Tekstinkäsittelyn perusteet - Luento 3

• Luentotaltiointi
• Valikoiden periaatteet
  • File (suom. Tiedosto)
  • Edit (suom. Muokkaa)
  • View (suom. Näytä)
  • Insert (suom. Lisää)
  • Format (suom. Muotoile)
  • Tools (suom. Työkalut)
  • Window (suom. Ikkuna)
  • Help (suom. Ohje)
  • Table (suom. Taulukko) / Data (suom. Tiedot) / Slide Show (suom. Esitys)
• Tekstinkäsittelyohjelmien perusominaisuudet
  • Dokumentin rakenne
  • Tyylien käytön perusteet
• Mitkä asiat eivät toimi ilman tyylejä
• Erilaiset tyylit - erilaiset käyttökohteet
  • Kappaletyyli
  • Merkkityyli
  • Valmiit tyylit
  • Uudet tyylit
• Rakenteen merkitsemisen tehostaminen

Luentotaltiointi

• tyovaline03b02.mp3 1.9M
• tyovaline03b03.mp3 1.9M
• tyovaline03b04.mp3 1.9M
• tyovaline03b05.mp3 1.8M
• tyovaline03b06.mp3 1.6M
• tyovaline03b07.mp3 1.2M

Luentotaltioinnin laatu on hieman huono joten tarjolla on myös vastaava luento viime syksyltä:

• tyovaline0302.mp3 3.7M
• tyovaline0303.mp3 3.4M
• tyovaline0304.mp3 3.9M
• tyovaline0305.mp3 3.0M
• tyovaline0306.mp3 3.8M
• tyovaline0307.mp3 3.1M

Seuraavassa käydään läpi tekstinkäsittelyyn liittyviä asioita aina tekstinkäsittelyn perusteista tehokkaaseen työskentelyyn asti. Lisää tekstinkäsittelyyn liittyvää asiaa löytyy seuraavalta luennolta.

Valikoiden periaatteet

Ensimmäinen askel tekstinkäsittelyn (ja muidenkin ohjelmien) käytön tehostamiseen on valikoiden periaatteiden opiskelu. Töissä tai opiskelussa aikansa saa kulumaan varmasti muuhunkin kuin valikoiden selailemiseen ja toimintojen etsimiseen. Valikkorakenteessa on tietty logiikka, jonka mukaan niissä olevat komennot on järjestetty.

Työkalupainikkeiden käyttöä asiakirjan muotoilemisessa kannattaa miettiä tarkkaan, koska niistä on yleensä enemmän haittaa kuin hyötyä!

File (suom. Tiedosto)

• Ohjelman "perusominaisuudet"
• Asiakirjan yleisiä ominaisuuksia
• Tulostaminen

Edit (suom. Muokkaa)

• Asiakirjan osien kopioiminen
• Etsimistoiminto
• Tyhjentäminen ja poistaminen

View (suom. Näytä)

• Asiakirjan erilaiset näkymät
• Työkaluvalikkojen näkyminen
• Normaalisti näkymättömien osien
  näyttäminen asiakirjassa

Insert (suom. Lisää)

• Kuvien ja objektien lisääminen
• Erilaisten erikoiskenttien lisääminen
• Kokonaan uusien kokonaisuuksien lisääminen

Format (suom. Muotoile)

• Asiakirjan osien muotoilut
• Tyylien ominaisuuksien muokkaaminen

Tools (suom. Työkalut)

• Ohjelmaan läheisesti liittyviä työkaluja
• Koko ohjelman asetukset (Options)

Window (suom. Ikkuna)

• Asiakirja ikkunoiden järjestäminen
• Ikkunan vaihtaminen

Help (suom. Ohje)

• Kaikki ohjelman ohjeet
• Tietoja ohjelmasta
• Kannattaa opetella käyttämään jo etukäteen!
• Ohjeita ohjeiden käyttöön löytyy luentomonisteesta

Table (suom. Taulukko) / Data (suom. Tiedot) / Slide Show (suom. Esitys)

• Ohjelmakohtaisia valintoja sisältäviä asioita
• Muuttuu yleensä valintojen mukaan

Tekstinkäsittelyohjelmien perusominaisuudet

• Uuden asiakirjan tekeminen
  • Valmiin tekstin muokkaaminen
• Eri tasoiset elementit
  • Asiakirja (engl. Document)
  • Kappale (engl. Paragraph)
  • Merkki (engl. Character)
• Pikanäppäimet

  Kaikissa ohjelmissa voidaan tehdä tiettyjä perusasioita nopeasti pikanäppäinkomentojen avulla.

