Taulukkolaskentatyökalut

Erilaiset taulukkolaskentatyökalut ovat tehokkaita suuren tietomäärän käsittelyyn. Taulukkolaskentatyökaluihin tutustuminen kannattaa, koska niiden avulla taulukoiden käsittely on tehokasta monipuolisten ominaisuuksien vuoksi. Seuraavassa on esitelty muutamia käyttökelpoisia taulukkolaskentatyökaluja.

Solualueen järjestäminen

Taulukkolaskentaohjelmissa on taulukoiden järjestämistä varten hyvin käyttökelpoinen työkalu. Taulukon järjestäminen aloitetaan järjestettävän alueen valinnalla. Valinnassa voi ottaa alueeseen mukaan myös otsikkorivin, jonka mukaan järjestäminen tehdään. Laskentataulukon järjestäminen onnistuu useammankin kentän perusteella. Tällöin voidaan järjestää esimerkiksi henkilöiden nimiä sisältävä taulukko, jossa henkilön etunimi ja sukunimi ovat erillisessä sarakkeessa. Seuraavassa esimerkissä järjestetään henkilötietoja sisältävä taulukko, joka koostuu sukunimi-, etunimi- ja osoite-sarakkeista.

Järjestämistyökalu.

Kuva 60. Järjestämistyökalu.

Alueen valinnan jälkeen järjestäminen voidaan aloittaa Microsoft Excelissä valikkokomennolla . Avautuneesta ikkunasta voidaan määritellä sarakkeet, joiden mukaan tiedot järjestetään. Ensimmäisestä -alasvetovalikosta valitaan sarake, jonka mukaan halutaan järjestää valittu alue ensisijaisesti. Seuraavista -kohdista voidaan antaa lisäehtoja järjestämiselle. Esimerkiksi alueen järjestäminen voidaan tehdä sekä henkilöiden sukunimen, etunimen että osoitteen mukaan.

Jos alueesta löytyy saman sukunimisiä henkilöitä, niin ne järjestetään keskenään etunimen perusteella. Jos taas saman sukunimisten henkilöiden etunimet ovat samoja, niin henkilöt voidaan järjestää osoitteen perusteella. Jokaiselle järjestyskentälle voidaan määritellä onko järjestys nouseva (engl. Ascending) vai laskeva (engl. Descending). Ikkunan alalaidasta voidaan valita onko alueella otsikkoriviä (engl. Header Row). Otsikkorivinä toimii joko alueen ylin rivi tai vasemman puoleisin sarake. Otsikkorivin käytöllä saadaan järjestämisestä hieman selkeämpi tapahtuma, koska otsikoissa olevat nimet näkyvät järjestämisikkunassa.

Pikasuodatus

Tiliotteen tapahtumia

Kuva 61. Tiliotteen tapahtumia.

Pikasuodatus (engl. ) on tehokas taulukkolaskentatyökalu. Pikasuodatuksen avulla voidaan suurestakin datamäärästä suodattaa näkyville kaikki haluttu tieto. Pikasuodatuksessa taulukkoon jätetään näkyviin vain sellaiset tiedot, jotka halutaan nähtäväksi. Seuraavassa esimerkissä pikasuodatusta käytetään kuukausittaisten tulo- ja menotapahtumien suodattamiseen. Esimerkin aineisto on kohtuullisen suppea, mutta jo sen avulla saa jonkinlaisen käsityksen pikasuodatuksen mahdollisuuksista.

Oheisessa kuvassa on nähtävillä tiliotteesta löytyviä kuukausitapahtumia. Tiliotteen tulkinta sellaisenaan on tietenkin kohtuullisen helppoa, mutta pikasuodatuksen avulla saadaan eroteltua tarkemmin erilaisia tilitapahtumia.

