Luento 3 - Tekstinkäsittelytyökaluja
Kurssin kolmas luento on kuunneltavissa MP3-muodossa.
Uusimpien selainten mukana pitäisi tulla kuuntelemiseen tarvittavat
ohjelmat. MP3-tiedostojen kuuntelemiseen voi käyttää esimerkiksiä
Winampia
tai Windows Media Playerilla.
Kertaus edellisen luennon asioista
- Erilaiset tyylit ja asiakirjamalli
- Asiakirjamallien käyttäminen ja mahdollisuudet
- Pienen asiakirjan jakaminen osiin (etusivu,
sisällysluettelo, dokumentti)
- Asiakirjassa ei saa esiintyä kahta
peräkkäistä välilyöntiä,
rivinvaihtoa tai sarkainmerkkiä!
Hakemisto
- Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat
- Sitten tehdään varsinainen hakemisto
Kuvaluettelo
- Caption-tyylillä tehdyt kappaleet otetaan
kuvaluetteloon.
- Kuvien käsittely Wordissä on aika
ikävää :(
Taulukot ja palstat
- Käyttötarkoituksessa selkeä ero
- Taulukkoa käytetään taulukoituun dataan.
- Palstoja käytetään tekstin
palstoittamiseen.
- Taulukoilla tehdyn palstoittamisen purkaminen on
hankalaa.
- Parempi vaihtoehto sarkainten käytölle.
- Palstanvaihtojen käyttö.
Erilaiset viitteet
Alaviite ja loppuviite
- Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin
asiakirjassa olevaa asiaa.
- Alaviite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa
viittauksen kohde sijaitsee.
- Loppuviite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti
sijoitetaan asiakirjan loppuun.
Ristiviite
- Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin
elementtiin, kuten esimerkiksi otsikkoihin tai otsikoiden
numerointiin.
- Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon
numeroinnin päivittyessä, joten viitteet pysyvät
mukana.
- Ongelmia tulee kuitenkin tekstiviittauksissa, joiden
perään tai alkuun lisätään jotakin.
Lisäys kannattaa tehdä viitetekstin
sisään!
Tekstinkäsittelytyökaluja
Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen
- Hyvät asiakirjan asetukset ja tyylit kannattaa tallentaa
asiakirjamalliksi (eng. Template).
- Hyvät tyylimääritykset voi siirtää
asiakirjamalliin jälkikäteen tai
tyylimääritykset voi ottaa käyttöön
ilman koko asiakirjamallin käyttöä.
- Tyylien arkistointityökalun (engl. Organizer) avulla
voidaan tyylejä vaihtaa asiakirjojen välillä.
- Asiakirjamallin vaihtaminen onnistuu valinnalla Tools |
Templates and Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja
lisäosat)
Etsi ja korvaa -työkalu
Etsi ja korvaa -työkalulla voidaan tehdä hyvin
monipuolisia etsintöjä ja korvauksia. Seuraavassa
listassa lyhyet esimerkit korvattavista asioista.
- Tavallisten merkkin korvaaminen (esim. ä -->
ä)
- Erikoismerkkien korvaaminen (esim.
Ylimääräisten rivinvaihtojen poistaminen:
¶¶ --> ¶)
- Kirjasimen muotoilujen korvaaminen toisilla (esim. lihavointi
--> kursivointi)
- Tyylien korvaaminen toisella (esim. Heading2 -->
Heading3)
Suuremman asiakirjan kirjoittaminen ja käsittely
Erilaiset näkymät
Erilaisia näkymiä voidaan käyttää
asiakirjan erilaisissa kirjoitus- ja muokkaustilanteissa.
- Normal (suom. Normaali) -
kirjoitusnäkymä (Word 2000 / 97)
- Page/Print Layout (suom. Asettelu) -
julkaisunäkymä (word 2000 /97)
- Web layout / Online Layout - asiakirjan muoto
WWW-julkaisemisen jälkeen (Word 2000 / 97)
- Outline (suom. Rakenne) -
rakennenäkymä (Word 2000 / 97)
- Master (suom. Perusasiakirja) - asiakirjojen
yhdisteleminen (Word 97)
Asiakirjan kirjoittaminen
- Asiakirja kannattaa kirjoittaa pienemmissä osissa,
koska...
- asiakirja on helpommin hallittavissa.
- asiakirjan tunnisteet saadaan helposti
yksilöllisiksi.
- ohjelma kestää pieniä dokumentteja paremmin
:)
- Pienemmät asiakirjat yhdistetään yhteen
dokumenttiin (perusasiakirja)
- Perusasiakirjan määritykset
yhtenäistävät dokumentit!
- Perusasiakirja suunniteltava huolellisesti. Kiinnitä
huomiota...
- tyylin määrityksiin.
- asiakirjan asetuksiin.
- Haittoja asiakirjan osista rakentemisessa
- Erilaiset viitteet asiakirjojen toisiin osiin vaikeutuvat
hieman, mutta ovat mahdollisia.