Tekstinkäsittelyn työkalut - Luento 7
- Luentotaltiointi
- Kertaus
- Asiakirjaan lisättäviä elementtejä
- Erilaiset viitteet
- Asiakirjan osien ominaisuuksia
- Asiakirjamalli
- Tekstinkäsittelytyökaluja
- Lisätietoja
Tällä luennolla käsitellään erilaisten objektien lisääminen, viitteet, asiakirjan ominaisuudet ja asiakirjamalli.
Luentotaltiointi
- tyovaline07.avi 206M
- tyovaline07.mp3 30M
- tyovaline07.wmv 101M
Kertaus
Kerrataan lyhyesti seuraavat toiminnot:
- Dokumentti koostuu seuraavista osista, jotka kannattaa tehdä
pääosin vaiheittain
- Sisältö
- Rakenne
- Ulkoasu
- Tyylin valinta
- Kappaletyyli
- Merkkityyli
- Tyylien muokkaus
Asiakirjaan lisättäviä elementtejä
Mallidokumentti Excel.doc
Kuvat
Normaalitapaus:
- Kuva rivittyy tavallisesti kuten leipäteksti.
- Tällöin kannattaa tehdä kuvalle oma kappale ja kappaletyylinsä.
- Kuvaotsikko voidaan lisätä valinnalla Insert | Reference | Caption. Kuvaotsikko kannattaa laittaa omaan kappaleeseen.
Kuvaa kiertävä teksti:
- Kuvan voi myös rivittää tekstistä erilleen (Layout-välilehti).
- Kuvien lopullinen sijoittuminen kannattaa päättää vasta, kun asiakirja on valmis.
- Kuvan ominaisuuksista voidaan muuttaa kokoa, sijoittumista ja ympärillä olevaa tyhjää tilaa.
- Kuvan ankkuri kannattaa lukita läheiseen tekstikappaleeseen jolloin kuvan paikka säilyy samana kappaleeseen nähden vaikka kappale siirrettäisiin.
- Kuvalta kannattaa usein kieltää lomittuminen toisten objektien kanssa (engl. Allow Overlap)
- Tässä tapauksessa kuvaotsikkoa tehdessä on järkevä valita kuva ja vasta sitten Insert | Reference | Caption. Tällöin kuvaotsikko menee kehykseen ja sen saa sijoiteltua kuvan lähelle.
- Kuvaotsikon ankkuri kannattaa lukita samaan tekstikappaleeseen kuvan kanssa.
- Etäisyys tekstistä
- Tekstin rivitysvaihto kuvan kanssa
Erilaiset viitteet
Viitteitä ovat erilaiset luettelot, hakemistot ja viittaukset toiseen paikkaan tekstissä. Viitteet voidaan tehdä automaattisesti ja päivittää dokumentin muuttuessa. Viitteet löytyvät valikosta Insert | Reference
Kuvaotsikko
- Lisätään Insert | Reference | Caption.
- Kuvaotsikon alkutekstin saa valinnalla New Label. Numerointi tulee automaattisesti.
- Caption-kenttään voi kirjoittaa kuvatekstin.
- Ulkoasua voidaan muokata Caption-tyylillä.
Ristiviite
- Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin elementtiin, kuten esimerkiksi otsikoihin tai otsikoiden numerointiin.
- Viitteen täytyy olla jokin automaattisesti päivitettävissä oleva kenttä.
- Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon numeroinnin päivittyessä, joten viitteet pysyvät mukana.
- Ristiviite voi olla esimerkiksi muotoa: "Asiasta kerrotaan tarkemmin alaluvussa 2.3". Automaattisesti päivittyvänä ristiviitetekstinä toimisi otsikon numero 2.3.
- Ongelmia tulee kuitenkin tekstiviittauksissa, joiden perään tai alkuun lisätään jotakin. Lisäys kannattaa tehdä viitetekstin sisään!
Alaviite ja loppuviite
- Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin asiakirjassa olevaa asiaa.
- Alaviite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa viittauksen kohde sijaitsee.
- Loppuviite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti sijoitetaan asiakirjan loppuun.
- Muotoilu Footnote text ja Endnote text -tyyleillä.
- Loppu- ja alaviitteeseen voi ristiviitata.
- Tietynmuotoisia lähdeluetteloja voi tehdä loppuviitteellä ja ristiviitteellä.
Sisällysluettelo
- Sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason tyyleistä. (Ei kuvia!)
- Omat tyylit voidaan sisällyttää tarvittaessa sisällysluetteloon.
- Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä (F9-näppäin tai hiiren oikea!).