Pikasuodatus aloitetaan pikasuodatettavan alueen valinnalla. Esimerkkitapauksessa valittava alue on A1:C16. Alueen valinnan jälkeen pikasuodatus saadaan päälle valikkokomennolla Data | Filter | Auto Filter (suom. Tiedot | Suodata | Pikasuodata). Valikkokomennolla otsikkoriville (rivi 1) ilmestyy alasvetovalikkonuolet, joiden avulla varsinainen pikasuodatus tehdään. Jokaiselle otsikolla on oma suodatusvalintansa. Alasvetovalikoita napauttamalla avautuu näkyville erilaisia suodatusmahdollisuuksia.

Pikasuodatusvalikot.

Kuva 62. Pikasuodatusvalikot.

Tapahtumien mukaan suodattaminen

Kuva 63. Tapahtumien mukaan suodattaminen.

Esimerkissä tapahtumakohdan alasvetovalikon alta löytyy jokaisen tapahtumatyypin otsikko. Valitsemalla listasta esimerkiksi kohdan saadaan näkyville ohessa oleva lista kaikista - tyyppisistä tapahtumista. Muut taulukossa olevat tapahtumat piilotetaan, kuten kuvan rivi-indekseistä voi päätellä. Samalla tavoin voidaan katsoa minkä tahansa tapahtuman koostetta. Jos esimerkiksi halutaan ottaa ne -tyyppiset tapahtumat, joiden suuruus on , niin edellisen valinnan jälkeen täytyy vielä valita sarakkeesta suodatus :n mukaan. Tällöin näkyville jää ainoastaan ne Otot, joiden suuruus on 100 mk.

Pikasuodatuksessa voidaan siis valita suodatus kahden sarakkeen tietojen mukaan. Aiemmin valittu suodatus ehto pysyy päällä, kunnes suodatusehdoksi valitaan All (suom. Kaikki).

Otot suodatettu näkyville.

Kuva 64. Otot suodatettu näkyville.

Aineistoa voidaan suodattaa huomattavasti edellistä monipuolisemmilla ehdoilla. Sarakkeen pikasuodatusvalikosta löytyy vaihtoehto . Kymmenen parhaan suodatusehtoja voidaan muokata kohtuullisen paljon. Paremmuusjärjestys voidaan määritellä joko pienimmästä tai suurimmasta alkiosta lähtien. Suodatukseen voidaan valita vaihteleva määrä kohteita ja voidaan määritellä suodatetaanko lukumäärän vai prosenttiarvojen mukaan. Oheisessa kuvassa on esimerkkitaulukko suodatettuna yllä olevien ehtojen mukaan.

Top10-valinta.

Kuva 65. Top10-valinta.

Kolme pienintä.

Kuva 66. Kolme pienintä.

Toinen monipuolinen suodatus mahdollisuus saadaan käyttöön valinnalla . Valinnalla voidaan rajata tarkemmin suodatettavaa dataa. Suodatus voidaan tehdä esimerkiksi päivämäärän mukaan siten, että tapahtumat, joiden päivämäärä on suurempi kuin 6.1.2000 ja pienempi kuin 18.1.2000 jätetään näkyville. Tällä tavoin voidaan tarkastella aineistoa erilaisilla väleillä. Oheisessa kuvassa on esimerkkitaulukko suodatettuna yllä olevien ehtojen mukaan.

Mukautettu suodattaminen.

Kuva 67. Mukautettu suodattaminen.

Mukautetun suodatuksen tulos.

Kuva 68. Mukautetun suodatuksen tulos.

Pikasuodatus saadaan kokonaan pois päältä valikkokomennolla Data | Filter | Auto Filter (suom. Tiedot | Suodata | Pikasuodata). Pikasuodatuksen yhdistäminen makroon antaa hyvin monipuolisen aineiston käsittelytyökalun, jolla esimerkiksi voidaan kysellä käyttäjältä erilaisia suodatusehtoja.

