Luento 11 - Ohjelmistojen yhteiskäyttö ja tehokas käyttäminen sekä MS Office vs. OpenOffice
Kurssin kymmenes luento on kuunneltavissa MP3-muodossa.
Uusimpien selainten mukana pitäisi tulla kuuntelemiseen tarvittavat
ohjelmat. MP3-tiedostojen kuuntelemiseen voi käyttää esimerkiksiä
Winampia
tai Windows Media Playerilla.
Pyydettyjä kertaus- ja tarkastelukohteita
Seuraavassa muutamia asioita, joita kurssin viimeillä
luennolla on pyydetty tarkastelemaan.
- RANK-funktion käyttö.
- Muokattavien rakennekaavioiden piirtäminen. (Esim.
Connectors ja oletusmuodon määrittäminen)
- Omien työkalupainikepalkkien tekeminen. (Esim. Tyylien
valintaa varten)
Tietoturvaongelmat asiakirjoissa
Asiakirjoihin jää yllättävän paljon
erilaisia asioita käyttäjästä
käyttäjän huomaamatta. Seuraavaan listaan on
kerätty asioita, joita asiakirjoista voi
löytyä:
- Nimi, nimikirjaimet ja organisaation nimi.
- Tietokoneen nimi, palvelimen tai levyaseman nimi.
- Muita tiedoston ominaisuuksia ja tiedoston
tiivistelmä.
- Upotettujen objektien näkymättömiä
osia.
- Dokumenttiin tehdyt muutokset.
- Asiakirjan versio.
- Asiakirjamallin tietoja.
- Piilotettua tekstiä.
- Kommentteja.
Seuraavassa on tarkasteltu muutamia toimia, joilla voidaan
poistaa dokumenttien mukana menevää metatietoa, joka ei
näy suoraan asiakirjassa. Jotkin metatiedoista on
nähtävissä suoraan sovelluksessa, mutta osaa
täytyy tarkastella erillisen ohjelman avulla (esim.
binäärieditorilla).
- Omien tietojen poistaminen onnistuu valikkokomennolla
Tools | Options avautuvan ikkunan User
Information -välilehdeltä.
- Dokumentin tiivistelmätietojen poistaminen onnistuu
valikkokomennolla File | Properties avautuvan
ikkunan Summary-välilehdeltä ja
Custom-välilehdeltä.
- Jos tiedosto on verkkolevyllä tai kone on verkossa, niin
käyttäjätietojen poistaminen voi joissakin tapauksissa
olla hankalampaa.
- Kommenttien poistaminen onnistuu hiiren oikean painikkeen
avulla.
- Ylä- ja alatunnisteisiin voi olla jäänyt
tietoja, joiden tuhoaminen onnistuu käsin.
- Dokumenttiin ehdotetut muutokset saa poistettua
hyväksymällä tai hylkäämällä
muutokset. Muutosten seuranta kannattaa myös kytkeä
pois päältä.
- FastSave-ominaisuus poistettava päältä, koska
se tallentaa ainoastaan dokumenttiin tehdyt muutokset. Poista
siis valinta Tools | Options | Save | Allow Fast
Save.
- Linkkien ja kenttien ylimääräiset tiedot voi
poistaa muokkaamalla suoraan niiden kenttäkoodeja.
Kenttäkoodit saa näkyville valikkokomennolla
Tools | Options | View | Field Codes.
- Piilotekstit saa näkyville valinnalla Tools |
Options | View | Hidden Text. Tämän jälkeen
piilotekstit voi tuhota Korvaa-työkalulla.
- Piilotetut rivit, sarakkeet tai laskentataulukot
tarkastettava käsin.
- Tarpeettomat hyperlinkit kannattaa tuhota käsin, joka
voidaan tehdä hiiren oikean alta valinnalla Hyperlink
| Remove Hyperlink.
- Asiaan kuulumattomat tyylit voidaan tuhota valikkokomennolla
Format | Style avautuvasta tyylien
muokkausikkunasta.
