Tietokone ja tietoverkot työvälineenä FAQ

Tältä sivulta löytyvät vastaukset sekalaisiin Tietokone ja tietoverkot työvälineenä -kurssin aihealueisiin esitettyihin kysymyksiin. Tähän FAQ:n ovat kirjoittaneet vastauksia Petri Heinonen (peheinon@mit.jyu.fi), Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) ja Jukka Mäntylä (jmantyla@cc.jyu.fi).

Kurssi on koostettu useammasta vanhemmasta kurssista, joilta löytyy monipuoliset FAQ-palstat. Tämän vuoksi seuraavaan ei ole koottu kaikkia mahdollisia kysymyksiä tai vastauksia, vaan vastauksia voi etsiä ongelmiinsa seuraavasti:

Olemme koonneet erillisen listan harjoitustöissä yleisimmin esiintyneistä virheistä ja niiden korjauksista.

Jos ongelmaasi ei ole vielä käsitelty, niin kysy neuvoa kurssin postituslistalla, kurssin IRC-kanavalla tai kurssin luennoijilta.

Yleiset kurssiin liittyvät kysymykset

Muiden kurssien luennot menevät päällekkäin ITKP101:n luentojen päälle. Uskallanko olla muutamalta luennoilta poissa?

Kurssin luennoilla esitettävät kalvot tulevat kurssin WWW-sivulle. Luennoijan puhe pyritään myös äänittämään ja laittamaan mp3-muodossa kuunneltavaksi. Myös kaikki mitä luennoitsija tekee luennon aikana koneella pyritään tallentamaan videoksi ja laittamaan luentosivulle. Jos uskoo näiden ja luentomonisteen avulla pysyvänsä asiassa mukana niin luennoilta uskaltaa olla poissa.

Olen käynyt johdatus tietojenkäsittelyyn TJTY15 / tietotyö ja sen välineet TJTA26 / tietotekniikan propedeuttinen kurssi / jonkun muun -kurssin. Voinko tällä (näillä) korvata ITKP101-kurssin?

Et voi. Tietokone ja tietoverkot työvälineenä -kurssia ei voi korvata millään aikaisemmilla opinnoillaan tai töillään. Jos kurssin asia on jo hallinnassa niin kurssin suorittamiseen vaaditun harjoitustyön tekemiseen ei montaa tuntia mene.

Onko torstaisin sama luento kuin tiistaina vai onko jokaisella kerralla uutta asiaa?

Jokaisella luentokerralla mennään asiassa eteenpäin.

Kurssi on ehtinyt jo alkaa. Vieläkö pääsen / mahdun mukaan?

Aina pääsee mukaan jos vain omatoimisesti jaksaa opiskella kurssin kotisivujen avulla jo läpikäydyt asiat. Demoryhmiin mahtuu mukaan parhaiten ilmoittautumalla ajoissa.

Kurssin luennot tai demot eivät ole pakollisia joten niiltä poissaolemisesta ei tarvitse huolestua. Ainoastaan harjoitustyö on pakollinen.

Yleiset harjoitustyöongelmat ja niiden ratkaisut

Seuraavassa on käsitelty tietokone ja tietoverkot työvälineenä -kurssin harjoitustyössä ilmenneitä ongelmia, jotka liittyvät harjoitustyön tehtävänantoon tai harjoitustyön tekemiseen.

Riippuva sisennys vs. ensimmäisen rivin sisennys

Harjoitustyöohjeessa on hieman harhaanjohtava kohta, jota haluan seuraavassa oikaista. List bullet -tyylille on määritelty seuraava ominaisuus monissa harjoitustyöohjeissa: 

"Ensimmäiselle riville riippuvasisennys, jonka suuruus on 1 cm."

Lause on harhaanjohtava, koska kyseessä ei ole ensimmäisen rivin sisennys, vaan ensimmäinen rivi on ainut, jota ei ole sisennetty. Muu kappale on siis sisennetty riippuvasti ensimmäiseen riviin nähden. Käyttäkää tuossa siis riippuvaa sisennystä!

Harjoitustyön tekstinkäsittelyosiossa on monenlaisia vaatimuksia. Mitä oikein pitää tehdä?

  1. Harjoitustyön hakemisen yhteydessä olet saanut linkin ITKP101.zip-pakettiin, josta löytyvät harjoitustyön henkilökohtaiset vaatimukset ja materiaalit. Sama linkki pitäisi olla myös sähköpostissasi. Hae siis tuo paketti ja pura se johonkin hakemistoon.
  2. Avaa tekstinkäsittelyohjelma ja aloita uusi dokumentti paketista tulleen word_pohja_2005.dot pohjalta.
  3. Täydennä etusivun tiedot.
  4. Paketissa on myös teksti.txt-tiedosto, jonka sisältö pitää kopioida dokumentin tekstiosioon. Tekstistä on poistettava ylimääräiset rivinvaihdot.
  5. Nyt tekstin eri osiin on käytettävä tyylejä, jotka sopivat rakenteellisesti kuhunkin kappaleeseen. Siis Body text -tyyliä tavalliseen tekstikappaleeseen, Heading 1 pääotsikkoon, Heading 2 alaotsikkoon, List Bullet järjestämättömään listaan ja List Number järjestettyyn, numeroituun listaan. Tyylit saat näkyviin valinnalla Format | Styles and Formatting. Tyyliä saat käytettyä kappaleeseen siirtämällä kursorin johonkin kohtaan kappaletta ja napauttamalla vasemmalla haluttua tyyliä. Tyylejä saa lisää näkyviin tyylipalkin alalaidan Show-alasvetovalikosta.
  6. Tämän jälkeen nämä tyylit on muokattava omien henkilökohtaisten vaatimusten mukaisiksi. Vaatimukset löytyvät itkp101.zip-paketista, tiedostoista word_ja_powerpoint_asetukset.html ja word_listan_ulkoasumalli.png.

    Poista ensin tyylien suojaus valinnalla Tools | Unprotect document (Word 2003) tai Review|Protect Document|Restrict formatting and editing|Stop Protection (Word 2007).

    Tyylien ulkoasumäärityksiä saa muokattua valinnalla Format | Styles and Formatting | [valitse tyyli oikealla] | Modify | Format

  7. Tekstinkäsittelyssä on tehtävä myös muutamia muita asioita, joiden vaatimukset löytyvät harjoitustyön yleisistä tekstinkäsittelyohjeista.

Miten harjoitustyön Word-pohjaa voi käyttää harjoitustyön pohjana?

Valmiin pohjan käyttö onnistuu seuraavasti:

  1. Tallenna Word-pohja napsauttamalla hiiren oikealla näppäimellä Word-pohjaan johtavaa linkkiä. Näkyville avautuneesta valikosta valitaan Save Target As -komento, jonka jälkeen valitaan tiedostolle sopiva tallennuspaikka.
  2. Word 2003: Avaa uusi Word-dokumentti ja valitse File | New | From existing, jonka jälkeen etsi tallentamasi Word-pohja ja avaa se. Nyt uusi dokumentti (.doc) alkaa pohjan perusteella.
  3. Vanhemmissa Wordeissa täytyy avata Windows Explorer (Start | All programs | Accessories | Windows Explorer), etsi tallennettu Word-pohja ja tuplanapauttaa sitä. Tällöin avautuu uusi dokumentti, joka perustuu pohjaan.
  4. Tämän jälkeen harjoitustyöteksti kannattaa kopioida sille varattuun paikkaan ja aloittaa tekstin ja tyylien muokkaaminen.

Tarkistusmakrojen ja harkkapohjien ongelmat

Tarkistusmakro herjaa turhasta. Olen tarkistanut asian moneen kertaan.

Makro ei ole täydellinen tarkistin vaan siinä saattaa olla moniakin puutteita. Tarkistimen ehdottamia virheitä kannattaa pitää viitteellisinä ja uskoa mieluummin omia silmiään. Ilmoita kuitenkin harjoitustyötä palauttaessasi, että epäilet makron herjaavan väärin, niin koitetaan korjailla noita bugeja pikkuhiljaa.

Makro herjaa ylimääräisistä rivinvaihdoista, mutta en löydä niitä!

Jos rivinvaihtoja on alle viisi niin ei kannata huolestua. Makro tulkitsee väärin sisällys- ja hakemistokentissä olevat rivinvaihdot.

Makro sanoo ettei pysty hakemaan henkilökohtaisia asetuksia. Missä vika?

Miksi minulla ei näy tarkistusmakroa tai en saa käynnistettyä sitä?

Kokeile muuttaa turvallisuusasetus normaaliksi valinnalla Tools | Macros | Security -valinnan alta. Word on käynnistettävä kokonaan uudelleen tämän jälkeen. Nyt kun avaat dokumentin, joka on tehty harkkapohjan päälle niin Wordin pitäisi kysyä otetaanko makrot käyttöön. Napauta Enable Macros.

Kun dokumenttia aloitetaan tekemään on tärkeätä, että aloittaa dokumentin mallin pohjalta. Oikea tapa valita File | New | From existing document... ja valita malli ja sitten tallentaa tiedosto .doc-päätteellä. Toinen hyväksyttävä tapa on tuplanapauttaa Windows Explorerissa .dot-päätteistä tiedostoa, jolloin Wordiin avautuu uusi dokumentti, joka pohjautuu asiakirjamalliin.

Mikäli olet tehnyt näin, etkä saa makroa käyntiin, niin siirrä makro nykyiseen dokumenttiisi seuraavan kohdan ohjeiden mukaisesti.

Mitä teen jos tarkistusmakro ei näy listassa ja haluan tarkistaa työn? Miten päivitän tarkistusmakron?

Ongelmaan ratkaisuun on kaksi vaihtoehtoa:

Makron siirtäminen dokumenttiin (.doc)

Tallenna Word-pohja jonnekkin omalle asemallesi (oikealla hiiren napilla Save Target as...). Valitse omassa dokumentissasi Tools | Macro | Macros... | Organizer.... Valitse oikeasta laidasta Close file ja heti perään Open file. Avaa tallentamasi Word-pohja. Valitse NewMacros-ryhmä oikeasta laidasta ja kopioi (Copy) se vasemmalla olevaan dokumenttiisi. Nyt makron voi käynnistää valikosta Tools | Macro | Macros... valitsemalla Project.NewMacros.tarkista_asiakirjan_tyylit ja painamalla Run.