Tietolomake

Tietolomake (engl. DataForm) on taulukkolaskentaohjelmasta valmiina löytyvä lomake, jonka avulla laskentataulukkoon voidaan syöttää tai päivittää tietoalueen tietoja. Tietolomakkeen avulla voidaan helposti toteuttaa esimerkiksi tietojen lisäämisen käyttöliittymä, koska lomakkeen avulla voidaan helposti tehdä lisäyksiä ja poistoja tiedoista siten, että saadaan tietojen yhteydessä olevat kaavat pysymään toimivina.

Seuraavassa tietolomakkeen toimintaa havainnollistetaan esimerkin avulla. Esimerkissä on oheisen kuvan mukainen opiskelijoiden tenttiarvosanataulukko, joka toimii tietolomakkeella käsiteltävänä tietoalueena. Tietolomakkeella on tarkoitus päivittää, poistaa ja lisätä opiskelijoiden tietoja. Tietolomakkeen saa näkyville valikkokomennolla Data | Form, mutta ennen lomakkeen avaamista täytyy jonkin tietoalueen solun olla valittuna aktiiviseksi.

Tietolomakkeen data-alue

Kuva 69. Tietolomakkeen data-alue.

Tietoalueen, jonka tietoja halutaan muuttaa tietolomakkeen avulla, ylimmällä rivillä olevat tiedot toimivat tietolomakkeen lomakekenttien otsikoina. Tietoalueen toisella rivillä eli tietueessa olevat tiedot näytetään varsinaisissa lomakekentissä, jossa tietoja päästään muokkamaan. Kaavoja sisältäviä lomakekenttiä, kuten esimerkin tapauksessa opiskelijoiden yhteensäpistemäärä tai arvosana, ei päästä muuttamaan ollankaan. Tietolomake on siis varsin turvallinen tapa tehdä tietoalueelle lisäyksiä ja päivityksiä.

Tietolomake

Kuva 70. Tietolomake.

Tietolomakkeella voidaan selailla data-alueella olevien rivien tietoja. Tietojen selaaminen onnistuu näppäimistön nuolinäppäinten tai lomakkeella olevien painikkeiden Find Prev ja Find Next avulla. Kokonaan uusien tietorivien lisääminen data-alueelle onnistuu New-painikkeen avulla, jolloin lisättävä tuote tulee data-alueen viimeiseksi riviksi. Tietoalueeseen kuuluvien sarakkeiden tiedot, joissa on jokin kaava tai funktio, kopioidaan lisättävälle riville automaattisesti. Opiskelijaesimerkin tapauksessa kopioidaan Yhteensä- ja Numero-sarakkeen tiedot uudelle riville. Delete-painikkeen avulla voidaan tuhota data-alueen aktiivinen eli tietolomakkeella näkyvissä oleva rivi. Restore-painikkeen avulla voidaan kumota tietolomakkeelle tehdyt muutokset. Jos muutokset on hyväksytty, niin niitä ei voida palauttaa enää Restore-painikkeella.

tietolomakkeelle voidaan myös rajoittaa muokattavien rivien määrää suuresta data-alueesta Criteria-painikkeen avulla. Esimerkiksi haluttaessa näkyville suuremmasta tenttituloslistasta jokin tietty henkilö voidaan Criteria-lomakkeen Nimi-kenttään kirjoittaa kyseisen henkilön nimi. Esimerkkitapauksessa halutaan tarkastella pelkästään Ankka Akun tietoja. Tällöin Criteria-lomakkeen Nimi-kenttään kirjoitetaan nimi Ankka Aku. Tämän jälkeen Find Prev ja Find Next-painikkeita painamalla saadaan näkyville ainoastaan Ankka Akun tiedot. Vastaavasti voidaan rajoittaa tarkasteltavat tiedot ainoastaan henkilöihin, joiden sukunimi on Ankka. Tämä onnistuu antamalla Criteria-lomakkeen Nimi-kenttään arvo Ankka *. Lisäksi voidaan rajoittaa näytettäviä tietoja esimerkiksi tenttipistämäärän suhteen. Jos halutaan tarkastella ainoastaan niitä opiskelijoita, joiden tenttipistemäärä on suurempi kuin 15 pistettä, niin Criteria-lomakkeen ehdoksi annetaan yhteensä-kenttään >15. Criteria-lomakkeen ehdot poistuvat automaattisesti, kun tietolomake suljetaan Close-painikkeella.

