Tyylin ominaisuuksien muokkaaminen ja uusien tyylien luominen

• Mallivideot
• Tyylien muokkaaminen
  • Otsikot
  • Listat
  • Merkkityylit
  • Uudet tyylit
• Alaviite
• Ristiviite
• Hakemisto
• Osat
• Sivuasetukset
• Ylä- ja alatunniste
• Jäsennysnäkymä
• Asiakirjamalli

Näissä demotehtävissä perehdytään valmiiden tyylien käyttämiseen sekä tyylin ominaisuuksien muokkaamiseen. Lisäksi perehdytään uusien tyylien tekemiseen dokumentin rakenteen vaatimalla tavalla. Seuraavat tekstinkäsittelytehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Word 2003-tekstinkäsittelyohjelmaa varten. Tehtävät voi tehdä myös muillakin tekstinkäsittelyohjelmilla, mutta tehtävissä käytetyt valikkokomennot eroavat hieman ohjelmittain.

Microsoft Officen kieltä voi vaihtaa myös haluamakseen mikroluokissa valitsemalla Start | All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools | Microsoft Office 2003 Language Settings ja valitsemalla haluttu kieli. Tällöin kaikki Office-ohjelmat käynnistyvät uudelleen ja kieli vaihtuu.

Tyylien muokkaaminen

Käynnistä Word 2003 valinnalla Start | All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office 2003. Avaa edellisissä demoissa muokkaamasi Word-dokumentti. Ellet ole tehnyt edellisiä demoja valmiiksi, niin ota käyttöösi mallidokumentti demo3.doc tallenna se U-levyasemalle haluamaasi hakemistoon (valitse linkki oikealla hiiren napilla ja napauta valintaa Save target as..). Seuraavissa tehtävissä jatketaan asiakirjan tyylien muokkaamista, joilla asiakirjan rakenne on merkitty.

Alkuperäinen teksti löytyy osoitteesta http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virus04.html, josta voit tarvittaessa tarkistaa eri kohtien rakenteellisen merkityksen. Ulkoasun määrittämisessä ei pyritä täysin samanlaiseen lopputulokseen alkuperäisen dokumentin kanssa. Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan seuraavasti:

1. Valitse valikosta Format | Styles and Formatting.
2. Napauta muokattavaa tyyliä oikealla hiiren painikkeella ja valitse alasvetovalikosta Modify. Huomaa, että jos painat tyyliä vasemmalla, niin tällöin kohdistimen kohdalla oleva kappale muuttuu tyylin mukaiseksi.
3. 
   Valitse muotoiluikkunan vasemman alakulman Format-valikosta sopiva alakohta.
   • Font - kirjaisimen asetukset: koko, korostukset ja merkkiväli
   • Paragraph - kappaleen ominaisuudet: tasaus, välit, sisennys, riviväli ja yhtenäisyys
   • Tabs - tabulaattorinäppäimen sisennyskohdat
   • Border - kappaleen reunakuviot
   • Language - kappaleen kieli
   • Frame - kappaleen sijoittaminen liikuteltavaan tekstikehykseen
   • Numbering - listamerkit ja numerointitapa
   • Shortcut key - pikanäppäin tyylille

Otsikot

Muokkaa asiakirjan otsikkotyylejä siten, että ominaisuuksiksi jäävät ainoastaan seuraavasta listasta löytyvät ominaisuudet. Muuta Heading 1 (suom. Otsikko 1) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi.

• Perusta (engl. Based on) Normal-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi (engl. Style for following paragraph) määritellään Normal-tyyli.
• Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 18 pt ja kirjasin on lihavoitu.
• Lisäksi kaikki kappaleen kirjaimet kirjoitetaan isolla (engl. all caps).
• Kappaleen kieli on Suomi.
• Kappaleen tasaus on keskitetty (engl. Centered).
• Kappaleen rivinväli on yksi (engl. Single).
• Väliä toiseen kappaleeseen on 18 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
• Kappaleen leski- ja orporivien esto (engl. Widow/Orphan control) päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle.
• Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa (engl. Keep with next) eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.
• Kappaleen taso (engl. Outline Level) on Taso 1 (engl. Level 1) eli kappale on sisällysluettelossa ensimmäisen tason otsikko.
• 
  Lisää kappaleeseen otsikkonumerointi (engl. Outline numbered) niin, että pääotsikot numeroituvat tyyliin 1., 2., 3., ... Outline numbered -välilehdeltä löytyy valinta, jolla kaikille otsikkotyyleille saadaan automaattisesti tason mukainen numerointi.
• Tyylin pikanäppäin CTRL+1.

Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa! Muuta Heading 2 (suom. Otsikko 2) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi:

• Perusta (engl. Based on) Normal-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi määritellään Normal-tyyli.
• Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 16 pt ja kirjasin on lihavoitu.
• Väliä toiseen kappaleeseen on 12 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
• Kappaleen leski- ja orporivien esto (engl. Widow/Orphan control) päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle.
• Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa (engl. Keep with next) eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.
• Kappaleen taso on 2 eli kappale on sisällysluettelossa toisen tason otsikko.
• Lisää kappaleeseen toisen tason otsikkonumerointi (engl. outline numbered) eli numeroinnin pitäisi näyttää seuraavalta: 1.1., 1.2., ... 2.1., 2.2., ...
• Tyylin pikanäppäin CTRL+2.

Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

Listat

Muuta List Bullet (suom. Merkitty luettelo) tyylin ominaisuudet seuraavan kuvan mukaiseksi:

• Jos List Bullet -tyyliä ei näy listassa, niin listan alapuolelta Show -kohdasta voidaan määritellä näytettäväksi kaikki tyylit (engl. All styles). Ensimmäisen käyttökerran jälkeen List Bullet -tyylin pitäisi tulla näkyviin myös suppeampaan Available styles -listavaihtoehtoon, jota yleensä kannattaa käyttää.
• Perusta tyyli Normal-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi määritellään ListBullet-tyyli.
• Kappaleen väli edelliseen kappaleeseen on 6pt:tä ja kappaleen jälkeiseen kappaleeseen 3 pt:tä.
• Listamerkit ja sisennykset saa helpoiten kohdalleen Numbering-valikon Customize-näppäimellä.
  • Vaihda listamerkin paikaksi 0,5 cm (engl. Bullet position).
  • Sisennä ensimmäinen tekstirivi vasemmalta kohtaan 1 cm (engl. Tab space after).
  • Sisennä muut tekstirivit vasemmalta myös kohtaan 1 cm.
• Tyylin pikanäppäin CTRL+L.

Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa! Muuta myös sisemmän listatyylin List Bullet 2 ominaisuudet järkeviksi:

• Kappaleen väli edelliseen kappaleeseen on 0 pt:tä ja kappaleen jälkeiseen kappaleeseen 0 pt:tä.
• Listamerkiksi avoin pallo.
• Vaihda listamerkin paikaksi 1 cm (engl. Bullet position).
• Sisennä lista ensimmäinen tekstirivi vasemmalta kohtaan 1,5 cm (engl. Tab space after).
• Sisennä muut tekstirivit vasemmalta kohtaan 1,5 cm.

Merkkityylit

• Muuta vielä Hyperlink (suom. Hyperteksti) -tyylin ominaisuuksia seuraavan listan mukaiseksi:
  • Poista alleviivaus.
  • Lisää kursivointi (engl. Italic).
  • Kirjasimen väri on automaattinen.
  • Tyylin pikanäppäin ALT+H. Miksi CTRL-H ei ole hyvä valinta?
• Muuta Strong-tyylin ominaisuuksia:
  • Valitse fontin kooksi 11.
  • Lisää alleviivaukseksi katkoviiva.
  • Aseta pikanäppäimeksi CTRL-B. Mitä pikanäppäin teki aiemmin?
  • Levitä merkkiväliä (engl. Character spacing) 3 pt:llä.
    

Kokeile sekä kappale- että merkkityyleihin liittämiäsi pikanäppäimiä ja muuta hieman dokumentin rakennetta. Pikanäppäinten avulla dokumentin rakenteen merkitseminen on helppoa jo kirjoitusvaiheessa. Muista tallentaa dokumenttisi!

Uudet tyylit

Luodaan uusi tyyli kuvia varten.

