Tekstinkäsittelyn perusteet - Luento 6

Seuraavassa käydään läpi tekstinkäsittelyyn liittyviä asioita aina tekstinkäsittelyn perusteista tehokkaaseen työskentelyyn asti. Lisää tekstinkäsittelyyn liittyvää asiaa löytyy seuraavalta luennolta.

Luentotaltiointi

Ongelmia videon katselussa?

Onko tekstinkäsittely tehokasta?

Olet käyttänyt massiivisen määrän aikaa ja vaivaa ja saanut gradusi mielestäsi valmiiksi. Sivuja on kertynyt reilusti yli sata. Lähetät Microsoft Wordilla kirjoittamasi gradun proffan syynättäväksi ja jäät odottamaan palautetta. Menee viikko ja saat seuraavanlaisen palautteen:

Gradusi asiasisältö on erinomaisella mallilla! Valitettavasti työsi ulkoasu ei kuitenkaan vastaa laitoksen graduille asetettuja vaatimuksia. Pyydänkin sinua tekemään työhösi seuraavat korjaukset:

Leipätekstin kirjasin ja sen koko ovat väärät. Ota käyttöön Helvetica-kirjasin ja varmista, että kirjasimen koko on 12 pistettä

Kappaleiden ja otsikoiden välissä on liian paljon tyhjää tilaa. Varmista, että näiden välillä on tilaa vain 14 pt verran.

Sisällysluettelossa pitäisi näkyä myös kolmannen tason otsikot. Nyt sieltä löytyvät vain ensimmäisen ja toisen tason otsikot.

Gradusi lopussa pitäisi olla luettelo kaikista kuvista

Luku neljä (4) on hieman väärässä paikassa. Se olisi parempi sijoittaa luvun kuusi (6) jälkeen.

Sivunumerointi pitää aloittaa vasta ensimmäiseltä varsinaiselta tekstisivulta. Nyt se alkaa heti toiselta sivulta.

Viittaukset lähteisiin on merkitty väärällä tavalla. Merkitse viittaukseen lähteen nro hakasulkeissa esim. [2]

Sivun marginaalit ovat liian suuret. Varmista, että sivun ylä- ja alaosassa on 2cm tyhjää ja kummallakin sivulla 3cm.

Viittaat gradussasi useissa kohdissa erilaisten ohjelmien valikkokomentoihin. Nämä komennot pitäisi esittaa tasalevyisellä kirjasimella esim. Courier New

Luet viestin ja manaat vaatimuksia. Taas tuli lisää työtä. Kauankohan näiden korjaamiseen kuluu aikaa...

Mitkä proffan vaatimista korjauksista ovat työläitä ja mitkä helppoja
Kauanko sinulta menisi aikaa kaikkien korjausten tekemiseen?
Millaiset asiat ovat helppoja ja nopeita tehdä tekstinkäsittelyssä? Millaiset asiat eivät ole?
Mitkä seikat vaikuttavat tekstinkäsittelyn helppouteen ja tehokkuuteen?

Valikoiden periaatteet

Ensimmäinen askel tekstinkäsittelyn (ja kaikkien muidenkin ohjelmien) käytön tehostamiseen on valikoiden periaatteiden opiskelu. Töissä tai opiskelussa aikansa saa kulumaan varmasti muuhunkin kuin valikoiden selailemiseen ja toimintojen etsimiseen. Valikkorakenteessa on tietty logiikka, jonka mukaan niissä olevat komennot on järjestetty.

Työkalupainikkeiden käyttöä asiakirjan muotoilemisessa kannattaa miettiä tarkkaan, koska niistä on yleensä enemmän haittaa kuin hyötyä!

Valikoiden kielen vaihtaminen onnistuu mikroluokissa Start-valikosta All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools | Microsoft Office 2007 Language Settings ja sieltä sopiva kieli. Office-ohjelmat käynnistyvät uudelleen ja kieli vaihtuu.