Oikeellisuustarkistukset

Oikeellisuustarkistukset (engl. Validation) on erittäin käyttökelpoinen työkalu solujen tietojen tarkistamiseen. Työkalulla on käyttöä erityisesti, kun halutaan käyttäjän syöttävän soluihin täsmälleen oikeaa tietoa. Taulukkolaskentafunktioilla pystytään myös tekemään oikeellisuustarkistuksia ennen soluarvojen laskemista, mutta ne ovat yleensä huomattavasti hankalampia ja kömpelömpiä toteuttaa kuin oikeellisuustarkistustyökalun käyttäminen.

Solujen tietoja voidaan tarkistaa solun tietotyypin mukaan, jolloin numeerisiksi määriteltyihin soluihin voi syöttää ainoastaan numeerisia arvoja. Lisäksi arvot voidaan valita jostakin valmiista luettelosta, jolloin käyttäjä voi valita ainoastaan kyseisiä arvoja. Tällöin soluun voidan saada näkyville alasvetovalikko, jossa on vain listassa olevat arvot. Seuraavassa esimerkissä toteutetaan oikeellisuustarkistukset säätilataulukkoon, joka on esitetty seuraavassa kuvassa.

Lämpötilataulukko

Kuva 71. Lämpötilataulukko.

Seuraavassa esimerkissä lämpötilataulukon Pilvisyys- ja Sää-tiedot sisältäviin sarakkeisiin C ja D toteutetaan oikeellisuustarkastukset. Tarkoituksena on hakea pilvisyys- ja sää-tiedot saman lomakkeen F- ja G-sarakkeessa sijaitsevista soluista. Tämän vuoksi pilvisyystiedoista (F2:F4) on tehty nimetty alue pilvisyys ja säätiedoista (F8:F10) on tehty nimetty alue saa. Alueeseen on otettu näkyviin ainoastaan lyhenteet säätiedoista. Kun tiedoista tehdään nimetty alue, voivat tiedot sijaita toisessakin laskentataulukossa eli laskentalomakkeella.

Pilvisyyteen liittyvä oikeellisuustarkastus voidaan tehdä koko C-sarakkeeseen tai halutulle solualueelle (C2:C29). Kannattaa huomata, että oikeellisuustarkistusten määrittelemisen jälkeen ei voida enää muuttaa otsikkosolun sisältöä, jos oikeellisuustarkistus määritellään koko sarakkeeseen. Oikeellisuustarkistuksen voi toki myös poistaa otsikkosoluista.

Alueen valinnan jälkeen voidaan ottaa varsinainen työkalu käyttöön. Työkalu saadaan käyttöön valikkokomennolla Data | Validation. Komennolla avautuvassa ikkunassa on kolme välilehteä, joista ensimmäisellä Settings-välilehdellä voidaan määritellä oikeellisuustarkistukseen liittyvät asetukset. Toisella ja kolmannella välilehdellä voidaan määritellä käyttäjälle näytettäviä viestejä solun aktivoituessa (Input Message) tai virheellisen syötteen tapauksessa (Error Alert).

Oikeellisuustarkistuksen asetukset

Kuva 72. Oikeellisuustarkistuksen asetukset.

