Luento 11 - Ohjelmistojen yhteiskäyttö ja tehokas käyttäminen sekä MS Office vs. OpenOffice

Kurssin kymmenes luento on kuunneltavissa MP3-muodossa. Uusimpien selainten mukana pitäisi tulla kuuntelemiseen tarvittavat ohjelmat. MP3-tiedostojen kuuntelemiseen voi käyttää esimerkiksiä Winampia tai Windows Media Playerilla.

• ohjelmistot1102.mp3 3.4M
• ohjelmistot1103.mp3 3.7M
• ohjelmistot1104.mp3 2.9M
• ohjelmistot1106.mp3 3.1M
• ohjelmistot1107.mp3 3.7M
• ohjelmistot1108.mp3 3.0M

Pyydettyjä kertaus- ja tarkastelukohteita

Seuraavassa muutamia asioita, joita kurssin viimeillä luennolla on pyydetty tarkastelemaan.

• RANK-funktion käyttö.
• Muokattavien rakennekaavioiden piirtäminen. (Esim. Connectors ja oletusmuodon määrittäminen)
• Omien työkalupainikepalkkien tekeminen. (Esim. Tyylien valintaa varten)

Tietoturvaongelmat asiakirjoissa

Asiakirjoihin jää yllättävän paljon erilaisia asioita käyttäjästä käyttäjän huomaamatta. Seuraavaan listaan on kerätty asioita, joita asiakirjoista voi löytyä:

• Nimi, nimikirjaimet ja organisaation nimi.
• Tietokoneen nimi, palvelimen tai levyaseman nimi.
• Muita tiedoston ominaisuuksia ja tiedoston tiivistelmä.
• Upotettujen objektien näkymättömiä osia.
• Dokumenttiin tehdyt muutokset.
• Asiakirjan versio.
• Asiakirjamallin tietoja.
• Piilotettua tekstiä.
• Kommentteja.

Seuraavassa on tarkasteltu muutamia toimia, joilla voidaan poistaa dokumenttien mukana menevää metatietoa, joka ei näy suoraan asiakirjassa. Jotkin metatiedoista on nähtävissä suoraan sovelluksessa, mutta osaa täytyy tarkastella erillisen ohjelman avulla (esim. binäärieditorilla).

• Omien tietojen poistaminen onnistuu valikkokomennolla Tools | Options avautuvan ikkunan User Information -välilehdeltä.
• Dokumentin tiivistelmätietojen poistaminen onnistuu valikkokomennolla File | Properties avautuvan ikkunan Summary-välilehdeltä ja Custom-välilehdeltä.
• Jos tiedosto on verkkolevyllä tai kone on verkossa, niin käyttäjätietojen poistaminen voi joissakin tapauksissa olla hankalampaa.
• Kommenttien poistaminen onnistuu hiiren oikean painikkeen avulla.
• Ylä- ja alatunnisteisiin voi olla jäänyt tietoja, joiden tuhoaminen onnistuu käsin.
• Dokumenttiin ehdotetut muutokset saa poistettua hyväksymällä tai hylkäämällä muutokset. Muutosten seuranta kannattaa myös kytkeä pois päältä.
• FastSave-ominaisuus poistettava päältä, koska se tallentaa ainoastaan dokumenttiin tehdyt muutokset. Poista siis valinta Tools | Options | Save | Allow Fast Save.
• Linkkien ja kenttien ylimääräiset tiedot voi poistaa muokkaamalla suoraan niiden kenttäkoodeja. Kenttäkoodit saa näkyville valikkokomennolla Tools | Options | View | Field Codes.
• Piilotekstit saa näkyville valinnalla Tools | Options | View | Hidden Text. Tämän jälkeen piilotekstit voi tuhota Korvaa-työkalulla.
• Piilotetut rivit, sarakkeet tai laskentataulukot tarkastettava käsin.
• Tarpeettomat hyperlinkit kannattaa tuhota käsin, joka voidaan tehdä hiiren oikean alta valinnalla Hyperlink | Remove Hyperlink.
• Asiaan kuulumattomat tyylit voidaan tuhota valikkokomennolla Format | Style avautuvasta tyylien muokkausikkunasta.
• Vanhojen dokumenttiversioiden tuhoaminen onnistuu valikkokomennolla File | Versions.
• Asiakirjamallin nimi- ja paikkatiedon poistaminen onnistuu muuttamalla dokumentin koostetietoja ja muuttamalla käytettäväksi asiakirjamalliksi Normal.dot.
• Kierrätyslistatietojen tuhoaminen onnistuu tallentamalla asiakirja toiseen formaattiin (RTF tai HTML) tai poistamalla kierrätyslistan.
• Edellisten tekijöiden tiedot voi poistaa ainoastaan tallentamalla asiakirjan toiseen formaattiin (RTF tai HTML).
• Makroista on poistettava tekijän nimet käsin.
• Visual Basic editorista voi myös poistaa ylimääräiset tiedostot, joihin editori viittaa.
• Tallennuksessa käytetyn hakemistorakenteen häivyttäminen tiedoston tiedoista onnistuu tallentamalla tiedosto levykkeelle.
• Jokainen upotettu objekti sisältää omat tietonsa, joten jokaisesta objektista pitäisi poistaa metatiedot erikseen.