• Tekstin valinta, kopioiminen, siirtäminen ja liittäminen
  • Valinnat onnistuvat sekä hiirellä että näppäimistöltä.
  • Kopioi - CTRL-INSERT tai CTRL-C tai Edit | Copy
  • Leikkaa - SHIFT-DELETE tai CTRL-X tai Edit | Cut
  • Liitä - SHIFT-INSERT tai CTRL-V tai Edit | Paste
• Toiminnon peruminen - CTRL-Z tai Edit | Undo
• Asiakirjan tallentaminen
  • Asiakirja kannattaa tallentaa riittävän usein - CTRL-S tai File | Save
  • Wordin vanhempien versioiden ymmärtämät versiot - Word 6/95 ja RTF
  • Erilaisten formaattien käyttö
• Tiedoston tulostaminen - CTRL-P tai File | Print
• Tiedoston avaaminen - CTRL-O tai File | Open

Dokumentin rakenne

• Kappalerakenteita
  • Otsikot (Heading)
  • Normaaliteksti (Normal)
  • Järjestämätön lista (List Bullet)
  • Järjestetty lista (List Number)
  • Ylä- ja alatunniste (Footer/Header)
  • Koodimuotoilut
• Merkkirakenteita
  • Sivunumerointi (Page Number)
  • Valikkokomennot
  • Eri kieliset merkinnät

Esimerkki huonosti tehdystä word-dokumentista

Tyylien käytön perusteet

Tyylien käytöllä helpotetaan ja nopeutetaan sekä dokumentin tekemistä että muokkaamista.

• Tyylejä käytetään asiakirjan rakenteen merkitsemiseen.
• Tyylit mahdollistavat keskitetyt ja nopeat muutokset asiakirjassa.
• Tyylit voidaan varastoida asiakirjapohjaan, jolloin niitä voidaan käyttää uudelleen.
• Käytä aina valmiita tyylejä jos suinkin mahdollista
• Uusia tyylejä luodaan vain jos rakenteellisesti oikeaa tyyliä ei ole olemassa valmiina.
• Liitä tyyliin sopiva ja helposti muistettava pikanäppäin.

Mitkä asiat eivät toimi ilman tyylejä

• Yhtenäinen ulkoasun määrittely
• Automaattinen sisällysluettelo
• Ristiviittaukset tekstistä otsikoihin, kuviin, kaavioihin jne.

Erilaiset tyylit - erilaiset käyttökohteet

Tyylit ovat kokoelma kappale- ja/tai merkkimuotoiluista.

Kappaletyyli

• Kokoelma kappale- ja merkkimuotoiluista.
• Vaikutusalue on kokonainen tekstikappale.
• Käytettäessä ei tarvitse valita kappaletta.
• Voidaan käyttää useampaankin kappaleeseen kerralla.
• Tyypillisiä kappaletyylin paikkoja ovat normaalit tekstikappaleet, otsikot ja listat.
• Kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut saadaan poistettua pikanäppäinyhdistelmällä CTRL-Q.

Merkkityyli

• Kokoelma merkkimuotoiluista.
• Ei sisällä kappaleen ominaisuuksia.
• Vaikutusalue on yksittäinen merkki tai sana.
• Käyttäminen yksittäiseen sanaan onnistuu ilman sanan valintaa, mutta muuten käyttökohde on aktivoitava.
• Ei kannata käyttää merkkimuotoiluja koko kappaleen sisällä, vaan ne kannattaa lisätä kappaletyyliin.
• Tyypillisiä merkkityylejä ovat erilaiset rakenteelliset korostukset, kuten valikkokomennot tai www-osoitteet.
• Merkkityylin muotoilut saadaan poistettua kappaleesta näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti.

Valmiit tyylit

Käytä aina kun mahdollista!

Valmiiden tyylien käyttö helpottaa...

• asiakirjan muuttamista toiseen muotoon.(Esim. HTML)
• asiakirjojen siirtämistä toiselle henkilölle.
• asiakirjojen yhdistämistä yhdeksi kokonaisuudeksi.
• asiakirjan luetteloiden ja hakemistojen tekemistä.
• esitysgrafiikkaesityksen tekemistä.

Esimerkkejä valmiiden tyylien ominaisuuksista

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen onnistuu valikkokomennolla Format | Style (Muotoile | Tyyli).

