Tekstinkäsittelyn työkalut - Luento 7

• Luentotaltiointi
• Kertaus
• Asiakirjaan lisättäviä elementtejä
  • Kuvat
  • Taulukot
• Erilaiset viitteet
  • Kuvaotsikko
  • Ristiviite
  • Alaviite ja loppuviite
  • Sisällysluettelo
  • Hakemisto
  • Kuvaluettelo
  • Kenttien päivittäminen
• Asiakirjan osien ominaisuuksia
  • Vaihdot
  • Sivun asetukset
  • Ylä- ja alatunniste
  • Palstat
• Asiakirjamalli
  • Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen
  • Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen
• Tekstinkäsittelytyökaluja
• Asiakirjan kirjoittaminen
• OpenOffice

Tällä luennolla käsitellään erilaisten objektien lisääminen, viitteet, asiakirjan ominaisuudet ja asiakirjamalli. Luentotaltio on Word 2003:lla, mutta tämä teksti Word 2007:n mukaan. Idea on kuitenkin sama mikä tärkeintä.

Kertaus

Kerrataan lyhyesti seuraavat toiminnot:

• OfficeButton | WordOptions -valinnat.
• Dokumentti koostuu seuraavista osista, jotka kannattaa tehdä pääosin vaiheittain
  1. Sisältö
  2. Rakenne
  3. Ulkoasu
• Tyylin valinta
  • Kappaletyyli
  • Merkkityyli
• Tyylien muokkaus

Asiakirjaan lisättäviä elementtejä

Kuvat

Normaalitapaus:

• Kuva rivittyy tavallisesti kuten leipäteksti.
• Tällöin kannattaa tehdä kuvalle oma kappale ja kappaletyylinsä.
• Kuvaotsikko voidaan lisätä valinnalla References | Insert Caption. Kuvaotsikko kannattaa laittaa omaan kappaleeseen.
• Älä valitse kuvaa, koska tällöin kuvaotsikko menee kehykseen. Kehykseen mennyttä kuvaotsikkoa ei saada kuvaluetteloon!

Kuvaa kiertävä teksti:

• Kuvien lopullinen sijoittuminen kannattaa päättää vasta, kun asiakirja on valmis.
• Kuvan ominaisuuksista voidaan muuttaa kokoa, sijoittumista ja ympärillä olevaa tyhjää tilaa.
• Kuvan ankkuri kannattaa lukita läheiseen tekstikappaleeseen.
• Kuvalta kannattaa usein kieltää lomittuminen toisten objektien kanssa (engl. Allow Overlap)
• Tässä tapauksessa kuvaotsikkoa tehdessä on järkevä valita kuva ja vasta sitten References | Insert Caption. Tällöin kuvaotsikko menee kehykseen ja sen saa sijoiteltua kuvan lähelle.
• Kuvaotsikon ankkuri kannattaa lukita samaan tekstikappaleeseen kuvan kanssa.
• Etäisyys tekstistä
• Tekstin rivitysvaihto kuvan kanssa

Taulukot

• Taulukon lisääminen ja muokkaaminen
• Taulukkotyyli
  • Vaikutusalueet
  • Taustat, reunat ja raidat
  • Sisennyksiä, tasauksia ja kokoja on hankala määrittää taulukkotyyleillä?!
    • Taulukko pyrkii levittäytymään koko leveydelle.
    • Taulukon vasen sisennys on valittava Table properties-valikosta, joka löytyy hiiren oikean painikkeen alta kun olet taulukossa.
    • Solun sisäiset sisennykset valittava valinnalla hiiren oikea puoleisen painikkeen alta löytyvän valikon valinnoillaTable properties | Cell | Options
    • Home | Paragraph-valikosta vain ensimmäisen rivin ja oikean laidan sisennys vaikuttavat taulukon muotoiluun?
• Taulukon erillismuotoilut: koko ja paikka
• Taulukon rivittäminen tekstin sekaan erillismuotoiluilla.
• Taulukon poistaminen
• Excelistä kopiointi

Erilaiset viitteet

Viitteitä ovat erilaiset luettelot, hakemistot ja viittaukset toiseen paikkaan tekstissä. Viitteet voidaan tehdä automaattisesti ja päivittää dokumentin muuttuessa. Viitteet löytyvät valikosta References

Kuvaotsikko

• Lisätään References | Insert Caption.
• Kuvaotsikon alkutekstin saa valinnalla New Label. Numerointi tulee automaattisesti.
• Caption-kenttään voi kirjoittaa kuvatekstin.
• Ulkoasua voidaan muokata Caption-tyylillä.

