Tekstinkäsittelyn perusteita

• Mallivideot
• Tekstinkäsittelyn aloittaminen
• Leikepöytä
  • Ylimääräiset rivinvaihdot
• Dokumentin rakenne
• Sisällysluettelo
• Ulkoasun muokkaaminen
• Palstat
• Taulukot
• Kuvat
• Tulostaminen
• Lisätehtäviä

Seuraavissa tehtävissä tutustutaan tekstinkäsittelyohjelman tehokkaaseen peruskäyttöön. Tehtävissä käydään läpi asiakirjan rakenteen merkitsemiseen ja tyylien muokkaamiseen liittyviä asioita sekä tutustutaan erilaisten objektien liittämiseen asiakirjaan. Tehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Word 2002-tekstinkäsittelyohjelmaa varten, mutta tehtävät voi tehdä myös muillakin tekstinkäsittelyohjelmilla, joskin tehtävissä käytetyt valikkokomennot eroavat ohjelmittain.

Tekstinkäsittelyn aloittaminen

• 
  Etsi ja käynnistä tietokoneesta Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelma. Uuden asiakirjan tekeminen aloitetaan valikkokomennolla File | New (Tiedosto | Uusi). Word-ikkunan oikeaan laitaan avautuvasta valikosta kannattaa valita asiakirjamalliksi Blank Document (Tyhjä asiakirja). Jos ohjelman käynnistyksen yhteydessä näkyville avautuu automaattisesti tyhjä asiakirja, niin sinun ei tarvitse avata tyhjää asiakirjaa.
• Tee Windows Explorerissa (Resurssien hallinta) U:-levyaseman juureen hakemisto (kansio) tyovaline ja sille alihakemisto demo3, jos et ole tehnyt hakemistoja aiemmin.
• Avaa demo 1:ssä tekemäsi virukset.doc. Jos et ole tehnyt ensimmäisiä demoja niin voit kopioida tekstin osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virukset.txt > leikepöydälle ja liittää sen avaamaasi tyhjään Word-asiakirjaan. Hiiren oikean painikkeen avulla saat avattua linkin kohteen toiseen selainikkunaan, joten saat pidettyä demotehtävät koko ajan näkyvillä.
• Tallenna asiakirja Wordissa U:-levyasemalle tekemääsi hakemistoon. Varmista, että asiakirjasi tallentuu Word Document (*.doc) -muotoon. Asiakirja kannattaa tallentaa muokkaamisen ja kirjoittamisen yhteydessä muutaman minuutin välein! Tallentaminen onnistuu nopeimmin painamalla CTRL-S.

Leikepöytä

• Kokeile leikepöydän käyttöä asiakirjan muokkaamisessa. Kertaa ensin mielessäsi mitä eroa on siirtämisellä ja kopioimisella. Siirtäminen ja kopioiminen onnistuu Edit (suom. Muokkaa)-valikon komennoilla tai hiiren oikean painikkeen avulla.
  • Siirrä muutama asiakirjan kappale toiseen paikkaan. Asiakirjan on tarkoitus olla järkevää muotoa, joten siirrä ainoastaan kokonaisia kappaleita. Kokeile myös siirtää kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-X ja CTRL-V).
  • Kokeile myös kappaleen siirtämistä toiseen paikkaan hiiren avulla. Kun aktiiviseen kappaleeseen tartutaan kiinni hiiren vasemman painikkeen avulla, niin kappaletta voidaan raahata hiiren avulla toiseen paikkaan.
  • Kopioi muutama tekstikappale toiseen paikkaan. Kokeile myös kopioida kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-C ja CTRL-V).
  • Napauta hiiren vasemmalla painikkeella tekstikappaleen yhtä sanaa. Kokeile mitä tapahtuu kun tuplanapautat tai triplanapautat sanaa?

  Tallenna asiakirjasi! Tallentamisessa kannattaa aina käyttää pikanäppäinyhdistelmää CTRL-S. Muista tallentaa asiakirjasi tarpeeksi usein!

• Peru kaikki edellä tekemäsi muutokset Edit | Undo (suom. Muokkaa | Kumoa) -valikkokomennolla.

Ylimääräiset rivinvaihdot

Aseta kaikki erikoismerkit kuten rivinvaihdot näkyviin etsimällä työkalupalkista Show/Hide-valinta.

Jos dokumentin ulkoasua on sotkemassa ylimääräisiä rivinvaihtoja (kaksi tai useampia peräkkäin) niin käy poistamassa ne tekstistä korvaa-työkalulla (engl. Replace).

Korvaa (Edit|Replace) kaksi peräkkäistä rivinvaihtoa aina yhdellä rivinvaihdolla ja toista korvaustoimintoa niin monta kertaa että korvattavaa ei enää löydy. Vinkkejä korvaamiseen löytyy myös kurssin faq-sivulta.

