Tekstinkäsittelyn perusteita

• Tekstinkäsittelyn aloittaminen
• Leikepöytä
• Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä
• Sisällysluettelo
• Ulkoasun muokkaaminen
• Kuvat
• Ristiviite
• Alaviite
• Taulukot
• Palstat
• Tulostaminen

Seuraavissa tehtävissä tutustutaan Open Office Writerin tehokkaaseen peruskäyttöön. Open Office on Microsoft Officea vastaava ilmainen ohjelmistopaketti. Tehtävissä käydään läpi asiakirjan rakenteen merkitsemiseen ja tyylien muokkaamiseen liittyviä asioita sekä tutustutaan erilaisten objektien liittämiseen asiakirjaan.

Tehtävien Microsoft Word -versio.

Tekstinkäsittelyn aloittaminen

• Etsi ja käynnistä tietokoneesta Open Office Writer -tekstinkäsittelyohjelma (Start|All programs|Open Office|Text Document).
• Uuden asiakirjan tekeminen aloitetaan valikkokomennolla File | New | Text Document.
• Kopioi teksti osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virukset04k.txt > leikepöydälle ja liittää sen avaamaasi tyhjään asiakirjaan. Hiiren oikean painikkeen avulla saat avattua linkin kohteen toiseen selainikkunaan, joten saat pidettyä demotehtävät koko ajan näkyvillä.
• Tallenna asiakirja U:-levyasemalle tekemääsi hakemistoon. Varmista, että asiakirjasi tallentuu Open Office (*.sxw) -muotoon. Asiakirja kannattaa tallentaa muokkaamisen ja kirjoittamisen yhteydessä muutaman minuutin välein! Tallentaminen onnistuu nopeimmin painamalla CTRL-S. Tarvittaessa dokumentin voi tallentaa myös Microsoft Wordin ymmärtämään *.DOC-muotoon.

Leikepöytä

• Kokeile leikepöydän käyttöä asiakirjan muokkaamisessa. Kertaa ensin mielessäsi mitä eroa on siirtämisellä ja kopioimisella. Siirtäminen ja kopioiminen onnistuu Edit (suom. Muokkaa)-valikon komennoilla tai hiiren oikean painikkeen avulla.
  • Siirrä muutama asiakirjan kappale toiseen paikkaan. Asiakirjan on tarkoitus olla järkevää muotoa, joten siirrä ainoastaan kokonaisia kappaleita. Kokeile myös siirtää kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-X ja CTRL-V).
  • Kokeile myös kappaleen siirtämistä toiseen paikkaan hiiren avulla. Kun aktiiviseen kappaleeseen tartutaan kiinni hiiren vasemman painikkeen avulla, niin kappaletta voidaan raahata hiiren avulla toiseen paikkaan.
  • Kopioi muutama tekstikappale toiseen paikkaan. Kokeile myös kopioida kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-C ja CTRL-V).
  • Napauta hiiren vasemmalla painikkeella tekstikappaleen yhtä sanaa. Kokeile mitä tapahtuu kun tuplanapautat tai triplanapautat sanaa?

  Tallenna asiakirjasi! Tallentamisessa kannattaa aina käyttää pikanäppäinyhdistelmää CTRL-S. Muista tallentaa asiakirjasi tarpeeksi usein!

• Peru kaikki edellä tekemäsi muutokset Edit | Undo (suom. Muokkaa | Kumoa) -valikkokomennolla.

Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä

Seuraavaksi tekstiä jaetaan rakenteellisesti hieman järkevämpiin kokonaisuuksiin tyylien avulla. Muokkaa teksti rakenteellisesti oikeiksi kokonaisuuksiksi seuraavien ohjeiden mukaan:

