Tekstinkäsittelyn perusteet

• Luentotaltiointi
• Valikoiden periaatteet
  • File (suom. Tiedosto)
  • Edit (suom. Muokkaa)
  • View (suom. Näytä)
  • Insert (suom. Lisää)
  • Format (suom. Muotoile)
  • Tools (suom. Työkalut)
  • Window (suom. Ikkuna)
  • Help (suom. Ohje)
  • Table (suom. Taulukko) / Data (suom. Tiedot) / Slide Show (suom. Esitys)
• Toimintoja ja pikanäppäimiä
• Tyylit (Style)
  • Mitä tyylit ovat?
• Dokumentin rakenne
  • Tekstin rakenne
  • Mitä hyötyä on rakenteen merkitsemisestä?
• Wordin asetuksien korjaaminen
  • Tyylittömän dokumentin siivoaminen
• Näkymät
• Erilaiset tyylit - erilaiset käyttökohteet
  • Kappaletyyli
  • Merkkityyli
• Rakenteen merkitsemisen tehostaminen
• Tyylien ominaisuudet ja niiden muokkaaminen
  • Uudet tyylit

Seuraavassa käydään läpi tekstinkäsittelyyn liittyviä asioita aina tekstinkäsittelyn perusteista tehokkaaseen työskentelyyn asti. Lisää tekstinkäsittelyyn liittyvää asiaa löytyy seuraavalta luennolta.

Valikoiden periaatteet

Ensimmäinen askel tekstinkäsittelyn (ja muidenkin ohjelmien) käytön tehostamiseen on valikoiden periaatteiden opiskelu. Töissä tai opiskelussa aikansa saa kulumaan varmasti muuhunkin kuin valikoiden selailemiseen ja toimintojen etsimiseen. Valikkorakenteessa on tietty logiikka, jonka mukaan niissä olevat komennot on järjestetty.

Työkalupainikkeiden käyttöä asiakirjan muotoilemisessa kannattaa miettiä tarkkaan, koska niistä on yleensä enemmän haittaa kuin hyötyä!

Valikoiden kielen vaihtaminen onnistuu mikroluokissa Start-valikosta All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools | Microsoft Office 2003 Language ja sieltä sopiva kieli. Office-ohjelmat käynnistyvät uudelleen ja kieli vaihtuu.

File (suom. Tiedosto)

• Ohjelman "perusominaisuudet"
• Asiakirjan yleisiä ominaisuuksia
• Tulostaminen

Edit (suom. Muokkaa)

• Asiakirjan osien kopioiminen
• Etsimistoiminto
• Tyhjentäminen ja poistaminen

View (suom. Näytä)

• Asiakirjan erilaiset näkymät
• Työkaluvalikkojen näkyminen
• Normaalisti näkymättömien osien
  näyttäminen asiakirjassa

Insert (suom. Lisää)

• Kuvien ja objektien lisääminen
• Erilaisten erikoiskenttien lisääminen
• Kokonaan uusien kokonaisuuksien lisääminen

Format (suom. Muotoile)

• Asiakirjan osien muotoilut
• Tyylien ominaisuuksien muokkaaminen

Tools (suom. Työkalut)

• Ohjelmaan läheisesti liittyviä työkaluja
• Koko ohjelman asetukset (Options)

Window (suom. Ikkuna)

• Asiakirja ikkunoiden järjestäminen
• Ikkunan vaihtaminen

Help (suom. Ohje)

• Kaikki ohjelman ohjeet
• Tietoja ohjelmasta
• Kannattaa opetella käyttämään jo etukäteen!
• Ohjeita ohjeiden käyttöön löytyy luentomonisteesta

Table (suom. Taulukko) / Data (suom. Tiedot) / Slide Show (suom. Esitys)

• Ohjelmakohtaisia valintoja sisältäviä asioita
• Muuttuu yleensä valintojen mukaan

Toimintoja ja pikanäppäimiä

• Tekstin valinta, kopioiminen, siirtäminen ja liittäminen
  • Valinnat onnistuvat sekä hiirellä että näppäimistöltä.
  • Leikkaa - CTRL-X tai Edit | Cut tai hiiren oikea painike ja Cut
  • Kopioi - CTRL-C tai Edit | Copy tai hiiren oikea painike ja Copy
  • Liitä - CTRL-V tai Edit | Paste tai hiiren oikea painike ja Paste
• Tekstin maalaaminen
  • Home = Kursori rivin alkuun
  • End = Kursori rivin loppuun
  • SHIFT + nuoli = Kohdan valitseminen (maalaaminen)
  • CTRL + nuoli = Kursorin liikuttelu
  • CTRL + SHIFT + nuoli = Isompien kokonaisuuksien valitseminen (maalaaminen)
  • CTRL + A = Valitse kaikki
• Toiminnon peruminen - CTRL-Z tai Edit | Undo
• Asiakirjan tallentaminen
  • Asiakirja kannattaa tallentaa riittävän usein - CTRL-S tai File | Save
  • Wordin vanhempien versioiden ymmärtämät versiot - Word 95/97 ja RTF
  • Erilaisten formaattien käyttö
• Uusi dokumentti - CTRL+N tai File | New
• Tiedoston avaaminen - CTRL-O tai File | Open
• Tiedoston tulostaminen - CTRL-P tai File | Print

