Tekstinkäsittelyn työkalut - Luento 6

Tällä luennolla käsitellään erilaisten objektien lisääminen, viitteet, asiakirjan ominaisuudet ja asiakirjamalli. Esimerkkiohjelmana käytetään OpenOffice.org Writeria. Samat asiat on käsitelty myös Microsoft Wordilla aiempina vuosina.

Sisällysluettelo

Sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason tyyleistä.
Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä (F9-näppäin tai hiiren oikea!).
Lisää sisällysluettelo valinnalla Insert|Indexes and tables|Indexes and tables
- Kirjoita sisällysluettelolle otsikko esim. Sisällysluettelo
- Valitse tyypiksi type Table of Contents
Sisällysluetteloon voit lisätä myös mitä tahansa sanoja samaan tapaan kuin hakemistoon.

Kuvat

Oletustilanteessa kuva rivittyy tavallisesti kuten leipäteksti.
Tekstin sekaan rivittyvälle kuvalle kannattaa luoda oma kappale ja mandollisesti oma kappaletyyli
Määrää miten teksti kiertää kiertää (Wrap)
- Useimmiten joko No Wrap eli kuva rivittyy kuten teksti tai sitten Optimal Page Wrap jolloin teksti kiertää kuvaa
Ankkuroi kuva sivuun, kappaleeseen, kehykseen tai tiettyyn merkkiin
- Kuva pysyy aina halutulla etäisyydellä ankkuristaan.
- Yleensä kannattaa ankkuroida joko läheiseen kappaleeseen (kappale jossa kuvaa käsitellään) tai sivuun.
Kuvan ominaisuuksia pääsee muokkaamaan kontekstivalikosta valinnalla Picture
- Valitse asetuksista Keep ratio jos haluat säilyttää kuvasuhteet.
- Wrap-välilehdeltä voit säätää paljonko on tyhjää tilaa tekstin ja kuvan välissä
Kuvaotsikko lisätään kuvan kontekstivalikosta (hiiren oikea painike) valinnalla Caption
- Valitse kuvatekstille valmis luokka (Category) tai luo uusi esim. Kuva. Uuden luokan luominen luo myös samannimisen uuden tyylin, jolla kyseisen luokan kuvatekstit muotoillaan.
- Valitse numerointityyppi
- Valitse sijoitetaanko kuvateksti kuvan ylle vai alle
- Lisää kuvateksti vasta aivan viimeiseksi kuvan asettelun (wrap, ankkurointi)jälkeen, koska kuvateksti lisätään uudella kehyksellä kuvakehyksen ympärille ja kehys voi hankaloittaa kuvan asettelua.

Viitteet

Viitteitä ovat erilaiset luettelot (esim.kuvatekstit), hakemistot ja viittaukset toiseen paikkaan tekstissä. Viitteet voidaan tehdä automaattisesti ja päivittää dokumentin muuttuessa. Viitteet löytyvät valikosta Insert|Cross-reference

Ristiviite

Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin elementtiin, kuten esimerkiksi otsikkoihin tai otsikoiden numerointiin.
Viitteen täytyy olla jokin automaattisesti päivitettävissä oleva kenttä.
Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon numeroinnin tai sisällön päivittyessä, joten viitteet pysyvät aina ajantasalla.
Ristiviite voi olla esimerkiksi muotoa: "Asiasta kerrotaan tarkemmin alaluvussa 2.3". Automaattisesti päivittyvänä ristiviitetekstinä toimii esimerkissä otsikon numero 2.3.
Ristiviite lisätään valinnalla Insert|Cross-references.
- Valitaan haluttu tyyppi esim. itse aiemmin luotu Kuva
- Valitaan mihin asiaan kuvassa halutaan viitata eli kuvatekstiin, kuvan numeroon tai sivunumeroon jolla kuva on Insert reference to

Alaviite ja loppuviite

Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin asiakirjassa olevaa asiaa.
Alaviitteen (Footnote) selite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa viittauksen kohde sijaitsee.
Loppuviitteen (Endnote) selite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti sijoitetaan asiakirjan loppuun.
Lisätään valinnalla Insert|Footnote/Endnote
- Maalaa teksti tai sana jota haluat selventää ala- tai loppuviitteellä.
- Valitse Insert|Footnote/Endnote
- Valitse automaattinen numerointi tai syötä oma tunnistemerkki
- Valitse viitteen tyyppi
Selitetekstin muotoilu tapahtuu Footnote ja Endnote -tyyleillä.
Loppu- ja alaviitteeseen voi ristiviitata.