Dokumentin rakenne

• Seuraavaksi tekstiä jaetaan rakenteellisesti hieman järkevämpiin kokonaisuuksiin tyylien avulla. Muokkaa teksti rakenteellisesti oikeiksi kokonaisuuksiksi seuraavien ohjeiden mukaan:
  • Vaihda ensin wordin asetuksia siten että näet helpommin millä tyylillä mikäkin kappale on kirjoitettu. Muuta kohtaan Tools|Options|View|Style area width arvoksi 2cm. Tätä ominaisuutta ei löydy Word 97:stä.

    Vaihda Wordin näyttötila normaaliksi View|Normal. Nyt wordin vasemmassa laidassa pitäisi näkyä kappaleiden tyyli.

  • Alkuperäinen ja pidempi teksti löytyy seuraavasta osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/doc/virus/virustiivis.html>. Vertaile asiakirjaasi alkuperäiseen tekstiin, kun teet tekstiin rakenteellisia merkintöjä! Järjestä selainikkuna ja Word-ikkuna siten, että ne näkyvät rinnakkain työpöydällä. Asiakirjan ulkonäöstä ei kannata välittää tässä vaiheessa, vaan kiinnitetään huomiota ainoastaan asiakirjan rakenteeseen!
    1. Valitse koko asiakirja aktiiviseksi valikkokomennolla Edit | Select All (suom. Muokkaa | Valitse kaikki).
    2. Poista kaikki kappaletyylien ulkopuoliset määritykset painalla CTRL-välilyöntiä.
    3. 
       Käytä kaikkiin tekstikappaleisiin Normal (suom. Normaali)-tyyliä. Olemassa olevan tyylin käyttäminen valittuihin tekstikappaleisiin onnistuu valitsemalla ensin Format|Styles and Formatting, joka aukaisee wordin oikeaan laitaan tyylilistauksen josta voi valita haluamansa tyylin.
  • Käytä löytämiisi otsikkoteksteihin sopivan tasoista valmista Heading ? (suom. Otsikko ?) -tyyliä. Otsikoita pitäisi olla kolmea eri tasoa. Otsikot ovat lyhyitä yhden rivin kappaleita jotka löydät helposti vertaamalla muotoiltuun versioon tekstistä.
  • Merkitse kaikki löytämäsi listat List Bullet (suom. Listamerkit) -tyyleillä. Listoja on kahden eri tasoisia, joten joudut käyttämään kahta eri listatyyliä. Listat erotat helposti kappaleiden edessä olevista listamerkeistä. Poista kopioinnin yhteydessä tekstin sekaan jääneet listamerkit (asteriskit *, pallukat), koska listamerkit tulevat automaattisesti tyylien mukana.

    Jos tyylivalikossa ei ole kaikkia tarvitsemiasi tyylejä, niin koko tyylivalikoiman saat näkyville valitsemalla oikean laidan tyylilistan alalaidasta Show: All Styles .

  • Merkitse kaikki asiakirjassa olleet korostukset Strong-tyylillä.
  • Merkitse kaikki WWW-osoitteet Hyperlink-tyylillä. Alkuperäisessä dokumentissa olevia linkkitekstejä, joissa on alleviivaus ja jotka eivät ole WWW-osoitteita, ei tarvitse merkitä ollenkaan.

Sisällysluettelo

• Lisää asiakirjan alkuun sisällysluettelo (engl. Table of Contents). Edellä määrittämäsi rakenteen ansiosta sisällysluettelon lisääminen on todella yksikertaista. Sisällysluettelon lisääminen onnistuu valinnan Insert | Reference | Index and Tables avulla. Lisättävän sisällysluettelon muotoilun (engl. Formats) lähteeksi voit valita asiakirjamallin (engl. From template), koska tällöin sisällysluettelon asetukset saadaan haluttaessa tallennettua asiakirjapohjaan. Muut muotoilumahdollisuudet kannattaa myös käydä läpi ja niitä voi myös käyttää, jos ei halua muokata itse sisällysluettelon TOC (suom. Sisluet)-tyylejä.

  

• Päivitä sisällysluettelo uudelleen hiiren oikean painikkeen (Update field) avulla. Sisällysluettelon kenttien päivittäminen onnistuu myös F9-näppäimellä sisällysluettelon ollessa aktiivisena. Muista tallentaa dokumenttisi!

Ulkoasun muokkaaminen

• 
  Seuraavassa muokataan hieman edellä käytetyn Normal (Normaali) -tyylin ulkoasua toiseen muotoon. Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan valitsemalla oikean laidan tyylivalikosta haluttu tyyli ja valitsemalla alasvetovalikosta Modify.

  

  Muokkaa Normal (Normaali) -tyyliä siten, että se sisältää seuraavia ominaisuuksia:

  
  • Kappaleen kirjasimen tyyppi on Times New Roman ja koko 12 pt.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
  • Kappaleen riviväli on yksi (engl. Line spacing).
  • Väliä toiseen kappaleeseen on 6 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
  • Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle (engl. Widow/Orphan control).
  • Tekstin taso (engl. Outline Level) on leipäteksti (engl. Body Text) eli sitä ei sisällytetä sisällysluetteloon.
  • Tyylin pikanäppäin (engl. shortcut key) CTRL+0.