Esimerkin tapauksessa valitaan oikeellisuustarkistuksen kriteeriksi (engl. Validation Criteria) lista (engl. List) Settings-välilehdeltä. Haluttu lista voidaan valita aktiivisesta laskentataulukosta Source-kentän päässä olevan painikkeen avulla. Jos lista on toisessa laskentataulukossa, niin sitä ei voida valita, mutta listaan voidaan viitata suoraan nimetyllä alueella. Esimerkin tapauksessa Source-kenttään kirjoitetaan viittaus nimettyyn alueeseen muodossa =pilvisyys. Samalla tavoin voidaan määritellä myös säätietojen oikeellisuustarkastus D-sarakkeeseen.

Alasvetovalikko

Kuva 73. Alasvetovalikko.

Nimetyn alueen käytössä on hyvänä puolena alueen laajenettavuus. Kun nimetyn alueen sisään lisätään uusia rivejä, niin muutokset heijastuvat suoraan solussa sijaitsevaan alasvetovalikkoon. Jos soluja täytettäessä halutaan näkyviin alasvetovalikko, niin Settigs-välilehdeltä täytyy olla valittuna kohta In-cell dropdown. Alasvetovalikon avauskahva tulee näkyville solun päähän, kun solua aktivoidaan tietojen syöttöä varten. Jos halutaan hyväksyä myös tyhjät syötteet soluihin, niin kohta Ignore Blank kannattaa pitää valittuna.

Seuraavaksi toteutetaan lämpötiloja sisältäviin soluihin (B-sarake) oikeellisuustarkistus. Solujen oikeellisuustarkistuksesta määritellään solun tietotyypiksi desimaaliluku (engl. Decimal), koska kyseessä on lämpötilojen lisäämiseen käytettävä solu. Lisäksi määritellään järkevät lämpötilarajat esimerkiksi välille -50 ja 50 astetta. Data-kentästä voidaan valita yleisehto luvuille ja esimerkin tapauksessa valitaan ehdoksi lukuvälille (engl. between) tarkoitettu ehto. Tämän jälkeen voidaan alla oleviin kenttiin määritellä minimi- ja maksimi-lämpötilat, joiden välillä annetun lämpötilan on oltava.

Oikeellisuustarkistuksen täyttövihje

Kuva 74. Oikeellisuustarkistuksen täyttövihje.

Samassa yhteydessä määritellään myös ohjeet lämpötilan syöttämiseksi käyttäjälle Input Message-välilehdeltä. Esimerkin tapauksessa täyttövihjeen otsikoksi (engl. Title) on annettu teksti "päivän lämpötila" ja varsinaiseksi viestiksi "Anna soluun kyseisen päivän keskilämpötila!". Täyttövihje tulee näkyville aina kun aktivoidaan solu, johon on määritelty kyseiset oikeellisuustarkastukset. Oheisessa kuvassa on esimerkki täyttövihjeen näkymisestä solussa. Jos käytössä on Office-avustaja, niin avustaja näyttää tekstin eikä sitä näytetä suoraan solussa.

Oikeellisuustarkistuksen virheilmoitus

Kuva 75. Oikeellisuustarkistuksen virheilmoitus.

Esimerkin tapauksessa halutaan reagoida myös käyttäjän virhetoimintaan. Error Alert -välilehdeltä voidaan määritellä millainen virheilmoitus annetaan näkyville, jos käyttäjän antama syöte ei läpäise oikeellisuustarkastusta. Style-kohdasta voidaan valita minkä tyyppinen virheilmoitus annetaan näkyville. Jos virheilmoituksen tyypiksi valitaan Error, niin käyttäjän antamaa väärää syötettä ei hyväksytä ollenkaan, joten käyttäjän täytyy joko antaa oikeanlainen syöte tai perua koko tapahtuma. Jos taas virheilmoituksen tyypiksi valitaan Warning tai Information, niin käyttäjää varoitetaan väärästä syötteestä ja hän voi perua koko tapahtuman. Väärä arvo kuitenkin hyväksytään, jos käyttäjä on vakuuttunut arvon oikeellisuudesta.

