Muita hyödyllisiä ominaisuuksia

Tässä luvussa esitellään muutamia asiakirjamuotoiluja, joita tähän mennessä ei ole käsitelty. Seuraavissa luvuissa tutustutaan asiakirjan taulukoihin ja palstoitukseen ja erilaisiin asiakirjassa tarvittaviin vaihtoihin. Lisäksi käsitellään hakemiston, sisällysluettelon ja erilaisten viitteiden tekeminen sekä erilaisia asiakirjatiloja, joita voidaan käyttää työskentelyn eri vaiheissa.

Taulukot

Taulukoilla (engl. Tables) joudutaan usein lisäämään tekstiasiakirjaan jotakin tietoa, jonka esittäminen taulukkomuodossa on järkevintä. Taulukon käyttö on huomattavasti joustavampaa kuin esimerkiksi sarkainten käyttö, koska taulukon kaikkia ominaisuuksia pystytään muuttamaan, joten taulukosta saa varmasti mieleisensä. Jos taulukkoa ei esimerkiksi haluta näkyville voidaan sen rajat poistaa kokonaan. Taulukkoa ei luonnollisestikaan kannata käyttää sivun ulkoasun muokkaamiseen, koska siihen tekstinkäsittelystä löytyy riittävästi ominaisuuksia.

Taulukon lisääminen

Kuva 18. Taulukon lisääminen.

Microsoft Wordissa taulukon lisääminen asiakirjaan onnistuu valinnalla . Avautuvaan ikkunaan taulukolle voidaan antaa taulukon rivien ja sarakkeiden lukumäärä sekä sarakkeiden leveys. Taulukon asetuksia voidaan muokata taulukon lisäämisen jälkeen joko -valikon kautta tai napauttamalla hiiren oikeaa painiketta taulukon päällä. Seuraavassa on käsitelty muutamia tarpeellisimpia taulukon ominaisuuksia, mutta taulukoiden ominaisuuksista kerrotaan tarkemmin taulukkolaskennan yhteydessä.

Slipt cells (suom. Jaa solut) -valinta jakaa solun useammaksi soluksi. Solujen lukumäärä riveittäin ja sarakkeittain kysytään jakamisen yhteydessä.

Merge Cells (suom. Yhdistä solut) -valinnalla voidaan yhdistää valitut solut yhdeksi isoksi soluksi. Yhdistäminen voidaan tehdä vain, jos valittu solualue on mielekäs. Valitun solualueen pitää olla suorakaiteen muotoinen!

Lisää soluja

Kuva 19. Lisää soluja.

Insert Cells (suom. Lisää solut) -valinnalla voidaan lisätä soluja tekstikursorin osoittamaan paikkaa. Valinnalla avautuvasta ikkunasta voidaan valita kuinka solujen lisääminen tehdään. Erilaisia mahdollisuuksia on solujen siirtäminen oikealle tai vasemmalle (engl. Shift cels right/left) tai koko rivin tai sarakkeen lisääminen (engl. Insert Entire Row/Column). Lisääminen voidaan tehdä myös suoraan riveittäin tai sarakkeittain riippuen siitä mitä taulukosta on lisäämishetkellä aktiivisena. Valikosta löytyvä komento voi vaihdella valitun alueen mukaan.

Format Cell Height and Width (suom. Muuta solun korkeus tai leveys) -valinnalla voidaan muokata rivien ja sarakkeiden korkeuksia.

Taulukon muokkaaminen on luomisen jälkeen on helppoa ja taulukosta saa vähällä vaivalla mieleisensä. Jos halutaan muokata taulukon soluissa olevien tekstien ominaisuuksia, niin luonnollisestikin täytyy muokata tekstikappaleen tyyliä.

Palstat

Palstoihin jako on tekstinkäsittelyn ominaisuus, jolla saadaan aikaan sanomalehtityyppinen asiakirja. Palstan muokkaaminen on monin verroin vaikeampaa kuin taulukon, joten palstojen avulla ei kannata tehdä mitään sellaista, johon taulukko soveltuu paremmin.

Jos palstajako osoittautuu virheelliseksi, niin palstoihin voidaan tehdä pakotettuja palstanvaihtoja (engl. Column break), jolloin palstoilla olevat asiat saadaan ryhmittymään huomattavasti paremmin.

Palstoituksen lisääminen

Kuva 20. Palstoituksen lisääminen.

Microsoft Wordissa palstajako voidaan määritellä valikkokomennolla . Avautuvasta ikkunaan voidaan määritellä palstoille muutamia ominaisuuksia. Voidaan esimerkiksi valita palstojen lukumäärä sivulla (engl. Number of columns) sekä jokaisen sivulla olevan palstan leveys ja välistys toisiin palstoihin (engl. Width and spacing).

