Demo 3 - Asiakirjamalli, tekstinkäsittelytyökaluja ja taulukkolaskennan perusteet

Seuraavissa demotehtävissä käsitellään asiakirjamallin käyttöä sekä erilaisia tekstinkäsittelytyökaluja. Lisäksi tarkastellaan taulukkolaskentaan liittyviä perustoimintoja. Yhdistämistoimintoon (engl. Mail Merge) ja useamman asiakirjan yhdistämiseen liittyvät tehtävät löytyvät lisätehtävien yhteydestä.

Avaa viime demoissa tekemäsi asiakirja ja jatka sen muokkaamista seuraavien tehtävien mukaisesti. Voit myös halutessasi käyttää malliasiakirjaa demo2.doc, jos muokkaamasi dokumentti on hävinnyt.

1. Määrittele asiakirjan sivunasetuksen (engl. Page setup) seuraaviksi. Sivunasetuksiin pääset valinnalla File | Page setup (suom. Tiedosto | Sivunasetukset).
   • Marginaaleiksi arvot ylä 2,5 cm, ala 2 cm, vasen 2 cm, oikea 2 cm ja ylä- ja alatunnisteen etäisyydeksi paperin reunasta 1 cm.
   • Paperin kooksi A4 ja paperi on pystytasossa (engl. Portrait)
   • Erilainen ala- ja ylätunniste parilliselle ja parittomalle sivulle.
2. Mene seuraavaksi muokkaamaan ylä- ja alatunnistetta.
   • Lisää asiakirjaan ylätunnisteeseen (engl. Header) sivunumerointi sivujen ulkoreunaan.
   • Lisää sivujen sisäreunaan erilaiset tunnistetekstit parillisille ja parittomille sivuille. Parilliselle sivulle tunnistetekstiksi voit kirjoittaa nimesi ja parittomalla sivulle esimerkiksi tekstin "Tietokonevirukset".
3. Muokkaa ylätunnisteen ulkoasu ulkonäköä Header-tyylin avulla. Muuta ylätunnisteen ominaisuudet tyylin avulla seuraaviksi:
   • Lisää ylätunnisteen alareunaan yhtenäinen raja, jonka paksuus on 1/2 pt.
   • Määrittele sarkainten asetukset seuraaviksi:
     • Keskitetty tasaus 8,5 cm
     • Oikea tasaus 17 cm

   Wordissa tyyli näyttää suunnilleen seuraavalle:

   Normal + Border: Bottom (Single solid line, 1/2 pt Line width),
   Tabs: 8,5cm centered, 17 cm right flush
   
   (suom. Normaali + Reuna: Alhaalla (Yksinkertainen, 1/2 pt Viivan leveys),
   Sarkaimet: 8,5cm Keskitetty, 17 cm Oikea tasaus)
   

