Tyylit ja solujen muotoileminen

Tyylien merkitys on taulukkolaskennassa ei ehkä ole yhtä suuri kuin tekstinkäsittelyn puolella, mutta niiden avulla saadaan helpotettua työskentelyä huomattavasti. Taulukkolaskennassa tyylit ovat kokoelma soluihin sisältyvistä muotoiluista, kun taas tekstinkäsittelyssä tyylit ovat kokoelma tekstikappaleiden sisältämistä muotoiluista. Taulukkolaskennassa tyylien suurin hyöty tulee esille, kun työkirjan solumuotoiluja muutetaan.

Suurtenkin solualueiden muotoilujen muuttaminen työkirjassa on todella nopeaa ja vaivatonta tyylien avulla. Ilman tyylejä muuttaminen voi olla hyvinkin työlästä, koska työkirjan kaikki lomakkeet täytyy käydä läpi yksi kerrallaan. Tämän vuoksi kannattaakin unohtaa yksittäiset solumuotoilut ja keskittää muotoilut tyyleiksi! Esimerkiksi perussolujen muotoilut voidaan määrittää normaalityyliin (engl. Normal), jolloin kaikkien lomakkeiden ulkoasua voidaan muuttaa keskitetysti. Tyyleihin voidaan sisällyttää kaikki solujen muotoilemiseen liittyvät osa-alueet.

Tyylien luominen ja käyttäminen

Tyylin tekemisikkuna

Kuva 16. Tyylin tekemisikkuna

Microsoft Excelissä uuden tyylin luominen tai muuttaminen aloitetaan valikkokomennolla Valinnalla näkyviin avautuu tyylien määrittämisikkuna. Uutta tyyliä luotaessa kirjoitetaan tyylille nimi kohtaan . Vasta tämän jälkeen voidaan tyylille määrittää sen ominaisuudet. Ominaisuuksia päästään muokkaamaan -painikkeella. Seuraavassa luvussa perehdytään tarkemmin erilaisiin tyylin sisään tuleviin solumuotoiluihin. Kun tyylin muotoilut ovat kunnossa, voidaan ominaisuudet lisätä tyyliin -painikkeella. Myös tyylin ominaisuuksien muuttamisen yhteydessä ominaisuudet lisätään -painikkeen avulla. Solun ominaisuuksia päästään muotoilemaan myös tyylien ulkopuolelta valikkokomennolla , mutta tyylin ulkopuoleisia määrittelyjä kannattaa harkita tarkkaan.

Microsoft Excelissä tyylin määrittelylomakkeella on tyylien määrittämistä helpottava painike. Merge (suom. Määritä) -painikkeella voi tyylin pohjaksi kopioida jo olemassa olevien solujen solumuotoilut, joten kokeilemalla tehtyjä solumuotoiluja voidaan käyttää hyödyksi uutta tyyliä luotaessa.

Valmiin tyylin käyttäminen onnistuu Microsoft Excelissä valikkokomennolla Format | Style (suom. Muotoile | Tyyli). Komennolla avautuvasta ikkunasta voidaan valita haluttu tyyli, jonka jälkeen tyylin valinta hyväksytään OK-painikeella. Tällöin tyyli kohdistetaan aktiivisiin soluihin.

Solujen muotoileminen

Yksittäisten solujen ja solualueiden ominaisuuksiin ja ulkonäköön voidaan vaikuttaa hyvin paljon. Voidaan esimerkiksi muokata solujen tietotyyppiä, solun sisällön sijoittumista soluun, solussa olevan tekstin kirjasinta, solun rajoja, solun taustakuviointia ja väriä sekä solun suojaamisominaisuuksia. Seuraavassa solujen muotoilut pääpiirteissään Microsoft Excelin ikkunarakenteen mukaan esitettynä, mutta samantyyppiset valinnat löytyvät myös muista taulukkolaskentaohjelmista.

Numeeristen muotoilujen valinta

Kuva 17. Numeeristen muotoilujen valinta

Number (suom. Luku)- välilehdellä voidaan määritellä soluun laitettavan datan tietotyyppi. Erilaisia tietotyyppejä käsitellään tarkemmin luvussa Solujen tietotyypit. Solujen tietotyyppien valinnassa kannattaa käyttää harkintaa. Yleisillä muotoiluilla olevat solut muuttavat tyyppiään syötetyn tiedon mukaan. Tietotyypin valinnalla solun sisältö saadaan juuri oikeaan muotoon riippumatta sen syöttömuodosta.

Alignment (suom. Tasaus) -välilehdellä määritellään solun sisältämän tiedon tasaus. Ikkunasta voidaan määritellä solulle ja sen sisällölle muutamia erikoisempia ominaisuuksia, kuten normaalista poikkeava kirjoitussuunta, rivitys, pakottaminen solun sisään tai valittujen solujen yhdistäminen.

Font (suom. Fontti) -välilehdeltä voidaan valita normaalit kirjasimen tyyppiin ja kokoon liittyvät asetukset. Kaikki kirjasin koon muutokset on tehtävä täältä, koska taulukkolaskennassa ei ole tekstikappaleiden ominaisuuksiin vaikuttavia tyylejä.

Border (suom. Reunaviiva) -välilehdeltä voidaan solualueelle määritellä erilaisia reunaviivoja. Reunaviivan lisääminen tapahtuu valitsemalla ensin jokin sopivan tyyppinen reunaviiva ja vasta tämän jälkeen valitaan valintaikkunan esikatselukuvasta reuna, johon viivaa käytetään. Taulukkolaskennassa näkyy normaalisti taulukoiden pohjaviivoitus, joka ei tule tulostettaessa näkyville. Näkyville haluttava reunaviivoitus on lisättävä tämän toiminnon avulla.