Luultavasti joudut vielä valitsemaan Microsoft XML-kirjaston päälle seuraavien ohjeiden mukaisesti.

Makron käyttö erillisestä pohjasta (.dot)

  1. Siirrä harkkahakemistosta word_pohja_2005.dot samaan hakemistoon kuin missä harjoitustyödokumenttisi (.doc) on.
    • Pohjan voi ladata ja tallentaa samaan hakemistoon ylläolevasta linkistä. Napauta linkkiä oikealla hiiren napilla ja valitse Save Target as... ja tallennuskohteeksi hakemisto, jossa dokumenttisi on.
  2. Avaa dokumenttisi (.doc-päätteinen tiedosto) ja käynnistä makrovalikko näppäinyhdistelmällä ALT + F8.
  3. Valitse nyt Macros in:-alasvetovalikosta kohta word_pohja_2005.dot (template) ja sieltä tarkista_asiakirjan_tyylit.

Huomaa, että jos siirrät tiedoston toiselle koneelle tai hakemistoon, niin makro ei ole käytettävissä, koska sitä ei ole suoraan siirretty dokumenttiisi vaan se sijaitsee asiakirjamallissa (word_pohja_2005.dot).

Tarkistusmakro herjaa ajettaessa "User defined type not defined". Mitä teen?

Word-makro hakee internetistä XML-muotoisen asetustiedoston, josta se pyrkii purkamaan henkilökohtaiset määrityksesi. Asetustiedoston käsittelyyn tarkistusmakro tarvitsee Windows-käyttöjärjestelmän mukana tullutta msxml.dll-tiedostoa. Tämän tiedoston pitäisi olla määriteltynä makroon, mutta mikäli yo. valitus tulee niin tee seuraavat toimenpiteet:

  1. Valitse Tools | Macro | Macros...
  2. Valitse tarkista_asiakirjan_tyylit (Word) tai tarkista_esityksen_vaatimukset (Powerpoint) ja valitse Edit (suom. Muokkaa)
  3. Valitse Microsoft Visual Basic -ikkunan ylälaidasta Tools | References. Etsi listasta kohdat Microsoft XML, version 2.0 ja Microsoft XML, version 3.0 ja rastita ne.
  4. Napauta OK. Valitse File | Save. Sulje Microsoft Visual Basic ja kokeile ajaa makro uudelleen.

Mitä teen jos en ole käyttänyt pohjaa ja haluaisin pohjasta osiot ja etusivun tyylit?

Dokumentin siirtäminen jälkikäteen pohjan päälle on melko työlästä (tyylit menevät sekaisin), joten kannattaa vain itse tehdä osiojaot ja etusivun tyylit. Ota malli pohjasta. Pohjassa käytettyjä tyylejä voi siirtää omaan dokumenttiin työkalulla Tools | Templates and add-ins | Organizer. Sulje toinen dokumentti (Close File) ja avaa pohja siihen (Open File). Siirrä tyylit tekija, tekija_email, tutkielma ja etusivut_tiedot valitsemalla ne ja napauttamalla Copy. Muut tyylit pitäisi löytyä Wordin perustyylivalikoimasta.

Open Officeen (tekstinkäsittely) liittyviä kysymyksiä ja vastauksia

Miten teen tekstiosiosta alkavan sivunumeroinnin OpenOfficella?

Jaa ensin dokumenttisi sopiviin osiin. Valitse Insert | Manual Break | Page Break ja seuraavan osan sivutyyliksi Default ja valinta Change page number. Jos haluat vielä erillisen sisällysluettelosivun niin tee näin: Valitse Insert | Manual Break | Page Break ja seuraavan osan sivutyyliksi Index, älä valitse numeroinnin vaihtoa. Tee sama uudelleen, mutta valitse tyyliksi Default ja valitse numeroinnin vaihto. Valitse ensimmäiselle sivulle lopuksi Stylist-ikkunasta sivutyyli (Page style) First Page.

Lisää nyt ylätunniste valinnalla Insert | Header | Default. Tällöin vain tekstiosalle tulee ylätunniste. Nyt voit mennä kirjoittamaan ylätunnisteeseen. Lisää sivunumero valinnalla Insert | Fields | Page Number.

Erilliset ylätunnisteet saat parillisille ja parittomille sivuille muuttamalla sivutyyliä Default (napauta oikealla ja Modify) ja poistamalla valinnan Same content left/right Header-välilehdeltä.

Miten saan tehtyä numeroidun luettelon?

Valitse kappaleelle Stylistin alareunasta List Styles ja sen jälkeen kullekin listakohdalle tyyli Numbering 1. Muokkaa tyylin määrityksiä ja laita Numbering-välilehdelle numeroinniksi Numbering 1.

Miten saan toisen luettelon numeroinnin alkamaan alusta OpenOfficessa?

Tämä onkin hieman ongelmallista. OpenOfficessa tietty numerointitapa liittyy tyyliin kaikissa kappaleissa. Yksi mahdollisuus olisi käyttää useita numerointityylejä esim. Numbering 2:sta jne. mutta tämä ei liene järkevää sillä nämä tyylit on tarkoitettu eritasoisille listoille.

Eräs tapa kiertää ongelma on käyttää monitasoista numerointia, jossa näytetään kuitenkin vain viimeinen, tason mukainen numero. Valitse numerointityylit Stylististä ja muokkaa Numbering 1:stä. Valitse Position-välilehti ja laita sisennyksen Relative ja Indent-arvoksi 0,00cm. Valitse Options-välilehti ja laita tasoksi 1-10. Valitse kohtaan Show sublevels 1 ja paina OK. Mene nyt toiseen numeroituun luetteloon ja paina jokaisen listakohdan alussa sarkainnäppäintä (Tab), jolloin taso laskee yhden pykälän ja saat numeron alkamaan ykkösestä. Tällaisia numeroituja luetteloja voi olla siis maksimissaan 10 kappaletta.

Miten saan tason mukaisen otsikkonumeroinnin (1., 1.1, 1.2, 2., 2.1, ...) OpenOfficessa?

Valitse Tools | Outline Numbering ja muuta Level 1:lle Paragraph Style:een Heading 1 ja numeroinniksi 1, 2, 3,... Valitse tasolle 2 tyyliksi Heading 2 ja numeroinniksi 1, 2, 3, ... Tarkista, ettei tyyleihin ole määritelty mitään omaa numerointia.

Onnistuuko harjoitustyön tekeminen OpenOfficella?

Onnistuu, mutta ikävä kyllä kaikki kurssin materiaalit on tehty Micorosoft Officea silmällä pitäen. Tämän vuoksi työtä tehdessään joutuu itse selvittämään monia asioita. Tästä FAQ:sta löytyy paljon vastauksia yksittäisiin ongelmiin, joten sitä kannattaa myös silmäillä. Teemme FAQ-palstaan lisäyksiä sitä mukaa kuin kysymyksiä tulee.

Harjotustyön ohjeissa lukee: "Väliä edelliseen kappaleeseen 6 pt:tä ja seuraavaan kappaleeseen 6 pt:tä." Käytän OpenOfficea ja siinä on ilmoitettu sentteinä. Pystyykö sen muuttamaan jostain OO:n asetuksista?

Pystyy kohdasta tools|options|OpenOffice.org writer|general|measurement unit.

Miten OpenOfficessa määritellään leski- ja orporivien esto?

OpenOfficesta se löytyy tyylin ominaisuuksista Text Flow-välilehdeltä. Widow ja Orphan Control -kenttien perästä voidaan määritellä kuinka monta riviä jätetään edelliselle sivulle tai vastavasti siirretään seuraavalle sivulle sivunvaihdon yhteydessä. Yksittäisiä rivejä ei kannata jättää sivuille arvoksi kannattaa laittaa 3 tai suurempi luku.

Kuinka otsikoihin saadaan lisättyä numerointi Open Officessa

Numeroinnin lisääminen onnistuu valikkokomennolla avautuvasta ikkunasta Tools | Outline Numbering. Lisäys tehdään kootusti, joten sitä ei tehdä yksittäisiin tyyleihin.

Open Office writer ei anna minun tehdä dokumenttiin muutoksia!

Valmis mallipohja on oletuksena suojattu muutoksilta ja suojaus täytyy poistaa ennen kuin pohjaa voi käyttää. Suojaus poistetaan Open Office Writerissa valitsemalla Insert|Section ja ottamalla ruksi pois write protection-kohdasta jokaisen osan (section) kohdalta.

Miten Open Office writerilla määritellään sivun tulostusasetukset?

Open Office Writer hallinnoi myös tulostusasetukset tyyleillä. Pääset muuttamaan näitä kun valitset Styles and Formatting -panelista Page Styles ja sieltä edelleen default-tyylin.

WWW-sivuihin liittyvät ongelmat

Miten julkaisen WWW-sivun netissä?

ATK-keskuksen tunnuksen omistavat voivat käyttää users.jyu.fi- palvelua sivujen julkaisemiseen. Ohjeet löytyvät IT-palveluiden sivulta: https://www.jyu.fi/itp/ohjeet/tutoriaalit/henkiloekohtaiset-kotisivut/kotisivujen-siirtaeminen-www-palvelimelle.

SFTP-ohjelma ei päästä minua jalava.cc.jyu.fi:hin?

Miten näen mitkä elementit ovat valittuna Amayassa?

Käytä mieluiten aina rakennenäkymää (Views | Show Structure), siinä näet mikä elementti on milloinkin valittuna.

Miten saan kappaleen yläpuolelle tehtyä uuden kappaleen?

Mene kappaleen tekstin alkuun ja paina enteriä.

Miten saan listan yläpuolelle kappaleen?

Listoissa on se ongelma, että valituksi tulee ul-elementin sisällä oleva li-elementti ja enterin painallus luo uuden kappaleen tämän sisälle. Uuden kappaleen saa kuitenkin siirrettyä ulommalle tasolle (ul:n ulkopuolelle) painamalla vielä pari kertaa enteriä lisää.

Minulla on kaksi erillistä listaa? Miten saan yhdistettyä ne Amayssa?

Mene jälkimmäisen listan alkuun ja paina backspace-näppäintä.

Miten saan uuden listakohdan listaan?

Napauta kaksi kertaa enteriä listakohdan lopussa. Jos kohdan loppuun ei pääse (esim. jos li:n sisällä on img) niin valitse rakennenäkymästä li napauttamalla F2 kahteen kertaan ja vasta sitten enteriä.