Tyylit (Style)

Kokeillaan muokata huonosti muokatussa dokumentissa seuraavia asioita:

• Listojen sisentäminen
• Tekstikappaleiden sisennys
• Kirjaisimen (eli fontin) muuttaminen
• Välistyksen muuttaminen
• Kappaleiden tasaus

Tyylien ulkopuoliset erillismuotoilut eli esimerkiksi kappalekohtaiset sisennykset, välistykset ja tasaukset sekä sana- ja merkkikohtaiset lihavoinnit ja kursivoinnit aiheuttavat suuria ongelmia mm. ulkoasun muokkaamisessa.

Mitä tyylit ovat?

Dokumentissa on usein samanlaisia kappaleita (otsikot, leipäteksti, listat), jotka halutaan muotoilla samalla tavalla. Tyylit ovat kokoelma muotoiluja, jotka liittyvät tiettyyn kappaletyyppiin. Peruskaava dokumentin muotoilussa pitäisi olla seuraava:

1. Merkitään dokumentin rakenne eli merkitään kappaleiden tyyppi
   • Otsikot
   • Listat
   • Leipäteksti
2. Merkitään kappaleiden sisällä olevat erityisasemassa olevat merkkirakenteet
   • Vahvennus
   • Korostus
   • Esimerkit
3. Muokataan rakenneosiin liittyviä ulkoasumuotoiluja tyylivalikon kautta
   • Kirjasin
   • Sisennykset
   • Välistykset
   • Reunaviiva
   • Listamerkit
   • Numerointi

Tyylivalikon saa esiin valinnalla Format | Styles and Formatting. Muita muotoiluvaihtotapoja on syytä käyttää mahdollisimman vähän ja vain erikoistapauksissa!

Dokumentin rakenne

Asiakirja eli dokumentti koostuu mm. seuraavista osista ja osiin liittyvistä ominaisuuksista:

• Asiakirjan malli
  • Valmiit hyväksi havaitut muotoilut
  • Lähtökohta varsinaisen sisällön kirjoittamiselle, pohja
• Asiakirja
  • Koko tekstiin liittyvät ominaisuudet ja osaset
  • Esimerkiksi marginaalit, sivun koot, sivunumerointi...
• Asiakirjan osat
  • Tekstin isot kokonaisuudet
  • Etusivu, sisällysluettelo, pääluvut, hakemisto
• Kappale
  • Tekstin rakenneosanen
  • Otsikko
  • Normaali teksti
  • Listat
• Sanat ja merkit
  • Kappaleen sisäinen, erityisasemassa oleva osanen
  • Vahvistetut, alleviivatut tai kursivoidut sanat
  • Ylä- ja alaindeksit
• Muotoilut ja objektit
  • Ei varsinaisesti tekstiin liittyviä
  • Kuvat, taulukot, kaaviot, kehykset

Tekstin rakenne

• Kappalerakenteen osasia
  • Kappale muodostuu enter-näppäinpainallusten väliin
    • Kappaleen jälkeen vain yksi enterin painallus! (vrt. teksti)
    • Enterin painallus tarkoittaa kappaleen vaihtoa!
    • Enterin painalluksilla ei saa tehdä tyhjää tilaa!
  • Otsikot (Heading)
  • Normaaliteksti (Normal)
  • Järjestämätön lista (List Bullet)
  • Järjestetty lista (List Number)
  • Ylä- ja alatunniste (Footer/Header)
  • Muut, esim. kappalelainaus (Ei valmista tyyliä)
• Merkkirakenteiden osasia
  • Voimistukset, korostukset (Strong, Emphasis)
  • Sivunumerointi (Page Number)
  • Hyperlinkki (Hyperlink)
  • Tasavälinen teksti (HTML-Code)
  • Valikkokomennot (Ei valmista tyyliä)
  • Eri kieliset merkinnät (Ei valmista tyyliä, voi liittyä myös koko kappaleeseen)

Mitä hyötyä on rakenteen merkitsemisestä?

Tyyleillä merkitään dokumentin rakenne. Merkitsemisellä helpotetaan ja nopeutetaan sekä dokumentin tekemistä että muokkaamista.