- Jos sisällysluettelon jossakin otsikossa ei näy numerointia, niin kuvan ankkuri on luultavasti otsikossa.
Hakemisto
- Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat (Insert|Reference|Index and Tables|Mark Entry tai SHIFT-ALT-X) maalaamalla sana ja valitsemalla Mark
- Lisätään varsinainen hakemisto dokumentin loppuun.
Kuvaluettelo
- Tehdyt kappaleet otetaan kuvaluetteloon.
- Tekstilaatikkoon menneet kuvaotsikot eivät tule kuvaluetteloon!
Kenttien päivittäminen
- Napautetaan kenttää oikealla ja valitaan Update field.
- Kaikki kentät voi päivittää valitsemalla kaikki tekstit (CTRL + A) ja napauttamalla F9-painiketta.
Asiakirjan osien ominaisuuksia
Esimerkki: halutaan erilaiset ylä- ja alatunnisteet eri osille ja sivunumerointi alkaen ensimmäiseltä tekstisivulta.
Vaihdot
- Osanvaihto (engl. section break)
- Sivunvaihto CTRL-ENTER (engl. page break)
- Pakotettu rivinvaihto SHIFT-ENTER (engl. manual line break)
- Rivityskohta (engl. text-wrapping break) tarkoitettu WWW-sivuille
Sivun asetukset
Löytyy valinnalla File | Page Setup.
- Marginaalit
- Ylä- ja alatunnisteen määrittäminen
- Paperin koko
- Tulostamisasetukset
Ylä- ja alatunniste
- Ylä- ja alatunnisteeseen voidaan lisätä jokaisella sivulla toistuvaa tietoa.
- Tunnisteet voivat sisältää:
- Sivunumeroinnin
- Tunnistetekstejä
- Tunnisteiden ominaisuuksien muuttaminen onnistuu Header ja Footer -tyylejä muuttamalla.
- Erilaiset tunnisteet asiakirjan eri osiin
- Asiakirja on jaettava eri osiin osanvaihtojen (engl. Section Break) avulla.
- Jokaisen osan jokaisesta muutettavasta tunnisteesta otetaan pois ominaisuus "sama kuin edellä" (engl. Same as previous)-ominaisuus. Valinta löytyy työkalupalkista kohdasta Link to previous.
- Muutetaan tunnistetekstit.
- Lisätään sivunumerointi työkalupalkin valinnalla Insert page number. Muotoillaan se alkamaan ykkösestä työkalupalkin valinnalla Format page number.
- Tunnisteiden sijoittelua ja ulkoasun muotoiluja voidaan tehdä muokkaamalla tyylejä Header ja Footer.
Palstat
- Moneenko osaan
- Mikä alue
- Maalattu alue
- Osio
- Koko dokumentti
Asiakirjamalli
Jokaisen uuden dokumentin pohjana käytetään asiakirjamallia (engl. Template). Asiakirjamalli on valmis pohja asiakirjalle, johon voidaan sisällyttää:
- Tarvittavat tyylit
- Sivun asetukset
- Ylä- ja alatunnisteet
- Erilaisia valmiita tekstejä
Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen
- Asiakirjamalli (engl. Template) toimii tavallisten asiakirjojen pohjana.
- Tyylit ja asiakirjan muut muotoilut saadaan talteen tallentamalla asiakirja asiakirjamalliksi eli .dot-päätteiseksi tiedostoksi.
- Asiakirjamalli saadaan käyttöön valinnalla File | New | Templates | On my computer, jolloin saadaan lista pohjista tai valinnalla File | New | From existing document, joilloin voidaan valita tiedostodialogista haluttu .dot-päätteinen asiakirjamalli.
- Asiakirjamalli voidaan myös aloittaa tyhjästä.
- Asiakirjapohjaan tehtävät muutokset eivät heijastu automaattisesti asiakirjaan.
Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen
- Hyvät tyylimääritykset voi siirtää asiakirjamalliin jälkikäteen tai tyylimääritykset voi ottaa käyttöön ilman koko asiakirjamallin käyttöä.
- Tyylien arkistointityökalun (engl. Organizer) avulla voidaan tyylejä vaihtaa asiakirjojen välillä.
- Asiakirjamallin vaihtaminen onnistuu valinnalla Tools | Templates and Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja lisäosat)
- Asiakirjapohjan tyylien päivitys voidaan mahdollistaa samassa yhteydessä.
Tekstinkäsittelytyökaluja
- Kieli ja tavutus
- Kieliopin tarkistus
- Makrot
- Tyylien suojaaminen
Käyttäjien kommentit