Jos palstajako valitaan jo kirjoitettuun tekstikappaleeseen, niin valittu kappale jakautuu tasaisesti kaikkiin palstoihin. Jos taas palstajako tehdään ensin ja vasta tämän jälkeen aletaan kirjoittamaan tekstiä, niin kaikki kirjoitettu teksti tulee ensimmäiseen palstaan, kunnes tehdään pakotettu palstan vaihto. Palstan vaihto onnistuu valinnalla Insert | Break (suom. Lisää | Vaihto), josta valitaan kohta tehtäväksi vaihdoksi palstanvaihto (engl. Column Break).

Pikanäppäin: CTRL - SHIFT - ENTER

Hakemisto ja luettelot

Erilaisten hakemistojen ja luettelojen automaattinen tekeminen helpottaa paljon erilaisten asiakirjojen tekemistä. Esimerkiksi sisällysluetteloa tai hakemistoa joutuu käyttämään miltei jokaissa asiakirjassa. Sisällysluettelon ja hakemistojen tekeminen käsin on todella työlästä. Erityisesti niiden päivittäminen on hankalaa, koska asiakirjan muuttuessa muutokset eivät heijastu sisällysluetteloon ja hakemistoon. Tekstinkäsittelytyökalujen avulla luodun sisällysluettelon tai hakemiston päivittäminen onnistuu helposti muutamalla näppäimen painamisella.

Microsoft Wordissa erilaisten hakemistojen ja luetteloiden tekeminen aloitetaan valikkokomennolla Insert | Index and Tables (suom. Lisää | Hakemisto ja luettelot). Komennolla avautuu ikkuna, jossa on kolme tai neljä erilaista välilehteä, joilta voidaan valita millainen luettelo halutaan tehdä. Seuraavissa luvuissa käydään lyhyesti läpi erilaisia luetteloita ja niiden tekemistä Microsoft Wordissä.

Sisällysluettelo

Sisällysluettelo (engl. Table of Contents) on kokoelma kirjan eritasoisista otsikoista. Kirja on jaettu lukuihin ja jokaisella niistä on jonkinlainen otsikko. Asiakirjaa tehtäessä kannattaa muistaa otsikoiden määritteleminen oikealla tavalla. Otsikot, jotka halutaan sisällysluetteloon täytyy määritellä oikeilla tyyleillä! Otsikoita määriteltäessä kannattaa myös muistaa minkä tasoisesta otsikosta oli kysymys, koska otsikkorakenteen on syytä olla looginen. Tekstinkäsittelyohjelmat osaavat tehdä automaattisesti sisällysluettelon sen omien valmiiden tyylien pohjalta tai käyttäjän määrittelemistä sisällysluettelotyyleistä. Sisällysluettelolle on tyypillistä sivunumerointi ja erilaiset täytemerkit, jotka tulevat otsikon ja sivunumeron väliin. Esimerkki sisällysluettelosta löytyy tämän monisteen ensimmäisiltä sivuilta.

Sisällysluettelon lisääminen

Kuva 21. Sisällysluettelon lisääminen.

Microsoft Wordissa -välilehdeltä voidaan määritellä asiakirjaan lisättävän sisällysluettelon ominaisuudet. Sisällysluettelon ominaisuuksista voidaan määritellä sivunumeroiden sijoittaminen ja käytettävät täytemerkit sekä sisällysluettelotyylien sisältö. -painikkeen kautta voidaan valita tyylit, jotka otetaan mukaan sisällysluetteloon. Tekstinkäsittelyohjelman valmiit otsikkotyylit tulevat automaattisesti sisällysluetteloon, joten niitä ei tarvitse valita erikseen. Tyylien määrittämisen yhteydessä voidaan tyylille kertoa taso, jolla se näytetään esimerkiksi sisällysluettelossa. Korkein sisällysluettelo taso on yksi. Jos asiakirjaan on tehty omia otsikkotason tyylejä, jotka halutaan mukaan sisällysluetteloon, niin tyylit täytyy määritellä sisällys-luetteloon erikseen. Tyylien määrittely sisällysluetteloon sisällysluettelon luomisen yh-teydessä onnistuu kirjoitta-malla tyylin nimen yhteyteen sen otsikkotason numero, jota tyylin haluaa edustavan.

