Tyylit

• Mikä ihme on tyyli?
• Erilaiset tyylit
• Rakenteen merkitseminen eli tyylien käyttö
• Tyylin ominaisuuksien muokkaaminen
• Uusien tyylien luominen
• Kirjasimen ominaisuudet
• Kappaleen ominaisuudet
• Sarkaimet
• Luettelomerkit ja numerointi

Tyylit ovat tekstinkäsittelyn ylivoimaisesti tärkein työkalu! Tyylejä käyttämällä saavutetaan monia hyötyjä, kuten esimerkiksi ajansäästö asiakirjan kirjoittamis- ja muokkaamisvaiheessa. Lisäksi asiakirja on helpommin muutettavissa kokonaan toisiin formaatteihin rakenteellisten ominaisuuksiensa vuoksi. Ikävä kyllä tekstinkäsittelyoppaissa kiinnitetään aivan liian vähän huomiota tyylien käyttöön ja niillä saavutettaviin hyötyihin.

Seuraavissa luvuissa tarkastellaan tyylien käyttöä kirjoittamisen apuna. Kun ensimmäistä kertaa tyyleihin perehtyessä voi tuntua, että tyyleistä ei ole merkittävää hyötyä. Hyöty ei välttämättä näy pienten ja kokonaan erilaisten asiakirjojen kirjoittamisen yhteydessä. Hyöty tulee kuitenkin selvästi esille, kun joutuu muuttamaan hieman pidemmän tai useamman lyhyemmän asiakirjan ulkoasun kokonaan toiseksi. Muutaman tunnin urakan voi tehdä muutamassa minuutissa käyttämällä tyylejä oikein.

Mikä ihme on tyyli?

Muutamissa sovellusohjelmissa käytetään harhaanjohtavasti tyyli nimitystä tekstin ulkonäöstä puhuttaessa. Tyyli liittyy läheisesti tekstin ulkonäön muuttamiseen, mutta se hyvin on paljon muutakin. Tyyli on kokoelma erilaisia tekstikappaleeseen tai sen osaan kohdistuvia muotoiluja. Tyyliin voidaan liittää kirjasimen liittyviä perusominaisuuksia, kuten esimerkiksi lihavoinnit, kirjasimen koko ja kirjasimen tyyppi, mutta myös kappaleiden ominaisuuksia, kuten esimerkiksi kappaleiden välit, listamerkit ja sisennykset.

Miksi ihmeessä tyylejä kannattaa käyttää? Tyyli on siis kokoelma teksti- ja kappalemuotoiluista, jotka voidaan kohdistaa johonkin tekstikappaleeseen tai sen osaan. Kun tyyli on kerran määritelty ja sitä on käytetty asiakirjassa, voidaan tyyliin tehtyjä määrittelyjä muuttaa nopeasti ja vaivattomasti. Tyyliä muutettaessa kaikki kyseisellä tyylillä määritellyt kappaleet tai niiden osat muuttuvat uusien tyylin määrittelyjen mukaisiksi.

Esimerkiksi koko asiakirjan otsikoiden kirjasintyypin muuttaminen toiseksi onnistuu muutamassa sekunnissa. Ilman tyylejä joudutaan jokainen otsikkoteksti valitsemaan ja muuttamaan erikseen, joten työhön saattaa mennä aikaa aivan turhaan. Tyylien avulla asiakirjan rakenne ja ulkoasun määritykset saadaan yhtenäisiksi, joten asiakirjan muokkaaminen on kohtuullisen vaivatonta ja nopeaa.

Erilaiset tyylit

Asiakirjasta on löydettävissä kolme eritasoista tyyliä, joiden merkitystä valotetaan seuraavassa:

Merkkityyli (engl. Character Style) on nimensä mukaisesti kappaleiden merkkien ulkoasuun vaikuttava tyyli. Merkkityyliin ei voida sisällyttää minkäänlaisia kappaleelle ominaisia muotoiluja, kuten esimerkiksi kappalevälejä. Merkkityylejä käytetään kappaleen sisällä olevien rakenteellisten kohtien merkitsemiseen, kuten esimerkiksi valikkokomentojen merkitsemiseen. Merkkityylejä ei kannata käyttää koko kappaleen alueella, vaan pelkästään hyvin pienillä alueilla, koska koko kappaleen merkkimuotoilut voidaan liittää osaksi kappaletyyliä.

Kappaletyyli (engl. Paragraph Style) on nimensä mukaisesti asiakirjan kappaleeseen vaikuttavat tyyli. Kappaletyyliin voidaan liittää kaikki kappaleen muotoiluun käytettävät ominaisuudet. Kappaletyyliin voidaan si sällyttää myös merkkimuotoilut. Kappaletyyli voi olla esimerkiksi otsikkotyyli, jolle on määritelty kappaleen välit, sisennykset, keskitykset sekä kirjasimen ominaisuudet.