• Alkuperäinen ja pidempi teksti löytyy seuraavasta osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virus04.html>. Avaa dokumentti uuteen ikkunaan oikealla hiiren napilla ja valitsemalla Open in new window. Vertaile asiakirjaasi alkuperäiseen tekstiin, kun teet tekstiin rakenteellisia merkintöjä! Järjestä selainikkuna ja Open Office Writer -ikkuna siten, että ne näkyvät rinnakkain työpöydällä. Asiakirjan ulkonäöstä ei kannata välittää tässä vaiheessa, vaan kiinnitetään huomiota ainoastaan asiakirjan rakenteeseen!
• Varmista, Format|Stylist-valinnalla, että oikeassa laidassa näkyy lista käytettävistä tyyleistä. Tyyleillä merkitään millainen rakenteellinen osa dokumentista kappale tai kappaleen osa on. Kappaleen valintaan riittää, että vie kursorin johonkin kohtaan kappaletta (ei tarvitse maalata!).
• Valitse kaikki dokumentin teksti Edit|Select All ja valitse Stylistista käyttöön Text Body -tyyli. Suurin osa tekstin lohkoista on Text Body -tyyliä joten kannattaa alussa merkitä kaikki tällä tyylillä.
• Käytä löytämiisi otsikkoteksteihin sopivan tasoista valmista Heading ? -tyyliä. Otsikoita pitäisi olla kolmea eri tasoa. Otsikot ovat lyhyitä yhden rivin kappaleita jotka löydät helposti vertaamalla muotoiltuun versioon tekstistä.
• Merkitse kaikki löytämäsi listat List ? -tyyleillä. Listatyylit löytyvät Stylistista omalta välilehdeltään. Listoja on kahden eri tasoisia, joten joudut käyttämään kahta eri listatyyliä (List 1 ja List 2). Listat erotat helposti kappaleiden edessä olevista listamerkeistä. Poista kopioinnin yhteydessä tekstin sekaan jääneet listamerkit (asteriskit *, pallukat), koska listamerkit tulevat automaattisesti tyylien mukana.

  Jos tyylivalikossa ei ole kaikkia tarvitsemiasi tyylejä, niin koko tyylivalikoiman saat näkyville valitsemalla Stylistin alalaidasta All Styles

• Merkitse lopussa oleva numeroitu luettelo tyylillä Numbering 1. Poista tekstissä oleva numerot sillä tyylin pitäisi automaattisesti tehdä numerointi.
• Merkitse kaikki asiakirjassa olleet korostukset Strong emphasis-tyylillä.
• Merkitse kaikki WWW-osoitteet Internet link-tyylillä. Alkuperäisessä dokumentissa olevia linkkitekstejä, joissa on alleviivaus ja jotka eivät ole WWW-osoitteita, ei tarvitse merkitä ollenkaan.

Sisällysluettelo

• Siirrä kohdistin aivan dokumentin alkuun.
• Lisää asiakirjan alkuun sisällysluettelo (engl. Table of Contents).

  Edellä määrittämäsi rakenteen ansiosta sisällysluettelon lisääminen on todella yksinkertaista. Sisällysluettelon lisääminen onnistuu valinnan Insert | Indexes and Tables | Indexes and Tables avulla.

• Käy muuttamassa jotakin dokumentin väliotsikoista.
• Päivitä sisällysluettelo ajantasalle hiiren oikean painikkeen (Update Index/Table) avulla.
• Muista tallentaa dokumenttisi! (CTRL+S)

Ulkoasun muokkaaminen

• Seuraavassa muokataan hieman edellä käytetyn Text Body -tyylin ulkoasua toiseen muotoon. Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan valitsemalla Stylistin tyylivalikosta haluttu tyyli ja valitsemalla hiiren oikealla painikkeella kontekstivalikosta Modify.

  Muokkaa Text Body -tyyliä siten, että se sisältää seuraavia ominaisuuksia:

  • Kappaleen kirjasimen tyyppi on Arial ja koko 13 pt.

    

  • Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).

    

  • Kappaleen riviväli on yksi (engl. Line spacing).
  • Väliä toiseen kappaleeseen on 0.6cm ennen kappaletta ja 0.6cm kappaleen jälkeen (engl. Spacing).

    

  • Kiellä Kappaleen jakautuminen useammalle sivulle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle (engl. Do not split paragraph). Jos tekstissä olisi pitkiä kappaleita voisi rajoittaa myös kuinka monta riviä saa mennä / jäädä toiselle sivulle (engl. Orphan control ja Widow control)

    

  Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa! Muita perustyylejä muokataan demoissa 4.