• Tyylejä käytetään asiakirjan rakenteen merkitsemiseen.
• Tyylit mahdollistavat keskitetyt ja nopeat muutokset asiakirjassa.
• Tyylit voidaan varastoida asiakirjapohjaan, jolloin niitä voidaan käyttää uudelleen.
• Yhtenäinen ulkoasun määrittely
• Automaattiset hakemistot ja luettelot
• Ristiviittaukset tekstistä otsikoihin, kuviin, kaavioihin jne.
• Asiakirjan muuttamista toiseen muotoon (esim. HTML)
• Asiakirjat voidaan helpommin yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi.
• Helpotetaan esitysgrafiikkaesityksen tekemistä dokumentista.

Wordin asetuksien korjaaminen

Tärkeää ennen tyylejä on säätää Wordin avustavat toiminnot pois päältä:

http://appro.mit.jyu.fi/faq/tyovaline/word/

Tyylien kannalta tärkeitä asetuksia ovat:

• Muotoilumerkit päälle -ikonista.
• Tools | Options | View | Style area width: 2cm.
• Tools | Options | Edit | Keep track of formatting: Pois päältä
• Tools | Options | Spelling & Grammar | Check spelling as you type & Check grammar as you type: Pois päältä jos ei halua punaviivaa.

Tyylittömän dokumentin siivoaminen

• Muotoilujen poistaminen
  • Kaikkien muotoilujen poistaminen Edit | Clear | Formats
  • Tyylien ulkopuolisten kappalemuotoilujen poistaminen CTRL + Q
  • Merkkimuotoilujen ja -tyylien poistaminen CTRL + välilyönti
• Find & Replace
  • Tekstin korvaaminen
  • Tyylien korvaaminen

Näkymät

• Erilaiset näkymät - voidaan käyttää asiakirjan erilaisissa kirjoitus- ja muokkaustilanteissa.
  • Normal (suom. Normaali) - kirjoitusnäkymä (Word 2000 / 97) - sopii normaaliin kirjoittamiseen.
  • Print/Page Layout (suom. Asettelu) - julkaisunäkymä (word 2000 /97) - sopii erityisesti sivun taittamiseen.
  • Web layout / Online Layout - asiakirjan muoto WWW-julkaisemisen jälkeen (Word 2000 / 97) - sopii asiakirjan WWW-ulkoasun muokkaamiseen (ei kannata käyttää)
  • Outline (suom. Rakenne) - rakennenäkymä (Word 2000 / 97) - sopii asiakirjan rakenteen muokkaamiseen
  • Reading Layout (Word 2003) - sopii asiakirjan lukemiseen ruudulta

Erilaiset tyylit - erilaiset käyttökohteet

Muotoillaan excelohje.txt Word-dokumentiksi. Ensin on tehtävä rakenteen merkintä.

• Tyylit ovat kokoelma kappale- ja/tai merkkimuotoiluista.
• Käytä aina valmiita tyylejä jos suinkin mahdollista!
• Uusia tyylejä luodaan vain jos rakenteellisesti oikeaa tyyliä ei ole olemassa valmiina.
• Liitä tyyliin sopiva ja helposti muistettava pikanäppäin.

Kappaletyyli

• Kokoelma kappale- ja merkkimuotoiluista.
• Vaikutusalue on kokonainen tekstikappale.
• Käytettäessä ei tarvitse valita kappaletta.
• Voidaan käyttää useampaankin kappaleeseen kerralla.
• Tyypillisiä kappaletyylin paikkoja ovat normaalit tekstikappaleet, otsikot ja listat.
• Kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut saadaan poistettua pikanäppäinyhdistelmällä CTRL-Q.

Listat ja taulukot

• Kappalemuotoilun erikoistapauksia.
• Taulukkotyyli sisältää taulukko-objektin muotoilut, esim. solujen reunat, värityksen ja koon.
• Listatyylin voi laittaa kappaleelle lisämuotoiluksi. Sisältää on yhden lista-alkion muotoilut, esim. numeroinnin.

Merkkityyli

• Kokoelma merkkimuotoiluista.
• Ei sisällä kappaleen ominaisuuksia.
• Vaikutusalue on yksittäinen merkki tai sana.
• Käyttäminen yksittäiseen sanaan onnistuu ilman sanan valintaa, mutta muuten käyttökohde on aktivoitava.
• Ei kannata käyttää merkkimuotoiluja koko kappaleen sisällä, vaan ne kannattaa lisätä kappaletyyliin.
• Tyypillisiä merkkityylejä ovat erilaiset rakenteelliset korostukset, kuten valikkokomennot tai www-osoitteet.
• Merkkityylin muotoilut saadaan poistettua kappaleesta näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti.