Asiakirjamalli (engl. Document Template) on Microsoft Wordin mukana tuleva asiakirjapohja, joka sisältää muun muassa tarpeelliset tyylit ja sivunasetukset. Asiakirjamalli toimii pohjana uusille dokumenteille. Asiakirjamallista ja sen merkityksestä kerrotaan tarkemmin luvussa Asiakirjamalli.

Joistakin tekstinkäsittelyohjelmista, kuten esimerkiksi Corel Word Perfectistä, löytyy avoin tyyli (engl. Open style), joka vastaa likipitäen Wordin asiakirjamallin ja normaali (engl. Normal) -tyylin yhdistelmää. Avoimen tyylin sisään voidaan määritellä erilaisia pohjatyylin määrityksiä, jotka toimivat normaalissa asiakirjassa kirjoittamisessa apuna.

Rakenteen merkitseminen eli tyylien käyttö

Asiakirjan sisällön eli tekstin osat merkitään tekstinkäsittelyohjelmista valmiiden löytyvien tyylien avulla. Tyylien avulla tavallisesta tekstistä erotetaan muun muassa eri tasoiset otsikot. Tyylit ovat asiakirjan rakenteellisia kokonaisuuksia, eivätkä ne varsinaisesti liity asiakirjan ulkoasuun.

Kuva 2. Formatting-työkalurivi.

Kappaletyylin käyttäminen uudessa kappaleessa onnistuu valitsemalla rakennetta parhaiten kuvaava tyyli aktiiviseksi ennen kappaleen kirjoittamista. Microsoft Wordissa tyyli voidaan valita tyylivalikon avulla (Kuva 2), joka löytyy Formatting (suom. Muotoilu) -työkalurivin vasemmasta reunasta. Tyylien käyttäminen onnistuu myös tekstikappaleen kirjoittamisen jälkeen. Tyyliä voidaan käyttää aktiiviseen eli tekstikursorin osoittamaan tekstikappaleeseen valitsemalla oikea tyyli tyylivalikolla. Kappaletta ei tarvitse valita kokonaan aktiiviseksi, kun käytetään kappaletyyliä kappaleeseen. Pelkästään tekstikursorin vieminen kappaleen sisään riittää. Kätevin tapa tyylien käyttämiseen on pikanäppäinkomennon määrittänen tyyliin. Tällöin tyylien merkitseminen voidaan tehdä todella nopeasti kirjoittamisen yhteydessä näppäimistöltä.

Tyylejä voidaan myös valita ja käyttää valikkokomennolla Format | Style (suom. Muotoile | Tyyli). Tällä tavoin saadaan kaikki asiakirjan tyylit käyttöön, jos tyylivalikosta ei löydy kaikkia tyylejä. Tyylilistasta voidaan valita haluttu tyyli aktiiviseksi ja sitä voidaan käyttää aktiiviseen tekstikappaleeseen painikkeella Apply (suom. Käytä). Kannattaa myös huomata, että tyylilistan alapuolella oleva alasvetovalikko List (suom. Lista) määrittää mitä tyylejä tyylilistassa näytetään.

Merkkityyliä voidaan käyttää missä tahansa tekstikappaleen osassa. Tyyliä voidaan käyttää kirjoittamisen aikana valitsemalla tyyli käytettävä tyyli. Jos tyylin käyttö halutaan lopettaa, onnistuu se onnistuu painamalla CTRL-VäLILYöNTI-näppäinyhdistelmää. Tyyliä voidaan toki käyttää myös kirjoittamisen jälkeen, jolloin valitaan ne sanat aktiivisiksi, joihin tyyliä halutaan käyttää. Tämän jälkeen valitaan haluttu tyyli, jolloin pelkästään valittujen merkkien tai sanojen ominaisuudet muuttuvat. Merkkityylien käyttö on siis hyvin samankaltaista kuin kappaletyylin. Ainoan eron muodostaa tyylien vaikutusalue ja niiden sisään tulevat muotoilut.

Tyylilistan merkkityylin ja kappaletyylin erottaa toisistaan tyylilistasta tyylin nimen perässä olevasta merkinnästä. Kappaletyyli on merkitty kappalemerkillä () ja merkkityyli on merkitty alleviivatulla a-kirjaimella (a).

Kappaletyylin ulkopuolisten ominaisuuksien poistaminen onnistuu valitsemalla tekstikappale aktiiviseksi ja painamalla CTRL-Q-näppäinyhdistelmää. Samalla kappaleesta poistuu myös merkkityylimäärittelyt, joten näppäinyhdistelmän kanssa kannattaa olla varovainen.