Miten saan normaalin kappaleen listan alapuolelle?

Napauta enteriä kolme kertaa.

Miten saan tavallisen kappaleen taulukon alle?

Valitse table-elementti rakennenäkymästä ja paina enteriä (uusi kappale tulee aina samalle tasolle valitun elementin kanssa).

Yritin lisätä elementtiä Amayassa, mutta edellinen kappale muuttui siksi. Miksi?

Aina kun valitsee jonkun elementin tai on kursorilla jonkun tietyn elementin kohdalla ja napauttaa vasemman palkin elementtityypeistä tai XHTML-valikosta jotain niin valittu elementti _muuttuu_ kyseiseksi elementiksi. Uuden elementin saa luomalla tyhjän kappaleen (enterillä) ja muuttamalla sen sopivaan muotoon.

Miksi Harkkapoliisi herjaa tyhjistä tekstikappaleista?

Kopioitaessa tekstitiedostoa Amayan muokkaustilaan, tyhjät rivit muuttuvat tyhjiksi kappaleiksi (kuten tekstinkäsittelyssä). Koodinäkymässä tyhjä rivit ovat p-elementtejä, joissa ei ole sisällä mitään <p></p>. Muokkausnäkymässä nämä kappaleet näyttävät tyhjiltä riveiltä muiden kappaleiden välissä. Nämä pitää poistaa, koska ne ovat turhia ja muuttavat dokumentin ulkoasua. Poistaminen onnistuu muokkaustilassa poistamalla tyhjät rivit ja kooditilassa poistamalla tyhjät <p></p>-elementit. Muokkaustilassa tyhjien rivien poistaminen onnistuu yksinkertaisesti siirtämällä kursorin tyhjälle riville ja painamalla backspace-näppäintä.

tyhjiä p-elementtejä

Miksi Harkkapoliisi herjaa sivuistani, mutta W3C:n validaattori ei?

Tarkista seuraavat kohdat:

Olen siirtänyt SSH:lla sivut nettiin, mutta ne eivät näy!

Tarkista seuraavat kohdat:

Kuva ei näy harjoitustyösivulla

Linkki zip-pakettiin ei toimi

Mitä ovat suhteelliset linkit?

Suhteellinen linkki on sivuston sisäinen linkki eli linkki joka osoittaan tiettyyn paikkaan samalla WWW-palvelimella. Suhteellinen linkki toimii www-palvelimen nimestä riippumatta ja myöskin sivuston tarkemmasta sijainnista riippumatta.

Esimerkki

Ajatellaan että meillä on dokumentti osoitteessa http://appro.mit.jyu.fi/doc/tyovaline/tekstinkasittely/. Tässä dokumentissa on seuraavanlainen absoluuttinen linkki: 

<p>Tarkemmin HTML-sivun tekemiseen voit perehtyä artikkelissa 
  <a href="http://appro.mit.jyu.fi/doc/tyovaline/wwwsivu/">Yksinkertaisen HTML-sivun tekeminen</a>.
</p>

Tämä linkki toimii niin kauan kuin sivusto pysyy tällä samalla palvelimella eikä sivuston hakemistorakennetta muutetta.

Jostain syystä sivuston rakennetta joudutaan kuitenkin muuttamaan ja kaikki tyovaline-kansion dokumentit siirretään suoraan www-palvelimen juureen. Dokumenttimme osoitteeksi tuleekin http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/tekstinkasittely/. Nyt edellämainittu linkki on rikki koska se osoittaa edelleen samaan paikkaan vaikka sen pitäis nyt viitata osoitteeseen http://appro.mit.jyu.fi/doc/tyovaline/wwwsivu/

Suhteellisena toteutettuna linkki olisi pysynyt ehjänä:

<p>Tarkemmin HTML-sivun tekemiseen voit perehtyä artikkelissa 
  <a href="../tekstinkasittely/">Yksinkertaisen HTML-sivun tekeminen</a>.
</p>

Tässä suhteellisessa linkissä viitataan yhtä kansiotasoa ylempänä sijaitsevaan tekstinkasittely-kansioon. Linkki toimii jatkossakin vaikka koko sivusto vaihtaisi palvelinta tai pelkästään tyovaline-kansiota siirreltäisiin paikasta toiseen.

Harjoitustyötarkistin valittaa XML declaration allowed only at the start of the document

Tarkista, että xhtml-dokumenttisi alussa ei ole ylimääräisiä tyhjiä rivejä. xml-deklaraation (<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>) pitää olla aivan ensimmäisenä.

Amaya on ranskankielinen! Miten vaihdan kieleksi suomen tai englannin?

Valitse Edition|Preferences|Generale. Kohdasta Langue des diaologues voit valita haluamasi kielen. Valitse vielä lopuksi Appliquer ja käynnistä Amaya uudelleen.

Miten saan CSS-tiedoston käyttöön harjoitustyössäni?

WWW-sivulle tekemäni kuva on epäselvä. Miten saan kuvasta parempilaatuisen version?

html-linkin luominen W:-aseman tiedostoihin

Seuraavan ohjeen avulla voit luoda kotihakemistoosi html-kansion, jonka kautta pääset SFTP-yhteyden avulla käsiksi W:-asemalla (users.jyu.fi/~tunnus/)oleviin tiedostoihisi. Kyseessä ei ole tavallinen kansio vaan symbolinen linkki jota ei voi luoda kuten tavallista kansiota.

Miten vaihdan Amayassa dokumenttityypin harjoitystyössä vaadituksi (xhtml 1.0 strict)?

Dokumenttityypin voi vaihtaa valinnalla Tools|Change Doctype|Change to XHTML 1.0 Strict.

Harkkapoliisi kaatuu dokumenttiani tarkistettaessa. Mitä teen?

  1. Varmista, että työsi dokumenttityyppi on XHTML 1.0 strict
  2. Tarkista mitä Markup Validation Service sanoo dokumentistasi ja korjaa sen kertomat virheet.
  3. Kokeile osaako Amayan Tools|Code clean up korjata virheesi.

Tekstikäsittely (Microsoft Word)

Miten saan näkyviin mitä tyyliä kappale käyttää?

Käytetty tyyli näkyy kun viet kursorin kappaleen päälle. Tyyli näkyy muotoilutyökalupalkin vasemmassa laidassa tai oikeassa sivupalkissa valinnan Format | Styles and Formatting jälkeen. Kaikkien sivulla näkyvien kappaleiden tyylit saat vasempaan laitaan kun muutat Tools | Options | Edit | Style Area Width arvoksi 2cm ja vaihdat Wordin näyttötilaksi View | Normal.

Miten saan Word 2003:n toimimaan tyylien osalta Word 2002:n tapaan?

Katso ohjeet Wordin asetusten muuttamiseksi.

Miksi dokumentin ulkoasu ei muutu vaikka muutan tyylin asetuksia?

Joissain tapauksissa kun muotoilet kappaletta erillisillä muotoiluilla (ts. muutoin kuin valikon Format | Styles and Formatting kautta) niin Word luo automaattisesti uuden tyylin, joka on antamiesi määritysten mukainen, ja merkitsee tällä tyylillä kyseisen kappaleen. Word keksii tällöin tyylille oman nimen, esimerkiksi Normal + Left: 2.0cm.

Nyt kun muutat oletettua kappaleen tyyliä niin ulkoasu ei välttämättä muutukaan, koska kappaleelle on uusi, eriniminen tyyli. Sinun siis pitää merkitä kappaleet uusiksi niillä tyyleillä mitä haluat niissä oikeasti käytettävän.

Ongelma toistuu myös tyylien ulkoasua graafisesti muokattaessa jolloin tyylin asetuksien päivittymisen sijaan tapahtuukin uuden tyylin luonti.

Automaattisen tyylien luomisen saa pois päältä valinnalla Tools | Options | Edit ja ottamalla ruksin pois kohdasta Keep track of Formatting.

Poista keep track of formatting

Miten saan dokumenttinäkymässä tehdyt muotoilut päivittymään tyyliin?

Word 2002:ssa tyylin ominaisuuksien päivittäminen onnistui kätevästi seuraavilla vaiheilla:

  1. Valitaan ensin kappale, jossa on käytetty sitä tyyliä, jonka ominaisuuksia halutaan muokata.
  2. Muokataan sitten ulkoasua graafisesti (esim. dokumentti-ikkunassa olevista sisennysvivuista).
  3. Viedään kursori työkalurivillä olevaan tyylien valinta- ja luontilaatikkoon.

    Tyylin valinta

  4. Painetaan enteriä.
  5. Word kysyy päivitetäänkö muuttuneet ominaisuudet tyyliin vai muutetaanko kappaleen tyyli nykyisen tyylin mukaiseksi.

    Päivitetäänkö tyyli

Word 2003:ssa seuraava toimenpide vaihtaa kappaleen vanhoihin muotoiluihin. Toiminnan saa takaisin vanhanmallikseksi valitsemalla valikosta Tools | Options | Edit ja napauttamalla ruksi päälle kohtaan Prompt to update styles.

Poista Keep track of formatting ja laita prompt to update -styles kohta päälle

Tyylien muotoilun ja valinnan voi tehdä myös tyylipalkin avulla valinnalla Format | Styles and Formatting. Tyylin ominaisuuksia voi muokata ja tarkastella valitsemalla tyyli oikealla ja valitsemalla ponnahdusvalikosta kohdan Modify.

Miten voin rajoittaa käytettäviä tyylejä?

Valinnalla Tools | Protect Document. Valitse Limit formatting to a selection of styles ja sen jälkeen Settings. Rastita halutut tyylit ja paina OK. Valitse Start Enforcing Protection. Kirjoita salasana, jolla suojaus voidaan purkaa.

Ennen suojaamista kannattaa tietysti luoda omat tyylit ja valita ne suojauksessa, jos perusvalikoimasta ei löydy haluttua tyyliä. Omien tyylien ulkoasua voi viimeistellä kun dokumentti on kirjoitettu.

Lisäksi dokumentin muokkaamista voidaan rajoittaa käyttäjäryhmittäin. Tämän avulla voidaan tehdä esimerkiksi lomakkeen täyttö tai sisällön kommentointi ilman dokumentin muokkausoikeutta.