Hakemisto

Hakemisto (engl. Index) on kokoelma asiakirjan ydinsanoista, joita kirjoittaja on halunnut korostaa ja näin helpottaa sanan löytymistä asiakirjasta. Hakemistosta löytyy jokin sana ja siihen yksi tai useampi sivunumero, joilla kyseinen sana esiintyy. Hakemisto täytyy koota erikseen eli siihen liitettävät sanat täytyy merkitä tekstin joukosta. Kerran merkitty sana on aina käytettävissä, joten sanojen lisääminen on helppoa myös jälkeenpäin.

Hakusanojen merkitseminen

Kuva 22. Hakusanojen merkitseminen.

Microsoft Wordissa valikkokomennolla Insert | Index and Tables (suom. Lisää | Hakemisto ja luettelot) avautuvan ikkunan Index (suom. Hakemisto) -välilehdeltä voidaan määritellä hakemistoon liittyviä ominaisuuksia. Hakemiston määritteleminen tapahtuu kahdessa erillisessä vaiheessa.

  1. Ensimmäisessä vaiheessa merkitään sanat, joiden perusteella hakemisto tehdään. Hakemistoon tulevien sanojen merkitsemisikkunaan päästään Index (suom. Hakemisto) välilehden Mark Entry (suom. Merkitse) -painikkeella. Nävyville avautuneen ikkunan voi siirtää hieman sivummalle, koska hakusanat valitaan asiakirjasta hiiren avulla. Kun ensimmäinen hakusana on löytynyt tekstin joukosta, niin valitse se hiirellä aktiiviseksi raahaamalla tai tuplanapsauttamalla sanaa. Kun sana on valittu, napsauta Mark Index Entry ikkunaa, jolloin sana ilmaantuu Main Entry -kenttään. Tyylimäärittelyjen vuoksi sanasta voi näkyä vain yläosa, mutta tästä ei kannata huolestua. Sana merkitään hakemistosanaksi Mark (suom. Merkitse) -painikkeella tai Mark All (suom. Merkitse kaikki). Jälkimmäisellä painikkeella merkitään automaattisesti kaikki sanan esiintymät asiakirjassa. Hakemistosanaksi lisätyn sanan jälkeen ilmaantuu hakemistokenttämerkintä, jota voi tarvittaessa muuttaa. Kentän sisällä esiintyvän hakemistosanan voi siis muuttaa esimerkiksi perusmuotoon koskematta tekstissä esiintyvään sanaan.
  2. Toisessa vaiheessa lisätään varsinainen hakemisto asiakirjaan ja määritellään hakemiston ulkoasu. Kun hakusanat on merkitty, suljetaan merkitsemisikkuna ja valitaan uudelleen hakemiston lisääminen valikkokomennolla Insert | Index and Tables (suom. Lisää | Hakemisto ja luettelot). Vasta tässä vaiheessa kannattaa määritellä hakemiston ulkoasu, kuten täyttömerkit, palstojen lukumäärään ja käytettävän hakemiston tyyli. Hyväksymällä tehdyt asetukset luodaan hakemisto tekstikursorin osoittamaan paikkaan asiakirjassa.

Kuvaotsikkoluettelo

Kuvaotsikkoluettelo (engl. Table of figures) on luettelo dokumentissa käytetyistä kuvista ja sivunumeroista, joilla kuvat esiintyvät. Microsoft Wordissa kuvaotsikkoluettelon tekeminen onnistuu Table of Figures (suom. Kuvaotsikkoluettelo) -välilehdeltä. Kuvaotsikkoluettelon tekeminen on hyvin pitkälle samanlaista kuin sisällysluettelon, joten asiaa ei käsitellä tämän tarkemmin.

Kuvaotsikkoluettelon tekemisessä on huomioitava, että luettelon tekeminen onnistuu ainoastaan niistä kuvaotsikoista, jotka on merkitty Caption-tyylillä ja jotka eivät ole tekstikehyksen sisällä. Kuvalle määritellään kuvaotsikko valinnalla Insert | Caption (suom. Lisää | Kuvaotsikko). Tällöin kuva ei kuitenkaan saa olla valittuna aktiiviseksi, koska kuvaotsikko tulee erillisen tekstikehyksen sisään. Microsoft Wordissa kuvaotsikkoluetteloon ei tule mukaan kuvaotsikoita, jotka ovat tekstikehyksen sisällä.

Ala-, risti- ja loppuviite

Alaviite (engl. Footnote) on asiakirjaan sivun alareunaan tuleva seliteteksti, joka viittaa johonkin samalla sivulla olevaan sanaan tai asiaan. Viittaukset numeroidaan kirjoittajan haluamalla tavalla sekä tekstiin että viiteteksteihin. Viitetekstit erotetaan tavallisesti muusta tekstistä vaakaviivalla. Alaviitettä käytetään usein tarkentamaan jotakin valittua sanaa. Alaviitteessä sanaa tai asiaa voidaan kuvailla esimerkiksi hieman monipuolisemmin kuin tekstissä on kuvailtu.