- Vanhojen dokumenttiversioiden tuhoaminen onnistuu
valikkokomennolla File | Versions.
- Asiakirjamallin nimi- ja paikkatiedon poistaminen onnistuu
muuttamalla dokumentin koostetietoja ja muuttamalla
käytettäväksi asiakirjamalliksi Normal.dot.
- Kierrätyslistatietojen tuhoaminen onnistuu tallentamalla
asiakirja toiseen formaattiin (RTF tai HTML) tai poistamalla
kierrätyslistan.
- Edellisten tekijöiden tiedot voi poistaa ainoastaan
tallentamalla asiakirjan toiseen formaattiin (RTF tai HTML).
- Makroista on poistettava tekijän nimet käsin.
- Visual Basic editorista voi myös poistaa
ylimääräiset tiedostot, joihin editori
viittaa.
- Tallennuksessa käytetyn hakemistorakenteen häivyttäminen
tiedoston tiedoista onnistuu tallentamalla tiedosto
levykkeelle.
- Jokainen upotettu objekti sisältää omat
tietonsa, joten jokaisesta objektista pitäisi poistaa
metatiedot erikseen.
Seuraavassa muutamia yleisiä ohjeita asiakirjan tietojen
suojaamiseksi:
- Tietokone jätettävä lukkoon tai siitä on
kirjauduttava ulos. (Agoran koneita ei saa lukita!)
- Jaetut levyasemat ainoastaan tietyille
käyttäjille.
- Tyhjennä roskakori poistettuasi dokumentin!
- Varmuuskopiot lukkojen taakse.
- Asiakirjan jakamista tai lähettämistä
sähköisessä muodossa varottava.
- Asiakirjoihin voi tarvittaessa laittaa
salasanalukituksen.
- Asiakirjat voi tarvittaessa salata.
Sovellusten tehtävät ja niiden
yhteiskäyttö
- Tekstinkäsittely
- Tekstin tuottaminen ja erilaisten dokumenttien
tekeminen.
- Kaavioita ja taulukoita voidaan tuoda osaksi dokumenttia
Excelistä.
- Yhdistämistoiminnossa voidaan käyttää
taulukkolaskentataulukkoa, tekstitiedostoa ja tietokantaa
lähteenä.
- Taulukkolaskenta
- Datan käsittely ja havainnollistaminen kaavioilla.
- Voidaan tuoda tietoja esim. tietokannasta tai
tekstitiedostosta. (Esimerkki kuudensien demojen
lisätehtävänä.)
- Voidaan myös tuoda Word-asiakirjoja tai
PowerPoint-dioja.
- Esitysgrafiikka
- Asioiden esitteleminen ja niistä tiedottaminen.
- Voidaan käyttää valmista tekstimateriaalia
esityksen pohjana.
- Voidaan tuoda asiakirjoja Wordistä sellaisenaan.
- Voidaan tuoda kaavioita ja dataa Excelistä.
- Tietokanta
- Tietokantaan voidaan tuoda tietoja taulukkolaskentataulukosta.
Yhteiskäytön tekninen toteuttaminen
- Kopioiminen ja siirtäminen osaksi kohdesovellusta
- Ei enää yhteyttä lähdesovellukseen.
- Tietojen muokkaaminen voi olla hankalaa.
- Soveltuu muuttumattomien tai yksinkertaisten (esim. taulukko)
tietojen tuomiseen sovellukseen.
- Upottaminen kohdesovellukseen
- Yhteys edelleen lähdesovellukseen.
- Muokkaaminen onnistuu lähdesovelluksessa.
- Ei kuitenkaan yhteyttä lähdetiedostoon.
- Soveltuu sellaisten tietojen tuomiseen, jotka eivät
enää muutu.
- Linkittäminen kohdesovellukseen
- Yhteys lähdetiedostoon.
- Lähdetiedoston muutokset heijastuvat myös
kohteeseen.
- Hyvä tapa päivittyvien tietojen
käyttämiseen toisen tiedoston osana.
- Pitää kohdetiedoston koon pienenä.