Protect Document -ominaisuus on erityisen hyödyllinen, jos useat henkilöt kirjoittavat samaa dokumenttia ja halutaan, että yksi henkilö määrää lopuksi dokumentin ulkoasun. Tällöin kannattaa ensiksi määritellä käytettävät tyylit ja suojata ne jolloin voidaan lopuksi muokata keskitetysti ulkoasu.

Miksi makro ei huomaa muokkaamiani tyylin asetuksia? Miksi Word luo uusia tyylejä?

Kuten yllä. Word yrittää hyvää hyvyyttään pysyä erillisten muotoilujen perässä ja luo niistä uusia tyylejä, mutta yleensä tästä ominaisuudesta on vain haittaa. Esimerkiksi tarkistusmakro ei kykene tunnistamaan automaattisesti luotuja tyylejä vaan tutkii pelkästään alkuperäisellä nimellä olevia tyylejä. Myös erilaisten kappaleiden muotoilu kerralla voi olla ongelmallista mikäli kappaleet saavat erilaisen tyylimäärityksen. Poista automaattinen tyylien luominen.

Miksi Word 2003:lla avaamani Word 2000-dokumentissa tyylien nimet ovat vaihtuneet?

Joskus tyylien nimet muuttuvat jos uudemmalla versiolla avataan vanhemman version dokumentti. Tällöin esimerkiksi Heading 1-tyyli voi vaihtua esimerkiksi nimille Heading 11 tai Heading 1 Char. Kyseessä on luultavasti jokin versioyhteensopivuusongelma tai bugi, johon emme ainakaan vielä tiedä ratkaisua.

Alaviitteet hyppivät väärille sivuille?

Artikkelin työstämisvaiheen aikana alaviitteet hyppivät sivuilta toisille, koska sivun lopussa ei välttämättä ole tarpeeksi tilaa. Työstämisvaiheessa asiasta ei kannata välittää, mutta artikkelia taittaessa alaviitteiden paikat kannattaa varmistaa tarkkaan. Suurin osa niistä asettuukin oikeille paikoille, kun artikkeli on valmis, mutta muutamiin voi jäädä ongelmia. Ongelmallisia kohtia ovat tyypillisesti sivut, joiden lopussa on otsikko, jota seuraa tekstikappale.

Ongelma ratkeaa helposti esimerkiksi tekemällä pakotettuja sivunvaihtoja ongelmakohtiin. Jos siis alaviiteteksti jakautuu useammalle sivulle tai se on kokonaan väärällä sivulla, voi sivun loppuun tehdä tyhjää tilaa pakotetun sivunvaihdon (CTRL-ENTER) avulla.

Otsikoiden numeroinnissa ongelmia?

Otsikoiden numeroinnissa voi esiintyä ongelmia, jolloin numerointi ei ole looginen. Numerointi ei esimerkiksi nollaudu toiselle tasolla tai numerointi alkaa kummallisista numeroista. Ongelma johtuu luultavimmin vääränlaisesta Outline-numerointityypistä.

Ensimmäiseksi kannattaa mennä tarkistamaan otsikkotyylien (Heading) numerointimääritys. Outline Numbered-välilehdeltä löytyy tasomainen numerointi. Numeroinneista kannattaa valita käyttöön sellainen, jossa on näkyvillä otsikko tyylien nimet. Jos yhtään sellaista ei ole näkyvillä, niin kannattaa valita lähimpänä oikeaa oleva numerointi. Valinnan jälkeen numerointia pitää mennä muokkaamaan Customize-painikkeella. Avautuvasta ikkunasta näkyville kannattaa ottaa kaikki asetukset More-painikkeella. Asetusten muokkaaminen oikeiksi onnistuu valitsemalla ikkunan vasemmasta reunasta muokattava taso. Taso linkitetään tiettyihin otsikkotyyleihin valitsemalla alareunan Link level to style-valikosta halutun tasoinen otsikkotyyli. Kun asetukset on otettu käyttöön, pitäisi otsikkonumeroinnin toimia automaattisesti.

Word 2007:ssä numerointi laitetaan hieman eri tavalla. Ohje löytyy demotehtävistä.

Listan tekstien tasaaminen kohdalleen

Listan tekstien tasaaminen kohdalleen

Listan tekstit saa tasattua kohdalleen, kunhan listatyylin riippuvan sisennyksen (Hanging) ja vasemman sisennyksen (Left indentation) summa on yhtä paljon kuin listatyylin ensimmäinen sarkain (mikäli sarkain on vasenta sisennystä suurempi). Listatyylin ensimmäisen rivin tekstit sisentyvät sarkaimen mukaan ja muut vasemman sisennyksen mukaan ellei riippuvaa sisennystä ole asetettu. Riippuvalla sisennyksellä voidaan säätää toisesta rivistä eteenpäin olevien listan rivien sisennystä. Esimerkissä vasen sisennys on 1 cm, riippuva sisennys on 1,5 cm ja ensimmäinen sarkain on 2,5 cm ( = 1 cm + 1,5 cm), joilloin tekstien sisennykset menevät kohdalleen. Alla vielä taulukossa sisennyspaikat eri listan osille:

Listan osaSisentyy tasolle
Listamerkki Vasen sisennys (engl. Left indentation)
Ensimmäinen tekstirivi Sarkaimen kohdalle (engl. Tab)
Muut listan tekstirivit Vasen (engl. Left) + riippuva sisennys (engl. Hanging)

Mikäli tabulaattorin ensimmäinen kohta on alle sisennyksen vasemmalta, niin sisennykset menevät ainakin Word 2003:ssa seuraavasti:

Listan osaSisentyy tasolle
Listamerkki Vasen sisennys (engl. Left indentation)
Ensimmäinen tekstirivi Vasen sisennys + ensimmäisen sarkaimen pituus (engl. Tab)
Muut listan tekstirivit Vasen (engl. Left) + riippuva (engl. Hanging) sisennys

Ylimääräisten rivinvaihtojen poistaminen kopioidusta tekstistä

Tekstin kopioiminen selaimesta tekstinkäsittelyohjelmaan aiheuttaa hieman päänvaivaa, koska tekstimuotoisessa (.txt) dokumentissa kunkin rivin lopussa on enterin painallus. Nyt tekstinkäsittelydokumenttia kirjoitettaessa kunkin kappaleen lopussa saisi olla vain yksi enterin painallus, että kappaleen rakenne olisi järkevästi määritetty. Alla ohjeet miten ylimääräiset rivinvaihdot saa pois.

Tekstin kopiointi vaiheittain

  1. Teksti kopioituu dokumenttiin kätevimmin menemällä nettiselaimella kyseiseen osoitteeseen. Kirjoita sinulle määrätyn tekstin osoite selaimen Address-kenttään ja paina enter.
  2. Paina CTRL+A valitaksesi tekstin ja CTRL+C kopioidaksesi tekstin leikepöydälle
  3. Avaa tekstinkäsittelyohjelmasi ja valitse uusi tyhjä dokumentti valikosta File | New.
  4. Liitä teksti dokumenttiisi painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+V.
  5. Katso, että sinulla näkyvät muotoilumerkit päällä. Muotoilumerkit saat näkyviin painamalla työkalurivistä käänteisen P:n (paragraph-merkki) näköistä kuvaketta. Jos merkkiä ei näy työkalupalkissa niin sen saa esiin, kun siirtää jälkimmäisen työkalupalkin osan toisen alapuolelle (muotoiluosion vasemmasta reunasta raahaten).
  6. Nyt tekstistä pitäisi näkyä enterin painallukset. Kaksi enterin painallusta peräkkäinen on liikaa, joten ne pitäisi saada vähennettyä yhdeksi. Mikäli yhteenkuuluvan tekstikappaleen sisällä on entereitä (yleensä rivien lopuissa) niin nämä on myös poistettava. Helpointa tämä on tehdä Etsi ja korvaa (engl. Find & Replace) -työkalulla. Tallenna tekstisi ennen toimenpiteitä!

Vaihtoehto 1 - Poistetaan rivinvaihdot käsin

Liikuta kursori nuolinäppäimiä tai hiirtä käyttäen rivinvaihtomerkin (käänteisen P:n näköinen merkki) eteen ja paina näppäimistöltä Delete-näppäintä. Poista kahdesta peräkkäisestä rivinvaihdosta toinen rivinvaihto ja keskellä tekstikappaletta olevat rivinvaihdot kokonaan. Dokumentin pitäisi näyttää muokkaamisen jälkeen kutakuinkin tältä:

Vaihtoehto 2 - Etsi ja korvaa, kun keskellä kappaletta ja kappaleiden välissä on ylimääräisiä rivinvaihtoja

Ongelmana on nyt poistaa sekä rivinvaihdot keskeltä kappaletta että useat peräkkäiset rivinvaihdot. Emme kuitenkaan voi korvata yhtä rivinvaihtoa tyhjällä, koska se poistaisi kaikki rivinvaihdot ja tekstistä tuli pelkkää puuroa. Teemme siten, että korvaamme ensin kaksi rivinvaihtoa jollain erityismerkinnällä, poistamme sitten kaikki rivinvaihdot ja lopuksi palautamme erityismerkinnän yhdeksi rivinvaihdoksi.

  1. Valitse korvattavaksi tekstiksi kaksi kappalemerkkiä Merkki-valikosta. Merkki- valikkovaihtoehdon saat näkyville napsauttamalla More/Lisää-painiketta.
  2. Kirjoita korvaavaksi tekstiksi [Kappalemerkki].
  3. Valitse Replace All / Korvaa kaikki.
  4. Jatka samaan tapaan korvaamalla yksittäiset rivinvaihdot yhdellä välilyönnillä.

  5. Nyt muuta omatekoinen merkintä [Kappalemerkki] oikeaksi kappalemerkiksi Merkki- valikot vaihtoehdolla Kappalemerkki / Paragraph Mark.

Vaihtoehto 3 - Etsi ja korvaa, kun ainoastaan kappaleiden välissä on liikaa entereitä

Mene tämän vaihtoehdon mukaan vain jos olet aloittamassa tekstinkäsittelydokumentin tekemistä! Korvaamistapahtumassa saattavat tyylit muuttua toisiksi ja saatat joutua muotoilemaan otsikot ja listat uudelleen.

