Tekstinkäsittelyn perusteita/Office 2007

• Tekstinkäsittelyn aloittaminen
• Leikepöytä
• Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä
  • Kappaletyylit
  • Merkkityylit
• Sisällysluettelo
• Ulkoasun muokkaaminen
• Kuvat
• Ristiviite
• Alaviite
• Taulukot
• Palstat
• Tulostaminen

Seuraavissa tehtävissä tutustutaan tekstinkäsittelyohjelman tehokkaaseen peruskäyttöön. Tehtävissä käydään läpi asiakirjan rakenteen merkitsemiseen ja tyylien muokkaamiseen liittyviä asioita sekä tutustutaan erilaisten objektien liittämiseen asiakirjaan. Tehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Office 2007:n Word-tekstinkäsittelyohjelmaa varten, mutta tehtävät voi tehdä myös muillakin tekstinkäsittelyohjelmilla, joskin tehtävissä käytetyt valikkokomennot eroavat ohjelmittain. Vastaavat demotehtävät löytyvät myös Open Office Writer -tekstinkäsittelyohjelmalle ja Word 2003:lle

Jos et ole tehnyt vielä edellisiä demoja ja sinulla on hankaluuksia esim. kansioiden luomisessa niin palaa vielä edelliseen demotehtäviin ennen näiden tekemistä!

Ohjeistus demoon 3 käyttäen Word 2007:aa juonnettuna videona

Tekstinkäsittelyn aloittaminen

• Tallenna hiiren oikealla painikkeella (Save link as / Save target as) pohjadokumentti U:-asemalle tyovaline-kansioon.
• Varmista, että Microsoft Office -ohjelmat ovat englanniksi Start|All programs|Microsoft Office|Microsoft Office tools|Microsoft Office 2007 Language Settings. Jos haluat välttämättä tehdä suomenkielisellä ohjelmalla niin varaudu siihen, että joudut kuitenkin opettelemaan kaiken kahdella kielellä. Englanninkielisiin toimintoihin löydät huomattavasti helpommin ohjeita myös verkosta.
• Etsi ja käynnistä tietokoneesta Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelma (Start|All programs|Microsoft Office|Microsoft Office Word 2007).
• Avaa Wordillä OfficeButton|Open edellä tallentamasi pohjadokumentti (pohja.docx)
• Pohjadokumenttiin on tehty vaadittavat esivalmistelut2007, jotka voit tarvittaessa tehdä muille dokumenteille (tällä hetkellä vielä linkin ohje Word 2003:lle). Kyseisiin määrityksiin pääset Word 2007:ssa kommennoilla OfficeButton | WordOptions.
• Varmista, että Wordin näyttötila on Draft (suom. vedos). Löydät sen valikosta View. Draft-tilassa wordin vasemmassa laidassa pitäisi näkyä kappaleiden tyyli. Ellei näitä näy, niin valitse ikkunan ylälaidasta Customize Quick Access Toolbar. Siellä valitse More Commands | Advanced | Display ja kirjoita tyylialueen leveys (2 cm) kenttää Style area...
• Asiakirjassa kannattaa asettaa kieli sen mukaan millä se on pääsääntöisesti kirjoitettu. Kielen asettaminen on saatavilla Valitsemalla Review | Set Language . Kielen valinnan jälkeen painetaan Default... ja sitten vielä OK. Asettamisen jälkeen kielitoiminnot kuten oikeakielisyyden tarkistus toimii oikein ilman turhia punaisia ja vihreitä alleviivauksia, jotka kertovat erityyppisistä kielivirheistä.

Leikepöytä

• Kokeile leikepöydän käyttöä asiakirjan muokkaamisessa. Kertaa ensin mielessäsi mitä eroa on siirtämisellä ja kopioimisella. Siirtäminen ja kopioiminen onnistuu Home-valikon komennoilla tai hiiren oikean painikkeen avulla.
  • Siirrä muutama asiakirjan kappale toiseen paikkaan. Asiakirjan on tarkoitus olla järkevää muotoa, joten siirrä ainoastaan kokonaisia kappaleita. Kokeile myös siirtää kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-X ja CTRL-V).
  • Kokeile myös kappaleen siirtämistä toiseen paikkaan hiiren avulla. Kun aktiiviseen kappaleeseen tartutaan kiinni hiiren vasemman painikkeen avulla, niin kappaletta voidaan raahata hiiren avulla toiseen paikkaan.
  • Kopioi muutama tekstikappale toiseen paikkaan. Kokeile myös kopioida kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-C ja CTRL-V).
  • Napauta hiiren vasemmalla painikkeella tekstikappaleen yhtä sanaa. Kokeile mitä tapahtuu kun tuplanapautat tai triplanapautat sanaa?