• Valitse Styles and Formatting -palkista kohta New Style.
• Laita tyylin nimeksi Kuva.
• Tyyli on kappaletyyli, joten valitse tyylin tyypiksi Paragraph (suom. Kappale).
• Tyylin ominaisuuksien pohjaksi voidaan ottaa Normal-tyyli.
• Kappaletta seuraavaksi kappaleeksi kannattaa valita Caption eli kuvaotsikko.
• Valitse Format | Paragraph ja muuta kappaleen teksti keskitetyksi (engl. Centered). Hyväksy valinnat ja uuden tyylin määritykset painamalla OK-painiketta kaksi kertaa.
• Tee uusi, tyhjä kappale johonkin väliin normaaleja tekstikappaleita enteriä painamalla.
• Muuta edellisissä demoissa liittämäsi kuvan rivitystä siten, että se kuva rivittyy tekstin kanssa. Valitse kuva oikealla hiiren napilla ja valitse Format | Layout | In line with text. Ellet ole vielä tehnyt kuvan liittämistä, niin tee se nyt demo 3:n ohjeiden mukaan.
• Poista edellisissä demoissasi tekemä kuvateksti, joka on kehyksen sisällä. Napauta kerran kuvatekstiä ja napauta toiseen kertaan kuvatekstin tekstikehyksen reunaan ja paina Delete-näppäintä.
• Siirrä kuva uuden, tyhjän kappaleen alkuun.
• Valitse kappaleen tyyliksi juuri luotu Kuva-tyyli.
• Vie kohdistin kuvan oikealle puolelle, Kuva-tyylillä merkityn kappaleen loppuun ja paina enteriä. Nyt seuraava kappale pitäisi olla määräämäsi Caption (suom. Kuvaotsikko) -tyylillä.
• Haluamme vielä automaattisen numeroinnin ja keskityksen kuvaotsikoille. Valitse Styles and Formatting -palkin ylälaidasta Caption-tyyli oikealla painikkeella ja valitse Modify, niin saat muokattua kaikkia kuvaotsikoita. Muuta kappaleen ominaisuuksiin tekstin keskitys. Hyväksy valinnat.
• Valitse valikosta Insert | Reference | Caption. Valitse kuvaotsikoksi teksti Kuva ja kirjoita perään kuvan selite. Ellei Kuva-sanaa löydy niin valitse New label ja kirjoita teksti Kuva. Lisää oma kuvateksti Caption-tekstikenttään. Kuvien numeroinnin pitäisi onnistua nyt automaattisesti.

Alaviite

Lisää asiakirjaasi muutama selventävä alaviite (engl. footnote) valinnalla Insert|Reference|Footnote. Keksi itse sopivat kohdat alaviitteen tekemiseksi ja siirrä kohdistin oikeaan kohtaan ennen lisäämistä.

Kokeile lisätä alaviite esim. seuraavan mallin tapaan.

Vaihda näkymä tulostusasettelunäkymäksi valinnalla View | Print Layout, niin näet mihin alaviite sijoittuu sivulla. Kokeile samalla myös alaviitteen ja loppuviitteen (engl. endnote) välistä eroa.

Ristiviite

• Kirjoita dokumentin alussa olevan Mato-sanan perään sulut ja lisää tähän viittaus liittämääsi kuvaan (Kuva 1. Kirahvi). Tee viittaus ristiviitteellä (engl. cross-reference) valitsemalla Insert | Cross-reference (suom. Lisää | Ristiviite).
• Valitse viittaustyypiksi Kuva (engl. Figure) ja lisättäväksi tekstiksi (engl. Insert reference to) koko otsikko (engl. Entire caption). Mikäli dokumentissa on useampia kuvatekstejä, niin tässä kohtaa voitaisiin valita mihin kuvatekstiin viitattaisiin.
• Käy muuttamassa kuvaotsikkoa. Kirjoita ensin uusi kuvateksti keskelle vanhaa tekstiä ja poista vasta sitten vanha teksti, koska muuten uusi tekstisi saattaa jäädä viittausalueen ulkopuolelle.
• Ristiviitteen saa päivitettyä napauttamalla oikealla viitettä ja valitsemalla Update field. Kaikki viitteet voit päivittää kerralla valitsemalla koko tekstin Edit | Select all ja painamalla F9 (Update field).

Ristiviitteellä voi viitata myös monenlaisiin muihinkin kohteisiin, esimerkiksi otsikoihin. Huomaa myös, että loppuviitteen (engl. Endnote) ja ristiviitteen (engl. Cross-reference) avulla voit luoda yhdenlaisen lähdeluettelon.