Hakemisto

Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat
- Merkitse hakemistoon haluamasi sanat valinnalla Insert|Index|Indexes and tables|Entry
- Maalaa hakemistoon haluamasi sana
- Aktivoi Insert Index Entry -dialogi
- Valitse mihin indeksiin haluat lisätä sanan: hakemistoon (alphabetical index) vai sisällysluetteloon Table of contents
- Valitse onko kyseessä sanan tärkein esiintymä dokumentissa Main entry tai haluatko sen hakemistoon jonkun toisen sanan alaisuuteen 1st key tai 2nd key
- Valitse haluatko, että automaattisesti merkitään saman sanan kaikki esiintymät koko dokumentissa Apply to all similar text
Listaus merkityistä sanoista (alphabetical index) ja niiden sivunumeroista voidaan liittää esim. dokumentin loppuun
- Valitse Insert|Indexes and tables|Indexes and tables
- Anna hakemistolle otsikko Title
- Valitse tyypiksi Type Alphabetical index
- Tarkista, että asetukset (Options) ovat yleensä seuraavat:
  - Combine identical entries on valittuna
  - Combine identical entries with p or pp ei ole valittuna
  - Combine with - ei ole valittuna
  - Case sensitive ei ole valittuna
  - Autocapitalize entries on valittuna
  - Keys as separate entries ei ole valittuna
Valmis hakemisto:

Kuvaluettelo ja muut luettelot

Kuvat joille on lisätty kuvaotsikko tulevat mukaan luetteloon
Lisätään samaan tapaan kuin hakemisto ja sisällysluettelo
- Valitse Insert|Indexes and tables|Indexes and tables
- Valitse tyypiksi Type Illustration index
- Valitse kategoriaksi aiemmin luomasi Kuva-tyyppi.
Samaan tapaan voi lisätä luetteloista lähes mistä tahansa dokumentin objekteista

Lähdeluettelot ja viittaukset

OpenOffice.org tukee suoraan myös lähdeluetteloiden luomista ja lähteisiin viittaamista.

Voit lisätä lähteitä valinnalla Tools|Bibliography database
Viittauksia voit lisätä valinnalla Insert|Indexes and tables|Bibliography entry
Lähdeluettelon voit lisätä valinnalla Insert|Indexes and tables|Indexes and tables
- Valitse tyypiksi Bibliography
- Ulkomuotoile haluamaksesi Entries-välilehden kautta

Kenttien päivittäminen

Luettelot, hakemistot ja listat täytyy erikseen päivittää ajantasalle.

Napautetaan kenttää oikealla ja valitaan Update index/table.

Asiakirjan osat, osanvaihdot ja sivuasetukset

Esimerkki: halutaan erilaiset ylä- ja alatunnisteet eri osille ja sivunumerointi alkaen ensimmäiseltä tekstisivulta.

Pakotettu rivinvaihto SHIFT-ENTER (line break)
Sarakkeen vaihto (column break)
Sivunvaihto CTRL-ENTER (page break)
- Sivunvaihdon yhteydessä voidaan määrätä seuraavan sivun (osan) sivutyyli (page style).
- Sivunvaihdon yhteydessä määrätään myös mistä numerosta aloitetaan seuraavan osan sivunumerointi.
  - Jälkikäteen tätä pääsee muokkaamaan kunkin osan ensimmäisen kappaleen asetuksista valinnalla Format|Paragraph|Text Flow. Osan ensimmäinen kappale sisältää siis tiedon osan sivunumeroinnin aloitusnumerosta.
- Jos sivutyyli määritellään niin sivunvaihto aiheuttaa samalla myös ns. osanvaihdon eli dokumentti jakaantuu useampaan osaan ja kullakin osalla voi olla omat sivuasetukset, ylä- ja alatunnisteet ja sivunumerointi ym.

Dokumentin jakaminen osiin

Dokumentti jaetaan esimerkiksi neljään osaan seuraavalla tavalla:

Lisää ensimmäisen sivun (etusivu) loppuun sivunvaihto ja valitse seuraavan osan tyyliksi vaikka itse luotu sivutyyli Sisällys. Määrää samalla uudelle osalle sivunumerointi alkamaan ykkösestä.
Valitse nyt ensimmäisen sivun tyyliksi First page
Lisää toiselle sivulle sisällysluettelo ja sen jälkeen uusi sivunvaihto. Aseta seuraavan osan tyyliksi Default ja määrää taas uusi sivunumerointi
Siirry vielä aivan dokumentin loppuun ja lisää sinne vielä sivunvaihto ja seuraavan osan tyyliksi Index
Dokumenttisi on nyt jaettu neljään eri osaan

Osien sivuasetukset

Kunkin osan sivuasetuksia pääsee muokkaamaan kunkin osan sivutyylin kautta.

