Funktioita ja työkaluja - Luento 10

• Luentotaltiointi
• Tietolomake
• Tietokantafunktiot
• Erikoissuodatus
• Makrot
  • Makrojen käyttäminen
  • Makroviruksilta suojaantuminen

Tällä luennolla jatkamme excelin työkalujen parissa ja perehdymme lisäksi tietokantafunktioiden käyttöön. Luennolla käyty esimerkki löytyy luento10.xls-tiedostosta.

Tietolomake

Tietolomaketta (engl. Form / DataForm) voidaan käyttää luettelomuodossa olevien tietojen lisäämiseen, selaamiseen, päivittämiseen tai poistamiseen. Datalomakkeesta tekee erityisen käyttökelpoisen automaattinen kaavojen kopioituminen lisätylle riville edelliseltä riviltä. Seuraavassa muutamia käyttökohteita ja rajoituksia:

• Ei päästä muuttamaan kaavoja sisältäviä soluja.
• Voidaan etsiä taulukosta tietoja Criteria-toiminnon avulla. Ehdot on poistettava erikseen, jos halutaan tarkastella kaikkia tietoja.
• Kopioi automaattisesti lisäyksen yhteydessä kaavarivit, joita tietoalueella sijaitsee.
• Ei lisätessä laajenna nimettyä aluetta, joten nimetystä alueesta kannattaa tehdä koko sarakkeen pituinen.
• Tietoalueen on oltavat ensimmäisellä rivillä, jos työkalu käynnistetään makrosta.

Lisätietoja tietolomakkeen käytöstä voit lukea luentomonisteen alaluvusta "Tietolomake".

Tietokantafunktiot

Tietokantafunktioita olisi parempi nimittää luettelofunktioiksi. Tietokantafunktiot on tarkoitettu tehokkaaseen luettelomuotoisen datan laskemiseen. Tietokantafunktiot eroavat vastaavista tavallisista funktioista siten, että niille voidaan antaa erilaisia ehtoja laskennan tueksi. Seuraavassa muutamia funktioiden käytössä huomioitavia asioita.

• Ensimmäisenä parametrina määritellään tietokanta eli luettelo, jonka tietojen perusteella suoritetaan laskutoimituksia.
• Toisena parametrina annetaan sarakeotsikko, jonka määräämässä sarakkeessa laskutoimitus tehdään. Sarakeotsikko voidaan antaa tekstinä, sarakkeen järjestysnumerona (luettelon sisällä) tai soluviittauksena sarakeotsikkoon.
• Kolmantena parametrina annetaan ehtoalue, jonka ehtojen perusteella varsinainen laskenta suoritetaan. Ehtoalueelle asetetaan seuraavia rajoituksia:
  • Ehtoalueen ensimmäisellä rivillä on oltava samat otsikot kuin luettelossa, josta tietoja haetaan.
  • Kaikkia otsikoita ei tarvitse olla ehtoalueella, vaan ainoastaan niiden sarakkeiden otsikot, joiden mukaan laskentaa halutaan rajoittaa.
  • Samalla ehtorivillä olevien ehtojen on oltava voimassa yhtäaikaa samalla luettelon rivillä eli ehto on JA-tyyppinen.
  • Eri riveillä ja samaa saraketta rajoittavien ehtojen voimassa olo on TAI-tyyppinen.
  • Alueessa ei saa olla yhtään kokonaan tyhjää ehtoriviä.

Lisää tietokantafunktioista voit lukea luentomonisteen sähköisestä versiosta.

Erikoissuodatus

Erikoissuodatuksella saadaan annettua monipuolisia suodatusehtoja alueelle. Lisäksi pikasuodatuksesta poiketen tiedot voidaan myös kopioida toiseen laskentataulukkoon. Erikoissuodatuksesta kannattaa huomata muutama asia.

• Voidaan käyttää täsmälleen samanlaisia ehtoalueita kuin tietokantafunktioiden yhteydessä.
• Voidaan suodattaa paikallaan tai voidaan kopioida suodatetut tiedot jollekin toiselle laskentataulukolle.
• TAI-ehto määritellään useammalla rivillä.
• JA-ehto määritellään samalla rivillä, jolloin saman sarakkeen otsikoita voi olla useampiakin.
• Tietojen kopioinnin yhteydessä täytyy ensin mennä laskentataulukkoon, jonne tiedot tuodaan. Kopiointi onnistuu vain aktiiviselle laskentataulukolle.
• Tiedoista voidaan kopioida myös yksittäisiä sarakkeita. Tällöin määritellään haluttujen sarakkeiden otsikot kopioinnin kohteeseen.
• Erikoissuodatus sopii hyvin käytettäväksi esimerkiksi Pivot-taulukkoon tai muun työkalun käyttöön haluttavien tietojen "alkusuodattamisessa".

