Tekstidokumentti (Demo 3 & demo 4)

• Tekstinkäsittelyosuuden tarkistaminen

1. Harjoitustyöaihe
2. Tekstinkäsittely
3. Esitysgrafiikka
4. WWW-sivu
5. Työn palauttaminen
6. Yleisimmät virheet

Muotoile materiaalista siisti dokumentti Microsoft Wordilla tai Openoffice Writerilla seuraavan listan vaatimuksien mukaisesti. Tekstidokumentissa käytettävä tekstimateriaali, kuva sekä tyyleissä käytettävät ominaisuudet löytyvät henkilökohtaisista ohjeistasi. Dokumentin tekemisessä on käytettävä tekstinkäsittelyohjelman tarjoamia työkaluja (esim. luettelot ja numeroinnit on tehtävä automaattisesti).

Seuraavassa on listattu kaikilta harjoitustöiltä vaaditut yhteiset ominaisuudet.

• Käytä harjoitustyösi pohjana opettajien tekemää asiakirjamallia wordpohja.dot (tallenna hiiren oikealla painikkeella ja valitse Save Target/Link as). Pohja sisältää etusivun, osiojaot ja makron, jolla harjoitustyövaatimuksien täyttymisen voi tarkistaa! Tarkistusmakro ei toimi Word 97:ssä.
• Muuta asiakirjan asetukset seuraaviksi: Vasen ja oikea marginaali 2 cm, ylämarginaali 2,5 cm ja alamarginaali 2 cm. Paperin koko A4.
• Täytä asiakirjamallin etusivulle tarvittavat tiedot.
• Kaikki muotoilut on sisällytettävä tyyleihin, joten tyylien ulkopuolisia muotoiluja ei saa käyttää (ts. kaikki tekstin ulkoasun muutokset on tehtävä valikosta Format | Styles and Formatting).
• Käytä rakenteellisesti oikeita tyylejä oikeissa paikoissa.
  • Normaalit tekstikappaleet on merkittävä Normal-tyylillä
  • Otsikot on merkittävä Heading?-tyyleillä
  • Listat on merkittävä List Bullet tai List Numbered -tyyleillä. Jos listoja on kahden tasoisia, niin sisemmät listat on merkittävä List Bullet 2 -tyylillä. Listat on muotoiltava henkilökohtaisessa ohjeessa annetun kuvan näköiseksi (huomioi listamerkki ja sisennykset).
  • Jos käsiteltävässä tekstissä on selkeästi taulukkomuotoista asiaa, niin se on myös esitettävä taulukkona.
• Muuta tyylien ominaisuudet vastaamaan harjoitustyökoneen antamassa henkilökohtaisessa ohjeessa (tulee sähköpostitse) annettuja ominaisuuksia.
  • Jos tyylin asetuksista puuttuu jokin vaihtoehto (esim. Distributed tai Helvetica), niin valitse tilalle jotain järkevää.
  • Dokumentin ulkoasusta pitäisi tulla kohtuullisen järkevä, joten määrittele lopuksi henkilökohtaisessa ohjeesta puuttuvat tyylit järkeviksi muotoiluiltaan. Esim. etusivun, sisällysluettelon ja hakemiston tyylit.
• Lisää ylä- tai alatunnisteeseen sivunumerointi ja oma nimesi. Sivunumerointi saa alkaa ykkösestä (arabialaisilla numeroilla) vasta ensimmäiseltä varsinaiselta tekstisivulta (sisällysluettelon jälkeen). Sisällysluettelosivulla täytyy olla erilainen sivunumerointi.
• Lisää dokumentin alkuun sisällysluettelo.
• Lisää dokumentin loppuun hakemisto tärkeimmistä hakusanoista.
• Pienennä henkilökohtaisissa ohjeissa annettu .tif-päätteinen kuva kuvankäsittelyohjelmalla niin, että se voidaan sijoittaa myös WWW-sivulle:
  • Sopiva maksimikoko on 640x480.
  • Tilanvienti kovalevyltä saa olla enintään 100kB valokuvilla (jpg) ja 16 kB kaaviokuvilla (png).
  • Tarvittaessa minimoi kuvassa käytettyjen värien määrä.
• Liitä pienennetty kuva dokumentin loppuun ennen hakemistoa. Kuva ei varsinaisesti liity dokumentin aiheeseen vaan se on satunnaisesti arvottu.
• Lisää kuvalle kuvateksti.
• Kirjoita kuvan jälkeen lyhyt tekstikappale, jossa on viite kuvatekstiin. Viittaus on tehtävä ristiviitteellä.
• Täsmennä jotain sanaa tai termiä ala- tai loppuviitteellä.
• Älä käytä ylimääräisiä rivinvaihtoja, tabulaattoreita tai välilyöntejä. Kaksi peräkkäistä on yleensä liikaa!

Tekstinkäsittelyosuuden tarkistaminen

• Tarkista tekstinkäsittelyosa (Word-dokumentti) dokumenttipohjan mukana tulevalla tarkistimella seuraavien ohjeiden mukaisesti:
  1. Muuta tietoturva-asetuksia siten, että saat makrot käyttöön. Tallenna siis dokumenttisi ja valitse suojaustasoksi Medium (suom. Normaali) valikkokomennolla Tools | Macro | Security (suom. Työkalut | Makro | Suojaus) avautuvasta ikkunasta. Suojaustason vaihtaminen normaaliksi tarkoittaa, että käyttäjältä varmistetaan mahdollinen makrojen käyttöönotto. Muutoksen jälkeen Word on käynnistettävä uudelleen ja vasta tämän jälkeen makrojen suojaustaso on vaihtunut.
  2. Avaa käynnistyksen jälkeen dokumentti uudelleen, jolloin näkyville pitäisi tulla varmistuskysely makrojen ottamiseksi käyttöön. Makrot saadaan käyttöön Enable Macros (suom. Ota makrot käyttöön) -painikkeella.
  3. Dokumentin ollessa auki dokumentin asetukset voidaan tarkistaa pikanäppäinkomenolla ALT GR + T. Jos ALT GR + T ei käynnistä sinulla tarkistusta niin et ole ottanut käyttöön mallipohjaa (ks. FAQ: makron käyttöönotto, etusivu ja osiot). Tarkistuksen tulokset tulevat eri dokumenttiin!
  4. Yleisissä ominaisuuksissa kerrotaan dokumentin mahdollisia yleisiä puutteita. Tyylien ominaisuuksista annetaan lista, jota kannattaa verrata harjoitustyövaatimuksissa annettuun listaan. Jos virheitä ei esiinny, niin voit jatkaa työn palauttamista. Makron kertomia tietoja ei kannata ottaa liian kirjaimellisesti!
• Tarkista tekstidokumenttisi virustarkistusohjelmalla.