Seuraavassa muutamia yleisiä ohjeita asiakirjan tietojen suojaamiseksi:

• Tietokone jätettävä lukkoon tai siitä on kirjauduttava ulos. (Agoran koneita ei saa lukita!)
• Jaetut levyasemat ainoastaan tietyille käyttäjille.
• Tyhjennä roskakori poistettuasi dokumentin!
• Varmuuskopiot lukkojen taakse.
• Asiakirjan jakamista tai lähettämistä sähköisessä muodossa varottava.
• Asiakirjoihin voi tarvittaessa laittaa salasanalukituksen.
• Asiakirjat voi tarvittaessa salata.

Sovellusten tehtävät ja niiden yhteiskäyttö

• Tekstinkäsittely
  • Tekstin tuottaminen ja erilaisten dokumenttien tekeminen.
  • Kaavioita ja taulukoita voidaan tuoda osaksi dokumenttia Excelistä.
  • Yhdistämistoiminnossa voidaan käyttää taulukkolaskentataulukkoa, tekstitiedostoa ja tietokantaa lähteenä.
• Taulukkolaskenta
  • Datan käsittely ja havainnollistaminen kaavioilla.
  • Voidaan tuoda tietoja esim. tietokannasta tai tekstitiedostosta. (Esimerkki kuudensien demojen lisätehtävänä.)
  • Voidaan myös tuoda Word-asiakirjoja tai PowerPoint-dioja.
• Esitysgrafiikka
  • Asioiden esitteleminen ja niistä tiedottaminen.
  • Voidaan käyttää valmista tekstimateriaalia esityksen pohjana.
  • Voidaan tuoda asiakirjoja Wordistä sellaisenaan.
  • Voidaan tuoda kaavioita ja dataa Excelistä.
• Tietokanta
  • Tietokantaan voidaan tuoda tietoja taulukkolaskentataulukosta.

Yhteiskäytön tekninen toteuttaminen

• Kopioiminen ja siirtäminen osaksi kohdesovellusta
  • Ei enää yhteyttä lähdesovellukseen.
  • Tietojen muokkaaminen voi olla hankalaa.
  • Soveltuu muuttumattomien tai yksinkertaisten (esim. taulukko) tietojen tuomiseen sovellukseen.
• Upottaminen kohdesovellukseen
  • Yhteys edelleen lähdesovellukseen.
  • Muokkaaminen onnistuu lähdesovelluksessa.
  • Ei kuitenkaan yhteyttä lähdetiedostoon.
  • Soveltuu sellaisten tietojen tuomiseen, jotka eivät enää muutu.
• Linkittäminen kohdesovellukseen
  • Yhteys lähdetiedostoon.
  • Lähdetiedoston muutokset heijastuvat myös kohteeseen.
  • Hyvä tapa päivittyvien tietojen käyttämiseen toisen tiedoston osana.
  • Pitää kohdetiedoston koon pienenä.
  • Hankaluutena on linkitettyjen tiedostojen pitäminen mukana.
  • Esimerkiksi Excelin kaavion linkittäminen kannattaa tehdä Paste Special-toiminnon avulla.
  • Excel-tiedostoon ei kannata sellaisenaan tehdä linkkiä, koska päällimmäinen laskentataulukko ratkaiseen näkyvän tiedon.