Yksiköiksi kannattaa muuttaa senttimetrit

Marginaalit
Paperin koko
Tulostamisasetukset
Sivunumeroinnin muotoilu
Ylä- ja alatunniste päälle tai pois. Voidaan valita myös Insert|Header- tai Insert|Footer-kautta
Sarakkeet

Ylä- ja alatunniste (`header and footer`)

Ylä- ja alatunnisteeseen voidaan lisätä jokaisella sivulla toistuvaa tietoa.
Tunnisteet voivat sisältää:
- Sivunumeroinnin ja muita automaattisia kenttiä
  - Aktivoi ylä- tai alatunniste
  - Insert|Fields|Page Number lisää sivunumeron
  - Keskitä sarkaimella
- Tunnistetekstejä, jotka kirjoitetaan suoraan ylä- tai alatunnistealueelle
- Kullakin dokumentin osalla on oma ylä- ja alatunnisteensa
Tunnisteiden ominaisuuksien muuttaminen onnistuu Header- ja Footer -tyylejä muuttamalla.
Ulkoasua muutetaan Header- ja Footer-tyyleillä.

Palstat (`Columns`)

Moneenko osaan
Mikä alue
- Maalattu alue
- Osa
- Koko dokumentti
Tekstinkäsittelyohjelma ei ole taitto-ohjelma. Älä yritä tehdä mitään yksinkertaista palstoitusta monimutkaisempaa.

Taulukot

Erilaisia dokumentin rakenteita

Taulukon lisääminen ja muokkaaminen
Taustat, reunat ja raidat
Sisennyksiä, tasauksia ja kokoja on hankala määrittää
Taulukko pyrkii levittäytymään koko leveydelle.
Vältä taulukoiden muotoilemista tekstinkäsittelyohjelmassa: Luo taulukot taulukkolaskennassa ja muotoile ne siellä valmiiksi ja lopuksi liitä tai linkitä tekstinkäsittelyyn.

Asiakirjamalli

Jokaisen uuden dokumentin pohjana käytetään asiakirjamallia (engl. Template). Asiakirjamalli on valmis pohja asiakirjalle, johon voidaan sisällyttää:

Tarvittavat tyylit
Sivun asetukset
Ylä- ja alatunnisteet
Erilaisia valmiita tekstejä

Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen

Asiakirjamalli (engl. Template) toimii tavallisten asiakirjojen pohjana.
Tyylit ja asiakirjan muut muotoilut saadaan talteen tallentamalla asiakirja asiakirjamalliksi eli .ott-päätteiseksi tiedostoksi.
Asiakirjamalli saadaan käyttöön valinnalla File|New|Templates and Documents
Asiakirjamalli voidaan myös aloittaa tyhjästä.
Asiakirjapohjaan tehtävät muutokset eivät heijastu automaattisesti asiakirjaan.

Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen

Hyvät tyylimääritykset voi siirtää asiakirjamalliin jälkikäteen tai tyylimääritykset voi ottaa käyttöön ilman koko asiakirjamallin käyttöä.
Tyylien arkistointityökalun (File|Templates|Organize) avulla voidaan tyylejä vaihtaa asiakirjojen ja asiakirjamallien välillä.

Tekstinkäsittelytyökaluja

Navigaattori View|Navigator
Kieli ja tavutus (Hyphenation)
Kieliopin tarkistus (Spelling and grammar)

Asiakirjan kirjoittaminen

Seuraavassa käydään lyhyesti läpi asiakirjan kirjoittamisessa vastaan tulevat toimet. Tarkemmin asiaa voi perehtyä lukemalla artikkelin "Lyhyt kirjoittamisopas teknisestä näkökulmasta".

Parhaiten käyttöön soveltuvan asiakirjapohjan valinta.
Asiakirjan (luku)rakenteen suunnittelu ja jakaminen (etusivu, sisällysluettelo, sisältö, hakemisto jne.)
Tekstin rakenteen merkitseminen tyylien avulla.
- Tärkeintä tässä vaiheessa on tyylien johdonmukainen käyttö eikä ulkoasu!
Erilaisten objektien lisääminen (jatkuu koko kirjoittamisen ajan)
Erilaiset tekstiviitteet (lisätään aina tarvittaessa).
Tekstin rakenteen muokkaaminen Navigatorin avulla.
Ulkoasun määrittäminen tyylien ominaisuuksista.
Sivujen "taittaminen"
- Piilota ylimääräiset merkit näkyvistä (Show/Hide), koska ne vaikuttavat taittoon.
- Jos aiot käyttää tavutusta, niin laita se näkyville tässä vaiheessa.
- Sivunasetukset, sivunumerointi ja tunnisteet kuntoon.
- Asiakirjan kuvien paikat ja sivutus kuntoon.
Luetteloiden tekeminen tai päivittäminen
- Sisällysluettelo
- Hakemisto
- Kuvaluettelo
Muita asiakirjakohtaisia tarpeita?

Käyttäjien kommentit

Edellinen

Esitysgrafiikka