Luento 10 - Esitysgrafiikkaesitys

Kurssin kymmenes luento on kuunneltavissa MP3-muodossa. Uusimpien selainten mukana pitäisi tulla kuuntelemiseen tarvittavat ohjelmat. MP3-tiedostojen kuuntelemiseen voi käyttää esimerkiksiä Winampia tai Windows Media Playerilla.

• ohjelmistot1002.mp3 4.0M
• ohjelmistot1003.mp3 4.0M
• ohjelmistot1004.mp3 3.8M
• ohjelmistot1006.mp3 3.2M
• ohjelmistot1007.mp3 2.7M
• ohjelmistot1008.mp3 2.4M

Lyhyt kertaus edellisen luennon asioista

• Makrojen tekeminen
• Makrojen suunnittelu
• Makrojen käyttö käyttöliittymän tukena
• Omien funktioiden ja ohjelmien tekeminen
• Makrovirukset
• Työkirjan ominaisuudet

Yleistä esitysgrafiikasta

Esitysgrafiikkaa käytetään:

• Toimistojen tiedotukseen.
• Erilaisten raporttien tai muistioiden tekemiseen.
• Erilaisten asioiden havainnollistamiseen.
• Perinteisten kalvojen korvikkeena.

Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen

Seuraavassa on kerrottu lyhyesti kuinka esitysgrafiikkaesityksiä voi lähteä tekemään. Tarkastelun tarkoituksena on arvioida esityksen tekemiseen kuluvaa aikaa.

Suunnittelu

• Esityksen tekeminen tyhjästä on hidasta ja aikaa viepää!
• Esityksen kannattaa siis tehdä valmiista asiakirjasta, jos sopiva on jo olemassa.
  • Nopeuttaa esityksen tekemistä tuntuvasti.
  • Voidaan hahmotella esityksen runkoa muillakin työkaluilla.
  • Valmiista materiaalista tuodaan mukana ainoastaan listat ja otsikot.
  • Valmis materiaali voi olla useassa tiedostoformaatissa.
  • Voidaan myös tuoda materiaali leikepöydän avulla.

Esityksen toteuttaminen teknisesti

Seuraavaan listaan on koottu erilaisia vaiheita, joita esityksen tekemisessä tulee vastaan.

1. Ohjelman avaaminen
2. Esityksen luontitavan valinta
   • Voidaan käyttää apuna ohjattua sisällön luomista (engl. Auto Content Wizard).
     • Voidaan valita esityksen tyyppi (markkinointi, koulutus jne.),
     • esityksen tyyli (esitys, WWW, kalvot ja diat) ja
     • ja esityksen tarkemmat määritykset (Otsikko, alatunnisteen sisältö).
     • Saadaan valmis esitäytetty ja yhtenäinen esitys nopeasti.
   • Voidaan tehdä valmiille esityspohjalle
     • Valmiita pohjia on valittavissa paljon.
     • Säästetään aikaa ulkoasun suunnittelussa.
     • Itse suunniteltu esitys voidaan tallentaa esityspohjaksi tulevaa käyttöä varten.
   • Voidaan tehdä kokonaan tyhjälle pohjalle.
     • Kaikkien elementtien värit ja kirjasimet voidaan valita itse.
     • Suunnittelu ja kokeileminen vie paljon aikaa!
     • Itse suunniteltu ja tehty esitys voidaan tallentaa esityspohjaksi.
3. Dian rakenteen valitseminen.
   • Käytä dioissa valmiita rakenteita, koska ne on hyvin suunniteltuja käyttötarkoitukseensa.
   • Tässä vaiheessa kannattaa rakenteeksi valita yksinkertainen järjestämätön lista (engl. Bulleted List)
   • Lopullinen diojen rakenne kannattaa valita vasta sisällön hahmottelemisen jälkeen.
4. Valmiin materiaalin tuominen esitykseen (Insert | Slides from outline)
   • Tuotavan materiaalin tiedostotyyppi?
     • Word- ja Excel-dokumentit (doc, xls, rtf).
     • Teksti- ja html-formaatti(txt, html)
     • Works- ja WordPerfect-dokumentit (wpd, wps)
     • Muitakin toki löytyy!
   • Mitä pitää ottaa huomioon materiaalin tekemisessä?
     • Materiaali pitää olla rakenteellisesti järkevä!
     • Otsikot ja listat otetaan tavallisista dokumenteista. Rakenne määräytyy otsikkotasojen mukaan.
     • Tekstitiedostossa tasot kannattaa määritellä tabulaattorinäppäimellä.
   • Materiaali ei saa olla auki toisessa ohjelmassa!
5. Esityksen rakenne hahmotetaan jäsennysnäkymässä
   • PP97: View | Outline ja PP2000: View | Normal
   • Puhdista tekstistä ylimääräiset muotoilut (CTRL-A ja CTRL-välilyönti).
   • Jaa materiaali dian kokoisiin kokonaisuuksiin.
   • Toimii samalla tavoin kuin tekstinkäsittelyn jäsennysnäkymä.
     • TAB-näppäin alentaa kappaleen tasoa. (Dian otsikosta edellisen sisällöksi)
     • SHIFT-TAB-näppäinyhdistelmä nostaa kappaleen tasoa.
   • Tekstin kirjoittaminen ja jäsentäminen kannattaa tehdä jäsennysnäkymässä.
   • Voidaan myös muuttaa kokonaisten diojen järjestystä.
   • Jos diasta tulee liian suuri, niin jaa se useammaksi diaksi.
6. Dian rakenteen muokkaaminen
   • Kun sisällön tekstiosuus on valmiina, voidaan diojen rakenne kiinnittää.
   • Valitaan jokaiselle dialle oikea rakenne (Format | Slide Layout)
   • Valmiit rakenteet ovat suunniteltu niin hyviksi, että niitä kannattaa käyttää!
7. Dian ulkoasun muokkaaminen
   • Muista, ettei ulkoasu ei saa vaikeuttaa esityksen näkyvyyttä.
   • Ulkoasu muokataan perustyylitilassa (View | Master | SlideMaster). Ulkoasua muutettaessa kannattaa aina muistaa hyvän esityksen piirteet.
     • Dian otsikon ulkoasun muuttaminen.
     • Eritasoisten listojen ulkoasun muuttaminen.
     • Taustavärien tai kuvien muuttaminen.
8. Erilaisten tehosteiden lisääminen.
   • Eivät saa hämärtää itse asiaa
   • Mahdollisuus mielenkiinnon säilymiseen!
   • Tehosteiden lisääminen (SlideShow | Custom animation)
   • Dioihin ei voida laittaa tehostetta perustyylitilassa! (SlideShow | Slide Transition)
9. Havainnollistuksien lisääminen.
   • Havainnollistuksien tekeminen vie aikaa, joten ne kannattaa tehdä viimeiseksi.
   • Esitysgrafiikkaesitys mahdollistaa todella havainnollisten esitysten tekemisen.
10. Ulkoasun hiominen vie paljon aikaa, joten
    • Hyvät asetukset kannattaa tallentaa esitysmalliksi (engl. Template)
    • Mallin vaihtaminen toiseksi onnistuu tarvittaessa helposti.