Työskentelyn tehostaminen

Seuraavassa tarkastellaan kootusti erilaisten toimien tehostamista tekstinkäsittelyssä, taulukkolaskennassa ja esitysgrafiikassa.

Yleisiä työskentelyn tehostamistoimenpiteitä

• Tavallisten toimien pikanäppäinten opiskelu.
• Uusien toimien lisääminen pikanäppäimiksi (esim. Tyylit).
• Tyylien sekä asiakirja- työkirja ja esitysmallien käyttö.
• Usein tehtävät toimenpiteet kannatta nauhoittaa makroiksi.
• Ohjattujen toimintojen käyttö.
• Oikean työkalun käyttäminen oikeaan tehtävään.

Tekstinkäsittely

Seuraavaan on koottu asiakirjan kirjoittamiseen liittyviä toimenpiteitä järjestykseen, jossa ne kannattaa suorittaa. Järjestys ei tietenkään ole absoluuttisen oikea, koska monia toimia voi tehdä yhtä aikaa toisten toimien kanssa. Kirjoittamistottumuksista ja tarpeesta muodostuu yleensä jokaiselle oma tehokkain tapa kirjoittaa dokumenttia, joten omaa tapaa kannattaa etsiä. Seuraava jäsennys on tarkoitettu erääksi malliksi asiasta.

1. Asiakirjan perusrakenteen määritteleminen (Osanvaihdot, jakaminen useampaa asiakirjaan jne.)
2. Tekstin rakenteen määritteleminen (tyylit)
   • Rakenteen merkitseminen eli tyylien käyttäminen
   • Merkkityylit vs. kappaletyylit
   • Tyylien ominaisuuksien muuttaminen
   • Uusien tyylien tekeminen
3. Tekstin rakenteen muokkaaminen
   • Kappaleiden siirtäminen
   • Lukujen siirtäminen (Tehdään jäsennystilassa)
4. Sivun asetusten muuttaminen jokaiseen osaan
   • Marginaalit yms.
   • Ylä- ja alatunniste (Vaihdoilla tässä yhteydessä erityisesti merkitystä)
   • Sivunumerointi
5. Tarvittavien objektien lisääminen
6. Asiakirjojen yhdistäminen, jos se on tarpeellista
7. Erilaisten luetteloiden tekeminen
   • Sisällysluettelo
   • Hakemisto
   • Kuvaluettelo
8. Erilaisten viitteiden käyttäminen (Kannattaa käyttää jo kirjoittamisen aikana)
   • Ala- ja loppuviite
   • Ristiviite (esim. Lähdeviittausten tekeminen)
9. Asiakirjan lopullinen "taittaminen"
10. Muita asiakirjan kirjoittamista tehostavia asioita
    • Asiakirjamalliksi tallentaminen
    • Asiakirjamallin vaihtaminen toiseksi
    • Etsi- ja Korvaa-työkalut
    • Tyylien arkistointi
    • Kieleen liittyvät työkalut
    • Yhdistämistoiminto joukkokirjeiden tekemiseen

Taulukkolaskenta

Seuraavaan on koottu pienen omaan käyttöön tulevan taulukkolaskentasovelluksen tai laskurin toteuttamisen tehostamiseen liittyviä toimenpiteitä. Järjestys ei tietenkään ole absoluuttisen oikea, koska monia toimia voi tehdä yhtä aikaa toisten toimien kanssa. Erityisesti taulukkolaskennassa on tunnettava taulukkolaskennan erilaiset mahdollisuudet ennen pienen sovelluksen toteuttamista. Työkaluna taulukkolaskentahjelma on aika rajoittava toteuttamistapojen suhteen.