- Hankaluutena on linkitettyjen tiedostojen
pitäminen mukana.
- Esimerkiksi Excelin kaavion linkittäminen kannattaa
tehdä Paste Special-toiminnon avulla.
- Excel-tiedostoon ei kannata sellaisenaan tehdä
linkkiä, koska päällimmäinen laskentataulukko
ratkaiseen näkyvän tiedon.
Työskentelyn tehostaminen
Seuraavassa tarkastellaan kootusti erilaisten toimien
tehostamista tekstinkäsittelyssä, taulukkolaskennassa
ja esitysgrafiikassa.
Yleisiä työskentelyn
tehostamistoimenpiteitä
- Tavallisten toimien pikanäppäinten opiskelu.
- Uusien toimien lisääminen pikanäppäimiksi
(esim. Tyylit).
- Tyylien sekä asiakirja- työkirja ja esitysmallien
käyttö.
- Usein tehtävät toimenpiteet kannatta nauhoittaa
makroiksi.
- Ohjattujen toimintojen käyttö.
- Oikean työkalun käyttäminen oikeaan
tehtävään.
Tekstinkäsittely
Seuraavaan on koottu asiakirjan kirjoittamiseen liittyviä
toimenpiteitä järjestykseen, jossa ne kannattaa
suorittaa. Järjestys ei tietenkään ole
absoluuttisen oikea, koska monia toimia voi tehdä yhtä aikaa
toisten toimien kanssa. Kirjoittamistottumuksista ja tarpeesta
muodostuu yleensä jokaiselle oma tehokkain tapa kirjoittaa
dokumenttia, joten omaa tapaa kannattaa etsiä. Seuraava
jäsennys on tarkoitettu erääksi malliksi
asiasta.
- Asiakirjan perusrakenteen määritteleminen
(Osanvaihdot, jakaminen useampaa asiakirjaan jne.)
- Tekstin rakenteen määritteleminen (tyylit)
- Rakenteen merkitseminen eli tyylien
käyttäminen
- Merkkityylit vs. kappaletyylit
- Tyylien ominaisuuksien muuttaminen
- Uusien tyylien tekeminen
- Tekstin rakenteen muokkaaminen
- Kappaleiden siirtäminen
- Lukujen siirtäminen (Tehdään
jäsennystilassa)
- Sivun asetusten muuttaminen jokaiseen osaan
- Marginaalit yms.
- Ylä- ja alatunniste (Vaihdoilla tässä
yhteydessä erityisesti merkitystä)
- Sivunumerointi
- Tarvittavien objektien lisääminen
- Asiakirjojen yhdistäminen, jos se on tarpeellista
- Erilaisten luetteloiden tekeminen
- Sisällysluettelo
- Hakemisto
- Kuvaluettelo
- Erilaisten viitteiden käyttäminen (Kannattaa
käyttää jo kirjoittamisen aikana)
- Ala- ja loppuviite
- Ristiviite (esim. Lähdeviittausten tekeminen)
- Asiakirjan lopullinen "taittaminen"
- Muita asiakirjan kirjoittamista tehostavia asioita
- Asiakirjamalliksi tallentaminen
- Asiakirjamallin vaihtaminen toiseksi
- Etsi- ja Korvaa-työkalut
- Tyylien arkistointi
- Kieleen liittyvät työkalut
- Yhdistämistoiminto joukkokirjeiden tekemiseen
Taulukkolaskenta
Seuraavaan on koottu pienen omaan käyttöön
tulevan taulukkolaskentasovelluksen tai laskurin toteuttamisen
tehostamiseen liittyviä toimenpiteitä. Järjestys
ei tietenkään ole absoluuttisen oikea, koska monia
toimia voi tehdä yhtä aikaa toisten toimien kanssa.
Erityisesti taulukkolaskennassa on tunnettava taulukkolaskennan
erilaiset mahdollisuudet ennen pienen sovelluksen toteuttamista.
Työkaluna taulukkolaskentahjelma on aika rajoittava
toteuttamistapojen suhteen.
