Asiakirjamalli

• Asiakirjamallin luominen
• Asiakirjamallin vaihtaminen toiseksi
• Sivun asetukset
• Ylä- ja alatunniste
• Sivunumerot

Asiakirjamalli (engl. Template) tarkoittaa valmista asiakirjapohjaa, josta löytyvät kaikki tarvittavat asetukset uudelle asiakirjalle. Asiakirjamallin sisään voidaan määritellä sivun asetukset ja tyylit, joita halutaan käyttää asiakirjamallin pohjalta rakennettavissa dokumenteissa. Esimerkiksi Microsoft Wordissa perusasiakirjamallina toimii Normal.dot niminen asiakirjamallitiedosto, joka sisältää monien käyttämät tyylimäärittelyt sekä sivun asetukset. Tekstinkäsittelyohjelmissa on olemassa valmiina muitakin asiakirjamalleja, jotka on laadittu yleisimpiin tarpeisiin. Usein joudutaan myös muutamaan asiakirjamallia tai tekemään se kokonaan itse, koska valmiit asiakirjamallit eivät sisällä riittäviä ominaisuuksia.

Kerran tehtyä asiakirjamallia voidaan käyttää yhä uudelleen ja uudelleen, jolloin kerran hyväksi havaittuja asiakirjan ominaisuuksia ei tarvitse enää määritellä uudestaan. Asiakirjamalli on hyvä paikka säilöä myös itse tehdyt tyylit. Tällöin kerran hyvin tehdyt tyylimäärittelyt ovat käytettävissä aina uutta asiakirjaa luotaessa, joten niitä ei tarvitse määritellä uudelleen. Asiakirjamalliin voidaan määritellä tyylien lisäksi muutamia asiakirjan yleisiä ominaisuuksia, kuten esimerkiksi sivunumerointi, sivun marginaalit ja tietysti toistuvasti asiakirjaan kirjoitettavia tekstiosia. Seuraavissa luvuissa käsitellään asiakirjan ominaisuuksia, jotka voidaan sisällyttää osaksi asiakirjamallia, mutta joita voidaan käyttää myös yksittäisissä asiakirjoissa.

Asiakirjamallin luominen

Asiakirjamallin laatimiseen on kaksi tapaa. Asiakirjamalli voidaan tehdä tyhjästä tai sen pohjana voidaan käyttää olemassa olevaa asiakirjaa. Asiakirjan kirjoittamisen aikana huomataan usein erilaiset asiakirjan asettamat vaatimukset. Tällöin ensimmäinen asiakirja voi toimia tulevien asiakirjojen pohjana. Helpoin tapa asiakirjamallin laatimiseen on tallentaa asiakirja asiakirjamalliksi. Esimerkiksi Microsoft Wordissa asiakirjamalliksi tallennettaessa asiakirjasta tulee DOT-päätteinen tiedosto, jota voidaan käyttää uusien asiakirjojen pohjana. Tallennettaessa kannattaa tarkistaa, että asiakirjamalli tallennetaan muiden asiakirjamallien joukkoon oikeaan hakemistoon.

Kuva 12. Asiakirjamallin luominen.

Asiakirjamalli voidaan tehdä myös uutena asiakirjana. Tällöin asiakirjamallin tekeminen aloitetaan, kuten uuden asiakirjan tekeminen, valikkokomennolla . Näkyviin avautuneen ikkunan oikeasta alareunassa olevasta -kohdasta valitaan luotavaksi dokumentiksi . Valinta hyväksytään -painikkeella, jonka jälkeen päästään muokkaamaan tyhjää asiakirjaan. Asiakirjaan voidaan luoda halutut muotoilut ja tyylit, jonka jälkeen se voidaan tallentaa asiakirjamalliksi eli -päätteiseksi tiedostoksi. Tämän jälkeen tallennettu asiakirjamalli voidaan valita pohjaksi uudelle asiakirjalle, jolloin kaikki asiakirjamalliin tallennetut muotoilut ja tyylit ovat käytettävissä.