Erikoissuodatus

Erikoissuodatus (engl. Advanced Filter) on pikasuodatusta (engl. AutoFilter) monipuolisempi työkalu data-alueen suodattamiseen. Työkalulla voidaan suodattaa tiedoista hyvin monipuolisten ehtojen avulla haluttuja asioita. Tiedot voidaan suodattaa paikallaan, kuten pikasuodatuksen yhteydessä, tai ne voidaan kopioida suodattamisen yhteydessä toiseen laskentataulukkoon. Seuraavassa käydään läpi muutaman esimerkin avulla erikoissuodatukseen liittyviä asioita. Esimerkit tehdään oikeellisuustarkistuksen yhteydessä käytettyyn säätilataulukkoon.

Ensimmäisenä on tehtävä ehtoalue, jota käytetään rajoittamaan suodattamista. Esimerkin ehtoalueena toimii oheisen kuvan mukainen. Ehtoalueella (G1:J2) on ehdot, joiden mukaan näkyville saadaan Selkeät (S), mutta Räntäsateiset (R) päivät. Alue on nimetty nimelle Eehto1.

Kuva 76. Ehtoalue.

Erikoissuodatus

Kuva 77. Erikoissuodatus.

Seuraavassa vaiheessa valitaan suodatettava alue eli sarakkeet A:sta D:hen. Tämän jälkeen valitaan erikoissuodatus valikkokomennolla Data | Filter | Advanced Filter. Jos suodatetut tiedot halutaan kopioida jonnekin muualle, niin tällöin ensimmäiseksi valitaan alue, jonne tiedot kopioidaan. Näkyville avautuu ikkuna, jossa voidaan määritellä erikoissuodatuksella suodatettava alue, ehtoalue sekä suodatustapa. Action-kohdasta valitaan halutaanko tiedot suodattaa paikallaan (engl. Filter the list, in place) vai halutaanko suodatettavat tiedot kopioda toiseen paikkaan (engl. Copy to another location). List range -kohdasta valitaan alue, joka halutaan suodattaa. Tässä tapauksessa alue valittiin jo ennen työkalun ottamista käyttöön. Esimerkkikuvassa on määritelty käytettäväksi alueeksi nimetty alue saatila. Criteria range -kohtaan määritellään ehtoalue, joka on esimerkin tapauksessa nimetty nimelle Eehto1. Varsinainen suodattaminen tehdään hyväksymällä valinnat OK-painikkeella. Tämän jälkeen taulukkoon pitäisi jäädä näkyville ainoastaan suodatusehdot täyttävät rivit eli tietueet. Seuraavassa kuvassa on näytetty mitä tietoja esimerkin ehdoilla jää näkyville säätilataulukosta. Kaikki tiedot saa näkyviin tietoalueelle valikkokomennolla Data | Filter | Show All.

Suodatettu aineisto

Kuva 78. Suodatettu aineisto.

Jos halutaan kopioida tietoja toiseen paikkaan, voi vastaan tulla virheilmoitus "You can only copy data to the active sheet". Suodatettujen tietojen kopioinnissa toiseen laskentataulukkoon onnistuu, kun määrittelet ensin uuteen laskentataulukkoon niiden sarakeotsikoiden nimet, joiden tiedot haluat kopioituvan. Näin voidaan myös hieman rajoittaa kopioitavia sarakkeita. Tämän jälkeen valitaan uudesta laskentataulukosta kyseiset sarakeotsikot ja käynnistetään työkalu. Työkalusta valitaan tietojen kopiointi toiseen paikkaan, jonka jälkeen määritellään halutut alueet. Poikkeuksen edelliseen esimerkkiin muodostaa Copy to -kohtaan valittava alue, johon valitaan uuden laskentataulukon otsikkorivit.