4. Jaa asiakirja kahteen osaan (engl. Sections). Ensimmäinen osa on sisällysluettelo ja toinen osa sisältää varsinaisen dokumentin. Määrittele osien ylätunnisteisiin erilaiset tekstit ja sivunumerointi. Tarkemmat ohjeet erilaisten ylätunnisteiden määrittämisestä löytyy kurssin luentomonisteesta luvusta 2.4.4. Tallenna dokumenttisi!
5. Nyt sinulla on hyvin muotoiltu asiakirja, jossa on hyvät tyylin määritykset sekä sivunasetukset. Tyylien ja sivunasetusten säilyttämiseksi asiakirjasta kannattaa tehdä asiakirjamalli (engl. Template) seuraavien ohjeiden mukaisesti.
   • Poista asiakirjamallista kaikki tekstit, joita et halua mukaan asiakirjamalliin pohjautuviin uusiin dokumentteihin. Asiakirjamalliin voi olla hyödyllistä jättää tekemäsi osanvaihdot ja sisällysluettelo. Asiakirjamallin on tarkoituksena toimia kokonaan uuden dokumentin pohjana, joten muita tekstejä ei tarvita.
   • Tallenna tiedosto asiakirjamalliksi. Tiedoston tyypiksi täytyy valita Asiakirjapohja (engl. Document template *.dot).
   • Ohjelma haluaa tallentaa asiakirjamallin Templates-nimiseen hakemistoon, jonne sinulla pitäisi olla tallennusoikeus. Jos ei ole, niin tallenna asiakirjapohjasi U:-levyaseman ohjelmistot-hakemistoon.
6. Avaa uusi asiakirja, joka pohjautuu tekemääsi asiakirjamalliin. Lue seuraavat ohjeet kokonaan ennen uuden dokumentin avaamista.
   • Normaalisti asiakirjamalli saadaan uuden dokumentin pohjaksi valinnalla File | New (suom. Tiedosto | Uusi).
   • Jos tallensit asiakirjapohja U:-levyasemalle, niin saat uuden asiakirjan käyttöösi kaksoisnapauttamalla Resurssien hallinnassa (engl. Windows Explorer)asiakirjamallitiedoston kuvaketta.
7. Kirjoita uuteen asiakirjaan hieman tekstiä (muutamia otsikoita ja normaalia tekstiä) ja tallenna uusi asiakirja U:-levyasemalle jollakin nimellä, mutta älä sulje dokumenttia.
8. Tallenna U-levyasemalle kalvo.dot-asiakirjamalli nimelle kalvotyylit.dot tai avaa edellisten demojen lisätehtävissä tekemäsi kalvotyylit.doc ja tallenna se asiakirjamalliksi nimelle kalvotyylit.dot.
9. Vaihda edellä tekemäsi ja auki olevan asiakirjan pohjana käytettäväksi asiakirjamalliksi kalvotyylit.dot. Asiakirjamallin vaihtaminen onnistuu valikkokomennolla Tools | Templates and Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja lisäosat). Avautuneesta ikkunasta täytyy vaihtamisen yhteydessä määritellä erikseen tyylien päivittäminen asiakirjaan eli laittaa rasti kohtaan Automatically update document styles.
10. Halutessasi voit myös kokeilla yksittäisten tyylien vaihtamista tyylien arkistoininnin (engl. Organizer) avulla. Tyylien arkistointi (engl. Organizer) löytyy valinnalla Format | Style | Organizer (suom. Muotoile | Tyyli | Arkistointi). Jos et muista miten tyylien arkistointi toimii, niin kertaa asia luentomonisteesta.
11. Tallenna ja sulje muuttamasi dokumentit.
12. Seuraavissa tehtävissä voit muokata edellä muokkaamaasi Tietokonevirukset-dokumenttia Replace (suom. Korvaa) -työkalun avulla. Korvaa-työkalun saat käyttöösi Edit (suom. Muokkaa) -valikosta. Kun avaat Korvaa-työkalun, niin ota valmiiksi näkyville toiminnon lisäominaisuudet more-painikkeella.
    • Korvaa kaikki <-merkit paikalla olevat merkit seuraavalla sulkeiden sisällä olevalla merkkijonolla (&lt;). Korvaamisesta on erityisesti hyötyä HTML-dokumenttien tekemisen yhteydessä.
    • Korvaa kaikki >-merkit paikalla olevat merkit seuraavalla sulkeiden sisällä olevalla merkkijonolla (&gt;). Korvaamisesta on erityisesti hyötyä HTML-dokumenttien tekemisen yhteydessä.
    • Poista kaikki asiakirjan ylimääräiset välilyönnit. Periaate on korvata kaksi peräkkäistä välilyöntiä yhdellä.
    • Poista kaikki asiakirjan ylimääräiset rivinvaihdot (engl. Paragraph Mark). Periaate on korvata kaksi peräkkäistä rivinvaihtoa yhdellä rivinvaihdolla. Merkin voit valita Special-painikkeen alta.
    • Korvaa kaikki hyperlink-tyylillä tehdyt tekstit URL-tyylisiksi. Tyylejä pääset valitsemaan Format-painikkeen avulla. Puhdista muotoilut kentistä ennen seuraavien korvattavien valintaa No formatting (suom. Ei muotoiluja)-painikkeella.
13. Muihin tekstinkäsittelytyökalujen käyttöön perehdytään vasta lisätehtävistä, joten voit tehdä niitä demojen lopuksi.