OfficeButton (suom. Office-painike)

Ohjelman "perusominaisuudet"
Asiakirjan yleisiä ominaisuuksia
Tulostaminen

Home (suom. Aloitus)

Asiakirjan osien kopioiminen ja siirtäminen
Fontti eli merkkilajit
Kappale
Tyyli
Muokkaaminen

Insert (suom. Lisää)

Sivut
Taulukot
Kuvat
Viitteiden lisääminen
Ylä- ja alatunniste
Teksti eli erikoistekstikenttien lisääminen
Merkit eli erikoissymbolien ja sivunumeron lisääminen

Page layout (suom. Sivun asettelu)

Teemat
Sivun asetukset
Sivun tausta
Kappale
Järjestä

References (suom. Viittaukset)

Sisällysluettelo
Alaviitteet
Lainaukset ja lähdeluettelo
Kuvatekstitt
Hakemisto
Lähdeluettelo (table of authorities)

Mailings (suom. Postitukset)

Luo
Aloita yhdistäminen
Kirjoita ja lisää kenttiä
Esikatsele tuloksia
Valmis

Review (suom. Tarkista)

Tekstintarkistus
Kommentit
Seuranta
Muutokset
Vertaa
Suojaa

View (suom. Näytä)

Asiakirjanäkymät
Näytä ja piilota
Zoomaus
Ikkuna
Makrot

Add-Ins (suom. Apuohjelmat)

Yliopistolla saatavilla viitteiden hallinta

Help (suom. Ohje)

Kaikki ohjelman ohjeet
Tietoja ohjelmasta
Kannattaa opetella käyttämään jo etukäteen!
Ohjeita ohjeiden käyttöön löytyy luentomonisteesta

Toimintoja ja pikanäppäimiä

Tekstin valinta, kopioiminen, siirtäminen ja liittäminen
- Valinnat onnistuvat sekä hiirellä että näppäimistöltä.
- Leikkaa - CTRL-X tai Home | Cut tai hiiren oikea painike ja Cut
- Kopioi - CTRL-C tai Home | Copy tai hiiren oikea painike ja Copy
- Liitä - CTRL-V tai Home | Paste tai hiiren oikea painike ja Paste
Tekstin maalaaminen näppäinten tai näppäinyhdistelmien avulla
- Home = Kursori rivin alkuun
- End = Kursori rivin loppuun
- SHIFT + nuoli = Kohdan valitseminen (maalaaminen)
- CTRL + nuoli = Kursorin liikuttelu
- CTRL + SHIFT + nuoli = Isompien kokonaisuuksien valitseminen (maalaaminen)
- CTRL + A = Valitse kaikki
Toiminnon peruminen - CTRL-Z tai Kumoa-painike vasemmalla ylhäällä
Asiakirjan tallentaminen
- Asiakirja kannattaa tallentaa riittävän usein - CTRL-S tai OfficeButton | Save
- Wordin vanhempien versioiden ymmärtämät versiot - Word 95/97 ja RTF
- Erilaisten formaattien käyttö
Uusi dokumentti - CTRL+N tai OfficeButton | New
Tiedoston avaaminen - CTRL-O tai OfficeButton | Open
Tiedoston tulostaminen - CTRL-P tai OfficeButton | Print

Tyylit (Style)

Tyylien ulkopuoliset erillismuotoilut eli esimerkiksi kappalekohtaiset sisennykset, välistykset ja tasaukset sekä sana- ja merkkikohtaiset lihavoinnit ja kursivoinnit aiheuttavat suuria ongelmia mm. ulkoasun muokkaamisessa.

Mitä tyylit ovat?

Dokumentissa on usein samanlaisia kappaleita (otsikot, leipäteksti, listat), jotka halutaan muotoilla samalla tavalla. Tyylit ovat kokoelma muotoiluja, jotka liittyvät tiettyyn kappaletyyppiin. Peruskaava dokumentin muotoilussa pitäisi olla seuraava:

Merkitään dokumentin rakenne eli merkitään kappaleiden tyyppi
- Otsikot
- Listat
- Leipäteksti
Merkitään kappaleiden sisällä olevat erityisasemassa olevat merkkirakenteet
- Vahvennus
- Korostus
- Esimerkit
Muokataan rakenneosiin liittyviä ulkoasumuotoiluja tyylivalikon kautta
- Kirjasin
- Sisennykset
- Välistykset
- Reunaviiva
- Listamerkit
- Numerointi

Tyylivalikon saa esiin valinnalla Home | Styles. Muita muotoiluvaihtotapoja on syytä käyttää mahdollisimman vähän ja vain erikoistapauksissa!