Hakemisto

• Lisää asiakirjan loppuun hakemisto (engl. Index). Hakemiston lisäämisen yhteydessä joudut tekemään seuraavia toimia (eli lue seuraavat ohjeet ensin):
  • 
    Merkitse ensin sanat, jotka haluat lisätä hakemistoon. Merkitsemistilaan (engl. Mark entry) pääset valikkokomennolla Insert | Reference | Index and Tables avautuvan hakemiston lisäämisenikkunan Index (suom. Hakemisto) -välilehdeltä löytyvällä Mark entry (suom. Merkitse)-painikkeella. Voit käyttää myös pikanäppäintä ALT+SHIFT+X.
  • Avautuvan ikkunan voit siirtää hieman syrjempään, että pääset helpommin valitsemaan sanoja asiakirjasta. Maalaa dokumentista haluamasi sana ja sen jälkeen Mark-painiketta. Merkitsemisikkuna pysyy vielä auki, joten voit merkitä useita sanoja.
  • Merkitse hakemiston hakusanoiksi vähintään 10 erilaista sanaa, jolloin saat jonkinlaisen käsityksen hakemiston ulkoasusta ja toiminnasta.
  • Sanojen merkitsemisen jälkeen lisätään varsinainen hakemisto. Siirrä kohdistin dokumentin loppuun ja mene uudelleen hakemiston lisäämisikkunaan (Insert|Reference|Index and Tables|Index). Hakemiston muotoilun (engl. Formats) lähteeksi kannattaa valita Asiakirjamalli (engl. From template), koska tällöin hakemiston asetukset saadaan haluttaessa tallennettua asiakirjapohjaan. Muut hakemiston muotoilumahdollisuudet kannattaa myös käydä läpi ja niitä voi myös käyttää, jos ei halua muokata hakemiston Index (suom. Hakemisto) -tyylejä. Paina lopuksi OK.
• Merkitse hakemiston lisäämisen jälkeen vielä muutama uusi sana hakemistoa varten. Päivitä hakemisto sanojen merkitsemisen jälkeen! Hakemiston päivittäminen onnistuu samalla tavalla kuin sisällysluettelon päivittäminen.

Osat

Jaa asiakirja kolmeen osaan (engl. Sections) Lisäämällä osanvaihto (engl. Section break) Insert | Break | Section break sisällysluettelon jälkeen. Ensimmäinen osa on sisällysluettelo, toinen osa sisältää varsinaisen dokumentin ja kolmannessa osassa on hakemisto. Valitse osanvaihdoksi (engl. Section break) molemmissa kohdissa Next Page, niin seuraava osa alkaa vasta seuraavalta sivulta.

Sivuasetukset

• Määrittele asiakirjan sivuasetukset (engl. Page setup) seuraaviksi. Sivunasetuksiin pääset valinnalla File | Page setup (suom. Tiedosto | Sivunasetukset). Muista sivuasetuksia määrittäessäsi että sinulla on nyt dokumentissasi useampia osia ja sivuasetusten pitää koskea niitä kaikkia!
  • Marginaaleiksi arvot: ylämarginaali 2,5 cm, alamarginaali 2 cm, vasen 2 cm, oikea 2 cm ja ylä- ja alatunnisteen etäisyydeksi paperin reunasta 1 cm.
  • Paperin kooksi A4 ja paperi on pystytasossa (engl. Portrait)
  • Erilainen ala- ja ylätunniste parilliselle ja parittomalle sivulle Layout (suom. Asettelu) -välilehdeltä.
    

Ylä- ja alatunniste

Mene seuraavaksi muokkaamaan ylä- ja alatunnistetta (View | Header and Footer).

• Lisää sivujen ulkoreunaan erilaiset tunnistetekstit parillisille ja parittomille sivuille. Parilliselle sivulle tunnistetekstiksi voit kirjoittaa nimesi ja parittomalla sivulle esimerkiksi tekstin "Tietokonevirukset". Tunnisteiden välillä pääset liikkumaan kätevästi Header and Footer (suom. Ylä- ja alatunniste) -työkalupalkin avulla.
  