Merkkityylin ominaisuuksien poistaminen onnistuu valitsemalla muotoiltu kohta uudelleen ja painamalla näppäimistöltä CTRL-VäLILYöNTI-näppäinyhdistelmää.

Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy erilaisiin tarpeisiin useita käyttökelpoisia tyylejä. Seuraavassa listassa on esiteltynä muutamia yleisimpiä kappale- ja merkkityylejä.

Kuva 3. Tyylilista.

• Heading 1-9 (suom. Otsikko 1-9) -tyylejä käytetään otsikoissa. Ylimmän otsikkotason numerointi on 1.

• Normal (suom. Normaali) -tyyliä käytetään normaaleissa tekstikappaleissa.

• List Bullet (suom. Järjestämätön lista) -tyyliä käytetään järjestämättömässä listassa. Järjestämättömiä listatyylejä on viisi eritasoista.

• List Number (suom. Numeroitu lista) -tyyliä käytetään järjestetyissä listoissa. Numeroituja listatyylejä on viisi eritasoista.

• Header (suom. Ylätunniste) -tyyliä käytetään asiakirjan ylätunnisteessa.

• Footer (suom. Alatunniste) -tyyliä käytetään asiakirjan alatunnisteessa.

• TOC 1-9 (suom. Sisällysluettelo 1-9) -tyylejä käytetään sisällysluettelossa. TOC 1 -tyyli on ylimmän sisällysluettelotason tyyli.

• Index1-9 (suom. Hakemisto 1-9) -tyyliä käytetään hakemistossa.

• Hyperlink (suom. Hyperlinkki) -tyyliä käytetään asiakirjan WWW- ja sähköpostiosoitteiden merkitsemiseen.

• Strong-merkkityyliä käytetään asiakirjan tärkeisiin korostuksiin.

• Emphasis-merkkityyliä käytetään asiakirjan vähemmän tärkeisiin korostuksiin.

Joissakin tapauksissa rakenteellisesti oikeaa tyyliä ei löydy valmiina tekstinkäsittelyohjelmista. Tällöin joudutaan tekemään uusia tyylejä. Uusien tyylien luomista käsitellään tarkemmin luvussa Uusien tyylien luominen.

Tyylin ominaisuuksien muokkaaminen

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen on helppo toimenpide. Ominaisuuksien muuttaminen voidaan aloittaa valikkokomennolla Format | Style (suom. Muotoile | Tyyli). Avautuvan ikkunan vasemmasta reunasta voidaan valita tyyli, jonka ominaisuuksia halutaan muokata. Tyylin aktivoimisen jälkeen saadaan lyhyt kuvaus tyylin sisällöstä sivun oikeaan laitaan. Ominaisuuksia päästään muokkaamaan Modify (suom. Muuta) -painikkeella avautuvasta ikkunasta. Ikkunan yläosan tiedot käsitellään tarkemmin uuden tyylin luomisen yhteydessä luvussa Uusien tyylien luominen, koska niitä harvemmin tarvitsee muokata. Uusien tyylien luomisessa ominaisuudet on kuitenkin tunnettava hyvin. Tässä yhteydessä käsitellään ainoastaan ikkunan alaosan tarjoamia mahdollisuuksia.

Tyylin ominaisuuksista voidaan muuttaa seuraavia Format (suom. Muotoilu) -painikkeen alta löytyviä kokonaisuuksia.

Kuva 4. Tyylin ominaisuudet.

• Font (suom. Fontti) -valinnalla päästään muokkaamaan kirjasimen ominaisuuksia. Kirjasimen ominaisuuksia ovat muun muassa kirjasin tyyppi, koko sekä erilaiset korostukset. Tarkemmin kirjasimen ominaisuuksien muuttamista tarkastellaan luvussa Kirjasimen ominaisuudet.

• Paragraph (suom. Kappale) -valinnalla päästään muokkaamaan kappaleen ominaisuuksia. Kappaleen ominaisuuksia ovat muun muassa välit ennen ja jälkeen kappaleen, sisennykset ja tasaukset. Kappaleen ominaisuuksia käsitellään yksityiskohtaisemmin luvussa Kappaleen ominaisuudet.

• Tabs (suom. Sarkaimet) -valinnalla päästää muokkaamaan sarkainten ominaisuuksia. Sarkainten ominaisuuksia käsitellään tarkemmin luvussa Sarkaimet.

• Border (suom. Reunat) -valinnalla päästään muokkaamaan tyylissä käytettäviä rajoja.