Makrot

Makrot ovat käteviä työkaluja erilaisten toistuvien toimenpiteiden automatisointiin. Makrojen avulla usein toistuva ja useita toimintoja vaativa toimenpide saadaan yhden napin painalluksen taakse. Seuraavassa muutama makrojen huomion arvoinen piirre.

• Makroja käytetään sekä tekstinkäsittelyssä, taulukkolaskennassa että esitysgrafiikassa.
• Makro on kokoelma erilaisia toimenpiteitä, jotka on koottu yhteen.
• Makrot koostuvat ohjelmointikielisistä (esimerkiksi VBA) komennoista.
• Makroja voidaan tehdä nauhoittamalla tai käsin kirjoittamalla.
  • Nauhoitetaessa makroon tallentuvat tiedot suorittamistamme toimenpiteistä, kuten esimerkiksi solujen valinnasta.
  • Yksinkertaisten makrojen tekemiseen ei siis tarvitse osata ohjelmoida.
  • Esimerkiksi taulukon suodattaminen voidaan nauhoittaa makroksi.
  • Monimutkaisemmat makrot joutuu kirjoittamaan käsin ainakin osittain.
  • Makroja käsin korjailemalla saadaan tehokkaita ja yleiskäyttöisiä työkaluja.
• Nauhoittaminen aloitetaan valikkokomennolla Tools | Macro | Record New Macro (suom. Työkalut | Makro | Nauhoita uusi makro), jonka jälkeen tehdään makroon tulevat toimenpiteet rauhassa.
• Nauhoittaminen loppuu Macro-työkalurivin Stop Recording (Lopeta nauhoitus)-painikkeella tai Tools | Macro (suom. Työkalut | Makro) valikon vastaavalla valinnalla.
• Makron nauhoitusnopeus on eri nopeus kuin ajonopeus.
• Makroilla voidaan myös tehdä omia funktioita.
• Makrojen nimiin ei saa laittaa välilyöntejä.

Makrojen käyttäminen

Makroja voidaan käyttää (suorittaa) kätevästi esimerkiksi laskentataulukolle lisätyn painikkeen avulla. Painikkeen lisääminen onnistuu seuraavasti:

• Välitse näkyville Forms- (suom. Lomakkeet) -työkalurivi valikosta View | Toolbars (suom. Näytä | Työkalurivit).
• Valitse työkalurivin työkaluista Button (suom. Painike). Oikeassa reunassa toinen ylhäältä.
• Raahaa hiiren vasen pohjassa laskentataulukkoon haluamasi painikkeen kokoinen alue.
• Valitse avautuvasta Assign Marco (suom. Yhdistä makro) -ikkunasta painikkeeseen haluttu makro.
• Anna painikkeelle kuvaava nimi hiiren oikean alta löytyvällä Edit Text (suom. Muokkaa tekstiä) -komennolla.
• Makroa voit nyt käyttää painiketta napsauttamalla.

Makroja voidaan käyttää myös valikkokomennolla Tools | Macro | Macros (suom. Työkalut | Makro | Makrot) avatuvasta ikkunasta. Ensin ajettava makro täytyy valita aktiiviseksi ja sen jälkeen sen voi ajaa Run-komennolla. Makroihin voi myös yhdistää pikanäppäimiä.

Makroviruksilta suojaantuminen

Vaikka nykyisellään makroviruksia on liikkeellä vähän, niin niiden kanssa kannattaa edelleen olla varovainen. Jos työkirja sisältää makroja, mutta niitä ei tiedä tarvitsevansa, niin niitä ei kannata ottaa käyttöön.

Makrosuojauksista johtuu, ettei edes hyödyllisiä makroja päästä ajamaan oletusasetuksilla. Tällöin kannattaa tarkistaa makrojen suojaustaso valikkokomennolla Tools | Macro | Security (suom. Työkalulut | Makro | Suojaus). Avautuvasta ikkunasta suojaustason saa näkyville Security Level (suom. Suojaustaso) -välilehdeltä. Makrojen ajamiseksi suojaustaso kannattaa laskea Medium (suom. Normaali)-tasolle, jolloin makrojen käyttö varmistetaan käyttäjältä asiakirjan avaamisen yhteydessä. Kun asetukset on hyväksytty, niin työkirja täytyy avata uudelleen, jolloin näkyville pitäisi tulla makroista aiheutuva kysely.