1. Hahmotellaan laskentataulukoiden sisältö.
   • Laskentataulukot kannattaa pyrkiä tekemään luettelomuotoon.
   • Yhteen luetteloon vain kaikkien olennaisin informaatio asiasta.
   • Perinteisestä lomakemallista tai ristiintaulukoinnista kannatta pyrkiä eroon, koska ne on toteutettavissa työkalujen avulla.
   • Tehtäviin taulukoihin kannattaa syöttää esimerkkitietoja puutteiden havaitsemiseksi jo tässä vaiheessa.
2. Hahmotellaan tarvittavat tyylit ulkoasun muokkaamiseksi.
   • Lopullisia muotoiluja ei tarvitse kiinnittää, mutta tyylit kannattaa kuitenkin tehdä.
   • Tyylejä tehdään tarpeen mukaan.
3. Tehdään tarvittavat kaavat ja funktiot.
   • Kaavoilla ja funktioilla voidaan joutua hakemaan tietoja toisista taulukoista.
   • Samaan laskentataulukkoon haettava kaikki tiedot, joita tarvitaan lopullisissa raporteissa yms.
   • Testataan funktioiden ja kaavojen toiminta.
4. Tehdään funktioihin ja syötteeseen tarvittavat oikeellisuustarkistukset.
   • Korjataan testauksessa havaittuja puutteita syötteessä.
   • Oikeellisuustarkistusten käyttöä täytyy harkita työkalukohtaisesti, koska ne eivät toimi kaikissa yhteyksissä.
   • Kaikki virheilmoitukset saatava pois funktioista.
   • Tietokantafunktiot usein tehokkaimpia tunnuslukujen (summa, keskiarvo, maksimi, minimi jne) laskemiseksi luettelomuodossa olevasta datasta.
5. Kopioidaan valmiit ja hyvät pohjat useampaan taulukkoon, jos tarpeellista.
   • Ryhmätila voi tulla kysymykseen aiemminkin, mutta useimmiten se kannattaa tehdä tässä vaiheessa.
6. Rakennetaan kolmiulotteiset kaavat kuntoon, jos sellaisia tulee.
   • Muutenkin erilaiset funktio haut tai vastaavat kuntoon viimeistään tässä vaiheessa.
7. Käytetään olemassa olevia työkaluja toimintojen suunnittelmiseksi ja toteuttamiseksi:
   • Kaavioiden lisääminen
   • Tietolomake (engl. Form)
   • Järjestäminen/Lajittelu (engl. Sort)
   • Suodattaminen (engl. Auto Filter / Advanced Filter)
   • Pivot-taulukon raporttia käytetään ristiintaulukointien ja muiden raporttien tekemiseen.
   • Oikeellisuustarkistukset (engl. Validation) voidaan vielä asettaa, koska nyt tiedetään muun toiminnallisuuden rajoitteet.
   • Lisäksi olemassa monia muita työkaluja esimerkiksi tilastollisten ja matemaattisten ongelmien ratkaisemiseen.
   • Myöhemmässä vaiheessa toiminto automatisoidaan tarvittaessa makroksi!
8. Taulukoiden suojaukset kuntoon.
   • Ulkoasumuutoksen vaikeutuvat tämän jälkeen.
   • Työkalut eivät välttämättä enää toimi, joten käynnistetään työkalut makrossa, jossa poistetaan ja lisätään suojauksia.
9. Tehdään tarvittavat makrot.
   • Käytetään toistuviin ja käyttäjää helpottaviin toimiin, kuten esimerkiksi työkalujen käynnistämiseen.
   • Voidaan tehdä kokonaan nauhoittamalla, mutta pienillä muutoksilla saadaan jo tehokkaita makroja aikaan.
   • Lisätään käyttöliittymään esimerkiksi painikkeita makrojen käynnistämiseksi.
10. Toimenpiteet, joita ei voida suorittaa työkaluilla on tehtävä makroiksi tässä yhteydessä.
    • Makroista tulee yleensä aika hankalia.
    • Vaativat hyvää käsitystä ohjelmoinnista ja käytetystä makrokielestä.
11. Sovelluksen toiminnan testaaminen ja virheiden korjaaminen.

Esitysgrafiikka

Seuraavaan on koottu esitysgrafiikka esityksen toteuttamisen tehostamiseen liittyviä toimenpiteitä. Järjestys ei tietenkään ole absoluuttisen oikea, koska monia toimia voi tehdä yhtä aikaa toisten toimien kanssa.