Asiakirjamallin vaihtaminen toiseksi

Asiakirjamalli voidaan vaihtaa haluttaessa kokonaan toiseksi. Asiakirjamallin vaihtamisen yhteydessä voidaan vaihtaa koko asiakirjamallin tyylit uusiksi. Tämän on erityisen hyödyllinen toimenpide esimerkiksi kalvojen tekemisen yhteydessä. Kirjoitetusta artikkelista voidaan tehdä nopeasti kalvoja asiakirjamallin vaihtamisen Savulla. Toisessa asiakirjamallissa, johon nykyinen asiakirjamalli vaihdetaan, on erityisesti kalvojen tekemiseen sopivat asetukset ja tyylit.

Kuva 13. Asiakirjamallin vaihtaminen.

Microsoft Wordissa asiakirjamalli voidaan vaihtaa valikkokomennolla Tools | Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja apuohjelmat) avautuvasta ikkunasta. Käytössä oleva asiakirjamalli on nähtävillä sivun ylälaidan Document template (suom. Asiakirjamalli) -kentästä. Uusi asiakirjamalli voidaan valita Attach (suom. Liitä) -painikkeen avulla. Painiketta painamalla näkyville tulee käytettävissä olevat asiakirjamallit. Asiakirjamallin valinnan ja hyväksynnän jälkeen -kenttään tulee uuden käytettävän asiakirjamallin nimi. Jos dokumentissa halutaan käyttää uuden dokumentin tyylejä, niin tyylien automaattinen päivittäminen (engl. Automatically update document styles) on valittava ennen asiakirjamallin käyttöönottoa.

Sivun asetukset

Sivun asetusten (engl. Page Setup) muokkaamisella saadaan määriteltyä asiakirjalle lähinnä tulostettaessa huomattavia ominaisuuksia. Ominaisuudet ovat todella yleisluontoisia ja koko asiakirjan ulkonäköön sekä asetteluun vaikuttavia, kuten esimerkiksi sivujen marginaalien leveys. Microsoft Wordissa sivun asetuksia päästään muuttamaan valikkokomennolla File | Page Setup (suom. Tiedosto | Sivun asetukset). Avautuneessa ikkunassa on neljä erilaista välilehteä, joista löytyviä asiakirjan ominaisuuksia käsitellään seuraavassa.

• 

  Kuva 14. Sivunasetukset.

  Margins (suom. Reunukset) -välilehdeltä voidaan määritellä sivun reunojen ja tekstin väliin jäävän marginaalin leveyttä. Word-asiakirjassa marginaalit sijaitsevat sivun joka reunalla. Samalla voidaan säätää sidontareunusta (engl. Gutter), joka tarkoittaa sivun ulkoreunaan jätettävää sidontavaraa. Ylä- ja alamarginaaleissa on ylä- ja alatunnisteet (engl. Header/Footer), joiden etäisyyttä sivun reunasta (engl. From Edge) voidaan myös muuttaa. Asiakirjaan voidaan määritellä myös peilikuvareunukset (engl. Mirror margins), kuten usein kaksi puoleiseksi tulostettaessa kannattaa määritellä. Lisäksi muutosten voimassaoloalue voidaan määritellä sivun oikeasta alareunasta.

• Paper Size (suom. Paperin koko) -välilehdeltä voidaan muuttaa tulostettavan asiakirjan paperin kokoa. Normaalisti Suomessa käytettävä paperin koko on A4 (210*297 mm). Lisäksi voidaan muuttaa paperi vaaka- (engl. Landscape) tai pystysuuntaiseksi (engl. Portrait). Välilehdeltä voidaan valita kohdistetaanko ominaisuudet koko asiakirjaan vai sen osiin.