• Normal (suom. Normaali)
  • Kirjasimen tyyppi on Times New Roman ja koko 12 pt.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
  • Kappaleen rivinväli on yksi (engl. Line spacing).
  • Väliä 6 pt ennen ja 6 pt jälkeen (engl. Spacing).
  • Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle
  • (engl. Widow/Orphan control).
  • Tekstin taso (engl. Outline Level) on leipäteksti (engl. Body Text).
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+0.
  Seuraavassa on nähtävillä millaisena edellä tehdyt määritykset näkyvät tekstinkäsittelyohjelmassa.

  Normal (suom. Normaali)
  
  Font: Times New Roman, 12 pt, Finnish, Justified, Line spacing single,
  Space before 6 pt after 6 pt, Widow/orphan control
  
  (suom. Fontti: Times New Roman, 12 pt, Suomi, Molemmat reunat,
  Rivinväli 1, Väli ennen 6 pt jälkeen 6 pt,
  Leski- ja orporivien esto)

• Heading1 (suom. Otsikko 1)
  • Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
  • Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 18 pt ja se on lihavoitu.
  • Kirjasin kirjoitetaan isolla.
  • Kappale on keskitetty.
  • Väliä 18 pt ennen kappaletta.
  • Tekstin taso on ensimmäinen otsikkotaso eli Level 1.
  • Ennen kappaletta on tehtävä sivunvaihto.
  • Pidä kiinni seuraavassa.
  • Otsikkotason numerointi - taso 1.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+1.
• Heading 2 (suom. Otsikko 2)
  • Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
  • Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 16 pt ja se on lihavoitu.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on keskitetty.
  • Väliä 12 pt ennen kappaletta.
  • Tekstin taso on toinen otsikkotaso eli Level 2.
  • Pidä kiinni seuraavassa.
  • Otsikkotason numerointi - taso 2.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+2.
• List Bullet (suom. Merkitty luettelo)
  • Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
  • Väliä 3 pt:tä ennen kappaletta ja 3 pt:tä kappaleen jälkeen.
  • Kappaleelle vasen sisennys 1 cm ja riippuva sisennys 1 cm.
  • Listaerottimeksi jokin merkki.
  • Sarkain 2 cm (ei muita, koska vaikuttaa sisennykseen!)
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+L.

Uudet tyylit

Uusien tyylien tekeminen kannattaa vain, kun valmiita sopivia tyylejä ei löydy!

Uusien tyylien käyttö tulee kysymykseen...

• erilaisissa merkkityylien määrityksissä.
• kappaletyylien yksilöllisissä käyttötarpeissa.

Tyylien tekemisessä huomioitavaa:

• Suunnittele tyylin käyttötarkoitus ja rajaa se rakenteellisesti oikein.
• Jokaista rakenteellista kokonaisuutta kohden oma tyylinsä.
• Ulkonäköä voi suunnitella hieman, mutta se ei ole tekovaiheessa tärkeää.
• Tyylit nimettävä havainnollisesti.

Esimerkkejä uusien tyylien tekemisestä

Seuraavassa on lueteltu muutaman uuden tyylin ominaisuudet.

• koodi - kappaletyyli koodiesimerkkejä varten
  • Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
  • Seuraavan kappaleen tyyli on koodi.
  • Kirjasin tyyppi Courier New, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
  • Väliä 0 pt:tä ennen kappaletta ja 0 pt:tä kappaleen jälkeen.
  • Kappaleelle vasen sisennys 0,5 cm ja oikea sisennys 0,5 cm.
  • Kappaleiden ympärille yksinkertainen viiva, jonka leveys ½pt.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+Ö.
• Valikko - merkkityyli valikkokomentojen merkitsemiseen
  • Tyyli perustuu kappaleen oletusfonttiin
  • Kirjasimen tyyppi Arial, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+.

Rakenteen merkitsemisen tehostaminen

• Vanhan dokumentin muuttamisessa tai asiakirjan sisällön kopioimisen yhteydessä vanhat määritykset kannattaa usein poistaa ennen rakenteen muokkaamista.
  • Käytä korvaa-työkalua muotoilujen korvaamiseen tyyleillä.
  • Poistetaan kaikki kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut - CTRL-Q
  • Poistetaan kaikki merkkimuotoilut (myös merkkityylit) - CTRL-välilyönti
• Määrittele tyyleille helpot pikanäppäimet! (Pikanäppäimet saa myös tulostettua)
• Tyyliä on tärkeää käyttää ainoastaan rakenteellisesti oikeissa paikoissa.
• Tyylien ulkonäkö on helppo muuttaa jälkikäteen.