Dokumentin rakenne

Erilaisia asiakirjan rakenteita

Asiakirja eli dokumentti koostuu mm. seuraavista osista ja osiin liittyvistä ominaisuuksista:

Asiakirjan malli
- Valmiit hyväksi havaitut muotoilut
- Lähtökohta varsinaisen sisällön kirjoittamiselle, pohja
Asiakirja
- Koko tekstiin liittyvät ominaisuudet ja osaset
- Esimerkiksi marginaalit, sivun koot, sivunumerointi...
Asiakirjan osat
- Tekstin isot kokonaisuudet
- Etusivu, sisällysluettelo, pääluvut, hakemisto
Kappale
- Tekstin rakenneosanen
- Otsikko
- Normaali teksti
- Listat
Sanat ja merkit
- Kappaleen sisäinen, erityisasemassa oleva osanen
- Vahvistetut, alleviivatut tai kursivoidut sanat
- Ylä- ja alaindeksit
Muotoilut ja objektit
- Ei varsinaisesti tekstiin liittyviä
- Kuvat, taulukot, kaaviot, kehykset

Tekstin rakenne

Erilaisia dokumentin rakenteita

Kappalerakenteen osasia
- Kappale muodostuu enter-näppäinpainallusten väliin
  - Kappaleen jälkeen vain yksi enterin painallus! (vrt. teksti)
  - Enterin painallus tarkoittaa kappaleen vaihtoa!
  - Enterin painalluksilla ei saa tehdä tyhjää tilaa!
- Otsikot (Heading)
- Normaaliteksti (Normal)
- Järjestämätön lista (List Bullet)
- Järjestetty lista (List Number)
- Ylä- ja alatunniste (Footer/Header)
- Muut, esim. kappalelainaus (Ei valmista tyyliä)
Merkkirakenteiden osasia
- Voimistukset, korostukset (Strong, Emphasis)
- Sivunumerointi (Page Number)
- Hyperlinkki (Hyperlink)
- Tasavälinen teksti (HTML-Code)
- Valikkokomennot (Ei valmista tyyliä)
- Eri kieliset merkinnät (Ei valmista tyyliä, voi liittyä myös koko kappaleeseen)

Mitä hyötyä on rakenteen merkitsemisestä?

Tyyleillä merkitään dokumentin rakenne. Merkitsemisellä helpotetaan ja nopeutetaan sekä dokumentin tekemistä että muokkaamista.

Tyylejä käytetään asiakirjan rakenteen merkitsemiseen.
Tyylit mahdollistavat keskitetyt ja nopeat muutokset asiakirjassa.
Tyylit voidaan varastoida asiakirjapohjaan, jolloin niitä voidaan käyttää uudelleen.
Yhtenäinen ulkoasun määrittely
Automaattiset hakemistot ja luettelot
Ristiviittaukset tekstistä otsikoihin, kuviin, kaavioihin jne.
Asiakirjan muuttamista toiseen muotoon (esim. HTML)
Asiakirjat voidaan helpommin yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi.
Helpotetaan esitysgrafiikkaesityksen tekemistä dokumentista.

Wordin asetuksien korjaaminen

Tärkeää ennen tyylejä on säätää Wordin avustavat toiminnot pois päältä:

http://appro.mit.jyu.fi/faq/tyovaline/word/ osoitteessa ovat nämä asetukset Word 2003 mukaan

Word 2007:ssa vastaaviin asetuksiin pääsee OfficeButton | WordOptions :

Tyylien kannalta tärkeitä asetuksia ovat:

Muotoilumerkit päälle -ikonista Tämä löytyy Home-valikosta kohdan Paragraph alaisuudesta
OfficeButton | WordOptions | Advanced | Style area width: 2cm.
OfficeButton | WordOptions | Advanced | Keep track of formatting: Pois päältä
OfficeButton | WordOptions | Proofing | Check spelling as you type & Mark grammar as you type: Pois päältä jos ei halua punaviivaa.