1. Aloitetaan esityksen tekeminen valmiille pohjalle.
2. Tehdään esitys valmiin materiaalin pohjalta, jos se on mahdollista.
3. Esityksen rakenne hahmotetaan jäsennysnäkymässä
   • Jaetaan tuotu materiaali sopiviin kokonaisuuksiin dioiksi.
   • Myös kokonaan tyhjästä tehtävä esitys kannattaa kirjoittaa jäsennysnäkymässä.
4. Dian rakenteen muokkaaminen
   • Sisältö sanelee rakenteen.
   • Valmiita rakenteita kannattaa käyttää.
5. Dian ulkoasun muokkaaminen
   • Ulkoasu muokataan perustyylitilassa.
   • Saadaan yhtenäinen ulkoasu.
6. Lisätään esitykseen tarvittavat objektit.
7. Lisätään dialle ja elementeille yhtenäiset tehosteet.
8. Lisätään tarvittavat havainnollistukset.
   • Havainnollistuksien tekeminen vie aikaa, joten ne kannattaa tehdä viimeiseksi.
9. Tarkistetaan diojen sisältö ja harjoitellaan esityksen pitämistä.

OpenOffice vs. Microsoft Office

Seuraavassa vertaillaan OpenOfficen ja Microsoft Officen tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikkaominaisuuksia. Vertailuun on otettu mukaan periaatteellisia ja teknisiä eroja, jotka ilmenevät tehtäessä kurssin demotehtäviä. Jos vertailussa ei muuta mainita, niin kyseessä on OpenOfficen ominaisuuden vertailua vastaavaan MS Officen ominaisuuteen. Vertailussa käytetty OpenOfficen versio on 641C ja MS Officen versio 2000. Vertailussa esiin tuleviin asioihin vaikuttaa se, että vertailun tekijä käyttää aktiivisesti Microsoft Officen ohjelmia.

Yleistä kaikista sovelluksista

• Järjestelmävaatimukset (riippuu paljon pohjalla käytettävästä käyttöjärjestelmästä)
  • OpenOffice
    • Käyttöjärjestelmä: Microsoft Windows 95, 98, NT ja 2000
    • Suositeltava muistimäärä: 64MB
    • Kovalevytila: 170MB
  • Microsoft Office 2000 (riippuu myös asennusversiosta)
    • Käyttöjärjestelmä: Microsoft Windows 95, 98, NT, 2000 ja XP
    • Suositeltava muistimäärä: 128MB
    • Kovalevytila: 250MB
• Tiedostojen avaamisessa periaatteena on, että OpenOffice avaa MS Officen tiedostot, mutta ei toisinpäin.
• OpenOfficen tallennusmuoto MS Officen ymmärtämään muotoon toimii kuitenkin hyvin.
• Dialogeja ei voi kopioida leikepöydälle ollenkaan. Hankaloittaa erilaisten materiaalin tekemistä olennaisesti.
• Valikoiden rakenteessa on pienoisia eroja, mutta suurin osa komennoista on löydettävissä täsmällleen samasta paikasta kuin MS Office-sovelluksista.
• Valikoiden rakenne ei ole niin syvä kuin MS Officessa. Hyvä esimerkki on tekstinkäsittelyssä oleva tyylimääritysikkuna, jossa tyylin ominaisuudet ovat välilehdillä.
• Perustoimintojen, kuten esimerkiksi kopioinnin, pikanäppäimet ovat samoja.

