursori sijaitsee jonkin otsikkotekstin alussa.
  • Lock Document -painikeella aliasiakirja voidaan lukita siten, että sitä ei voida muuttaa. Erilaiset muutokset, kuten aliasiakirjan jakaminen vaativat lukituksen poistamista.
  • View Field Codes -painikkeella voidaan tuoda näkyville erilaisten lisättyjen kenttien, kuten esimerkiksi sisällysluettelon kenttäkoodit.

Asiakirjaan on siis lisätty kaikki halutut osat. Jos asiakirjan loppuun halutaan lisätä hakemisto tai lähdeluettelo, niin uuden osan lisääminen kannattaa tehdä Outlining (suom. Jäsennys) -tilassa. Tämän jälkeen asiakirja kannattaa "taittaa" Print Layout-näkymässä. Nyt jokaisessa osassa pitäisi olla yksilölliset ylä- ja alatunnisteet, jos sellaiset on määritelty aliasiakirjoihin. Tunnisteet kannattaa kuitenkin tarkastaa ja erityisesti sivunumeroinnin jatkuminen osasta toiseen kannattaa katsoa läpi.

Lopuksi kannattaa määritellä kansisivun, sisällysluettelon, hakemiston tai vastaavien osien tiedot kuntoon sekä erilaiset ristiviitteet aliasiakirjojen välille. Tässä yhteydessä voi joutua muokkaamaan ylä- ja alatunnisteiden ominaisuuksia. Ominaisuuksien muokkaamisesta on kerrottu tarkemmin luvussa ylä- ja alatunnisteet.