Kuvat

• Avaa Googlen kuvahaku ja etsi hauska kuva tietokoneviruksista. Tallenna kuva täysikokoisena U-aseman tyovaline-hakemistoon napauttamalla ensin kuvalinkkiä vasemmalla, sitten oikealla hiiren napilla linkkiä Näytä kuva täysikokoisena ja lopuksi valitsemalla ponnahdusvalikosta valinta Save target as. Muista kuvien tekijänoikeudet!
• Tee enteriä painamalla uusi, tyhjä kappale johonkin tekstikappaleiden väliin.
• Lisää kuva valinnalla Insert | Graphics | From file. Valitse U-asemalle tallennettu kuva.
• Valitse kuva aktiiviseksi ja paina hiiren oikeaa painiketta. Valitse kontekstivalikosta Caption.
• Kirjoita kategoriakenttään Kuva
• Kirjoita Caption-kenttään kuvan selite.
• Tallenna dokumenttisi! Kuvan ja kuvaotsikon keskittäminen sekä asemointi tekstin sekaan opetellaan demoissa 4.

Ristiviite

• Ristiviitteiden lisääminen Open Office Writerissa on valitettavasti hieman hankalaa. Joudut erikseen merkitsemään kohdat joihin haluat viitata.
• Valitse edellä lisäämäsi kuvan otsikko aktiiviseksi
• Valitse Insert|Cross-reference
• Lisää kuvaotsikkoon viittaus valinnalla Set Reference
• Anna viittaukselle nimeksi esim. Kuva1
• Nyt voit viitata tekstistä kuvaan. Kirjoita dokumentin alussa olevan Mato-sanan perään sulut ja lisää tähän viittaus liittämääsi kuvaan. Tee viittaus valitsemalla Insert | Cross-reference.
• Valitse Insert Reference, Kuva1 sekä Page jolloin saat viittauksen kuvan sivunumeroon.

  

• Tallenna dokumenttisi!

Alaviite

• Lisää asiakirjaasi selvennys SPAM-sanalle alaviitteellä (engl. footnote). Vie kohdistin SPAM-sanan jälkeen ja valitse Insert|Footnote.
• Seuraavasta valikosta voisit valita tehdäänkö alaviite (engl. footnote vai loppuviite (engl. endnote)ja millainen automaattinen numerointi näillä viitteille tehdään. Oletusnumerointi on hyvä, joten valitse Automatic.
• Kirjoita seliteteksti sivun alalaitaan.
• Kokeile tehdä samaan tapaan loppuviite (engl. endnote). Mitä eroa on alaviitteellä ja loppuviitteellä?

Taulukot

• Mene dokumentin loppuun.
• Lisää taulukko. Taulukon lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | table. Taulukko voi olla aluksi viiden sarakkeen levyinen ja viiden rivin korkuinen.

  

• Taulukon ominaisuuksia pääset muokkaamaan hiiren oikean painikkeen avulla. Kokeile lisätä ja poistaa taulukosta rivejä ja sarakkeita.
• Taulukkotyyliä muokataan demoissa 4.
• Tallenna dokumenttisi.

Palstat

Jaa asiakirjan muutama tekstikappale kahteen palstaan (engl. Columns). Tarkemmin palstoista voit lukea monisteen luvusta palstat.

• Maalaa ensin jonkun sivun kaikki tekstikappaleet.
• Jaa maalatut kappaleet kahteen palstaan valikkokomennolla Format | Columns.
• Tee johonkin kohtaan palstoitettua tekstiä pakotettu palstanvaihto valinnalla Insert | Manual Break | Column break

Tulostaminen

• Selvitä demojen lopuksi mikä tulostin on mikroluokkasi "eteisessä". Jos et ole ennen tulostanut Agoran mikroluokissa, niin aktivoi tulostuskiintiösi tulostamalla muutama sivu edellä muokkaamaasi tekstinkäsittelydokumenttia. Jos osaat tulostaa ja haluat säästää tulostuskiintiötäsi, niin sinun ei ole pakko tulostaa. Käy joka tapauksessa tarkkaan läpi tulostusdialogin eri ominaisuudet ja yritä tehdä seuraavat testitulostukset:
  • Tulosta dokumentin kaksi ensimmäistä sivua kaksipuoleisena
  • Tulosta paperia säästäen dokumentin neljä ensimmäistä sivua siten että kaksi sivua tulee per paperin puoli
• Tulostusasetuksia pääset säätämään kun valitset Open Office Writerista File|Print
• Kaksipuoleiseen tulostukseen ja useampaan sivuun per paperi pääset vaikuttamaan Properties-painikkeen kautta

  Kaksipuoleinen tulostus

  

  Kaksi sivua per paperi kaksipuoleisena