Hyvän esityksen piirteitä

Seuraavaan on koottu muutamia hyvään esitykseen liittyviä piirteitä. Hyvien ja huonojen piirteiden vertailemiseksi on tehty PowerPoint-esitys hyva_ja_huono.ppt.

• Kirjasimen koko riittävä (min. 24 pt).
• Sopivasti asiaa (max. 10 riviä).
• Ei kokonaisia lauseita ainoastaan avainsanoja (max. 10 rivillä).
• Ei liian täyteen asiaa. (Helpompi lukea)
• Päätteetön kirjasin (sans-serif) (erottuu paremmin).
• Värimääritykset riippuen tilan valoisuudesta.
  • Himmeä valaistus - Tumma tausta ja kirkas kirjasin.
  • Valoisa huone - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
• Asia ei huku tehosteisiin tai multimediaan.
• Korostettavissa asioissa erilaisia tehosteita.
• Esittäjä ei huku tehosteisiin.
• Tehosteet eivät häiritse kuulijoita.
• Esitys on yhtenäisen näköinen.
• Käytettävä tekniikka on esityksessä välineenä!

Esityksen tekemiseen kuluva aika

• Nopeuttavia tekijöitä
  • valmis materiaali ja
  • valmis esityspohja.
• Aika vastaavasti menee
  • ulkoasun muokkaamiseen (jos ei tee kootusti),
  • havainnollistuksien tekemiseen ja
  • materiaaliin tulevien muutosten päivittämiseen.

Erilaisten esitystapojen vertailua

Seuraavassa on vertailtu erilaisia tapoja pitää esitysgrafiikkaohjelmalla tehty esitys.

Kalvot

• Esitysgrafiikkaohjelmalla tehdyista kalvoista saadaan värillisiä.
• Varmin tapa esityksen pitämiseen.
• Piirtoheitin löytyy miltei jokaisesta paikasta.

Ohjelma

• Mahdollistaa hyvän havainnollisuuden ja mielenkiintoisen esityksen.
• Eri ohjelmaversioissa toimimattomuusongelmia.
• Onko ohjelmaa? Onko laitteita?
• Tykeissä suuria eroja, jotka vaikuttavat esityksen näkyvyyteen.
• Laitteet ja ohjelmat voivat rikkoutua.

Verkkoversio

• Kannattaa tallentaa vanhempien selainten ymmärtämään versioon. Seuraavassa esimerkki
  • Vanhempien selainten ymmärtämä versio
  • Uudempien selainten ymmärtämä versio
• Erilainen tuke erilaisilla selaimilla.
• Kuvina hyvin raskas.
• Tarvitaan toimiva verkkoyhteys.

Tiivistelmä (engl. Handout)

• Esityksen muistiinpanot.
• Yleensä tuhlaavat tilaa, joten käytetään tukimateriaalina.

Muista aina myös vaihtoehtoiset tavat ja varaudu kaikkeen!

Saavutettu lisäarvo?

Esitysgrafiikkaesityksen lisäarvo muihin menetelmiin verrattuna muodostuu seuraavista asioista:

• Erilaisten medioiden yhtäaikainen käyttöä. Esitykseen on mahdollista liittää:
  • Tehosteita
  • Ääntä
  • Videoita
• Esimerkkien vaiheittainen havainnollistaminen.
  • Vaatii kuitenkin aikaa paljon.
• Mielenkiinnon ylläpitäminen, mutta se ei saa olla itseisarvo esityksessä.