Taulukkolaskennan perusteita

1. Avaa koneestasi Excel-taulukkolaskentaohjelma. Jos ohjelmaan ei avaudu valmiiksi tyhjää työkirjaa, niin avaa sellainen valikkokomennolla File | New. Tallenna tyhjä työkirja nimelle demot3.xls U:-levyasemalle ohjelmistot-hakemistoon.
2. Tee oheisen kuvan mukainen tuotteiden hintataulukko. Alkuvaiheessa taulukon ulkoasusta ja muotoiluista ei kannata välittää, koska ulkoasu muotoillaan tyylien avulla myöhemmissä tehtävissä.

   

   • Kirjoita ensin taulukossa olevat otsikko- ja tuotetekstit muotoilemattomina.
   • Lisää taulukon B-sarakkeeseen tuotehinnat ilman rahayksikköä.
   • Lisää tuotteiden kappalemäärät C-sarakkeeseen.
   • D-sarakkeessa olevat kokonaishinnat on laskettu B- ja C-sarakkeen solujen avulla. Lisää D-sarakkeen D2-soluun kaava, jolla lasketaan takille muodostuva kokonaishinta B- ja C-sarakkeiden tietojen perusteella.
   • Muuta B2 ja C2 solujen sisältöjä ja varmista, että kaava muuttuu uusien lukujen mukaisesti.
   • Kopioi kaavaa muihin D-sarakkeen vastaaviin soluihin ja varmista kaavojen toiminta. Jos kaava ei toimi oikein, niin muuta kaava toimivaksi.
3. Muokkaa laskentataulukon ulkoasua tyylien avulla seuraavien tehtävien mukaisesti. Tyylien muokkaaminen ja käyttäminen onnistuu valikkokomennolla Format | Style (suom. Muotoile | Tyyli) avulla. Ennen tyylien käyttämistä kannattaa valita aktiiviseksi ne solut, joihin tyylejä halutaan käyttää.
   • Käytä valmista Currency-tyyliä soluihin, joissa on valuuttamuotoiluja. Valuuttasymboli (€) riippuu Currency -tyylin asetuksista, joten jos valuuttoihin tulee väärä symboli, niin käy muuttamassa symboli oikeaksi tyylin asetuksia. Valuuttasymbolina on yleensä sama symboli kuin käyttöjärjestelmän asetuksissa. Käyttöjärjestelmän maa-asetuksia pääsee muokkaamaan valinnalla Start |Setting | Control Panel | Regional Settings/Options.
   • Muuta hieman Normal-tyylin ulkoasua toiseksi. Muuta kirjasimen koko hieman isommaksi ja kirjasimen tyypiksi Verdana. Muuta samalla myös solujen taustaväri toiseksi, vaikka mallikuvassa sitä ei ole muutettu! Tutustu samalla erilaisiin muotoiluihin, joita soluille voidaan asettaa. Kurssin luentomonisteesta löytyy lyhyet kuvaukset erilaisista solumuotoiluista.
   • Tee kokonaan uusi tyyli otsikkosoluille, joita laskentataulukossa on käytetty esimerkiksi tuotteiden nimissä. Tyylin tekeminen onnistuu kirjoittamalla tyylin nimen paikalle uusi nimi ja tämän jälkeen määrittämällä tyylille uudet ominaisuudet ja lisäämällä ne tyyliin Add-paikkeella.
4. Lisää soluun D7-kaava, jonka avulla lasketaan tuotteiden kokonaishinnasta muodostuvan summan. Kaava kannattaa toteuttaa taulukkolaskentafunktion SUM (suom. SUMMA) avulla. Funktion lisääminen kannattaa tehdä ohjatusti valikkokomennon Insert | Function (suom. Lisää | Funktio) avulla.
5. Kehitetään seuraavaksi tuotehintalomaketta hieman paremmaksi. Muuta tuotehintalomake seuraavan kuvan mukaiseksi lisäämällä taulukkoon muutamia rivejä ja sarakkeita.