Pivot-taulukon raportti

Pivot-taulukon raportin tekemiseen tarkoitettu työkalu on käyttökelpoinen erilaisten ristiintaulukointien tekemiseen luettelomuodossa olevista tiedoista. Ristiintaulukoinnilla tarkoitetaan tietoaineiston esittämistä taulukkona, jossa tietoja tarkastellaan kahden eri muuttujan suhteen. Esimerkiksi halutaan tarkastella päivien keskilämpötiloja sekä pilvisyys- että säätietojen suhteen eli rivi- ja sarakeotsikoiden.

Tällöin voidaan sijoittaa pilvisyytiedot ensimmäiseen sarakkeeseen ja ensimmäiselle riville vastaavasti säätiedot. Tällöin varsinaisesta taulukosta voidaan lukea erilaisten pilvisyysrivien (esim. koko, puoli ja selkeä) ja sääsarakkeiden (lumisade, räntäsade ja vesisade) risteyksestä keskiarvolämpötilat erilaisille sää- ja pilvisyystietojen yhdistelmille. Seuraavassa esimerkissä toteutetaan juuri kyseinen ristiintaulukointi. Seuraavassa esimerkissä tehdään pivot-taulukon raportteja säätilataulukosta, joka esiteltiin oikeellisuustarkistusten yhteydessä. Säätilatiedot on jaettu luettelomuotoon neljään sarakkeeseen: Päivämäärä, Lämpötila, Pilvisyys ja Sää.

Työkalun käynnistäminen aloitetaan valikkokomennolla Data | Pivot Table and Pivot Chart Report. Näkyville avautuu oheisen kuvan mukainen ikkuna, josta voidaan määritellä mitä ollaan tekemässä. Ikkunan yläosasta valitaan analysoitavien tietojen sijainti. Erilaisia mahdollisuuksia ovat Excel luettelo, ulkoinen tietolähde tai useammat tietoalueet. Esimerkin yhteydessä valitaan tietojen sijaintipaikaksi Excel-luettelo (engl. Microsoft Excel list or database). Ikkunan alareunasta valitaan halutaanko luoda Pivot-taulukko vai Pivot-kaavio. Esimerkin yhteydessä tehdään Pivot-taulu (engl. Pivot Table).

Pivot-taulukon aloitusvalinnat

Kuva 79. Pivot-taulukon aloitusvalinnat.

Seuraavassa vaiheessa valitaan alue, jolla luettelomuodossa olevat tiedot sijaitsevat. Esimerkin tapauksessa valitaan alueeksi sarakkeet, joissa säätilatiedot sijaitsevat (A:D). Esimerkissä sarakkeet A:D on nimetty nimelle saatila. Alueeksi kannattaa ottaa kokonaiset sarakkeet, koska tällöin säätilatietojen lisääminen saadaan päivitettyä myös tehtävään Pivot-tauluun.

Tietoalueen valinta

Kuva 80. Tietoalueen valinta.

Kolmannessa vaiheessa määritellään minne Pivot-taulukko sijoitetaan. Esimerkin yhteydessä pivot taulukko sijoitetaan uuteen laskentataulukkoon (engl. New worksheet). Ohjelman vanhempien versioiden kolmas vaihe voi hieman erota edellä esitetystä. Vanhemmissa ohjelmissa kolmannessa vaiheessa määritellään Pivot-taulukon ulkoasu. Excel 2000:ssa ulkoasun määritteleminen tehdään vasta viimeisessä vaiheessa suoraan laskentataulukolle. Jos kolmannen vaiheen yhteydessä halutaan määritellä Pivot-taulukon ulkoasu, niin se onnistuu Layout-painikkeen alta avautuvasta ikkunasta. Options-painikkeen avulla voidaan määritellä Pivot taulukolle erilaisia ominaisuuksia. Ominaisuuksia päästään myös muokkaamaan valmiista Pivot-taulukosta hiiren oikean painikkeen alta löytyvällä Table Options-valinnalla.

Paikan valinta

Kuva 81. Paikan valinta.