  1. Avaa Replace (suom. Korvaa) -työkalu Edit (suom. Muokkaa) -valikosta.
  2. Valitse More niin saat myös lisävalinnat näkyville
  3. Valitse korvattavaksi merkeiksi (Find what) kaksi kappaletta Paragraph Mark-merkkejä. Erikoismerkit löytyvät Special-painikkeen alta.
  4. Valitse korvaavaksi merkiksi yksi Paragraph Mark-merkki.
  5. Valitse Replace All niin monta kertaa kunnes Word ei enää löydä korvattavaa.

Korvataan kaksi kappaleenvaihtoa yhdeksi

Tekstin muotoilu

Nyt voit alkaa merkitsemään tekstikappaleita tyyleillä. Merkitse otsikko Heading 1:llä, tavallinen tekstikappale Body Text-tyylillä, toisen tason otsikko Heading 2 / Otsikko 2:lla ja niin edelleen!

Mitä tarkoittaa "muotoilujen sisällyttäminen tyyleihin"? Mitä hyötyä tyyleistä on?

Muotoilut sisällytetään tyyleihin valitsemalla Format | Styles and Formatting, napauttamalla oikealla hiiren napilla sopivaa tyyliä, valitsemalla Modify... ja muokkaamalla tyylin eri ominaisuuksia Format-valikosta. Tyyli on siis yhteenkuuluvien ulkoasumuotoilujen joukko. Kullekin kappaleelle riittää määritellä yksi ainut käytettävä tyyli sen sijaan, että aina merkittäisiin erikseen ulkoasulliset ominaisuudet. Tästä on se etu, että koko dokumentin ulkoasu voidaan määrittää jälkikäteen keskitetysti (esim. kaikkien tekstikappaleiden sisennystä voidaan lisätä yhdellä kertaa). Myös dokumentin rakenne tulee näin määritetyksi, mitä voidaan hyödyntää esim. erilaisten luetteloiden ja viitteiden tekemisessä.

Erilliset, tyylien ulkopuoliset, määrittelyt saa pois näppäinyhdistelmällä CTRL + A ja CTRL + välilyönti

Miksi kotona tekemäni tiedosto ei aukea kunnolla mikroluokan Wordilla?

Sinulla on luultavasti kotona uudempi versio Wordista kuin mikroluokassa. Kun uudemmalla ohjelmalla tehdään tiedostoja, niin ohjelman vanhemmat versiot eivät välttämättä osaa avata tiedostoja tai eivät osaa näyttää tiedostossa olevia muotoiluja. Tämän vuoksi muotoilut näkyvät käsittämättöminä merkkeinä dokumentin joukossa.

Uudemmalla ohjelmalla tiedosto voidaan kuitenkin tallentaa sellaiseen muotoon, jota vanhemmatkin Wordit ymmärtävät. Toiseen muotoon tallentaminen onnistuu valitsemalla tallennusvaiheessa esimerkiksi tallennusmuodoksi (engl. Save As Type) Word 6/95(*.doc). Kaikki jollekin toiselle ihmiselle lähetettävät dokumentit kannattaa tallentaa vanhemman Wordin ymmärtämään muotoon, jollei tiedä varmaksi hänen Wordinsa versiota. Toinen mahdollisuus on tallentaa tiedosto RTF-muotoon, jota vanhempienkin Wordien pitäisi ymmärtää.

Tiedostojen tallentaminen vanhempaan muotoon säilyttää normaalit muotoilut, mutta uudemman version mukanaan tuomat hienoudet ikävä kyllä menetetään.

Miten saan pois ärsyttävän puna-vihreän alleviivauksen dokumenteistani?

Punainen alleviivaus johtuu oikeinkirjoituksen tarkistuksesta ja vihreä viivoitus johtuu kieliopin tarkistuksesta. Alleviivaus voi johtua siitä, että suomenkielisen tekstin kieleksi on määritelty englanti. Dokumentin kielen voi muuttaa suomeksi, jos Wordiin on asennettu suomenkielinen oikoluku. Tämä tapahtuu valinnalla Tools | Language | Set language. Jos kyseistä kieltä ei löydy, niin puna-vihreä-alleviivaus poistuu kokonaan, mutta kirjoitusvirheistä ei ilmoiteta mitenkään.

Viivoituksen saa kokonaan pois ottamalla pois rastin muutaman valinnan edestä Tools | Options | Spelling & Grammar -välilehdeltä. Check spelling as you type -valinta tarkistaa oikeinkirjoituksen kirjoittettaessa ja Check grammar as you type -valinta tarkistaa kieliopin kirjoitettaessa.

Word-ohjelman kielen (valikot yms.) voi vaihtaa mikroluokissa käynnistävalikosta valinnalla Start | All programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools | Microsoft Office 2003 Language Settings ja valitsemalla haluttu kieli. Tällöin kaikki Office-ohjelmat käynnistyvät uudelleen ja kieli vaihtuu.

Miksi oikeinkirjoituksen tarkistus ei toimi Wordissani?

Ohjelman mukana tuleva kielituki riippu aina ohjelman kielestä. Jos ohjelma on suomenkielinen, niin siihen tulee mukana sekä suomen- että englanninkieliset kirjoituksen tarkistustyökalut. Jos taas kyseessä on englanninkielinen ohjelma, niin ohjelmaan tulee ainoastaan englannninkieliset oikeinkirjoituksen tarkistustyökalut. Jos englanninkieliseen ohjelmaan haluaa suomenkieliset kirjoituksen tarkistustyökalut, niin sellaiset pitää ostaa erikseen. Kielituen voi tilata ohjelmistoja myyvien liikkeiden kautta.

Miten saan kuvan liitettyä tekstin sekaan siten, että tekstikappale tulisi kuvan oikealle puolelle?

Kuvan liittäminen tekstin joukkoon riippuu hieman käytetystä ohjelmaversiosta. Jos käytössäsi on Word 97, niin kuvan saaminen tekstin vasemmalle puolelle onnistuu kuvan ominaisuuksia muokkaamalla. Kuvan ominaisuuksiin päästään käsiksi napauttamalla hiiren oikeanpuoleista painiketta kuvan päällä ja valisemalla Muotoile kuvaa (engl. Format picture). Rivitys (engl. wrapping) -välilehdellä voidaan määritellä kuvan sijoittuminen tekstin suhteen. Jos käytössäsi on Word 95, niin kuvan lisäämisen jälkeen kuvaan on lisättävä kehys (engl. Insert | Frame), jonka jälkeen kehykselle voidaan antaa vastaavat rivitysominaisuudet hiiren oikean painikkeen alta valinnalla Muotoile kehystä (Format frame).

Miksi Word-dokumenttien koko kasvaa suureksi? Muutaman kymmenen sivun dokumentti ei mahdu usein korpulle.

Wordissä on pikatallennus (engl. fast save) -ominaisuus, joka mahdollistaa pelkästään dokumentin muuttuneiden osien tallentamisen. Tällainen tallentaminen kuitenkin kasvattaa dokumentin koon hyvin suureksi. Pikatallennuksen saa pois ottamalla asetuksista Tools | Options | Save pois rastin kohdasta Allow fast saves. Dokumentin koon saat pienenemään myös tallentamalla dokumentin kokonaan toiselle nimelle. Pikatallennus-ominaisuus kannattaa kuitenkin ottaa pois päältä, ellei koko dokumentin tallentaminen vie liikaa aikaa dokumenttia kirjoitettaessa.

Toinen mahdollisuus dokumentin suureen kokoon ovat liian suuret kuvat. Kuvien kokoa voi pienentää kuvankäsittelyohjelmassa pienentämällä kuvan värien määrää ja korkeutta ja leveyttä. Dokumentissa olevan kuvan koko ei pienene, jos korkeutta ja leveyttä pienennetään kuvan ominaisuuksista tekstinkäsittelyohjelmassa.

Miten dokumentin eri osiin saa erilaiset sivunumerot, ylä- ja alatunnisteet sekä sivunasetukset?

Dokumenttia kirjoitettaessa tulee vastaan usein tilanne, jossa dokumenttiin pitäisi saada erilaiset sivunumeroinnit tai ylä- ja alatunnisteet dokumentin eri osiin. Esimerkiksi etusivulle ei saa tulla sivunumerointia, mutta sisallysluettelon yhteyteen pitaisi tulla hieman normaalista sivunumeroinnista eroava sivunumerointi esimerkiksi roomalaisillanumeroilla (i, ii,...). Dokumenttia ei välttämättä tarvitse jakaa erillisiin dokumentteihin, vaan sen voi jakaa dokumentin "sisäisiin" osiin (engl. section). Pitkien dokumenttien tapauksessa dokumentti on järkevää jakaa pienempiin dokumentteihin, koska pitkän (esim. 100 sivua) dokumentin käsittely kokonaisena on hyvin hidasta. Osiin jaettu dokumentti voidaan lopuksi koota yhtenäiseksi dokumentiksi tekstinkäsittely työkalujen avulla. Seuraavissa kappalessa tarkemmin yhden dokumentin jakamisesta "sisäisiin" osiin.

Dokumentti voidaan jakaa osiin erilaisten osanvaihtojen (engl. Section break) avulla. Osanvaihto merkitään dokumentin dokumentin osan loppuun. Esimerkiksi haluttaessa etusivulle omat ylä- ja alatunnistetiedot etusivun loppuun pitää määrittää osanvaihto. Osanvaihdon määrittäminen onnistuu MS Wordissa valinnalla Lisää | Vaihto | Osanvaihto (engl. Insert | Break | Section Break). Jokainen osa pitää siis erottaa toisesta osasta osanvaihdolla! Esimerkiksi etusivun ja sisällysluettolosivun jälkeen tulee kumpaankin osanvaihto.

Tämän jälkeen voidaan vaihtaa jokaisen osan ylä- ja alatunnisteetta, sivunumerointia ja sivunasetuksia, mutta niiden vaihtamisessa pitää huomata muutama asia. Sivunasetusten vaikutusalue on rajattava kyseiseen osaan (engl. This section) ja ylätunnisteista on poistettava sama kuin edellä (engl. same as previous) -ominaisuus. Ennen ylä- tai alatunnisteiden muuttamista kannattaa poistaa sama kuin edellä -ominaisuus dokumentin kaikista osista, jonne ei halua muiden osien muutosten vaikuttavan. Esimerkiksi dokumenttiin on määritelty etukäteen ylä- ja alatunnnisteiden tekstit ja sivunumerot, jolloin ne ovat myös etusivulla ja sisällysluettelossa samat. Jos etusivun sivunumerointi poistetaan, niin se poistuu myös muista osista, joissa on päällä Sama kuin edellä -ominaisuus. Muutokset siis heijastuvat edellisestä osasta seuraaviin osiin, jos niistä ei ole poistettu Sama kuin edellä -ominaisuutta! Sama kuin edellä -ominaisuus voidaan poistaa Header and Footer (suom. Ylä-ja alatunniste) -työkalupalkin painikkeella Link to Previous- painikkeella.