Ristiviite

• Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin elementtiin, kuten esimerkiksi otsikkoihin tai otsikoiden numerointiin.
• Viitteen täytyy olla jokin automaattisesti päivitettävissä oleva kenttä.
• Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon numeroinnin päivittyessä, joten viitteet pysyvät mukana.
• Ristiviite voi olla esimerkiksi muotoa: "Asiasta kerrotaan tarkemmin alaluvussa 2.3". Automaattisesti päivittyvänä ristiviitetekstin toimii esimerkissä otsikon numero 2.3.
• Ongelmia tulee kuitenkin tekstiviittauksissa, joiden perään tai alkuun lisätään jotakin. Lisäys kannattaa tehdä viitetekstin sisään!

Alaviite ja loppuviite

• Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin asiakirjassa olevaa asiaa.
• Alaviite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa viittauksen kohde sijaitsee.
• Loppuviite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti sijoitetaan asiakirjan loppuun.
• Muotoilu Footnote text ja Endnote text -tyyleillä.
• Loppu- ja alaviitteeseen voi ristiviitata.
• Tietynmuotoisia lähdeluetteloja voi tehdä loppuviitteellä ja ristiviitteellä.

Sisällysluettelo

• Sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason tyyleistä. (Ei kuvia!)
• Omat tyylit voidaan sisällyttää tarvittaessa sisällysluetteloon.
• Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä (F9-näppäin tai hiiren oikea!).
• Jos sisällysluettelon jossakin otsikossa ei näy numerointia, niin kuvan ankkuri on luultavasti otsikossa.

Hakemisto

• Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat (SHIFT-ALT-X) tai maalaamalla ja napauttamalla Mark-kenttään.
• Lisätään varsinainen hakemisto dokumentin loppuun.

Kuvaluettelo

• Tehdyt kappaleet otetaan kuvaluetteloon.
• Tekstilaatikkoon menneet kuvaotsikot eivät tule kuvaluetteloon!

Kenttien päivittäminen

• Napautetaan kenttää oikealla ja valintaan Update field.
• Kaikki kentät voi päivittää valitsemalla kaikki tekstit (CTRL + A) ja napauttamalla F9-painiketta.

Asiakirjan osien ominaisuuksia

Esimerkki: halutaan erilaiset ylä- ja alatunnisteet eri osille ja sivunumerointi alkaen ensimmäiseltä tekstisivulta.

Vaihdot

• Osanvaihto (engl. section break)
• Sivunvaihto CTRL-ENTER (engl. page break)
• Pakotettu rivinvaihto SHIFT-ENTER (engl. manual line break)
• Rivityskohta (engl. text-wrapping break)

Sivun asetukset

Löytyy valinnalla Page Layout | Page Setup.

• Marginaalit
• Ylä- ja alatunnisteen määrittäminen
• Paperin koko
• Tulostamisasetukset

Ylä- ja alatunniste

• Ylä- ja alatunnisteeseen voidaan lisätä jokaisella sivulla toistuvaa tietoa.
• Tunnisteet voivat sisältää:
  • Sivunumeroinnin
  • Tunnistetekstejä
• Tunnisteiden ominaisuuksien muuttaminen onnistuu Header ja Footer -tyylejä muuttamalla.
• Erilaiset tunnisteet asiakirjan eri osiin
  • Asiakirja on jaettava eri osiin osanvaihtojen (engl. Section Break) avulla.

  • 

    Jokaisen osan jokaisesta muutettavasta tunnisteesta otetaan pois ominaisuus "sama kuin edellä" (engl. Same as previous)-ominaisuus. Valinta löytyy työkalupalkista kohdasta Link to previous.
  • Muutetaan tunnistetekstit.
  • Lisätään sivunumerointi työkalupalkin valinnalla Page number. Muotoillaan se alkamaan ykkösestä työkalupalkin valinnalla Format page number.
• Tunnisteiden sijoittelua ja ulkoasun muotoiluja voidaan tehdä muokkaamalla tyylejä Header ja Footer.