• Source (suom. Paperilähde) -välilehdeltä asiakirjalle voidaan määritellä paperitaso, jolta tulostin ottaa paperin asiakirjaa tulostettaessa. Haluttaessa ensimmäiselle sivulle (engl. First page) voidaan antaa eri paperitaso kuin muille sivuilla (engl. Other pages). Yleensä kohdassa kannattaa käyttää oletusarvoa (engl. Default tray).

• Page settings (suom. Sivun asettelu) -välilehdeltä voidaan määritellä asiakirjalle muutamia hyödyllisiä ominaisuuksia. Asiakirjalle voidaan esimerkiksi määritellä sivu, josta valittu osa aloitetaan (engl. Section start). Asiakirjalle voidaan valita erilliset ylä- ja alatunnisteet (engl. Headers and Footers) parittomille ja parillisille sivuille (engl. Different odd and even) sekä erilainen tunniste asiakirjan ensimmäiselle sivulle (engl. Different first page). Lisäksi voidaan muuttaa asiakirjan pystytasausta (engl. Vertical alignment) eli asiakirjaan kirjoitetun tekstin sijoittumista pystysuunnassa sivuille. Asiakirjaan voidaan lisätä myös haluttaessa rivinumerot (engl. Line numbers).

Ylä- ja alatunniste

Ylä- ja alatunnistetta (engl. Header and footer) tarvitaan, kun halutaan laittaa asiakirjan ylä- ja alamarginaaleihin joitakin tietoja. Tiedot voivat olla esimerkiksi asiakirjan nimi, kirjoittajan nimi, päiväys tai sivunumero. Ylä- ja alatunnisteeseen laitettavat tiedot näkyvät ylä- ja alatunnisteessa asiakirjan jokaisella sivulla, vaikka ne lisätään vain yhdelle asiakirjan sivulle.

Microsoft Wordissa ylä- ja alatunnista päästään muokkaamaan valikkokomennolla View | Header and Footer (suom. Näytä | Ylä- ja alatunniste). Tällöin asiakirjan varsinainen tekstiosa jää taustalle ja asiakirjan ylä- ja alatunnisteet tulevat aktiivisina näkyviin. Valinta avaa myös työkalupalkin, jonka avulla ylä- ja alatunnisteisiin voidaan lisätä muutamia erikoiskenttiä, joita ei tässä yhteydessä käydä läpi.

Microsoft Wordissa ylätunnisteet voidaan määritellä erilaisiksi eri asiakirjan osiin käyttämällä osanvaihtoja (engl. Section Breaks). Asiakirja voidaan jakaa erilaisiin osiin (engl. Sections), jolloin jokaiseen osaan voidaan määritellä erilainen ylä- ja alatunniste. Ylä- ja alatunnisteen lisääminen eri asiakirjan osiin voi olla hieman vaikeaa, mutta seuraavassa esimerkissä pyritään havainnollistamaan kuinka se kannattaa tehdä.

Määritellään esimerkin vuoksi ylä- ja alatunnisteet tähän monisteeseen. Monisteessa on useampia erillisiä osia, joihin halutaan erilaiset ylä- ja alatunnisteet. Lisäksi osien sisälle halutaan parillisille ja parittomille sivulle erilaiset ylätunnisteet. Parittomalle sivulle ylätunnisteeseen laitetaan sen osan nimi, jota asia käsittelee eli ensimmäisessä osassa ylätunnisteessa lukee perusominaisuudet. Jokaisen parillisen sivun ylätunnisteeseen laitetaan kurssin nimi eli Mikrotietokoneiden ohjelmistot. Ylätunnisteen toiseen ulkolaitaan tulee aina sivunumerointi. Ylätunnisteita tehdessä kannattaa muistaa, että tulostettavasta asiakirjasta tulee kaksi puoleinen, joten sivut joudutaan suunnittelemaan peilikuviksi. Lisäksi ylä- ja alatunnisteeseen lisätään vaakaviiva, jonka tarkoituksena on erottaa tunnisteet varsinaisesta tekstistä.

Seuraavassa vaiheet, jotka joudutaan käymään läpi tunnisteiden määrittelemisessä.