• Language (suom. Kieli) -valinnalla voidaan muuttaa tyylin kieltä. Kielen muuttamisesta ja kieleen liittyvistä työkaluista ei kerrota tässä yhteydessä tämän enempää.

• Numbering (suom. Numerointi) -valinnalla voidaan muuttaa listanumerointia ja luettelomerkkejä. Listojen ominaisuuksiin perehdytään tarkemmin luvussa Luettelomerkit ja numerointi.

Kuva 5. Tyylin muokkausikkuna.

Microsoft Wordista löytyy tyylin muuttamiseen muutamia huomion arvoisia ominaisuuksia, joita seuraavassa tarkastellaan lyhyesti.

Add to template (suom. Lisää malliin) -valinta löytyy tyylien muokkaamisikkunan alaosasta painikkeiden yläpuolelta. Valinnalla voidaan tallentaa tyyliin tehdyt muutokset asiakirjamalliin. Uusi dokumentti pohjautuu johonkin asiakirjamalliin, joten muokattavat tyylit pohjautuvat asiakirjamallien tyyleihin. Tyylin muutokset kannattaa tallentaa asiakirjamalliin, jos niistä on tulevaisuudessakin hyötyä.

Automatically update (suom. Päivitä automaattisesti) -valinta löytyy myös muokkaamisikkunan alaosasta painikkeiden yläpuolelta. Valinnalla voidaan tallentaa asiakirjassa tekstikappaleisiin tehtävät muutokset suoraan tyyleihin. Tallentaminen kannattaa valita ainoastaan, jos tietää tarvitsevansa kyseistä ominaisuutta, koska muuten tyylin määrittelyt saa helposti sekoamaan.

Kuva 6. Pikanäppäinten määrittäminen.

Shortcut Key (suom. Pikanäppäin) -painikkeen, joka löytyy muokkaamisikkunan alaosan oikeasta reunasta, avulla voidaan tyylille määritellä pikanäppäin. Pikanäppäimen tarkoituksena on helpottaa tyylin käyttöä. Pikanäppäimillä pyritään nopeuttamaan työskentelyä, koska tyylin valinnassa ei välttämättä tarvitse nostaa käsiä pois näppäimistöltä. Pikanäppäinyhdistelmä asetetaan tyyliin painamalla pikanäppäinyhdistelmää, kun kenttä Press new shortcut key (suom. Anna uusi näppäinyhdistelmä) on aktivoitu. Kentän alapuolelle ilmestyy tieto painetun pikanäppäimen nykyisestä käyttötarkoituksesta. Pikanäppäin asetetaan Assign (suom. Liitä) -painikkeella, jolloin näppäinyhdistelmä siirtyy Current Keys (suom. Nykyset näppäimet) -kenttään ja pikanäppäinkomentoa voidaan käyttää dokumentissa.

Pikanäppäin voidaan tallentaa joko osaksi jotakin asiakirjamallia tai kyseistä dokumenttia. Jos pikanäppäinkomentoa haluaa käyttää useammissa asiakirjoissa, niin se kannattaa tallentaa asiakirjamalliin. Pikanäppäinkomennon tallentuminen voidaan määritellä Save changes in (suom. Tallenna tiedostoon) -kentällä. Tyyleille kannattaa määritellä mahdollisimman luontevat pikanäppäinkomennot, jolloin niiden käyttö on helpompaa. Esimerkiksi ensimmäisen tason otsikkotyylin Heading1 (suom. Otsikko1) voi laittaa pikanäppäimeksi CTRL-1. Kannattaa kuitenkin olla varovainen, että ei ota käyttöön muuten yleisesti käyttämiään pikanäppäinkomentoja, kuten esimerkiksi tallentamisessa käytettävää pikanäppäinkomentoa CTRL-S.

Uusien tyylien luominen

Uuden tyylin tekeminen kannattaa ainoastaan, jos ohjelmasta ei löydy valmiina rakenteellisesti oikeaa tyyliä. Aina kannattaa käyttää ohjelmasta löytyvää valmista tyyliä, jos sellainen löytyy. Valmiita tyylejä käyttämällä päästää esimerkiksi erilaisilta yhteensopivuusongelmilta asiakirjan yhdistämisen tai konvertoimisen yhteydessä. Otsikkoa, normaalitekstiä ja listoja varten ei ainakaan kannata tehdä uusia tyylejä. Harvoin on tarvetta tehdä ollenkaan uusia kappaletyylejä, vaan yleensä uudet tyylit ovat merkkityylejä. Tässä monisteessa on tehty erilaisia ohjelmakoodeja varten kokonaan uusi kappaletyyli sekä erilaisia valikkokomentoja varten uusi merkkityyli.