Loppuviite (engl. Endnote) on samanlainen kuin alaviite, mutta kaikki sen selitetekstit laitetaan asiakirjan loppuun.

Microsoft Wordissa ala- ja loppuviitteiden lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Footnote (suom. Lisää | Alaviite). Avautuvasta ikkunasta voidaan määritellä onko kyseessä ala- vai loppuviite. Kumpaankin voidaan määritellä viitteissä käytettävä merkit, viitteet aloittava numero sekä numeroinnin vaikutusalue.

Ristiviitteen tekeminen

Kuva 23. Ristiviitteen tekeminen.

Ristiviite (engl. Cross-reference) on ala- ja loppuviitteeseen verrattuna hieman erilainen viite. Ristiviitteen perusajatuksena on tehdä viitteitä kohtiin, jotka saattavat muuttua jossakin asiakirjan kirjoitusvaiheessa. Esimerkiksi voidaan ottaa tilanne, jossa viitataan asiakirjan jostakin luvusta johonkin toiseen lukuun luvun otsikolla. Tyypillisesti viittauksen muoto on silloin: "Hakemiston tekemisestä voit lukea tarkemmin alaluvusta "Hakemisto ja luettelot"." Esimerkin viittaukseen on lisätty ristiviitteen avulla alaluvun nimi.

Lukujen otsikkoteksti tai sen numerointi saattaa kokea suuria mullistuksia asiakirjan luomisvaiheessa. Tällöin ristiviite on kätevin tapa pitää kunnossa tekstissä esiintyvät viittaukset asiakirjan toisiin kohtiin. Jos viitattaviin kohtiin ei ole tehty ristiviitteitä, niin on mahdollisista, ettei lukija enää edes löydä viittauskohtaa. Ristiviitteen ansiosta viittaukset pysyvät oikeina ja muuttuvat viitetekstien muuttuessa.

Microsoft Wordissa ristiviite tehdään valinnalla Insert | Cross-reference (suom. Lisää | Ristiviite). Avautuvasta ikkunasta valitaan käytettävän viittauksen tyyppi (engl. Reference type) eli millaisesta asiakirjan kohdasta viittaus tehdään. Lisäksi voidaan valita mitä viittauskohtaan laitetaan (engl. Insert reference to) eli mitä viittaavassa kentässä halutaan lukevan.

Asiakirjatilojen käyttö

Erilaiset asiakirjan näyttötilat ovat tyypillisiä monipuolisille tekstinkäsittelyohjelmille. Erilaiset tilat toimivat kirjoittajan apuna ja jokaisella tilalla on oma erityinen käyttötarkoitus. Toiset tilat ovat tarkoitettu pelkään kirjoittamiseen ja toiset taas asiakirjan yleisrakenteen muuttamiseen. Tilojen tehokas hyväksikäyttäminen vaatii niiden ominaisuuksien tarkkaa tuntemista, joten niihin kannattaa perehtyä erityisen hyvin.

Asiakirjatilat

Kuva 24. Asiakirjatilat.

Microsoft Wordissa on muutamia hyödyllisiä asiakirjojen näyttötiloja, joita seuraavassa käydään hieman läpi. Näitä tiloja pääsee kokeilemaan View (suom. Näytä) -valikon kautta. Wordissa on tapahtunut pienoisia muutoksia eri versioiden välillä erilaisissa näyttötiloissa, joten kaikista ohjelman versioista ei löydy seuraavia näyttötiloja samoilla nimillä.

Normal (suom. Normaali) -tilassa näytetään asiakirja normaalina ilman sivunvaihtoja tai muitakaan vastaavia sivunasetuksiin liittyviä ominaisuuksia. Tilaa voi käyttää peruskirjoittamisessa, mutta muuten se ei ole kovinkaan käytännöllinen.

Web Layout (suom. Web) -tilassa näytetään asiakirjan rakenne kahdessa eri ruudussa. Vasemman puoleisessa ikkunassa esitetään asiakirjan sisällysluettelon kaltainen lyhennelmä asiakirjasta. Vasemman puoleisen ikkunan avulla voidaan liikkua nopeasti asiakirjan osasta toiseen napauttamalla siellä olevia otsikoita, jolloin oikean puoleiseen ikkunaan avautuu valittu asiakirjan osa. Tila sopii hyvin asiakirjan työskentelyyn, jossa halutaan siirtyä nopeasti asiakirjan osasta toiseen. Tila toimii hyvin pitkälle samalla periaatteella kuin Windows Explorerin hakemistorakenne. Vanhemmissa ohjelmaversioissa Web Layout on nimellä Online Layout (suom. Rakenne).