• Lisää asiakirjan alatunnisteeseen (engl. Footer) sivunumerointi sivun keskelle. Sivunumeroinnin lisäämis- ja muokkaamispainikkeen löydät Header and Footer (suom. Ylä- ja alatunniste) -työkalupalkista. Sivunumeroinnin keskittämisessä kannattaa käyttää sarkainta (engl. Tab), jolloin tarkka keskittäminen voidaan tehdä tyylin ominaisuuksia muuttamalla.
• Lisää dokumentin ensimmäiseen osaan sivunumerointi roomalaisilla numeroilla ja toiseen osaan arabialaisilla numeroilla. Varmista, että kummankin osan numerointi alkaa ykkösestä.
  • Ota alatunnisteesta otetaan pois ominaisuus "Sama kuin edellä" (engl. Same as previous)-ominaisuus. Valinta löytyy työkalupalkista kohdasta Link to previous.
  • Lisätään sivunumerointi työkalupalkin valinnalla Insert page number.
  • Muotoile numerointi työkalupalkin valinnalla Format page number.
• Muokkaa Styles and Formatting -palkista ylätunnisteen ulkonäköä Header-tyylin avulla. Muuta ylätunnisteen ominaisuudet tyylin avulla seuraaviksi:
  • Lisää ylätunnisteen alareunaan yhtenäinen raja, jonka paksuus on 1/2 pt.
  • Poista kaikki (engl. Clear all) entiset sarkainasetukset ja määrittele uusiksi sarkainasetuksiksi seuraavat:
    • Keskitetty tasaus 8,5 cm
    • Oikea tasaus 17 cm
  • Voit määrittää sarkainasetukset vielä Alatunniste (engl. Footer) -tyylille, niin saat sivunumeroinnin oikeasti keskelle.

Tallenna asiakirjasi!

Jäsennysnäkymä

• Vaihda dokumentin tila jäsennys (engl. Outline) -tilaan valitsemalla View|Outline
• Aseta näkyviin vain otsikkotasot valitsemalla työkalupalkista Show level 3
• Vaihda kappaleiden Virustartunnan vältteleminen ja Huolehdi ohjelmistojen ja käyttöjärjestelmän päivityksestä paikkaa. Siirtäminen onnistuu raahaamalla otsikon edessä olevasta merkistä tai käyttämällä Outline-tilan työkalupalkkia ja siinä olevia Move up- ja Move down -painikkeita
• Korota Virustartunnan vältteleminen -otsikko toisen tason otsikoksi. Otsikoiden tasoja voi muuttaa työkalurivin demote- ja promote-painikkeilla.

Asiakirjamalli

Vaihda takaisin tulostusasettelunäkymään valinnalla View | Print Layout.

• Nyt sinulla on hyvin muotoiltu asiakirja, jossa on hyvät tyylin määritykset sekä sivunasetukset. Tyylien ja sivuasetusten säilyttämiseksi asiakirjasta kannattaa tehdä asiakirjamalli (engl. Template) seuraavien ohjeiden mukaisesti.
  • Poista asiakirjamallista kaikki tekstit, joita et halua mukaan asiakirjamalliin pohjautuviin uusiin dokumentteihin. Asiakirjamalliin voi olla hyödyllistä jättää tekemäsi osanvaihdot ja sisällysluettelo. Poista siis otsikot, listat ja tavalliset tekstikappaleet maalaamalla ne ja painamalla näppäimistöltä Delete:ä. Asiakirjamallin on tarkoituksena toimia kokonaan uuden dokumentin pohjana, joten muita tekstejä ei tarvita.
  • Tallenna tiedosto asiakirjamalliksi. Tiedoston tyypiksi (engl. Save as type) täytyy valita Asiakirjapohja (engl. Document template *.dot).
  • Ohjelma haluaa tallentaa asiakirjamallin Templates-nimiseen hakemistoon, jonne sinulla pitäisi olla tallennusoikeus. Jos ei ole, niin tallenna asiakirjapohjasi U:-levyaseman tyovaline-hakemistoon.
• Avaa uusi asiakirja, joka pohjautuu tekemääsi asiakirjamalliin. Lue seuraavat ohjeet kokonaan ennen uuden dokumentin avaamista.
  • Normaalisti asiakirjamalli saadaan uuden dokumentin pohjaksi valinnalla File | New | Blank document (suom. Tiedosto | Uusi | Tyhjä asiakirja).
  • Jos tallensit asiakirjapohjan Templates-hakemistoon, niin pohjan saat käyttöösi valinnalla Templates | On my computer ja valitsemalla äsken tallentamasi pohjan. Katso, että oikeassa alakulmassa on kohta Document (suom. Asiakirja) valittuna, jolloin uusi dokumentti luodaan asiakirjamallin pohjalle.
  • Jos tallensit asiakirjapohjan U:-levyasemalle, niin saat uuden asiakirjan käyttöösi valitsemalla File | New | From existing document ja tiedostodialogista U:-asemalle tallentamasi pohjan.
  • Älä avaa asiakirjapohjaa valinnan File | Open kautta ellet halua muokata itse asiakirjapohjaa.
• Kirjoita uuteen asiakirjaan hieman tekstiä (muutamia otsikoita ja normaalia tekstiä) ja tallenna uusi asiakirja U:-levyasemalle jollakin nimellä.