Ennen tyylien luomista kannattaa miettiä muutamaa asiaa. Ensimmäiseksi kannattaa miettiä millaisia ominaisuuksia tyyliin tarvitaan. Muotoiluja voidaan muuttaa vielä jälkikäteen, joten kaikkea mahdollista ei tarvitse heti lisätä tyyleihin. Tärkeintä on, että tehdään uusi tyyli ja sitä käytetään johdonmukaisesti rakenteellisesti samanlaisissa tekstikappaleissa tai tekstin osissa.

Toiseksi kannattaa miettiä tyylien ominaisuuksien periytymistä. Tyylit voidaan perustaa toisten tyylien ominaisuuksien päälle, jolloin pohjana toimivaan tyyliin tehtävät muutokset heijastuvat myös sen varaan tehtyihin tyyleihin. Esimerkiksi kirjasintyypin muuttaminen Normal (suom. Normaali) -tyylissä aiheuttaa usein myös muidenkin tyylien muuttumisen. Tämän vuoksi tyylien muuttaminen kannattaa aina aloittaa muiden tyylien pohjana toimivista tyylistä.

Microsoft Wordissa uuden tyylin luominen aloitetaan valikkokomennolla Format | Style (suom. Muotoile | Tyyli). Avautuneen ikkunan vasemmassa reunassa nähdään lista jo olemassa olevista tyyleistä. Listaan saadaan näkyville kaikki tyylit listan alapuolella olevasta alasvetovalikosta All Styles (suom. Kaikki tyylit). Kokonaan uuden tyylin tekeminen aloitetaan tyylien muokkausikkunassa painikkeella New (suom. Uusi), jolloin näkyviin avautuu ikkuna, jossa tyylille voidaan määritellä seuraavia ominaisuuksia.

Kuva 7. Uuden tyylin luominen.

Name (suom. Nimi) -kohtaan annetaan uudelle tyylille nimi. Nimi kannattaa valita mahdollisimman hyvin rakennetta tai käyttökohdetta kuvaavaksi. Esimerkiksi tyylin nimeksi ei kannata laittaa lihava, koska nimi ei kerro mitään tyylin käyttökohteesta vaan ainoastaan ulkoasusta.

Style type (suom. Käyttökohde) -kohdasta valitaan halutaanko tehdä kappale- (engl. Paragraph) vai merkki- (engl. Character) tyyli. Kohdasta valitaan käyttökohteeksi merkki, jos tyyliä halutaan käyttää tekstikappaleen sisällä. Jos taas tyyliä halutaan käyttää kokonaisiin kappaleisiin, niin valitaan käyttökohteeksi kappale.

Based on (suom. Tyylin perusta) -kohdasta voidaan valita tyyli, johon tehtävä tyyli halutaan perustaa. Tyylin ominaisuudet, joita ei määritellä luontivaiheessa, otetaan suoraan pohjalla olevasta tyylistä. Tämän vuoksi perustana olevan tyylin muuttaminen muuttaa myös uuden tyylin ominaisuuksia, jollei niitä ole määritelty toisiksi uudessa tyylissä. Esimerkiksi kirjasintyypin muuttaminen pohjalla olevassa tyylissä muuttaa uuden tyylin kirjasimen toiseksi, jollei sitä ole määritelty tyyliä luotaessa tai muokattaessa toiseksi.

Style for Following Paragraph (Suom. Seuraavan kappaleen tyyli)-kohtaan voidaan määritellä kappaleen vaihdon jälkeen tuleva tyyli. Esimerkiksi Heading (suom. Otsikko) otsikkotyyliä seuraavaksi tyyliksi kannattaa laittaa Normal (suom. Normaali) -tyyli ja Normal-tyyliä seuraavaksi tyyliksi sopii parhaiten Normal-tyyli, koska seuraava kappale kirjoitetaan yleensä myös kyseisellä tyylillä. Jos tyylin käyttökohteeksi eli tyypiksi valitaan merkki (engl. Character), niin tätä kohtaa ei pysty valitsemaan ollenkaan.

Uuden tyylin tekeminen onnistuu myös jo olemassa olevan kappaleen ominaisuuksien perusteella. Kun kappaleen ominaisuudet on muotoiltu halutunlaiseksi, valitaan aluksi koko kappale, jonka muotoilujen perusteella uusi tyyli luodaan. Uusi tyyli voidaan luoda kirjoittamalla tyylin nimi suoraan Formatting (suom. Muotoilu) -työkalupainikerivillä olevaan tyylivalikkoon. Kun nimi on kirjoitettu ja hyväksytty ENTER-näppäimellä, löytyy tyyli muiden tyylien joukosta.