Tyylittömän dokumentin siivoaminen

Muotoilujen poistaminen
- Kaikkien muotoilujen poistaminen Edit | Clear | Formats
- Tyylien ulkopuolisten kappalemuotoilujen poistaminen CTRL + Q
- Merkkimuotoilujen ja -tyylien poistaminen CTRL + välilyönti
Find & Replace
- Tekstin korvaaminen
- Tyylien korvaaminen

Näkymät

Erilaiset näkymät - voidaan käyttää asiakirjan erilaisissa kirjoitus- ja muokkaustilanteissa.
- Draft (suom. Vedos) Word 2007:ssa Normal (suom. Normaali) - kirjoitusnäkymä (Word 2003/2000 / 97) - sopii normaaliin kirjoittamiseen.
- Print/Page Layout (suom. Asettelu) - julkaisunäkymä (word 2007/2003/2000 /97) - sopii erityisesti sivun taittamiseen.
- Web layout / Online Layout - asiakirjan muoto WWW-julkaisemisen jälkeen (Word 2007/2003/2000 / 97) - sopii asiakirjan WWW-ulkoasun muokkaamiseen (ei kannata käyttää)
- Outline (suom. Rakenne) - rakennenäkymä (Word 2007/2003/2000 / 97) - sopii asiakirjan rakenteen muokkaamiseen
- Full screen reading (koko näyttö) (Word 2007) Reading Layout (Word 2003) - sopii asiakirjan lukemiseen ruudulta

Erilaiset tyylit - erilaiset käyttökohteet

Muotoillaan excelohje.txt Word-dokumentiksi. Ensin on tehtävä rakenteen merkintä.

Erilaisia asiakirjan rakenteita

Tyylit ovat kokoelma kappale- ja/tai merkkimuotoiluista.
Käytä aina valmiita tyylejä jos suinkin mahdollista!
Uusia tyylejä luodaan vain jos rakenteellisesti oikeaa tyyliä ei ole olemassa valmiina.
Liitä tyyliin sopiva ja helposti muistettava pikanäppäin.

Kappaletyyli

Kokoelma kappale- ja merkkimuotoiluista.
Vaikutusalue on kokonainen tekstikappale.
Käytettäessä ei tarvitse valita kappaletta.
Voidaan käyttää useampaankin kappaleeseen kerralla.
Tyypillisiä kappaletyylin paikkoja ovat normaalit tekstikappaleet, otsikot ja listat.
Kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut saadaan poistettua pikanäppäinyhdistelmällä CTRL-Q.

Listat ja taulukot

Kappalemuotoilun erikoistapauksia.
Taulukkotyyli sisältää taulukko-objektin muotoilut, esim. solujen reunat, värityksen ja koon.
Listatyylin voi laittaa kappaleelle lisämuotoiluksi. Sisältää on yhden lista-alkion muotoilut, esim. numeroinnin.

Merkkityyli

Kokoelma merkkimuotoiluista.
Ei sisällä kappaleen ominaisuuksia.
Vaikutusalue on yksittäinen merkki tai sana.
Käyttäminen yksittäiseen sanaan onnistuu ilman sanan valintaa, mutta muuten käyttökohde on aktivoitava.
Ei kannata käyttää merkkimuotoiluja koko kappaleen sisällä, vaan ne kannattaa lisätä kappaletyyliin.
Tyypillisiä merkkityylejä ovat erilaiset rakenteelliset korostukset, kuten valikkokomennot tai www-osoitteet.
Merkkityylin muotoilut saadaan poistettua kappaleesta näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti.

Rakenteen merkitsemisen tehostaminen

Vanhan dokumentin muuttamisessa tai asiakirjan sisällön kopioimisen yhteydessä vanhat määritykset kannattaa usein poistaa ennen rakenteen muokkaamista.
- Käytä korvaa-työkalua muotoilujen korvaamiseen tyyleillä.
- Poistetaan kaikki kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut - CTRL-Q
- Poistetaan kaikki merkkimuotoilut (myös merkkityylit) - CTRL-välilyönti
Määrittele tyyleille helpot pikanäppäimet! (Pikanäppäimet saa myös tulostettua)
Tyyliä on tärkeää käyttää ainoastaan rakenteellisesti oikeissa paikoissa.
Tyylien ulkonäkö on helppo muuttaa jälkikäteen.

Tyylien ominaisuudet ja niiden muokkaaminen

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen onnistuu valikkokomennolla Home | Styles (Aloitus | Tyyli). Valitse Styles-valikon oikeasta alareunasta Styles. Tämän jälkeen klikkaa tyyliä jota haluat muokata. Napauta Modify. Erilaiset muotoiluvaihtoehdot löytyvät vasemman alakulman Format-ponnahdusvalikosta.

