Word 2003 ja tyylit
Tyylien avulla on helppoa muokata ulkoasua kirjoittamisen jälkeen, mutta Word 2003:n avustavat oletusasetukset aiheuttavat ongelmia tyylien käytössä. Seuraavilla ohjeilla Wordin saa toimimaan järkevästi.
Tällä hetkellä ohjeistus on vielä Word 2003:n mukaan. Word 2007:ssa nämä asetukset löytyvät esim. valinnan OfficeButton | WordOptions kautta.
Järkevät tyyliasetukset
- Valitse valikosta Tools | Options | Edit ja ota pois ruksi kohdasta Keep track of Formatting.
- Lisää ruksi kohtaan Prompt to update styles..
- Muuta kohtaan Tools | Options | View | Style area width arvoksi 2cm. Valitse OK. Tyylialue näkyy View | Normal -näkymän vasemmassa laidassa.
Tyylien rajoittaminen
Kun monta henkilöä työstää yhdessä pitkää dokumenttia niin ongelmaksi muodostuu usein yhtenäisen ulkoasun muokkaaminen. Henkilöt voivat käyttää erillismuotoiluja ja kopioida tekstiä muotoilematta sitä tyyleillä, jolloin ulkoasun muokkaaminen on vaikeaa. Ulkoasun muokkaamisen voi kuitenkin rajoittaa tiettyihin tyyleihin.
- Luo tarvittavat omat tyylit, joita ei ole perusvalikoimassa (Format | Styles and Formatting | New Style...).
- Valitse Tools | Protect Document. Valitse Limit formatting to a selection of
styles ja sen jälkeen Settings. Napauta None-painiketta ja lisää ruksi ainoastaan niihin tyyleihin, joita aiotaan käyttää dokumentissa.
Suositeltavat perustyylit ovat:
- Body Text / Normal (leipäteksti / tavallinen kappale)
- Heading 1 - 9 / Title (otsikot)
- Index 1 - 9 / Index Heading (hakemisto)
- TOC 1 - 9 / TOC Heading (sisällysluettelo)
- List Bullet 1 - 4 (järjestämätön lista)
- List Number 1 - 4 (järjestetty lista)
- Caption / Table of Figures (kuvaotsikko ja -luettelo)
- Header / Footer (ylä- ja alatunniste)
- Strong / Emphasis (vahvennus ja korostus)
- Hyperlink / FollowedHyperlink (hyperlinkki)
- Footnote Text / Footnote Reference / Endnote Text / Endnote Reference (ala- ja loppuviitteet)
- Page Number (sivunumero)
- Paina OK ja valitse Start Enforcing Protection.
- Tyylien ulkoasua ei voi nyt muokata. Lopullista ulkoasua muokatessa on siis ensin valittava Tools | Unprotect document ja vasta tämän jälkeen Format | Styles and Formatting | [tyyli] | Modify.
Kielivalinnat
- Halutessasi voit säätää Wordin valikot käyttämään haluamaasi kieltä Start | All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools | Microsoft Office 2003 Language Settings. Tämä toimii vain monikielisessä Office-paketissa (löytyy Agoran koneilta)
- Kieliopin tarkistuksen saa halutessa pois Wordissä valinnan Tools | Options | Spelling & Grammar kohdista Check spelling as you type ja Check grammar as you type.
- Vaihtoehtoisesti voit määrätä dokumentin kieleksi suomen kielen valinnalla Tools | Language | Set Language. Jos dokumentissa on välillä muun kielistä tekstiä niin kannattaa luoda uusi tyyli, jonka kieleksi on määrätty englanti.
Erillismuotoilujen poistaminen
- Tallenna dokumentti eri nimelle.
- Poista valinta Keep track of formatting ja valitse Prompt to update styles päälle.
- Napauta dokumentti-ikkunassa CTRL+A (valitse kaikki). Valitse CTRL + Q (poistaa erilliset kappalemuotoilut).
- Kaikki muotoilut saa tarvittaessa pois valinnalla Edit | Clear | Formats. Tämä poistaa myös tehdyt tyylimuotoilut.
- Maalaa halutut kappaleet yksi kerrallaan ja napauta CTRL + välilyönti (poistaa alueelta kaikki merkkimuotoilut).
- Lukitse käytettävät tyylit Protect document -toiminnolla.
- Merkitse kappaleet ja sanat valitsemillasi tyyleillä.
Hyödyt
Nyt dokumentin ulkoasua voi muokata ainoastaan valitsemalla rajoitettuja tyylejä eikä tyylien ulkopuolisia erillismuotoiluja sallita. Näin ulkoasun viimeistelijä voi lopuksi määrätä koko dokumentin ulkoasun helposti muokkaamalla tyylien ominaisuuksia. Vasemmassa laidassa näkyy nyt kappaleen käyttämä tyyli. Tarkemmat selitykset valinnoista löydät Tietokone ja tietoverkot työvälineenä -kurssin FAQ:sta:
Käyttäjien kommentit