Ennen sivunumeroinnin muuttamista yhdessäkään osassa kannattaa poistaa Sama kuin edellä -ominaisuus kaikista kolmesta (etusivu, sisällysluettelo ja varsinainen dokumentti) osasta. Tämän jälkeen sivunumeroinnin vaihtaminen onnistuu Header and Footer (suom. Ylä-ja alatunniste) työkalupalkin Muotoile sivunumerointia (engl. Format Pagenumbers) -painikkeella. Sivunumeroinnin muoto (engl. Number format) voidaan vaihtaa esimerkiksi roomalaiseksi ja sivunumerointi voidaan määrätä alkamaan (engl. Start at) halutusta numerosta.

Dokumentin kirjoittamisen alkuvaiheessa kannattaa jo määritellä dokumentin eri osat esimerkiksi etusivua ja sisällysluetteloa varten. Tällöin dokumentin osat pysyvät paremmin kunnossa, eikä tarvitse tehdä turhaa työtä dokumentin osien määrittämiseksi jälkikäteen.

Ongelmia kuvien kanssa?

Kuvien käsitteleminen Wordissä on aina pikkaisen ongelmallista. Objektien sijoittelu ja käsittely eroavat tyyliajattelusta. Paras tapa on kirjoittaa teksti ensin ja miettiä vasta sen jälkeen kuvien sijoittelua.

Helpoin tapa lisätä kuva on tehdä sille oma kappaleensa ja lisäämällä kuva siihen valinnalla Insert | Picture | From file. Jos kuvan haluaa keskittää, niin tällöin kannattaa luoda uusi tyyli, jonka ominaisuuksissa on tekstin keskitys (valikosta Format | Styles and Formatting ja tyylin ominaisuuksista Modify | Format | Paragraph | Alignment valinta Center).

Kuvan sijoittaminen tekstikappaleeseen sisään

Kappaleen sisään rivittämisen jälkeen alkaa taistelu kuvan paikasta, koska kuva näyttää hyppivän mitä ihmeellisimpiin paikkoihin. Ongelmana on kuvan rivitys suhteessa tekstiin.

Kuva voidaan myös rivittää tekstikappaleen sisään, mutta toki sille voidaan määritellä monia muitakin ominaisuuksia. Kuvan ominaisuuksia voidaan muuttaa kohtuullisen runsaasti. Ominaisuuksia pääsee muuttamaan valitsemalla kuva aktiiseksi ja valitsemalla Format | Picture (suom. Muokkaa | Kuva).

Kuvan rivitystapa (engl. Layout) kannattaa määritellä kuvan ominaisuuksista. Valinta Square antaa mahdollisuuden sijoittaa kuva haluttuun paikkaan. Tällöin kuvat saa pysyvät kohtuullisen hyvin paikallaan jopa toistensa läheisyydessä.

Kuvat kannattaa ankkuroida johonkin tekstikappaleeseen kiinteästi ja ankkuri kannattaa lukita (engl. Loch anchor) kyseiseen tekstikappaleeseen. Lukitseminen tarkoittaa, että kuvaa liikutettaessa se on edelleen ankkuroitunut kyseiseen tekstikappaleeseen eikä ankkuri liiku kuvan mukana. Hyvä ankkuroinnin kohde on esimerkiksi kuvateksti. Kuvaa liikutettaessa tekstikappale ei kuitenkaan seuraa kuvaa.

Dokumentti voi kasvaa kirjoittamisen aikana, joten kuvan on hyvä liikkua tekstin mukana. Kuvan liikkuminen tekstin mukana mahdollistetaan laittamalla ominaisuus (engl. Move object with text) päälle. Ongelmaksi muodostuu kuvan sijouttuminen sivunvaihdon yhteydessä, mutta kirjoitusvaiheessa tuosta ei tarvitse välittää. Pakotettujen sivunvaihtojen avulla voidaan sitten hienosäätää kuvien sijoittumista sivuille ennen tulostamista.

Kuvien käyttäytymiseen toisensa läheisyydessä vaikuttaa myös ominaisuus (engl. Allow Overlaps), joka tarkoittaa että sallitaan objektien limittäminen toistensa päälle. Jos limittämiseen ei ole tarvetta, niin ominaisuus kannattaa ottaa kokonaan pois käytöstä kuvan lisäyksen yhteydessä.

Ongelmia kuvatekstien kanssa?

Kuvateksin lisääminen onnistuu toiminnolla Insert | Caption (Suom. Lisää | Kuvateksti). Toiminnon yhteydessä voidaan vaihtaa kuvatekstin otsikko (engl. Label) haluttuun muotoon.

Kuvatekstin kannattaa lisätä siten, että kuva ei ole aktiivinen. Tällöin kuvateksti ei tule Textboxin sisälle ja tällöin saadaan tehtyä kuvateksteistä luettelo asiakirjan loppuun. Kuvateksti ei liiku kuvan mukana, jos kuvaa liikutetaan hiirellä, mutta kuva kannattaa kuitenkin ankkuroida kuvatekstiin.

Liikuteltavan, tekstikehyksen sisällä olevan, kuvaotsikon saa valitsemalla kuvan aktiiviseksi ja lisäämällä kuvaotsikon. Tekstikehys kannattaa ankkuroida samaan tekstikappaleeseen kuin kuvakin napauttamalla oikealla näppäimellä kehyksen reunaa, valitsemalla Format Textbox ja loput samalla periaatteella kuin kuvankin kanssa. Tekstikehyksen sisällä oleva kuvaotsikko ei tule mukaan kuvaluetteloon!

Ongelmia sisällysluetteloon tulevan lukunumeroinnin kanssa?

Sisällysluettelon joidenkin lukujen otsikoista voi puuttua kokonaan lukunumerointi, vaikka sellainen löytyy varsinaisesta otsikosta. Ongelma johtuu yleensä siitä, että jokin kuva on ankkuroitu kyseiseen otsikkoon. Kuvan ankkurin sijainnin näkee napauttamalla otsikon läheisen kuvan aktiiviseksi. Tällöin kaikkien kappalemerkkien täytyy olla näkyvissä. Kappalemerkit saa näkyville Standard-työkalupainikerivin Show/Hide-painikkeella. Ankkurin saa siirrettyä hiirellä raahamalla johonkin toiseen tekstikappaleeseen, jos sitä ei ole lukittu. Jos ankkuri on lukittu, niin lukitus täytyy purkaa kuvan ominaisuuksista.

Ongelmia sisällysluettelon sivunumeroiden kanssa?

Miksi tulostetun dokumentin sisällysluettelossa on väärä sivunumerointi? Sivunumerointi heittää dokumentin loppupäässä yhdellä tai kahdella sivulla.

Sisällysluettelon sivunumeroinnin ongelmat voivat johtua esimerkiksi siitä, että dokumentissa on näkyvissä ylimääräisiä kenttiä, joiden sisältöä ei tulosteta. Tällaiset kentät saa näkyville Standard-työkalurivillä olevalla Show/Hide-painikkeella. Näkyville tulee välilyönnit, kappalevaihdot, sivunvaihdot sekä esimerkiksi erilaiset hakemistojen merkitsemiseen käytetävät kentät.

Jos dokumenttiin on merkitty hakemistoa varten paljon sanoja, niin sisällysluettelon sivunumerointi voi muuttua sivulla tai kahdella asiakirjan lopussa. Ongelman ehkäisemiseksi kannattaa sisällysluettelo päivittää tilassa, jossa ylimääräiset merkit tai kentät eivät ole näkyvissä. Tämän jälkeen asiakirja voidaan tulostaa ja sivunumeroiden pitäisi olla kunnossa.

Kuinka taulukon saa katkaistua sivunvaihdon yhteydessä?

Dokumentissani on pitkä taulukko, joka ulottuu useammalla sivulle. Kuinka saan katkaistua taulukon, koska jokaisen sivun alkuun pitäisi saada kopioitua taulukon otsikkotiedot?

Taulukon katkaiseminen onnistuu tekemällä pakotetun sivunvaihdon taulukon riville, jonka haluaa siirtyvän seuraavan sivun alkuun. Pakotetun sivunvaihdon saa tehtyä valikkokomennolla Insert| Break | Page Break. Pikanäppäin pakotun sivunvaihdon tekemiseen on CTRL-ENTER.

Miten saan listanumeroinnin alkamaan uudelleen alusta?

Voit Napsauta hiiren oikealla näppäimellä listakohtaa, josta haluat numeroinnin alkavan uudelleen. Valitse kohta Restart numbering. Vastaavasti Continue numbering jatkaa numerointia edellisestä numeroidusta luettelosta.

Miten Wordissä saa tavutuksen päälle?

Tavutuksen saa automaattiseksi valinnalla Tools | Language | Hyphenation (suom. Työkalut | Kieli | Tavutus) avautuvasta ikkunasta. Ikkunasta valitaan päälle kohta Tavuta dokumentti automaattisesti (engl. Automatically hyphenate document).

Voiko kaikkia kenttiä (luettelot ja viitteet) päivittää yhtä aikaa?

Voi. Valitse Edit | Select all ja paina F9. Valitse kaikkien tietojen päivittäminen sisällysluetteloon. Nyt viitteiden yms. pitäisi olla olla kunnossa. Jos muutat jotain otsikkoa tms. johon viitataan tällöin täytyy myös muuttaa piilokentän sisällä olevaa tekstiä, muutoin se ei päivitys hakemistoon.

Miten määritellään marginaalit ja sivunkoko?

Valitse File | Page Setup. Margins-välilehdeltä löytyy asetukset marginaalien ja sidontareunuksen säätämiseen. Paper-välilehdeltä voit säätää sivun koon ja Margins-välilehdeltä paperin suuntautumisen. Layout-välilehdeltä voit säätää ylä- ja alatunnisteiden asetuksia ja pystysuuntaisen sijoittumisen sivulla. Huomaa, että kunkin välilehden alareunasta on valittava kohtaan Apply to valinta Whole document mikäli haluaa muutoksien tapahtuvan koko dokumentissa.

