Tekstinkäsittelyn työkalut - Luento 7

• Luentotaltiointi
• Kertaus
• Asiakirjaan lisättäviä elementtejä
  • Kuvat
• Erilaiset viitteet
  • Kuvaotsikko
  • Ristiviite
  • Alaviite ja loppuviite
  • Sisällysluettelo
  • Hakemisto
  • Kuvaluettelo
  • Kenttien päivittäminen
• Asiakirjan osien ominaisuuksia
  • Vaihdot
  • Sivun asetukset
  • Ylä- ja alatunniste
  • Palstat
• Asiakirjamalli
  • Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen
  • Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen
• Tekstinkäsittelytyökaluja
• Lisätietoja

Tällä luennolla käsitellään erilaisten objektien lisääminen, viitteet, asiakirjan ominaisuudet ja asiakirjamalli.

Kertaus

Kerrataan lyhyesti seuraavat toiminnot:

• Dokumentti koostuu seuraavista osista, jotka kannattaa tehdä pääosin vaiheittain
  1. Sisältö
  2. Rakenne
  3. Ulkoasu
• Tyylin valinta
  • Kappaletyyli
  • Merkkityyli
• Tyylien muokkaus

Asiakirjaan lisättäviä elementtejä

Mallidokumentti Excel.doc

Kuvat

Normaalitapaus:

• Kuva rivittyy tavallisesti kuten leipäteksti.
• Tällöin kannattaa tehdä kuvalle oma kappale ja kappaletyylinsä.
• Kuvaotsikko voidaan lisätä valinnalla Insert | Reference | Caption. Kuvaotsikko kannattaa laittaa omaan kappaleeseen.

Kuvaa kiertävä teksti:

• Kuvan voi myös rivittää tekstistä erilleen (Layout-välilehti).
• Kuvien lopullinen sijoittuminen kannattaa päättää vasta, kun asiakirja on valmis.
• Kuvan ominaisuuksista voidaan muuttaa kokoa, sijoittumista ja ympärillä olevaa tyhjää tilaa.
• Kuvan ankkuri kannattaa lukita läheiseen tekstikappaleeseen jolloin kuvan paikka säilyy samana kappaleeseen nähden vaikka kappale siirrettäisiin.
• Kuvalta kannattaa usein kieltää lomittuminen toisten objektien kanssa (engl. Allow Overlap)
• Tässä tapauksessa kuvaotsikkoa tehdessä on järkevä valita kuva ja vasta sitten Insert | Reference | Caption. Tällöin kuvaotsikko menee kehykseen ja sen saa sijoiteltua kuvan lähelle.
• Kuvaotsikon ankkuri kannattaa lukita samaan tekstikappaleeseen kuvan kanssa.
• Etäisyys tekstistä
• Tekstin rivitysvaihto kuvan kanssa

Erilaiset viitteet

Viitteitä ovat erilaiset luettelot, hakemistot ja viittaukset toiseen paikkaan tekstissä. Viitteet voidaan tehdä automaattisesti ja päivittää dokumentin muuttuessa. Viitteet löytyvät valikosta Insert | Reference

Kuvaotsikko

• Lisätään Insert | Reference | Caption.
• Kuvaotsikon alkutekstin saa valinnalla New Label. Numerointi tulee automaattisesti.
• Caption-kenttään voi kirjoittaa kuvatekstin.
• Ulkoasua voidaan muokata Caption-tyylillä.

Ristiviite

• Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin elementtiin, kuten esimerkiksi otsikoihin tai otsikoiden numerointiin.
• Viitteen täytyy olla jokin automaattisesti päivitettävissä oleva kenttä.
• Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon numeroinnin päivittyessä, joten viitteet pysyvät mukana.
• Ristiviite voi olla esimerkiksi muotoa: "Asiasta kerrotaan tarkemmin alaluvussa 2.3". Automaattisesti päivittyvänä ristiviitetekstinä toimisi otsikon numero 2.3.
• Ongelmia tulee kuitenkin tekstiviittauksissa, joiden perään tai alkuun lisätään jotakin. Lisäys kannattaa tehdä viitetekstin sisään!

Alaviite ja loppuviite

• Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin asiakirjassa olevaa asiaa.
• Alaviite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa viittauksen kohde sijaitsee.
• Loppuviite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti sijoitetaan asiakirjan loppuun.
• Muotoilu Footnote text ja Endnote text -tyyleillä.
• Loppu- ja alaviitteeseen voi ristiviitata.
• Tietynmuotoisia lähdeluetteloja voi tehdä loppuviitteellä ja ristiviitteellä.