Normal (suom. Normaali)
- Kirjasimen tyyppi on Times New Roman ja koko 12 pt.
- Kappaleen kieli on Suomi.
- Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
- Kappaleen rivinväli on yksi (engl. Line spacing).
- Väliä 6 pt ennen ja 6 pt jälkeen (engl. Spacing).
- Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle
- (engl. Widow/Orphan control).
- Tekstin taso (engl. Outline Level) on leipäteksti (engl. Body Text).
- Tyylin pikanäppäin CTRL+0.
Seuraavassa on nähtävillä millaisena edellä tehdyt määritykset näkyvät tekstinkäsittelyohjelmassa.
```
Normal (suom. Normaali)

Font: Times New Roman, 12 pt, Finnish, Justified, Line spacing single,
Space before 6 pt after 6 pt, Widow/orphan control

(suom. Fontti: Times New Roman, 12 pt, Suomi, Molemmat reunat,
Rivinväli 1, Väli ennen 6 pt jälkeen 6 pt,
Leski- ja orporivien esto)
```
Heading1 (suom. Otsikko 1)
- Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
- Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 18 pt ja se on lihavoitu.
- Kirjasin kirjoitetaan isolla.
- Kappale on keskitetty.
- Väliä 18 pt ennen kappaletta.
- Tekstin taso on ensimmäinen otsikkotaso eli Level 1.
- Ennen kappaletta on tehtävä sivunvaihto.
- Pidä kiinni seuraavassa.
- Otsikkotason numerointi - taso 1.
- Tyylin pikanäppäin CTRL+1.
Heading 2 (suom. Otsikko 2)
- Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
- Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 16 pt ja se on lihavoitu.
- Kappaleen kieli on Suomi.
- Kappale on keskitetty.
- Väliä 12 pt ennen kappaletta.
- Tekstin taso on toinen otsikkotaso eli Level 2.
- Pidä kiinni seuraavassa.
- Otsikkotason numerointi - taso 2.
- Tyylin pikanäppäin CTRL+2.
List Bullet (suom. Merkitty luettelo)
- Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
- Väliä 3 pt:tä ennen kappaletta ja 3 pt:tä kappaleen jälkeen.
- Kappaleelle vasen sisennys 1 cm ja riippuva sisennys 1 cm.
- Listaerottimeksi jokin merkki.
- Sarkain 2 cm (ei muita, koska vaikuttaa sisennykseen!)
- Tyylin pikanäppäin CTRL+L.

Uudet tyylit

Uusien tyylien tekeminen kannattaa vain, kun valmiita sopivia tyylejä ei löydy!

Uusien tyylien käyttö tulee kysymykseen...

erilaisissa merkkityylien määrityksissä.
kappaletyylien yksilöllisissä käyttötarpeissa.

Tyylien tekemisessä huomioitavaa:

Suunnittele tyylin käyttötarkoitus ja rajaa se rakenteellisesti oikein.
Jokaista rakenteellista kokonaisuutta kohden oma tyylinsä.
Ulkonäköä voi suunnitella hieman, mutta se ei ole tekovaiheessa tärkeää.
Tyylit nimettävä havainnollisesti.

Esimerkkejä uusien tyylien tekemisestä

Seuraavassa on lueteltu muutaman uuden tyylin ominaisuudet.

Koodi - kappaletyyli koodiesimerkkejä varten
- Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
- Seuraavan kappaleen tyyli on koodi.
- Kirjasin tyyppi Courier New, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
- Väliä 0 pt:tä ennen kappaletta ja 0 pt:tä kappaleen jälkeen.
- Kappaleelle vasen sisennys 0,5 cm ja oikea sisennys 0,5 cm.
- Kappaleiden ympärille yksinkertainen viiva, jonka leveys ½pt.
- Tyylin pikanäppäin CTRL+Ö.
Valikko - merkkityyli valikkokomentojen merkitsemiseen
- Tyyli perustuu kappaleen oletusfonttiin
- Kirjasimen tyyppi Arial, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
- Tyylin pikanäppäin CTRL+Ä.

Käyttäjien kommentit

Sosiaalinen media, tiedostojen siirtäminen (SFTP), oppimisympäristöt, usenet

Tekstinkäsittelyn työkalut