Word 2007:ssä on hieman hämäävää näiden muuttaminen koska valitseminen suoraan annetusta listasta margins- ja size-kohdista ei toimi koska valinta vaikuttaa silloin vain aktiiviseen dokumentin osaan. Täytyy aina muistaa valita listan lopusta Custom Margins ja More paper sizes niin saa saman dialogin mikä löytyy vanhemmastakin wordista ja tästä dialogista pitää ehdottomasti valita apply to: -kohtaan Whole document.

Mikä on Page Setup -valinnan Layout-välilehden Vertical alignment -valinnan merkitys?

Sillä saadaan määrättyä se miten teksti sijoittuu sivulla pystysuunnassa. Tyypillisestihän teksti alkaa aina yläreunasta, mutta tällä säädöllä sen voi laittaa alkamaan alareunasta tai venyttämään tekstit yläreunasta alareunaan. Täydet tekstisivut eivät luonnollisesti muutu paljoakaan vaikka tätä asetusta muuttaisi.

Mikä on sidontareunus? Miten kaksipuoleisissa tulosteissa saa sidontareunuksen pysymään aina samalla puolella?

Sidontareunuksella saadaan määritettyä sopiva tila rei'itykselle tms. Reunuksen paikan saa vaihdettua oikeaan laitaan joka toiselle sivulle valinnalla File | Page Setup | Layout | Different odd and even vaikka valinta näyttäisikin koskevan vain ylä- ja alatunnisteita.

Miten taulukon eteen ja jälkeen saa tyhjää tilaa jos ei saa käyttää ylimääräisiä entereitä?

Taulukoille on olemassa tyylejä, joilla saa kootusti määriteltyä taulukon ulkoasun. Mutta tyylin valinta Modify | Format | Paragraph | Spacing ei muuta taulukon etäisyyttä muista kappaleista. Tämä lienee bugi tai jokin objektin ikävä sivuominaisuus. Jokseenkin järkevä tapa olisi luoda uudet kappaletyylit Taulukon otsikko ja Taulukon alatunniste tms. joille määrittelisi sopivat etäisyydet toisiin kappaleisiin ja käyttäisi näitä ennen ja jälkeen taulukon. Tämä ei suuresti eroa pelkästä enterin painalluksesta, mutta hyöty on lähinnä siinä että voi määritellä tarkan etäisyyden tekstiin ja käyttää samaa tyyliä useassa taulukossa.

Mikä on asiakirjamalli? Mitä hyötyä siitä on?

Asiakirjamalli on dokumentin pohja, jonka päälle varsinaisen teksti kirjoitetaan. Asiakirjamalliin tallentuu muotoillut tyylit, dokumentin marginaalit, sivunkoon, osanjaot, makrot ja mahdolliset pohjatekstit. Tulevat dokumentit voidaan aloittaa asiakirjamallin pohjalta jolloin samoja säätöjä ei tarvitse tehdä useaa kertaa.

Asiakirjamallin voi tehdä olemassaolevasta dokumentista tallentamalla se asiakirjamalliksi valinnalla File | Save as ja valitsemalla tallennustyypiksi Word Template (*.dot). Word tallentaa pohjat yleensä Templates-nimiseen hakemistoon, mistä pohja on saatavilla aina kyseisen koneen Wordiä käytettäessä. Vaihtoehtoisesti tallennuksen voi tehdä myös johonkin muuhunkin hakemistoon. Ennen tallennusta kannattaa toki poistaa ylimääräiset tekstit dokumentista, joilloin uutta dokumenttia aloitettaessa ei tarvitse aina poistaa vanhoja tekstejä.

Uuden asiakirjan voi pohjata asiakirjamalliin valitsemalla valikosta File | New | Templates | On my computer mistä saa näkyviin Templates-hakemistossa sijaitsevat asiakirjapohjat. Vaihtoehtoisesti asiakirjamallin voi valita tiedostodialogista valitsemalla File | New | From existing document.

Miten .dot-päätteisen asiakirjamallin saa tallennettua .doc-päätteiseksi asiakirjaksi?

Yleensä asiakirjamalliin ei kannata kirjoittaa tekstiä vaan dokumentti kannattaa aloittaa asiakirjamallin pohjalta. Jos kuitenkin on käynyt niin että onkin muokannut itse asiakirjamallia (onnistuu valinnalla File | Open) ja haluaisi tallentaa tämän normaaliksi dokumentiksi, niin se onnistuu yksinkertaisesti (ainakin Word 2003:ssa) valinnalla File | Save as ja valitsemalla tallennustyypiksi Word Document (*.doc).

Word 2000:ssa tai vastaavassa tallentaminen asiakirjamallistasta normaaliksi dokumentiksi ei kuitenkaan onnistu suoraan. Tällöin pitää aloittaa uusi dokumentti asiakirjamallin (.dot) pohjalta ja tallentaa tämä normaaliksi dokumentiksi (.doc). Dokumentin aloittaminen asiakirjamallin pohjalta onnistuu ainakin avaamalla tuplanapauttamalla Windows Explorerissa .dot-päätteistä asiakirjamallia.

Miten saa vesileiman jokaisen sivun pohjalle, esim. yrityksen logon?

Valinnalla Format | Background | Printed Watermark ja valitsemalla Picture Watermark -kohdasta Select Picture. Washout-valinta himmentää kuvan niin ettei se merkitsevästi häiritse tekstin lukemista. Kannattaa kuitenkin välttää taustakuvien käyttöä, koska teksti pysyy luettavampana. Logo kannattaisi esim. sijoittaa mieluummin esim. ylätunnisteeseen selväksi toistuvaksi kuvaksi.

Ongelmia toimintojen löytymisessä

Seuraavaan on lisätty muutamia vinkkejä sellaisia ihmisiä varten, jotka siirtyvät käyttämään Word 2002 tai 2003:sta jostakin vanhemmasta versiosta.

Miten pääsen muokkaamaan tyylin ominaisuuksia uudessa Word-ohjelmassa?

Vanhempia Wordin versioita (<=2000) koskevat ohjeet löytyvät luentomonisteesta.

Tyylien muuttaminen Word 2002:ssa onnistuu valikkokomennolla Format | Styles and Formatting. Valikkokomento avaa ohjelmaikkunan oikeaan laitaan tyylivalikon, jossa on näkyvillä asiakirjassa käytettyjä tyylejä. Tyylin ominaisuuksia pääset muuttamaan aktivoimalla tyylin hiirellä napsauttamalla, jonka jälkeen tyylin nimen perään ilmaantuu alasvetovalikon nuoli. Alasvetovalikosta löytyy Modify-komento, jolla näkyville avautuu tyylin muuttamiseen käytettävä ikkuna. Ikkunan vasemmassa alalaidasta löytyy Format-painike, jonka alta löytyy tutut muotoilumahdollisuudet. Vanhemmasta versiosta poiketen valikosta löytyy myös pikanäppäinten määrittämistoiminto.

Jos oikeaa tyyliä ei näy oikean reunan ikkunassa, niin kaikki tyylit (engl. All Styles) saa näkyville oikeassa alareunassa olevasta valikosta.

Miten saan määriteltyä pikanäppäimet tyyleihin?

Vanhempia Wordin versioita (<=2000) koskevat ohjeet löytyvät luentomonisteesta.

Vanhemmista versioista poiketen pikanäppäimet on muutettu tyylin muutoksessa käytettään Format-valikkoon. Format-valikkoon pääsemiseksi tai tyylien muuttamiseksi kannattaa lukea FAQ:n kohta "Miten pääsen muokkaamaan tyylin ominaisuuksia Word 2002:ssa?"

Miten saan tehtyä ristiviitteen kuvatekstiin tai otsikoon?

Vie kohdistin siihen kohtaan, johon haluat viittauksen tulevan. Valitse Insert | Reference | Cross-reference. Reference type -alasvetovalikosta voidaan valita mihin viitataan, esim. otsikkoon (engl. Heading) tai kuvatekstiin (engl. Figure). Jos olet luonut oman otsikkotyypin (esim. Kuva) kuvatekstille, niin voit myös valita sen. Insert reference to -valinnalla voidaan valita miten viite esitetään, esim. koko otsikko vai vain otsikon numero. Lopuksi valitaan listasta kohta johon halutaan viitata ja napautetaan OK.

Miten tehdään alaviite? Mitä eroa on alaviitteellä ja loppuviitteellä?

Alaviitettä käytetään esimerkiksi täsmentämään jotain sanaa. Tällöin sanan loppuun merkitään numero tms. ja selite kirjoitetaan sivun alareunaan. Wordin alaviitteellä voidaan tämä operaatio tehdä automaattisesti. Vie kohdistin sanan loppuun ja valitse valikosta Insert | Reference | Footnote. Valitse OK ja kirjoita alareunan seliteteksti. Loppuviite (engl. Endnote) eroaa alaviitteestä siten, että seliteksti ei tulekaan sivun alareunaan vaan asiakirjan loppuun. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi lähdeluettelon tekemisessä.

Miten saan lisättyä lisättyä ala-, loppu- tai ristiviitteen?

Vanhempia Wordin versioita (<=2000) koskevat ohjeet löytyvät luentomonisteesta.

Viitteiden lisäämiskomento on Word 2002:ssa muutettu hieman toiseen kohti. Ristiviitteen lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Reference | Cross-Reference avautuvasta ikkunasta. Vastaavasti ala- ja loppuviitteiden lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Reference | Footnote.

Miten saan lisättyä sisällysluettelon, hakemiston tai kuvaotsikkoluettelon?

Vanhempia Wordin versioita (<=2000) koskevat ohjeet löytyvät luentomonisteesta.

Sisällysluettelon, hakemiston ja kuvaotsikkoluettelon lisäämiskomento on Word 2002:ssa muutettu hieman toiseen kohti. Hakemiston ja luetteloiden lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Reference | Index and Tables avautuvasta ikkunasta.

Miten saan tehtyä lähdeluettelon?