Jos edellä ei määritelty Pivot-taulukon ulkoasua, niin se määritellään nyt. Seuraavassa kuvassa on esitetty Pivot-taulukon pohja, johon määritellään varsinaiset kentät. Seuraavassa esimerkki, jonka perusteella saadaan parempi käsitys Pivot-taulukon toiminnasta. Neljännessä vaiheessa avautuu näkyville myös PivotTable-työkalupainikepalkki, jossa näkyy muun muassa Säätilataulukon sarakeotsikoiden nimet. Perusidea on raahata PivotTable-työkalupainikepalkista Säätilataulukon sarakeotsikot Pivot-taulukkoon.

Pivot-taulukon pohja.

Kuva 82. Pivot-taulukon pohja.

Pivot-työkaluvalikko.

Kuva 83. Pivot-työkaluvalikko.

Seuraavassa kuvassa näkyy Pivot-taulukko, jonka rivikentiksi (engl. Row Field) tiedoiksi on raahattu Pilvisyystiedot. Vastaavasti sarakekentiksi (engl. Column Field) on valittu Säätiedot. Datakentiksi (engl. Data Field) on vastaavasti raahattu Lämpötilatiedot. Tällöin näkyville tulee pilvisyys- ja säätietojen taulukko, josta näkyy päivien lukumäärä erilaisille säätiedoille. Lisäksi voitaisiin raahata jokin tieto sivukentäksi, jolloin sivukentällä (engl. Page Field) voitaisiin rajoittaa säätilatietojen näyttämistä esimerkiksi päivittäin. Sivukentästä on erityisesti hyötyä, kun tietoja otetaan useammasta laskentataulukosta, jolloin voidaan valita minkä laskentataulukon tietoja halutaan tarkastella.

Sään ja pilvisyyden ristiintaulukointi

Kuva 84. Sään ja pilvisyyden ristiintaulukointi.

Jos halutaan muuttaa funktiota, jonka perusteella Pivot-taulukon arvot lasketaan, niin tämä voidaan tehdä tuplanapauttamalla Pivot-taulun vasemmassa yläkulmassa olevaa Count of Lämpötila -painiketta. Näkyville avautuu ikkuna, josta voidaan vaihtaa funktioksi esimerkiksi lämpötilojen keskiarvot laskeva Average-funktio. Esimerkin kannalta voisi olla järkevämpää laskea lämpotilakeskiarvot lämpötilojen lukumäärän sijaan.

Laskentafunktion valinta

Kuva 85. Laskentafunktion valinta.

Pivot-taulukossa näytettävää tietoa voidaan myös hieman rajoittaa. Pivot-taulukon vasemmassa yläkulmassa sijaitsevat Sää- ja Pilvisyys-painikkeiden alta voidaan valita näkyville haluttuja tietoja. Painikkeen napauttaminen avaa näkyville oheisen kuvan mukaisen ikkunan, josta voidaan valita katseltavat tiedot. Esimerkissä ei haluta näyttää tyhjien solujen tietoja ollenkaan, joten se on valittu pois näytettävien kohteiden joukosta. Ikkunan tietojen hyväksyminen on tehtävät OK-painikkeella.

Tietojen rajoittaminen

Kuva 86. Tietojen rajoittaminen.

Pivot-taulukon ulkonäköä ja ominaisuuksia voidaan muuttaa paljonkin hiiren oikean painikkeen alta avautuvalla valikolla. Vaihtoehtoja on runsaasti, mutta niitä ei käsitellä tässä yhteydessä tämän enempää. Vaihtoehtoihin tutustuminen onnistuu yksikertaisimmin kokeilemalla niiden toimintaa. Tämä pätee myös muiden työkalujen toiminnan opiskeluun!

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/doc/tiedonhallinta/taulukkolaskenta/index10.html
© Antti Ekonoja (anjoekon@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
2003-10-08 11:24:04
Informaatioteknologia - Jyväskylän yliopiston IT-tiedekunta ja avoin yliopisto