Text Document vs. Word

• Osaa avata perusmuotoiluja sisältävän Word-dokumentin oikein, joten tyylit muuttuvat oikeiksi automaattisesti.
• Word ei osaa avata OpenOfficen tekstidokumentti ollenkaan.
• Word kuitenkin osaa avata dokumentin, joka on tallennettu doc-formaattiin OpenOfficella.
• Table-valikko on liitetty osaksi Insert ja Format -valikkoa, joka tuntuu loogisemmalle paikalle kuin uusi valikko.
• Ylä- ja alatunniste löytyvät Insert-valikon alta.
• Tyylit
  • Tyylien ominaisuudet valitaan yhden ikkunan välilehdiltä.
  • Tyylin ominaisuudet ovat vähintään yhtä monipuolisia.
  • Normal-tyyliä vastaava tyyli on Default-tyyli.
  • Tyylien käytön apuna on Stylist-ikkuna, jonka avulla dokumentin rakenteen merkitseminen on nopeaa. Ikkunassa tyylit on järjestetty hyviin kategorioihin.
  • Listatyyleissä on aloitus, lopetus ja jatkuva tyylit, jotka helpottavat listan käsittelyä olennaisesti.
  • Listojen numerointi listoihin on valittava erillisistä tyyleistä. Ajatuksen omaksuminen ja ominaisuuden käyttö ei ehkä ole helpoin mahdollinen, koska ensin pitää tietää millaisia koko listatyylit edes ovat.
  • Valmis tyylivalikoima on ehkä hitusen monipuolisempi tai ainakin havainnollisemmin nimetty.
  • Pikanäppäimen yhdistäminen tyyliin ei ole yhtä helppoa. Miten tehdään??
• Otsikoiden numerointi voidaan valita erikseen.
• ClipArt- ja WordArt-kuvat puuttuvat kokonaan.
• Sisällysluettelon ja hakemiston tekeminen on helppoa, mutta numeroinnin valinta tuntui vaikealle. Valinnat tuntuvat kuitenkin monipuolisemmille ja kootuille.
• Hakemiston tekeminen sanojen merkitseminen on otettu erilleen hakemiston lisäämisestä.
• Ristiviitteen tekeminen eroaa jonkin verran ja en saanut tehtyä ristiviitettä otsikkotekstiin.
• Sivun ominaisuudet on koottu Page-tyyliksi nimelle Default. Sivun ominaisuuksia voidaan muokata myös valikkokomennolla Format | Page.
• Itse tehdyn asiakirjamallin käytössä oli ongelmia!
• Tyylien Organizer kaatoi koko sovelluksen.
• Tyyleillä etsiminen ja korvaaminen ei onnistu, mutta muotoilut on kyllä olemassa.
• Yhdistämistoimintoa ja asiakirjojen yhdistämistä en kokeillut.

Spreadsheet vs. Excel

• Excel-tiedoston avaaminen ei tuota ongelmia.
• Funktioiden lisääminen tehdään useammassa vaiheessa.
• Käyttöä helpottavissa toiminnoissa hieman eroa (esim. Ei voida nimetä nameboxin avulla aluetta)
• Sisäkkäisten funktioiden käsittely on kätevämpää.
• Funktioiden virheilmoitukset kummallisia.
• Funktioiden nimet ja syntaksi ovat hyvin samanlaisia. Kategorioissa on pieniä eroja.
• Kaavion luominen ja muokkaaminen on aika tavalla erilainen toiminto, mutta vaikuttaa kuitenkin toimivalta.
• Datasarjojen muuttaminan vaikutti kuitenkin vaikeammalle, koska toiminnon etsiminen kesti.
• Tietojen suodattaminen oli hyvin samankaltainen toimenpide.
• Tietolomakketta ei tuntunut löytyvän ollenkaan.
• Oikeellisuustarkistukset olivat myös hyvin samanlaisia.
• Pivot-taulukon raportti löytyy myös Pilot-nimellä.

Presentation vs. PowerPoint

• Esityksen tekemisen alussa kummassakin samantyyppisiä valintoja.
• OpenOfficesta ei löydy valmiita esityspohjia.
• OpenOfficessa valitaan alussa myös dian vaihtumisefektit, mutta se voidaan valita myöhemminkin.
• Diat on jaettu välilehdille, kuten taulukkolaskentataulukot.
• Jäsennys näkymän saa näkyville valikkokomennolla View | Master View OpenOfficessa.
• Dian rakenteen valinta on hyvin samantapainen kummassakin.
• Tyylien muuttaminen on lähempänä tekstinkäsittelyä kuin PowerPointissa. Tyylin muutokset tehdään tietyihin tyyleihin.
• Efektien määrittäminen ogjekteihin ei ehkä ole niin kätevää kuin OpenOfficessa tai sitten se vaatii totuttelua.

Kokonaisuudessaan erot OpenOfficen Presentation työkalun ja PowerPointin välillä ovat vähäisiä, mutta OpenOfficen käyttö vaatii PowerPointin jäljiltä jonkinlaista totuttelua. Valinnat ja niiden logiikka on hieman erilaisia. Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen eroaa mielestäni enemmän kuin tekstinkäsittely tai taulukkolaskenta OpenOfficen ja MicrosoftOfficen välillä.