Lähdeluetteloa ei saa tehtyä valikosta Insert | Reference | Index and tables. Viimeinen luettelo, Table of authorities, on tarkoitettu lakiviitteiden tekemiseen. Sen toiminta on kyllä lähellä lähdeluettelon tekemistä, mutta en ainakaan äkkiä keksinyt miten tuon avulla voisi tehdä lähde- luetteloa. Sen sijaan voi käyttää loppuviitettä (Endnote valinalla Insert | Reference | Footnote), jolloin viittaus tapahtuu numeroilla (käytetään teknillisissä artikkeleissa melko usein). Viittaus samaan numeroon uudelleen onnistuu ainakin ristiviitteen (Insert | Reference | Cross-reference) kautta valitsemalla viitekohdaksi Endnote ja viitetekstiksi Formatted number. Mikäli viitteenä halutaan käyttää tekstiä tyyliin (Galilei ym, 1639), niin viite on tehtävä ristiviitteellä. Tällöin lopun luetteloon kannattaa lisätä viiteteksti ja perään täydellisemmät artikkelitiedot. Viiteteksti merkitään kirjanmerkiksi (Insert | Bookmark) ja ristiviite tehdään tähän kirjanmerkin tekstiin. Tapa on hieman kömpelö, mutta järkevämpää keinoa Word ei vielä tarjoa.

Miten saan lisättyä lisättyä kuvaotsikon?

Vanhempia Wordin versioita (<=2000) koskevat ohjeet löytyvät luentomonisteesta.

Kuvaotsikon lisäämiskomento on Word 2002:ssa muutettu hieman toiseen kohti. Kuvaotsikon lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Reference | Caption avautuvasta ikkunasta.

Miten saan piilokenttäkoodit näkyviin Wordissä?

Napauta ALT+F9. Takaisin normaalitilaan pääset samalla näppäinyhdistelmällä.

Esitysgrafiikkaan liittyviä kysymyksiä ja vastauksia

Skandit ja perustyyli

Perustyylin fontteja muokattaessa saattaa joskus tulla vastaan tilanne, että esimerkiksi otsikoissa ja tekstissä olevien ääkkösten fontti ei muutukaan. Tällöin ongelmaan auttaa kirjoittaa perustyylitilassa kyseisen lista/otsikkotason kohdalle kirjaimet äöÄÖ, maalata koko lista/otsikkotaso ja vasta sen jälkeen muuttaa tyyliin fonttia sekä muita tekstiin liittyviä ominaisuuksia. Ongelma tulee vastaan luultavasti vain englanninkielisessä PowerPoint -esitysgrafiikkaohjelmassa.

Miksi en saa tuotua materiaalia Word-dokumentista PowerPointiin?

Kun yritän käyttää valmista materiaalia uuden esityksen pohjaksi valinnalla Insert | Slides from Outline, niin näkyviin tulee virheilmoitus "PowerPoint can't open the type of file represented by U:\ohjelmistot\harkka.doc". Missä ihmeessä on vika?

Kyseinen virheilmoitus tulee näkyville, jos dokumenttisi on samaan aikaa auki Wordissä. Kun suljet dokumentin Wordistä ja teet sitten toimenpiteen, niin sen pitäisi onnistua.

Miksi Slides from Outline tuo dokumenttini sekavasti jäsennettynä?

Powerpoint tuo Word-dokumentista ainakin Heading X-, List Bullet X- ja List Number X-tyyleillä merkityt kappaleet. X (siis numero) kertoo kappaleen tason, jonka mukaan Powerpoint päättelee minkä jäsennystason antaa kappaleelle. Kun X on

  1. niin kappaleesta tulee uuden dian otsikko
  2. niin kappaleesta tulee ensimmäisen tason lista
  3. niin kappaleesta tulee toisen tason lista.

OpenOffice tukee järkevää otsikoiden tuontia teksti- dokumentista esitykseen. OpenOfficen Writerissa valinnalla File | Send | Outline to Presentation saa esityksen, jossa otsikkotasoista tulee dioja ja niille listakohtia ilman muita kappaleita. Valinnalla File | Send | AutoAbstract to Presentation saa otsikkotasot ja haluamansa määrän niiden alla olevia kappaleita. Valitettavasti missään ohjelmassa ei voi vielä suoraan määrätä esim. että mille tasolle dialla menisi esim. tietyllä List Bullet -tyylillä merkityt kohdat.

Miten saan muutettua handout-tulosteiden (esim. 4 diaa per sivu) marginaaleja ja diojen välissä olevaa tilaa?

Ainoa mahdollinen valinta on Scale to fit paper (näytettiin luennolla), joka venyttää hieman kokoa. Handoutin ulkoasua pystyy hieman muokkaamaan View | Master | Handout master -valinnan kautta (esim. taustaa ja muiden osien sijoittumista), mutta ei itse diojen kokoa (koko on kiinteästi määrätty ohjelmaan). Eräs mahdollisuus koon muuttamiseen on valinta File | Send to | Microsoft Office Word ja siellä kokeilla järjestellä haluamaansa järjestykseen (voi olla hankalaakin..)

Miten saan tulostettua kolme diaa ja niiden viereen omat huomioni (Notes)?

Valinnan File | Send to | Microsoft Office Word -valinnan alta löytyy vaihtoehto, josta saa kolme diaa ja näiden viereen huomiot. Useamman dian mahdollisuuksia ei taida olla ellei Wordissa lähde kikkailemaan. Powerpoint ei suoraan tue tällaista toimenpidettä vaan tulostaa voi ainoastaan yhden dian ja siihen liittyvät huomiot. Valinnan View | Master | Notes master alta voi asetella jotain huomioiden tulostukseen liittyviä asetuksia, mutta valitettavasti dioja ei pysty itse lisäämään.

Miksi kirjaisimen koko muuttuu joillakin dioilla itsestään?

PowerPoint 2002:ssa on uusi ominaisuus, joka pienentää dialle tulevan tekstin fontin kokoa mikäli teksti ei meinaa sopia dialle. Yksittäisen kohdan fontin koko saattaa pienentyä vaikka muutokset on tehty pelkästään Master Slideen (dian perustyyliin). Jos haluat saman fontin koon muuttuneeseen kuin mitä perustyylissä on, niin joudut vaihtamaan sen erikseen dian normaalimuotoilutilassa. Paras tapa on kuitenkin lyhentää liian pitkää tekstinpätkää tai jakaa teksti useammalle dialle.

Miksi tarkistusmakro herjaa, että diallani on liian monta riviä tekstiä?

Hyvän esityksen piirteisiin kuuluu, että dioille ei yritetä ahtaa liikaa tekstiä, ainoastaan ydinkohtia lyhyissä listoissa. Jos dialle tulee yli 10 riviä tekstiä niin makro herjaa siitä. Myös liian pitkät listakohdat eivät ole tarkoituksenmukaisia esityksen kannalta. Makro herjaa yli kahden rivin pituisista listakohdista. Yleensä siis on tarpeen lyhentää ja tiivistää tekstiä mikäli asiaa on liikaa. Puheessa voi kertoa loput.

Miksi tarkistusmakro herjaa kaaviosta, diagrammista tai automaattisista muodoista?

Harjoitustyön vaatimuksissa on, että viimeiselle dialle on lisättävä harjoitustyön ohjeessa oleva diagrammi tai kaavio. Kaavion tekemiseen on käytettävä automaattisia muotoja (AutoShapes) ja kaavioon diagrammityökalua (Insert | Diagram).

Mitä tarkoitetaan yhdysviivoilla kaaviossa?

Yhdysviivat (Connectors) ovat automaattisia muotoja, joilla voidaan yhdistää automaattisia muotoja toisiinsa viivoilla tai nuolilla. Yhdysviivat pystyvät kiinni toisissa muodoissa vaikka muotoja liikuteltaisiinkin. Tavalliset viivat eivät tee tätä.

Mitä on suunnittelumalli (engl. Design template)?

Suunnittelumalli on pohja esitykselle. Sen avulla esityksestä saadaan nopeasti näyttävän näköinen. Suunnittelumalli muuttaa perustyyliä (engl. Master Slide), jolloin myös kaikki tulevat diat ovat suunnittelumallin mukaisia. Suunnittelumallia voi vaihtaa valinnalla Format | Slide Design.

Olen lisännyt kuvan dialle. Miksi makro herjaa ettei kuvaa löydy?

Harjoitustyössä annettu kuva pitää lisätä esityspohjaan. Valitse siis View | Master | Slide Master ja lisää kuva sinne. Pienennä kuvaa ja sijoita se yläkulmaan. Nyt kuva toistuu jokaisella dialla. Tätä voi hyödyntää esimerkiksi yritysten logojen kanssa.

Miksi tarkistusmakro herjaa alatunnisteesta tai dianumeroinneista?

Lisää perustyyliin (engl. Master Slide) dianumerointi ja alareunaan oma nimesi, niin teksti toistuu kaikilla dioilla ja numerointi toimii automaattisesti. Tämä tapahtuu valitsemalla ensin View | Master | Slide Master ja sitten View | Header and Footer. Lisää oma sähköpostiosoitteesi Footer-tekstikenttään, napauta raksi päälle kohtaan Slide Number ja paina Apply to All.

Oikein lisättyä sähköpostiosoitetta ja dianumerointia ei pääse muuttamaan yksittäisten kalvojen kautta vaan ainoastaan master sliden kautta.

Miten teen diagrammin PowerPoint 2000 tai vanhemmalla versiolla?

Powerpoint 2000:ssa ei ole diagrammityökaluja, joten joudut käyttämään piirtotyökaluja. Lopputulos ei ole aivan yhtä hieno mutta mahdollinen kuitenkin. Jyväskylässä opiskelevien kannattaa käydä tekemässä diagrammi mikroluokissa ellei jostain lähempää löydy Powerpointin vuoden 2002 tai 2003 versiota.

Miten saan kopioitua leikepöydälle piirtämäni kaavion ilman powerpoint sliden taustakuvaa?

Apple-käyttäjien ongelmat

Apple-käyttäjillä voi tulla ongelmia harjoitustyön mallitekstin skandinaavisten merkkien kanssa. Applen merkistö eroaa hieman Windowsin vastaavasta jolloin ä- ja ö-kirjaimet aukeavatkin sotkuna.

Tuotaessa tekstitiedostoa Applessa toimivaan Microsoft Wordiin pitää valita merkistön koodaukseksi (encoding)Western European (ISO). Tämä valinta varmistaa skandinaavisten merkkien toiminnan.

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/faq/tyovaline/
© Antti Ekonoja (antti.j.ekonoja@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
2011-03-01 11:48:29
Informaatioteknologia - Jyväskylän yliopiston informaatioteknologian tiedekunta