   

   • Tuotehintataulukkoon otetaan mukaan alennus, joka määräytyy E1-solussa olevan alennusprosentin mukaan. Alennusprosentti kannattaa kirjoittaa soluun muodossa 0,1. Desimaalierottimena voi olla joissakin tapauksessa myös piste. Väärän desimaalierottimen huomaat tulevien laskutoimitusten epäonnistuessa. Desimaalierotin määritellään käyttöjärjestelmän asetuksissa. Käyttöjärjestelmän maa-asetuksia pääsee muokkaamaan valinnalla Start | Control Panel | Regional Settings.
   • Alennukset lasketaan kokonaishinnasta ja alennettu hinta saadaan kokonaishinnan ja alennuksen erotuksena. Suunnittele ja toteuta E- ja F-sarakkeeseen tarvittavat kaavat. Suunnittele kaavoista sellaiset, että niitä voidaan kopioida muihinkin soluihin kyseisessä sarakkeessa. Huomaa, että joudut käyttämään absoluuttista viittausta viitatessasi alennusprosenttisoluun.
   • Tee E- ja F-sarakkeille kuvan mukainen sarakkeiden summat laskeva kaava. Kaavan saat helpoiten kopioitua D-sarakkeen vastaavasta kaavasta.
   • Käytä valmista Percent-tyyliä alennusprosenttisoluun.
   • Käytä Currency-tyyliä E- ja F-sarakkeen tietoihin.
6. Nimeä alennusprosenttisolu nimelle alepros. Muuta E-sarakkeen kaavoja käyttämään absoluuttisen soluviittauksen sijasta nimettyä solua. Huomaa, että Excelissä yhteen nimettyyn soluun viittaus on aina absoluuttinen.
7. Nimeä D-sarakkeessa olevat kokonaishinta (D4:D8) tiedot nimelle kokonais , E-sarakkeessa oleva alennustiedot (E4:E8) nimelle alennus ja F-sarakkeessa olevat alennetun hinnan tiedot (F4:F8) nimelle alennettu. Käytä nimettyjä alueita D-, E- ja F-sarakkeen yhteensä tietojen laskemiseen.
8. Kokeile myös mitä tapahtuu, jos muutat F-sarakkeessa olevat kaavat muotoon kokonais-alennus. Onnistuuko kaavan kopiointi koko sarakkeessa?

Lisätehtäviä

1. Kokeillaan Wordissa olevaa Yhdistämistoimintoa (engl. Mail Merge) seuraavien ohjeiden avulla. Tarkemmin työkalun käyttämisestä voit lukea artikkelista Tekstinkäsittelytyökaluja.

   Yhdistämistoiminnon avulla voidaan tehdä "henkilökohtaisia" joukkokirjeitä, joissa henkilön nimi voidaan liittää osaksi kirjettä. Perusidea yhdistämistoiminnon käyttöön on osoiterekisterin ja kirjeen yhdistäminen. Seuraavassa yhdistämisen vaiheet yksityiskohtaisesti.