  Tallenna asiakirjasi! Tallentamisessa kannattaa aina käyttää pikanäppäinyhdistelmää CTRL-S. Muista tallentaa asiakirjasi tarpeeksi usein!

• Peru kaikki edellä tekemäsi muutokset Undo (suom. Kumoa) -painikkeella, joka löytyy Word-ikkunan vasemmasta yläreunasta.

Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä

Seuraavaksi tekstiä jaetaan rakenteellisesti hieman järkevämpiin kokonaisuuksiin tyylien avulla. Rakenteella tarkoitetaan dokumentin osien merkitsemistä eri tasoisiksi otsikoiksi, listoiksi ja tekstikappaleiksi. Muokkaa teksti rakenteellisesti oikeiksi kokonaisuuksiksi seuraavien ohjeiden mukaan:

• Alkuperäinen ja pidempi teksti löytyy osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virus05.html>. Avaa alkuperäinen teksti uuteen ikkunaan hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Open in new window.
• Vertaile Wordissä olevaa asiakirjaasi alkuperäiseen tekstiin. Järjestä selainikkuna ja Word-ikkuna siten, että ne näkyvät rinnakkain työpöydällä.
• Valitse Home, joka aukaisee Wordin ylös oikeaan laitaan tyylilistauksen josta voi valita haluamansa tyylin. Tyyleillä merkitään millainen rakenteellinen osa dokumentista kappale tai kappaleiden osa on. Kappaleen valitsemiseksi riittää, että vie kursorin johonkin kohtaan kappaletta (ei tarvitse maalata!).

Kappaletyylit

• Tavalliset tekstikappaleet merkitään Body Text-tyylillä. Valitse aluksi kaikki kappaleet (Home | Select | Select All) ja napauta näille tyyliksi Body Text. Body Text -tyylin saat esille painamalla tyyli-toimintojen oikeassa alalaidassa olevaa Show the styles -painiketta
• Käytä löytämiisi otsikkoteksteihin sopivan tasoista valmista Heading ? (suom. Otsikko ?) -tyyliä. Otsikoita pitäisi olla kolmea eri tasoa (Heading 1, Heading 2, Heading 3). Otsikot ovat lyhyitä yhden rivin kappaleita jotka löydät helposti vertaamalla muotoiltuun versioon tekstistä. Otsikko-tyylit löytynevät suoraan Home-valikon Tyylit -toiminnoista eikä niitä tarvinne erikseen hakea kuten Body Text -tyyliä.
• Merkitse kaikki löytämäsi listat List Bullet (suom. Listamerkit) -tyyleillä. Listoja on kahden tasoisia, käytä sisempiin listoihin tyyliä List Bullet 2. Listat erotat helposti kappaleiden edessä olevista listamerkeistä.
• Poista kopioinnin yhteydessä tekstin sekaan jääneet listamerkit (asteriskit *, pallukat), koska listamerkit tulevat automaattisesti tyylien mukana.

  Jos tyylivalikossa ei ole näkyvissä kaikkia tarvitsemiasi tyylejä, niin koko tyylivalikoiman saat näkyville valitsemalla oikealta alalaidasta Show the styles Window Changes Styles -painikkeen alapuolelta. .

• Mikäli listassa ei vieläkään näy haluamaasi tyyliä, paina Options ja voit kohdassa Select styles to show valita All Styles, jolloin varmasti kaikki Wordin mukana tulevat valmiit tyylit tulevat näkyviin.
• Merkitse laatikoissa olevat tekstit Macro Text-tyylillä.
• Merkitse lopussa oleva numeroitu luettelo tyylillä List Number. Poista tekstissä oleva numerot sillä tyylin pitäisi automaattisesti tehdä numerointi.

Merkkityylit

Merkkityyleillä merkitään kappaleiden sisällä olevia rakenteita. Jos kohde koostuu useammasta sanasta, on nämä maalattava ennen tyylin valintaa. Yhteen sanaan riittää, että vie kursorin kohdalleen.

• Merkitse kaikki asiakirjassa olleet korostukset Strong-tyylillä.
• Merkitse kaikki WWW-osoitteet Hyperlink-tyylillä.

Sisällysluettelo

• Siirrä kohdistin aivan dokumentin alkuun. Tee yksi tyhjä rivi enterin painalluksella ja valitse kappaleen tyyliksi Body Text.
• Lisää asiakirjan alkuun sisällysluettelo (engl. Table of Contents).

  Edellä määrittämäsi rakenteen ansiosta sisällysluettelon lisääminen on todella yksinkertaista. Sisällysluettelon lisääminen onnistuu valinnan References | Table of Contents | Insert Table of Contests avulla.