Kirjasimen ominaisuudet

Kirjasimen ominaisuudet kannattaa koota rakenteellisesti oikeanlaiseksi tyyliksi, jolloin niistä saa suurimman hyödyn. Kannattaa muistaa, että vaikka kirjasimen ominaisuudet vaikuttavat tekstin ulkonäköön, niin niiden käyttöä pitää harkita myös tekstin rakenteellisesta näkökulmasta. Tyyliin voidaan laittaa kirjasimelle on useita erilaisia ominaisuuksia, joita seuraavassa käydään lyhyesti läpi.

Kuva 8. Kirjasimen ominaisuudet.

Lihavointi (engl. Bold), kursivointi (engl. Italic), alleviivaus (engl. Underline) ja erilaiset yliviivaukset (strikethrough) sopivat tekstikohtiin, joita halutaan erityisesti korostaa. Muita mahdollisuuksia erilaisiin korostuksiin ja merkintöihin ovat muun muassa yläindeksit (engl. superscript) ja alaindeksit (subscript), varjostukset (engl. shadow) ja KIRJAINKOON PAKOTTAMISET ISOKSI (ENGL. ALL CAPS) tai PIENIKSI ISOIKSI KIRJAIMIKSI (SMALL CAPS).

Muista ominaisuuksista mainitsemisen arvoisia ovat merkkivälin (engl. Character Spacing) muuttaminen ja erilaiset tekstianimaatiot (engl. Animation). Yksittäisten tekstimuotoilujen käyttö suurissa kappaleissa ei ole järkevää, vaan niitä kannattaa käyttää pelkästään yksittäisissä sanoissa tai lyhyissä otsikkoteksteissä.

Kirjasintyypin eli fontin (engl. Font) ja kirjasimen koon (engl. Size) muuttaminen on tyylejä tehtäessä yksi tekstin perusominaisuuksista, joilla erilaiset tyylit saadaan eroamaan toisistaan. On luonnollista, että otsikoissa käytetään suurempaa kirjasimen kokoa kuin leipätekstissä, jolloin ne selkeästi erottuvat toisistaan.

Asiakirjan yhtenäisyyden kannalta on tärkeää, ettei yhdessä asiakirjassa käytetä liian useaa erilaista kirjasintyyppiä, muotoilua tai kokoa. Eräänlaisena nyrkkisääntönä voi pitää, että asiakirjassa kannattaa käyttää maksimissaan kolmea erilaista kirjasintyyppiä. Erilaisetkirjasintyypit ovat tietystikin piristävännäköisiä, mutta liian paljonkäytettynä ne vaikeuttavat asiakirjan lukemista.

Microsoft Wordissa tekstimuotoiluja voidaan siis tehdä tyylin sisälle. Tekstimuotoilut voidaan myös määritellä tyylin ulkopuolelle valikkokomennolla Format | Font (suom. Muotoile | Fontti) tai suoraan työkaluriviltä. Muotoilujen tekeminen tyylin ulkopuolelle vaikeuttaa muotoilujen muuttamista, joten sitä kannattaa harkita tarkkaan.

Kappaleen ominaisuudet

Tekstikappale on yhtenäinen tekstin osa. Kappaleen sisällä ei saa olla yhtään pakotettua rivinvaihtoa (enter-näppäimen painallus), koska tekstinkäsittelyohjelma hoitaa kappaleen rivityksen automaattisesti. Tekstikappaleen päättää yksi rivinvaihto eli enter-näppäimen painallus. Tyhjää tilaa kappaleiden väliin ei tarvitse tehdä rivinvaihtojen avulla, vaan sen saa tehtyä kappaleiden ominaisuuksista, joita seuraavassa esitellään. Kappaleen ominaisuudet kannattaa liittää osaksi kappaletyyliä, jolloin kappaleiden ominaisuuksien muuttaminen onnistuu helposti koko asiakirjassa.

Tasaus (engl. Align) vaikuttaa kappaleen vasemman ja oikean reunan tasaisuuteen. Mahdollisuuksia ovat vasen (engl. left), oikea (engl. right), keskitetty (engl. center) ja molemmat (engl. justify). Jos tasaukseksi valitaan molemmat, niin sanojen väliin jätetään tyhjää tilaa niin paljon kuin reunojen tasaaminen vaatii. Tällöin kannattaa harkita asiakirjan tavuttamista, koska välit saattavat tehdä asiakirjasta reikäisen. Kaikkien tämän monisteen kappaleet on tasattu molempiin reunoihin.