   • Varsinainen kirje
     • Ensimmäisessä vaiheessa voit tehdä asiakkaalle tai ystävällesi lähetettävän kirjeen. Suunnittele itse hyvä joukkokirje tai käytä hyväksesi esimerkkikirjettä. Joukkokirjeeseen voit lisätä halutessasi kuvia tai muita elementtejä. Tallenna tekemäsi kirje!
   • Luodaan osoiterekisteri
     • Avaa tyhjä dokumentti ja lisää sinne taulukko, jossa on neljä saraketta ja viisi riviä. Tee taulukon ylimmälle riville sarakeotsikot, jotka kuvaavat sarakkeissa olevia tietoja. Sarakkeisiin voit esimerkiksi laittaa henkilön etunimen, sukunimen, katuosoitteen sekä paikkakunnan. Tallenna osoiterekisteri!
   • Yhdistetään kirje ja osoiterekisteri
     • Avaa tekemäsi joukkokirjepohja. Yhdistäminen voidaan aloittaa valinnalla Työkalut | Yhdistäminen (engl. Tools | Mail Merge). Avautuvasta ikkunasta valitaan Luo pääasiakirja (engl. Create Maindocument), jonka alta valitaan Joukkokirje (engl. Form Letter).
     • Joukkokirjeen kokoaminen aloitetaan valitsemalla lähetettävä kirje. Tekemäsi joukkokirje pitäisi olla avattuna, joten voidaan valita joukkokirjeen tekeminen aktiiviseen ikkunaan (engl. Active Window). Toinen mahdollisuus olisi tehdä joukkokirje kokonaan uuteen pääasiakirjaan (engl. New Main Document).
     • Seuraavaksi valitaan osoiterekisteri. Osoiterekisterin valinta onnistuu painikkeen Nouda Tiedot (engl. Get Data) alla olevalla valinnalla Avaa tietolähde (engl. Open Data Source). Valitse tietolähteeksi tekemäsi osoiterekisteritiedosto.
     • Joukkokirjeeseen pitää lisätä muutama kenttä, joiden paikalle lisätään osoiterekisterissä olevien henkilöiden nimet ja osoitteet. Tässä vaiheessa joudutaan muokkaamaan pääasiakirjaa (engl. Edit Main Document) eli joukkokirjettä.
     • Työkalupalkkien joukkoon on ilmestynyt uusi työkalupalkki Yhdistäminen (engl. Mail Merge). Kenttien lisääminen asiakirjaan onnistuu viemällä tekstikursori haluttuun lisäyskohtaan ja lisäämällä haluttu kenttä valinnalla Lisää yhdistämiskenttä (engl. Insert Merge Field). Lisää kenttiä kaikkiin sellaisiin kohtiin, joihin haluat tulevan henkilön osoite tai nimitietoja.
     • Varsinainen osoitteiden yhdistäminen kirjeeseen onnistuu valinnalla Työkalut | Yhdistäminen | Yhdistä | Yhdistä (engl. Tools | Mail Merge | Merge | Merge).
2. Tässä tehtävässä harjoitellaan kahden erillisen dokumentin yhdistämistä yhdeksi suuremmaksi dokumentiksi. Seuraavassa lyhyet ohjeet asiakirjojen yhdistämiseksi.
   • Aloita kokonaan uusi tyhjä asiakirja, joka perustuu demoissa tekemääsi asiakirjamalliin.
   • Vaihda asiakirjan katselutilaksi Näytä | Rakenne (engl. View | Outline) jos käytössäsi on Word 2000. Aiemmissa versioissa näkymä on nimellä Perusasiakirja (engl. Master) Näkyville pitäisi avautu muutama uusi työkalupalkki Jäsennys & Perusasiakirja (engl. Outlining & Master Document).
   • Lisää uuteen dokumenttiisi aiemmin muokkaamasi tietokoneviruksista kertova dokumentti kahteen kertaan. Aliasiakirjojen lisääminen aktiiviseen asiakirjaan onnistuu painikepalkeista löytyvällä Lisää aliasiakirja (engl. Insert Subdocument) valinnalla. Miten alkuperäisten dokumenttien tyylinmäärittelyjen käy lisäämisen yhteydessä?
   • Kokeile Jäsennys (engl. Outlining) -painikepalkista löytyviä numero- ja nuolipainikkeita. Nuolipainikkeilla voidaan vaihtaa esimerkiksi otsikon ja kappaleiden tasoa, joten niillä voi muokata asiakirjan rakennetta todella nopeasti.
   • Perusasiakirjatilassa voit myös siirtää kokonaisia lukuja toiseen osaan dokumenttia. Kokeile luvun siirtämistä toiseen paikkaan. Vaihda näyttötilaksi Asettelu (engl. Page Layout) ja tarkista miten sivunumerointi käyttäytyy dokumentissasi.
   • Lisää koko dokumentin alkuun sisällysluettelo. Löytyykö sisällysluettelosta kaikki otsikkotasoiset tekstit?
   • Tallenna ja sulje tekemäsi dokumentti.