Rakenteen merkitsemisen tehostaminen

• Vanhan dokumentin muuttamisessa tai asiakirjan sisällön kopioimisen yhteydessä vanhat määritykset kannattaa usein poistaa ennen rakenteen muokkaamista.
  • Käytä korvaa-työkalua muotoilujen korvaamiseen tyyleillä.
  • Poistetaan kaikki kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut - CTRL-Q
  • Poistetaan kaikki merkkimuotoilut (myös merkkityylit) - CTRL-välilyönti
• Määrittele tyyleille helpot pikanäppäimet! (Pikanäppäimet saa myös tulostettua)
• Tyyliä on tärkeää käyttää ainoastaan rakenteellisesti oikeissa paikoissa.
• Tyylien ulkonäkö on helppo muuttaa jälkikäteen.

Tyylien ominaisuudet ja niiden muokkaaminen

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen onnistuu valikkokomennolla Format | Styles and formatting (Muotoile | Tyyli ja muotoilut). Valitse oikealle tulevasta palkista tyyli hiiren oikealla napilla ja napauta Modify. Erilaiset muotoiluvaihtoehdot löytyvät vasemman alakulman Format-ponnahdusvalikosta.

• Normal (suom. Normaali)
  • Kirjasimen tyyppi on Times New Roman ja koko 12 pt.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
  • Kappaleen rivinväli on yksi (engl. Line spacing).
  • Väliä 6 pt ennen ja 6 pt jälkeen (engl. Spacing).
  • Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle
  • (engl. Widow/Orphan control).
  • Tekstin taso (engl. Outline Level) on leipäteksti (engl. Body Text).
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+0.
  Seuraavassa on nähtävillä millaisena edellä tehdyt määritykset näkyvät tekstinkäsittelyohjelmassa.

  Normal (suom. Normaali)
  
  Font: Times New Roman, 12 pt, Finnish, Justified, Line spacing single,
  Space before 6 pt after 6 pt, Widow/orphan control
  
  (suom. Fontti: Times New Roman, 12 pt, Suomi, Molemmat reunat,
  Rivinväli 1, Väli ennen 6 pt jälkeen 6 pt,
  Leski- ja orporivien esto)

• Heading1 (suom. Otsikko 1)
  • Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
  • Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 18 pt ja se on lihavoitu.
  • Kirjasin kirjoitetaan isolla.
  • Kappale on keskitetty.
  • Väliä 18 pt ennen kappaletta.
  • Tekstin taso on ensimmäinen otsikkotaso eli Level 1.
  • Ennen kappaletta on tehtävä sivunvaihto.
  • Pidä kiinni seuraavassa.
  • Otsikkotason numerointi - taso 1.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+1.
• Heading 2 (suom. Otsikko 2)
  • Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
  • Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 16 pt ja se on lihavoitu.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on keskitetty.
  • Väliä 12 pt ennen kappaletta.
  • Tekstin taso on toinen otsikkotaso eli Level 2.
  • Pidä kiinni seuraavassa.
  • Otsikkotason numerointi - taso 2.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+2.
• List Bullet (suom. Merkitty luettelo)
  • Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
  • Väliä 3 pt:tä ennen kappaletta ja 3 pt:tä kappaleen jälkeen.
  • Kappaleelle vasen sisennys 1 cm ja riippuva sisennys 1 cm.
  • Listaerottimeksi jokin merkki.
  • Sarkain 2 cm (ei muita, koska vaikuttaa sisennykseen!)
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+L.

Uudet tyylit

Uusien tyylien tekeminen kannattaa vain, kun valmiita sopivia tyylejä ei löydy!

Uusien tyylien käyttö tulee kysymykseen...

• erilaisissa merkkityylien määrityksissä.
• kappaletyylien yksilöllisissä käyttötarpeissa.

Tyylien tekemisessä huomioitavaa:

• Suunnittele tyylin käyttötarkoitus ja rajaa se rakenteellisesti oikein.
• Jokaista rakenteellista kokonaisuutta kohden oma tyylinsä.
• Ulkonäköä voi suunnitella hieman, mutta se ei ole tekovaiheessa tärkeää.
• Tyylit nimettävä havainnollisesti.

Esimerkkejä uusien tyylien tekemisestä

Seuraavassa on lueteltu muutaman uuden tyylin ominaisuudet.

• Koodi - kappaletyyli koodiesimerkkejä varten
  • Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
  • Seuraavan kappaleen tyyli on koodi.
  • Kirjasin tyyppi Courier New, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
  • Väliä 0 pt:tä ennen kappaletta ja 0 pt:tä kappaleen jälkeen.
  • Kappaleelle vasen sisennys 0,5 cm ja oikea sisennys 0,5 cm.
  • Kappaleiden ympärille yksinkertainen viiva, jonka leveys ½pt.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+Ö.
• Valikko - merkkityyli valikkokomentojen merkitsemiseen
  • Tyyli perustuu kappaleen oletusfonttiin
  • Kirjasimen tyyppi Arial, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+Ä.