Sisällysluettelo

• Sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason tyyleistä. (Ei kuvia!)
• Omat tyylit voidaan sisällyttää tarvittaessa sisällysluetteloon.
• Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä (F9-näppäin tai hiiren oikea!).
• Jos sisällysluettelon jossakin otsikossa ei näy numerointia, niin kuvan ankkuri on luultavasti otsikossa.

Hakemisto

• Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat (Insert|Reference|Index and Tables|Mark Entry tai SHIFT-ALT-X) maalaamalla sana ja valitsemalla Mark
• Lisätään varsinainen hakemisto dokumentin loppuun.

Kuvaluettelo

• Tehdyt kappaleet otetaan kuvaluetteloon.
• Tekstilaatikkoon menneet kuvaotsikot eivät tule kuvaluetteloon!

Kenttien päivittäminen

• Napautetaan kenttää oikealla ja valitaan Update field.
• Kaikki kentät voi päivittää valitsemalla kaikki tekstit (CTRL + A) ja napauttamalla F9-painiketta.

Asiakirjan osien ominaisuuksia

Esimerkki: halutaan erilaiset ylä- ja alatunnisteet eri osille ja sivunumerointi alkaen ensimmäiseltä tekstisivulta.

Vaihdot

• Osanvaihto (engl. section break)
• Sivunvaihto CTRL-ENTER (engl. page break)
• Pakotettu rivinvaihto SHIFT-ENTER (engl. manual line break)
• Rivityskohta (engl. text-wrapping break) tarkoitettu WWW-sivuille

Sivun asetukset

Löytyy valinnalla File | Page Setup.

• Marginaalit
• Ylä- ja alatunnisteen määrittäminen
• Paperin koko
• Tulostamisasetukset

Ylä- ja alatunniste

• Ylä- ja alatunnisteeseen voidaan lisätä jokaisella sivulla toistuvaa tietoa.
• Tunnisteet voivat sisältää:
  • Sivunumeroinnin
  • Tunnistetekstejä
• Tunnisteiden ominaisuuksien muuttaminen onnistuu Header ja Footer -tyylejä muuttamalla.
• Erilaiset tunnisteet asiakirjan eri osiin
  • Asiakirja on jaettava eri osiin osanvaihtojen (engl. Section Break) avulla.

  • 

    Jokaisen osan jokaisesta muutettavasta tunnisteesta otetaan pois ominaisuus "sama kuin edellä" (engl. Same as previous)-ominaisuus. Valinta löytyy työkalupalkista kohdasta Link to previous.
  • Muutetaan tunnistetekstit.
  • Lisätään sivunumerointi työkalupalkin valinnalla Insert page number. Muotoillaan se alkamaan ykkösestä työkalupalkin valinnalla Format page number.
• Tunnisteiden sijoittelua ja ulkoasun muotoiluja voidaan tehdä muokkaamalla tyylejä Header ja Footer.

Palstat

• Moneenko osaan
• Mikä alue
  • Maalattu alue
  • Osio
  • Koko dokumentti

Asiakirjamalli

Jokaisen uuden dokumentin pohjana käytetään asiakirjamallia (engl. Template). Asiakirjamalli on valmis pohja asiakirjalle, johon voidaan sisällyttää:

• Tarvittavat tyylit
• Sivun asetukset
• Ylä- ja alatunnisteet
• Erilaisia valmiita tekstejä

Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen

• Asiakirjamalli (engl. Template) toimii tavallisten asiakirjojen pohjana.
• Tyylit ja asiakirjan muut muotoilut saadaan talteen tallentamalla asiakirja asiakirjamalliksi eli .dot-päätteiseksi tiedostoksi.
• Asiakirjamalli saadaan käyttöön valinnalla File | New | Templates | On my computer, jolloin saadaan lista pohjista tai valinnalla File | New | From existing document, joilloin voidaan valita tiedostodialogista haluttu .dot-päätteinen asiakirjamalli.
• Asiakirjamalli voidaan myös aloittaa tyhjästä.
• Asiakirjapohjaan tehtävät muutokset eivät heijastu automaattisesti asiakirjaan.

Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen

• Hyvät tyylimääritykset voi siirtää asiakirjamalliin jälkikäteen tai tyylimääritykset voi ottaa käyttöön ilman koko asiakirjamallin käyttöä.
• Tyylien arkistointityökalun (engl. Organizer) avulla voidaan tyylejä vaihtaa asiakirjojen välillä.
• Asiakirjamallin vaihtaminen onnistuu valinnalla Tools | Templates and Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja lisäosat)
• Asiakirjapohjan tyylien päivitys voidaan mahdollistaa samassa yhteydessä.

Tekstinkäsittelytyökaluja

• Kieli ja tavutus
• Kieliopin tarkistus
• Makrot
• Tyylien suojaaminen

Lisätietoja

• Tekstinkäsittely
• Lyhyt kirjoittamisopas teknisestä näkökulmasta