  Lisättävän sisällysluettelon muotoilun (engl. Formats) lähteeksi voit valita asiakirjamallin (engl. From template), koska tällöin sisällysluettelon asetukset saadaan haluttaessa tallennettua asiakirjapohjaan. Muut muotoilumahdollisuudet kannattaa myös käydä läpi ja niitä voi myös käyttää, jos ei halua muokata itse sisällysluettelon TOC (suom. Sisluet)-tyylejä.

  

• Käy muuttamassa jotakin dokumentin (tekstiosan) väliotsikoista.
• Päivitä sisällysluettelo ajantasalle hiiren oikean painikkeen (Update field) avulla.
• Muista tallentaa dokumenttisi! (CTRL+S)

Ulkoasun muokkaaminen

• Alkuperäinen pohjadokumentti on suojattu tyylien muutoksilta. Jotta pystyisit muokkaamaan tyylejä, on tyylien lukitus poistettava. Tämä tapahtuu valinnoilla Review | Protect Document | Restrict Formatting and Editing jonka jälkeen avautuvasta ikkunasta valitaan Stop Protection
• Valitse tyyliluettelo näkyviin valinnalla Home | Styles ja sitten painamalla pientä painiketta Editing-sanan vasemmalla puolella ja Change styles-komennon alla.
  
  Muokataan Body Text (Leipäteksti) -tyylin ulkoasua toiseen muotoon. Tyylin ominaisuuksia muokataan valitsemalla oikean laidan tyylivalikosta haluttu tyyli ja valitsemalla alasvetovalikosta Modify.

  Lue tarkempi selitys tyylien muokkaamisesta monisteesta.

  

  Muokkaa Body Text (Leipäteksti) -tyyliä siten, että se sisältää seuraavia ominaisuuksia:

  
  • Kappaleen kirjasimen tyyppi on Times New Roman ja koko 12 pt.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
  • Kappaleen riviväli on yksi (engl. Line spacing).
  • Väliä toiseen kappaleeseen on 6 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
  • Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle (engl. Widow/Orphan control).
  • Tekstin taso (engl. Outline Level) on leipäteksti (engl. Body Text) eli sitä ei sisällytetä sisällysluetteloon.
  • Tyylin pikanäppäin (engl. shortcut key) CTRL+0.

  Ominaisuuksia pääset muokkaamaan Format-alasvetovalikon kautta.

  Tyylin ominaisuudet näyttävät Wordin Modify Style -dialogissa seuraavilta:

  
  

  Body Text (suom. Leipäteksti)
  Font: Times New Roman, 12 pt, Finnish, Justified, Line spacing single,
  Space before 6 pt after 6 pt, Widow/orphan control
  
  (suom. Fontti: Times New Roman, 12 pt, Suomi, Molemmat reunat,
  Rivinväli 1, Väli ennen 6 pt jälkeen 6 pt,
  Leski- ja orporivien esto)
  

  Tutki kuinka dokumenttisi ulkoasu muuttui tyyliä muutettaessa! Muita perustyylejä muokataan demoissa 4.

Kuvat

• Avaa Googlen kuvahaku ja etsi hauska kuva tietokoneviruksista. Tallenna kuva täysikokoisena U-aseman tyovaline-hakemistoon napauttamalla ensin kuvalinkkiä vasemmalla, sitten oikealla hiiren napilla linkkiä Näytä kuva täysikokoisena ja lopuksi valitsemalla ponnahdusvalikosta valinta Save target as. Muista kuvien tekijänoikeudet!
• Tee enteriä painamalla uusi, tyhjä kappale johonkin väliin normaaleja tekstikappaleita.
• Lisää kuva valinnalla Insert | Picture. Valitse U-asemalle tallennettu kuva.
• Paina enteriä niin saat uuden kappaleen kuvaotsikolle.
• Lisää kuvaotsikko valinnalla References | Caption. Katso, että kuvaotsikko tulee eri riville kuin kuva.
• Valitse New Label, kirjoita kuvaotsikoiden alkutekstiksi Kuva ja paina OK.
• Kirjoita automaattisen tekstin jälkeen Caption-tekstilaatikkoon seliteteksti, esim. Kuva 1. Virus.
• Tallenna dokumenttisi! Kuvan ja kuvaotsikon keskittäminen sekä asemointi tekstin sekaan opetellaan demoissa 4.

Automaattisesti numeroitavissa kuvista on se hyöty, että pitkässä dokumentissa Word huolehtii automaattisesti numeroiden järjestyksestä. Numeroituihin kuvateksteihin voi viitata (automaattisesti päivittyvillä) ristiviitteillä ja näistä saa myös kuvaluettelon.