Sisennyksen (engl. Indentation) avulla kappaletta voidaan sisentää sivun oikeasta ja/tai vasemmasta reunasta. Sisentäminen voidaan tehdä pelkästään ensimmäiselle riville (engl. First Line) tai sisennys voidaan asettaa riippuvaksi (engl. Hanging), jolloin ensimmäinen rivi on tekstin vasemman sisennyksen kohdalla ja seuraavat rivit on sisennetty jollekin toiselle tasolle. Tämän kappaleen sisennys riippuva ja kappale on sisennetty hieman vasemmasta ja oikeasta reunasta.

Kappaleenvälien (engl. Spacing) avulla saadaan määriteltyä kappaleiden välille tyhjää tilaa sekä ennen kappaletta että kappaleen jälkeen. Kappaleiden väliin ei saa tehdä tyhjää tilaa pakotetuilla rivinvaihdoilla eli enter-näppäimellä, jos tekstinkäsittelyohjelmassa on mahdollisuus vaikuttaa tähän arvoon. Joissakin tekstinkäsittelyohjelmissa voidaan lisätä ainoastaan kappaleiden jälkeen tulevaa tyhjää tilaa. Jos kappaleiden välejä tehdään keinotekoisesti pakotettujen rivinvaihtojen avulla, niin kappaleiden välien muuttamisesta pienemmäksi on työlästä. Tämä kappaleen väli edeltävään kappaleeseen on ja seuraavaan kappaleeseen on 18 pt:tä.

Rivinvälien (engl. Line Spacing)avulla voidaan määritellä rivinväliksi jokin normaalista poikkeava arvo. Usein eri mahdollisuuksia kiinteiden rivinväliarvojen lisäksi ovat täsmälleen (engl. Exactly) tai vähintään (engl. At least) jonkin tietyn lukuarvon verran. Tällöin rivinvälit muokkautuvat tilanteen mukaan, mutta noudattaen kuitenkin annettuja ohjearvoja. Tämän kappaleen rivinväli on 1,5-kertainen normaaliin verrattuna.

Kuva 9. Kappaleen ominaisuudet.

Microsoft Wordista löytyy edellä mainitut kappaleen yleiset ominaisuudet sekä muutamia erikoisempi ominaisuuksia. Kappaleen ominaisuuksien määrittämiseen käytettävässä ikkunassa on kaksi välilehteä, joilta ensimmäiseltä - välilehdellä saa määriteltyä kappaleen yleiset ominaisuudet. Toisella -välilehdellä on muutama huomion arvoinen erikoisominaisuus, joita esitellään seuraavassa:

Sivutuksessa (engl. Pagination) määritellään miten kappaleen on käyttäydyttävä sivunvaihdon läheisyydessä. Sivutuksessa voidaan käyttää seuraavia ominaisuuksia:

• Leski ja orporivien estolla (engl. Widow/Orphan control) estetään kappaleen yksittäisten rivien siirtyminen seuraavalle tai edelliselle sivulle. Ominaisuutta kannattaa käyttää kaikissa normaaleissa tekstikappaleissa.

• Kappaleen kaikki rivit voidaan myös pakottaa pysymään samalla sivulla (engl. Keep lines together). Ominaisuutta kannattaa käyttää ohjelmakoodeissa ja muissa kappaleissa, joiden havainnollisuus kärsii sivuttamisesta.

• Kappale voidaan myös sitoa seuraavaan kappaleeseen (engl. Keep with next), jolloin kappaleet pysyvät samalla sivulla. Ominaisuutta kannattaa käyttää erityisesti otsikoissa, jolloin yksittäinen otsikko ei jää sivun loppuun, vaan seuraa tekstikappaletta seuraavalle sivulle.

• Ennen kappaletta voidaan pakottaa sivunvaihto (engl. Page break before), jolloin kappale tulee asiakirjan uudelle sivulle. Ominaisuutta kannattaa käyttää erityisesti otsikoissa, joiden halutaan aloittava uuden luvun sivun alusta.

Lisäksi löytyy vielä muutama ominaisuus, joilla voidaan vaikuttaa kappaleeseen.

• Kappaleelta voidaan kieltää tavutus (engl. Dont hyphenate).

• Kappaleelta voidaan estää rivinumeroiden näkyminen (engl. Suppress line numbers), jos numerointi on määritelty näkyville sivunasetusten yhteydessä.

Kaikki kappaleiden muotoilut kannattaa Microsoft Wordissa lisätä tyylin sisään, mutta kappaleita voidaan muotoilla myös tyylien ulkopuolella. Kappaleelle voidaan antaa ominaisuuksia valikkokomennolla Format | Paragraph (suom. Muotoile | Kappale ), mutta tyylien ulkopuolisia muotoiluja kannattaa harkita tarkkaan.