Print Layout (suom. Asettelu) -tilassa saadaan näkyviin paremmin asiakirjan muotoilut, kuten ylä- ja alatunnisteet ja sivujen marginaali sekä sivun vaihdot. Tila on tarkoitettu lähinnä asiakirjan ulkoasun suunnitteluun tai taittamiseen, mutta se sopii hyvin myös normaaliin kirjoittamiseen. Ohjelman aiemmissa versioissa Print Layout-tila tunnettiin nimellä Page Layout (suom. Asettelu)

Master Document (suom. Perusasiakirja) -tilassa saadaan asiakirja näkyviin jäsennettynä otsikkotasojen mukaan. Tilassa voidaan suunnitella asiakirjan rakennetta miltei kappalekohtaisesti ja kappaleiden keskinäisen järjestyksen muuttaminen onnistuu helposti. Kokonaisia asiakirjaosia saadaan muutettua kokonaan toisiin paikkoihin. Todella kätevä tila suurille muutoksille, mutta ei sovi tekstin tuottamiseen kovinkaan hyvin.

Master Document -tilassa on myös mahdollisuus rakentaa sisäkkäisiä asiakirjoja. Tilassa voidaan määritellä perusasiakirja, johon voidaan linkittää aliasiakirjoja. Suuria dokumentteja tehtäessä tämä on erittäin hyödyllinen toiminto, koska asiakirjaa voidaan muokata erillisinä pieninä palasina (tiedostoina), jolloin ohjelman kapasiteetti riittää paremmin niiden pyörittämiseen. Nämä erilliset asiakirjat kannattaa muokata ja määritellä hyvin erillisissä dokumenteissa, koska aliasiakirjassa virheellisesti tehtyjen muotoilujen korjaaminen on perusasiakirjassa hankalaa. Vanhemmissa ohjelmaversioissa Master Document -tilan asiakirjan osien järjestelyyn tarkoitettu kokonaisuutta kutsuttiin Outline (suom. Jäsennys) -tilaksi.

Vaihdot

Vaihtojen avulla voidaan asiakirja jakaa erilaisiin osiin. Microsoft Wordissa erilaisten vaihtojen lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Break (Lisää | Vaihto). Komennolla avautuvasta ikkunasta voidaan määritellä lisättävän vaihdon tyyppi. Asiakirjaan voidaan tehdä kolme erityyppistä vaihtoa, joista seuraavassa hieman tarkemmin.

Sivunvaihto (engl. Page Break) on nimensä mukaisesti pakottava sivuvaihto, joka siirtää alapuolellaan olevat kappaleet seuraavalle sivulle.

Pikanäppäin : CTRL - ENTER

Palstanvaihto (engl. Column Break) katkaisee kirjoitettavan tekstipalstan ja siirtää tekstikursorin seuraavan palstan alkuun. Ominaisuus on hyödyllinen, jos palstanjakoa halutaan muuttaa ohjelman suorittamasta palstanjaosta poikkeavaksi.

Pikanäppäin: CTRL - SHIFT - ENTER

Rivinvaihto kappaleen sisällä (engl. Text wrapping break)tekee pakotetun rivinvaihdon tekstikappaleen sisälle.

Pikanäppäin: SHIFT - ENTER

Osan-, sivun ja palstan vaihdot

Kuva 25. Osan-, sivun ja palstan vaihdot.

Osavaihtoja (engl. Section Breaks) on neljä erilaista, joista jokaista joutuu käyttämään asiakirjaa kirjoittaessa. Osat, joihin asiakirja voidaan jakaa vaihtojen avulla, ovat yhtenäisiä kokonaisuuksia, joihin tulee esimerkiksi toisistaan poikkeavat ylä- ja alatunnisteet. Erilaisten ylä- ja alatunnisteiden määrittämisestä on kerrottu enemmän luvussa Ylä- ja alatunniste. Muutamat muutkin asiakirjaan kohdistettavat toimenpiteet voidaan kohdistaa pelkästään johonkin osanvaihdoilla määriteltyyn osaan.

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/doc/tyovaline/tekstinkasittely/index5.html
© Antti Ekonoja (anjoekon@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
© Petri Heinonen (peheinon@mit.jyu.fi)< http://www.mit.jyu.fi/peheinon/>
2003-10-01 17:13:08
Informaatioteknologia - Jyväskylän yliopiston IT-tiedekunta ja avoin yliopisto