Ristiviite

• Kirjoita dokumentin alussa olevan Mato-sanan perään sulut ja lisää sulkujen väliin viittaus liittämääsi kuvaan (Kuva 1. Virus) ristiviite-työkalulla (engl. cross-reference). Viitteen tekeminen tapahtuu valitsemalla valitsemalla References | Cross-reference (suom. Lisää | Viite | Ristiviite).
• Valitse viittaustyypiksi (engl. Reference type) Kuva (engl. Figure) ja lisättäväksi tekstiksi (engl. Insert reference to) koko otsikko (engl. Entire caption). Mikäli dokumentissa on useampia kuvatekstejä, niin tässä kohtaa voitaisiin valita mihin kuvatekstiin viitattaisiin.
• Ristiviitteet pysyvät ajantasalla vaikka kuvan numero tai teksti muuttuisikin. Muutetaan kuvatekstiä ja päivitetään viittaus ajantasalle. Huomio! Tässä operaatiossa on toimittava tarkasti Wordin käytettävyysongelmien takia:
  1. Napauta kursori keskelle kuvaotsikkoa (Caption), Kuva 1. -tekstin jälkeen, ja poista Delete-näppäimellä edellinen kuvateksti.
  2. Kirjoita uusi kuvateksti, esim. Ilkeä tuholainen.
  3. Ristiviitteen saa päivitettyä napauttamalla oikealla viitettä ja valitsemalla Update field.
• Kaikki viitteet ja sisällysluettelon voit päivittää kerralla valitsemalla koko tekstin Home | Select all ja painamalla F9 (Update field).
• Tallenna dokumenttisi!

Muutokset viittattaviin kohteisiin on tehtävä aina näin sillä muutoin muutokset saattavat jäädä viitekentän ulkopuolelle. Viitekenttä muodostuu aina Reference-valikon alta otetuista valinnoista. Word ei valitettavasti näytä mistä jokin kenttä alkaa ja mihin se päättyy. Jotkut kentät tunnistaa harmaasta pohjasta.

Alaviite

• Vaihda tulostusasettelunäkymään valinnalla View | Print Layout.
• Lisää asiakirjaasi selvennys SPAM-sanalle alaviitteellä (engl. footnote). Vie kohdistin SPAM-sanan jälkeen ja valitse References|Insert Footnote, jos haluat alaviitteen.
• Kirjoita seliteteksti sivun alalaitaan.
• Kokeile tehdä samaan tapaan loppuviite (engl. endnote).
• Halutessasi loppuviitteen koko asiakirjan loppuun valitse References | Insert Endnote.

Ristiviitteellä voi tarvittaessa viitata myös ala- tai loppuviitteeseen. Tällöin ristiviitevalikossa on valittava kohta Footnote/Endnote.

Taulukot

• Mene dokumentin loppuun ja tee uusi tekstikappale Body Text-tyylillä.
• Lisää kappaleeseen taulukko. Taulukon lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Table (suom. Lisää | Taulukko). Taulukko voi olla aluksi viiden sarakkeen levyinen ja viiden rivin korkuinen.
• Taulukon ominaisuuksia pääset muokkaamaan hiiren oikean painikkeen avulla tai Table (suom. Taulukko) -valikon kautta. Kokeile lisätä ja poistaa taulukosta rivejä ja sarakkeita.
• Taulukon ulkoasua muokataan demoissa 4.
• Tallenna dokumenttisi.

Palstat

Jaa asiakirjan muutama tekstikappale kahteen palstaan (engl. Columns). Tarkemmin palstoista voit lukea monisteen luvusta palstat.

• Maalaa ensin jonkun sivun kaikki tekstikappaleet.
• Jaa maalatut kappaleet kahteen palstaan valikkokomennolla Page Layout | Columns (suom. Sivun ulkoasu | Palstat).
• Tee johonkin kohtaan palstoitettua tekstiä pakotettu palstanvaihto valinnalla Page Layout | Breaks | Column break (suom. Sivun ulkoasu | Vaihto | Palstan vaihto).
• Peruuta palstoitus ja palstanvaihdot valitsemalla useampaan kertaan Undo-painikkeella (CTRL+Z).

Tulostaminen

• Tulostamisen saat päälle Office-buttonin alaisuudesta näytön yläreunasta oikealta.
• Jos osaat tulostaa ja haluat säästää tulostuskiintiötäsi, niin sinun ei ole pakko tulostaa. Käy joka tapauksessa tarkkaan läpi tulostusdialogin eri ominaisuudet ja yritä tehdä seuraavat testitulostukset tarvittaessa:
  • Tulosta dokumentin kaksi ensimmäistä sivua kaksipuoleisena
  • Tulosta paperia säästäen dokumentin neljä ensimmäistä sivua siten että kaksi sivua tulee per paperin puoli
• Valitse tulostimeksi MA-secure. Tarkemman ohjeistuksen löydät tietohallintokeskuksesta