Sarkaimet

Sarkainmerkit toimivat eräänlaisina tabulaattorimerkkeinä, joihin päästään painamalla TAB-näppäintä. Tekstin jakaminen sarakkeisiin voidaan tehdä sarkainten (engl. Tabs) avulla, jos tekstin palstoitus tai taulukointi ei tule kysymykseen. Sarkainten käytössä kannattaa kuitenkin olla varovainen, vaikka ne alkuun näyttävätkin varsin toimivalle muotoiluvälineelle. Sarkaimia parempia muotoiluvälineitä ovat miltei poikkeuksetta taulukot, palstoitus sekä erilaiset kappaleen ominaisuudet. Sarkaimia tarvitaan kuitenkin esimerkiksi desimaalilukujen tasaamiseksi desimaalimerkin kohdalta, mutta muissa tapauksissa niitä ei juurikaan tarvitse käyttää.

Kuva 10. Desimaalitasaus.

Sarkaimet kannattaa määrittää tyylin sisään varsinkin, jos niitä joutuu käyttämään useammassa paikassa. Tyylin sisästä niiden muuttaminen on keskitettyä ja nopeaa. Sarkainta voi käyttää erilaisten lyhyiden listojen tekemiseen, kuten esimerkiksi jonkin lyhyen pistetaulukon tekemiseen, kuten oheisessa kuvassa on tehty.

Kuva 11. Sarkaimen ominaisuudet.

Sarkainmerkin ominaisuuksiin voidaan määritellä paikka eli kohta, jonne TAB-näppäimen painikkeen siirtää tekstin. Lisäksi tekstille voidaan määritellä erilaisia tasausvaihtoehtoja, joita ovat oikea (engl. right), vasen (engl. left) ja keskikohta (engl. center). Lisäksi tasaus voidaan määritellä luvun desimaalierottimen (engl. Decimal) kohdalle tai sisennykselle voidaan laittaa näkyville reunaviiva (engl. Bar), joka toimii eräänlaisena sarake-erottimena. Tekstinkäsittelyohjelmissa voidaan usein määritellä oletussarkaimelle (engl. Default Tab Stop) jokin arvo, jota käytetään oletusarvona TAB-näppäintä painettaessa.

Microsoft Wordissa sarkaimet voidaan lisätä tyyliin, mutta sarkaimet voidaan lisätä yksittäisiin kappaleisiin valikkokomennolla Format | Tabs (suom. Muotoile | Sarkaimet). Tyylien ulkopuolisia muotoiluja kannattaa harkita tarkkaan!

Luettelomerkit ja numerointi

Luettelomerkit ja numerointi (engl. Bullet and numbering) ovat kappaleen ominaisuus, jolla määritellään listoille merkit tai numerointi. Listamerkkiä käytetään erottamaan eri listan lista-alkiot toisistaan ja numeroinnin avulla halutaan järjestää listan alkiot tiettyyn järjestykseen. Lista-alkion erottimiksi voidaan usein valita mikä tahansa merkki. Järjestetyn listan lista-alkioiksi voidaan valita numeroita, roomalaisia numeroita tai kirjaimia.

Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy useita valmiita tyylejä, joissa olevia ominaisuuksia kannattaa käyttää. Esimerkiksi Microsoft Wordista löytyy neljä erilaista listatyyliä, joissa jokaisessa on mahdollisuus viiteen sisäkkäiseen listaan. Seuraavassa esimerkissä on esitelty erilainen sisäkkäisiä listoja:

• Järjestämätön lista, jossa
• listamerkkinä täytetty ympyrät ja
  • sisemmissä listassa ympyrä tai
    • miltei mitä vaan.

1. Järjestetty lista, jossa
2. listamerkkinä tavallinen
3. numerointi.

Wordissa luettelomerkit ja numerointi voidaan sisällyttää tyylin tai ne voidaan määritellä täysin erillisenä ominaisuutena valikkokomennolla Format | Bullet and numbering (suom. Muotoile | Luettelomerkit ja numerointi). Avautuvan ikkunan erillisillä välilehdillä voidaan määritellä millaiset luettelomerkit (engl. Bullets) tai numerointi (engl. Numbering) kappaleisiin halutaan.

Viimeiseltä välilehdeltä voidaan valita otsikoissa käytettävä numerointi (engl. Outline numbering). Numerointi toimii loistavasti myös sisäkkäisissä järjestetyissä listoissa, mutta silloin kaikki lista-alkiot tehdään samalla tyylillä. Jos on tarpeen tehdä erilaisia muotoiluja listan tasosta riippuen, niin silloin sisäkkäisen listan eri kerrokset kannattaa määritellä omiksi tyyleikseen.