Palstat

• Moneenko osaan
• Mikä alue
  • Maalattu alue
  • Osio
  • Koko dokumentti

Asiakirjamalli

Jokaisen uuden dokumentin pohjana käytetään asiakirjamallia (engl. Template). Asiakirjamalli on valmis pohja asiakirjalle, johon voidaan sisällyttää:

• Tarvittavat tyylit
• Sivun asetukset
• Ylä- ja alatunnisteet
• Erilaisia valmiita tekstejä

Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen

• Asiakirjamalli (engl. Template) toimii tavallisten asiakirjojen pohjana.
• Tyylit ja asiakirjan muut muotoilut saadaan talteen tallentamalla asiakirja asiakirjamalliksi eli .dot-päätteiseksi tiedostoksi.
• Asiakirjamalli saadaan käyttöön valinnalla OfficeButton | New | Installed Templates, jolloin saadaan lista pohjista.
• Asiakirjamalli voidaan myös aloittaa tyhjästä.
• Asiakirjapohjaan tehtävät muutokset eivät heijastu automaattisesti asiakirjaan.

Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen

• Hyvät tyylimääritykset voi siirtää asiakirjamalliin jälkikäteen tai tyylimääritykset voi ottaa käyttöön ilman koko asiakirjamallin käyttöä.
• Tyylien arkistointityökalun (engl. Organizer) avulla voidaan tyylejä vaihtaa asiakirjojen välillä.
• Tyylien siirtäminen templatesta ja/tai asiakirjasta toiseen onnistuu menemällä Styles | Manage Styles (ikkunan alareunassa) | Import/Export
• Asiakirjapohjan tyylien päivitys voidaan mahdollistaa samassa yhteydessä.

Tekstinkäsittelytyökaluja

• Kieli ja tavutus
• Kieliopin tarkistus
• Makrot
• Tyylien suojaaminen

Asiakirjan kirjoittaminen

Seuraavassa käydään lyhyesti läpi asiakirjan kirjoittamisessa vastaan tulevat toimet. Tarkemmin asiaa voi perehtyä lukemalla artikkelin "Lyhyt kirjoittamisopas teknisestä näkökulmasta".

1. Parhaiten käyttöön soveltuvan asiakirjapohjan valinta.
2. Asiakirjan (luku)rakenteen suunnittelu ja jakaminen (etusivu, sisällysluettelo, sisältö, hakemisto jne.)
3. Tekstin rakenteen merkitseminen tyylien avulla.
   • Tärkeintä on tyylien johdonmukainen käyttö eikä ulkoasu!
4. Erilaisten objektien lisääminen (jatkuu koko kirjoittamisen ajan)
5. Erilaiset tekstiviitteet (lisätään aina tarvittaessa).
6. Tekstin rakenteen muokkaaminen rakennenäyttötilan avulla.
7. Ulkoasun määrittäminen tyylien ominaisuuksista.
8. Sivujen "taittaminen"
   • Piilota ylimääräiset merkit näkyvistä (Show/Hide), koska ne vaikuttavat taittoon.
   • Jos aiot käyttää tavutusta, niin laita se näkyville tässä vaiheessa.
   • Sivunasetukset, sivunumerointi ja tunnisteet kuntoon.
   • Asiakirjan kuvien paikat ja sivutus kuntoon.
9. Luetteloiden tekeminen tai päivittäminen
   • Sisällysluettelo
   • Hakemisto
   • Kuvaluettelo
10. Muita asiakirjakohtaisia tarpeita?

OpenOffice

Lyhyesti samat asiat OpenOffice.org-tekstinkäsittelyohjelmalla. Muotoillaan teksti kuten Wordillä.

• Tyyleillä merkitseminen
• Tyylien muokkaaminen
• Kuvan lisääminen ja rivittäminen. Kuvaotsikko.
• Sivunumerointi. Ylätunniste.