1. Osien väliin on ensimmäisenä tehtävä osanvaihto, joiden avulla asiakirja jaetaan useammaksi kokonaisuudeksi. Osanvaihtojen tekeminen on kerrottu tarkemmin luvussa Vaihdot.

2. Seuraavaksi määritellään erilaiset ylä- ja alatunnisteet parillisille ja parittomille sivuille. Ominaisuus löytyy sivun asetuksista (engl. Page setup), joita käsitellään tarkemmin luvussa Sivun asetukset.

3. Tämän jälkeen mennään muokkaamaan ylä- ja alatunnisteita. Kirjoitetaan asiakirjan ensimmäisen osan ylätunnisteisiin suunnitellut tekstit sekä parittomille että parillisille sivuille ja lisätään niihin sivunumerointi sivun ulkolaidan puolelle. Jos ensimmäisenä sivuna on kansisivu tai sisällysluettelo, niin tehdään niihin tarvittavat määritykset.

4. Ensimmäisen osan ylä- ja alatunnisteen ollessa kunnossa mennään asiakirjan seuraavaan osaan. Valitaan aktiiviseksi sellainen tunniste, johon tulee muutoksia. Kun ylä- tai alatunniste on aktiivinen, pitäisi työkalupalkista olla valittuna Same as Previous (suom. Sama kuin edellä) -ominaisuus. Ominaisuus on päällä sekä parillisen että parittoman sivun ylä- ja alatunnisteessa. Jos tähän osaan ei haluta samaa ylä- tai alatunnistetta kuin edellisessä osassa, niin valinta täytyy poistaa. Tämän jälkeen tunnisteeseen voidaan kirjoittaa uudet tekstit.

5. Tämän jälkeen käydään jokaisen osan tunnisteet läpi ja muutetaan ne edellisen ohjeen perusteella. Muutettaessa jonkin tunnisteen ominaisuuksia muuttuvat myös myöhempien tunnisteiden ominaisuudet, jos niissä on päällä Same as Previous (suom. Sama kuin edellä) -ominaisuus

   

   Kuva 15. Ylä- ja alatunnisteen määritykset.

Sivunumerot

Sivunumeroinnin (engl. Page numbers) lisääminen on hyödyllinen toiminto mitä tahansa tekstiä kirjoittaessa. Tulostamisen jälkeen sivunumeroimaton asiakirja voi mennä helposti sekaisin, joten sivunumerointi kannattaa lisätä asiakirjaan jo hyvin varhaisessa vaiheessa. Sivunumeroinnin lisääminen kannattaa tehdä ylä- tai alatunnisteeseen, jolloin se tulee näkyviin jokaiselle asiakirjan sivulle automaattisesti. Sivunumerointi voidaan aloittaa mistä numerosta tahansa, joten eri asiakirjaosien sivunumeroinnin ei tarvitse olla jatkuva. Usein sivunumeroinnin yhteydessä voidaan valita tulostetaanko sivunumero myös asiakirjan ensimmäiselle sivulle.

Kuva 16. Sivunumeroinnin lisääminen.

Microsoft Wordissa sivunumeroinnin lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Page Numbers (suom. Lisää | Sivunumerot). Avautuneesta ikkunasta voidaan valita sivunumeroinnin sijainti (engl. Position) ja tasaus (engl. Alignment). Ikkunasta löytyy myös valinta, jolla voidaan määrätä laitetaanko sivunumerointi ensimmäiselle sivulle (engl. Show number on First Page).

Kuva 17. Sivunumeroinnin asetukset.

Format (suom. Muoto) -painikkeella voidaan määrittää tarkemmin sivunumeron muotoa (engl. Number format) sekä määrätä sivunumeroinnin aloitus numero (engl. Start At). Erilaisia sivunumerointimuotoja ovat normaalit numerot (1,2,3,), isot ja pienet roomalaiset numerot (I,II,III,) sekä isot ja pienet aakkoset (a, b, c,).