  Ominaisuuksia pääset muokkaamaan Format-alasvetovalikon kautta.

  Tarkemmin tyylien ominaisuuksien muokkaamisesta voit lukea monisteesta.

  Tyylin ominaisuudet näyttävät Wordin Modify Style -dialogissa seuraavilta:

  Normal (suom. Normaali)
  Font: Times New Roman, 12 pt, Finnish, Justified, Line spacing single,
  Space before 6 pt after 6 pt, Widow/orphan control
  
  (suom. Fontti: Times New Roman, 12 pt, Suomi, Molemmat reunat,
  Rivinväli 1, Väli ennen 6 pt jälkeen 6 pt,
  Leski- ja orporivien esto)
  

  Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

Palstat

Avaa kokonaan uusi asiakirja näkyville ja kopioi muokkaamastasi asiakirjasta yksi kokonainen alaluku uuteen asiakirjaan. Tallenna uusi asiakirja jollekin nimelle! Seuraavissa tehtävissä muokataan uutta asiakirjaa, joten voit sulkea edellä muokatun asiakirjan.

Jaa asiakirjan muutama tekstikappale kahteen palstaan (engl. Columns).

• Valitse ensin halutut kappaleet aktiivisiksi.
• Tämän jälkeen palstoihin jako onnistuu valikkokomennolla Format | Columns (suom. Muotoile | Palstat).
• Pakotettu palstanvaihto saadaan tarvittaessa valinnalla Insert | Break | Column break (suom. Lisää | Vaihto | Palstan vaihto). Palstanvaihtoa joudut käyttämään, jos haluat katkaista palstoitetun tekstin jostakin tietystä kohtaa.

Taulukot

• Lisää muokkaamaasi asiakirjaan taulukko. Taulukon lisääminen onnistuu valikkokomennolla Table | Insert table (suom. Taulukko | Lisää taulukko). Taulukko voi olla aluksi kahden sarakkeen levyinen ja neljän rivin korkuinen.
• Taulukon ominaisuuksia pääset muokkaamaan hiiren oikean painikkeen avulla tai Table (suom. Taulukko) -valikon kautta. Kokeile lisätä ja poistaa taulukosta rivejä ja sarakkeita. Lisää taulukkoon myös joitakin muotoiluja. Taulukon sisällön muotoilut muuttuvat muuttamalla tyyliä, jota sisällössä käytetään.

Kuvat

• 
  Lisää asiakirjaasi kaksi ClipArt -kuvaa. ClipArt-kuvan saa lisättyä valinnalla Insert | Picture | ClipArt (suom. Lisää | Kuva | ClipArt). Yritä etsiä kuvien joukosta jokin kuva, joka kuvaa parhaiten muokkaamaasi tekstiä. Tallenna asiakirjasi! Jos Clip Organizer ei tunnu käynnistyvän niin voit käynnistää sen wordin oikeasta alalaidasta löytyvästä linkistä.
• Muokkaa ClipArt-kuvan ominaisuuksia. Kuvan ominaisuuksia pääset muuttamaan napauttamalla hiiren oikeaa painiketta kuvan päällä ja valitsemalla avautuvasta valikosta komennon Format Picture (suom. Muotoile kuvaa). Tutki läpi kaikki ikkunasta löytyvät välilehdet ja mahdollisuudet kuvan ominaisuuksien käyttämiseen. Yritä saada teksti rivittettyä kuvan ympärille siten, että voi liikuttaa kuvaa helposti paikasta toiseen.

Tulostaminen

• Selvitä demojen lopuksi mikä tulostin on mikroluokkasi "eteisessä". Jos et ole ennen tulostanut Agoran mikroluokissa, niin aktivoi tulostuskiintiösi tulostamalla muutama sivu edellä muokkaamaasi tekstinkäsittelydokumenttia. Jos osaat tulostaa ja haluat säästää tulostuskiintiötäsi, niin sinun ei ole pakko tulostaa. Käy joka tapauksessa tarkkaan läpi tulostusdialogin eri ominaisuudet ja yritä löytää seuraavia kohtia muuttavat asetukset. Välttämättä kaikista kirjoittimista ei löydy kaikkia seuraavassa esitettyjä mahdollisuuksia.
  • Kirjoittimen vaihtaminen mikroluokan "eteisessä" olevaksi kirjoittimeksi.
  • Yksittäisten artikkelin sivujen tulostaminen. (Esim. 1-4)
  • Tyylien ja pikanäppäinkomentojen tulostaminen.
  • Tulostuksen määritteleminen kaksipuoleiseksi.
  • Useamman sivun tulostaminen yhdelle arkille.

Lisätehtäviä

• Jos sinulla on demojen lopuksi aikaa, niin sinun kannattaa jatkaa tehtävien tekemistä demo4:n ohjeiden mukaisesti.