Pattern (suom. Kuvio) -välilehdeltä voidaan solualueelle valita pohjaväri ja haluttaessa pohjakuvio.

Protection (suom. Suojaus) -välilehdeltä voidaan valita solualueelle suojaus tai solualue voidaan piilottaa näkyvistä. Suojaus tai piilotus -ominaisuudet eivät tule voimaan ennen koko asiakirjan suojaamista! Solujen suojaamisella saadaan sellaiset solut suojattua, joihin muut käyttäjät eivät saa koskea.

Solujen tietotyypit

Seuraavaan on listattu erilaisia solujen tietotyyppejä. Tietotyypit löytyvät suunnilleen seuraavilla nimillä sekä Microsoft Excelistä että muista taulukkolaskentaohjelmista.

General (suom. Yleinen) -muotoilu on oletusmuotoilu, jossa solu muotoillaan automaattisesti siihen syötetyn tiedon perusteella. Yleistä muotoa olevilla soluilla tehtävät laskutoimitukset ja kaavat toimivat normaalisti.

Number (suom. Luku) -muotoilulla voidaan luvulle määritellä desimaalien lukumäärä. Solun ei tarvitse olla lukutyyppinen pelkän laskennan vuoksi, joten pelkkä yleismuotoilu käy aivan hyvin. Lukuun pystytään myöskin määräämään tarvittaessa tuhat erottimet ja erilaisia negatiivisen luvun muotoiluja. Desimaalierotin määräytyy käyttöjärjestelmän maa-asetusten mukaan Microsoft Excelissä.

Currency (suom. Valuutta) -muotoilussa pystytään määrittelemään desimaalien lukumäärä, negatiivisten lukujen esitysmuoto ja valuuttasymboli. Valuuttatunnus ja sen esiintyminen ennen tai jälkeen lukua määräytyy käyttöjärjestelmän maa-asetusten mukaan Microsoft Excelissä.

Accounting (suom. Laskenta) -muotoilussa luvuille voidaan antaa jokin valuuttatunnus tarvittaessa, mutta muotoilun pääasiallinen tarkoitus on tehdä sopivat tasaukset lukuihin. Esimerkiksi desimaaliluvut voidaan tasata desimaalipisteen kohdalta.

Date (suom. Päivämäärä) -muotoilussa soluun laitettu luku muotoillaan päivämääräksi valitun lajin mukaan. Lajit ovat erityyppisiä päivämäärämuotoiluja. Luku yksi (1) vastaa päivämäärää 1.1.1900. Päivämääräerotin määräytyy käyttöjärjestelmän maa-asetusten mukaan Microsoft Excelissä.

Time (suom. Aika) -muotoilussa annetun luvun kokonaisosa muutetaan päivämääräksi ja luvun desimaaliosa muutetaan kellonajaksi. Asetuksissa voidaan myös vaikuttaa muotoon, jolla aika näytetään solussa.

Percentage (suom. Prosentti) -muotoilussa annettu luku ilmaistaan prosentteina. Kannattaa muistaa, että luku 1 on 100% ja luku 0,1 on 10%. Ohjelma lisää prosenttimerkin automaattisesti luvun perään.

Fraction (suom. Murtoluku) -muotoilu näyttää annetun luvun murtolukuna valitun lajin mukaisesti. Jos desimaaliluku ei sovellu suoraan murtoluvuksi, niin luku pyöristetään siten, että siitä tulee murtoluku. Ongelmana murtoluvuissa näyttää olevan, että ne eivät ole automaattisesti supistetuimmassa muodossa.

Scientific (suom. Tieteellinen) -muotoilu antaa luvusta sen eksponenttimuodon. Esimerkiksi luku yksi (1) näytetään muodossa 1,00E+00 annettujen desimaalien mukaisesti.

Text (suom. Teksti) -muotoillut solut ovat tekstiä, vaikka niihin olisi laitettu numeroita. Tekstimuotoisilla numeroilla voidaan suorittaa aritmeettisia laskutoimituksia, mutta matemaattiset kaavat jättävät yleensä tekstimuotoiset solut huomioimatta.

Special (suom. Erikois) -muotoilut ovat hieman erikoisempia solumuotoiluja. Niillä voidaan määritellä muutama yleisesti käytetty numeerinen tunnus, kuten henkilötunnus, ISBN-numero ja postinumero.

Custom (suom. Omat) -muotoilut ovat käyttäjän omia muotoiluja, joilla saadaan kätevästi muotoiltua esimerkiksi päivämäärä sellaiseksi kuin halutaan. Jos päivämäärän erotinmerkiksi halutaan esimerkiksi ~ merkki, niin sellainen on mahdollista Omat-muotoilun avulla. Määrittelemällä laji ruutuun päivämäärän muodoksi pp~kk~vvvv saadaan päivämäärä halutunlaiseksi. Muotoilussa pp tarkoittaa päivämäärää kahdella luvulla, kk tarkoittaa kuukautta kahdella luvulla ja vvvv tarkoittaa vuotta neljällä luvulla. Kannattaa tietysti huomata, että määritykset ovat suomenkielisestä ohjelmasta. Päivämäärä näkyy laskenta-arkilla muodossa 08~06~1998.

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/doc/tiedonhallinta/taulukkolaskenta/index5.html
© Antti Ekonoja (anjoekon@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
2003-10-08 11:24:04
Informaatioteknologia - Jyväskylän yliopiston IT-tiedekunta ja avoin yliopisto