- Hahmotellaan laskentataulukoiden sisältö.
- Laskentataulukot kannattaa pyrkiä tekemään
luettelomuotoon.
- Yhteen luetteloon vain kaikkien olennaisin informaatio
asiasta.
- Perinteisestä lomakemallista tai ristiintaulukoinnista
kannatta pyrkiä eroon, koska ne on toteutettavissa
työkalujen avulla.
- Tehtäviin taulukoihin kannattaa syöttää
esimerkkitietoja puutteiden havaitsemiseksi jo tässä
vaiheessa.
- Hahmotellaan tarvittavat tyylit ulkoasun muokkaamiseksi.
- Lopullisia muotoiluja ei tarvitse kiinnittää, mutta
tyylit kannattaa kuitenkin tehdä.
- Tyylejä tehdään tarpeen mukaan.
- Tehdään tarvittavat kaavat ja funktiot.
- Kaavoilla ja funktioilla voidaan joutua hakemaan tietoja
toisista taulukoista.
- Samaan laskentataulukkoon haettava kaikki tiedot, joita
tarvitaan lopullisissa raporteissa yms.
- Testataan funktioiden ja kaavojen toiminta.
- Tehdään funktioihin ja syötteeseen tarvittavat
oikeellisuustarkistukset.
- Korjataan testauksessa havaittuja puutteita
syötteessä.
- Oikeellisuustarkistusten käyttöä täytyy
harkita työkalukohtaisesti, koska ne eivät toimi
kaikissa yhteyksissä.
- Kaikki virheilmoitukset saatava pois funktioista.
- Tietokantafunktiot usein tehokkaimpia tunnuslukujen (summa,
keskiarvo, maksimi, minimi jne) laskemiseksi luettelomuodossa
olevasta datasta.
- Kopioidaan valmiit ja hyvät pohjat useampaan taulukkoon,
jos tarpeellista.
- Ryhmätila voi tulla kysymykseen aiemminkin, mutta
useimmiten se kannattaa tehdä tässä
vaiheessa.
- Rakennetaan kolmiulotteiset kaavat kuntoon, jos sellaisia
tulee.
- Muutenkin erilaiset funktio haut tai vastaavat kuntoon
viimeistään tässä vaiheessa.
- Käytetään olemassa olevia työkaluja
toimintojen suunnittelmiseksi ja toteuttamiseksi:
- Kaavioiden lisääminen
- Tietolomake (engl. Form)
- Järjestäminen/Lajittelu (engl.
Sort)
- Suodattaminen (engl. Auto Filter / Advanced
Filter)
- Pivot-taulukon raporttia käytetään
ristiintaulukointien ja muiden raporttien tekemiseen.
- Oikeellisuustarkistukset (engl. Validation)
voidaan vielä asettaa, koska nyt tiedetään muun
toiminnallisuuden rajoitteet.
- Lisäksi olemassa monia muita työkaluja esimerkiksi
tilastollisten ja matemaattisten ongelmien ratkaisemiseen.
- Myöhemmässä vaiheessa toiminto automatisoidaan
tarvittaessa makroksi!
- Taulukoiden suojaukset kuntoon.
- Ulkoasumuutoksen vaikeutuvat tämän
jälkeen.
- Työkalut eivät välttämättä
enää toimi, joten käynnistetään
työkalut makrossa, jossa poistetaan ja
lisätään suojauksia.
- Tehdään tarvittavat makrot.
- Käytetään toistuviin ja
käyttäjää helpottaviin toimiin, kuten
esimerkiksi työkalujen käynnistämiseen.
- Voidaan tehdä kokonaan nauhoittamalla, mutta
pienillä muutoksilla saadaan jo tehokkaita makroja
aikaan.
- Lisätään käyttöliittymään
esimerkiksi painikkeita makrojen käynnistämiseksi.
- Toimenpiteet, joita ei voida suorittaa työkaluilla on
tehtävä makroiksi tässä yhteydessä.
- Makroista tulee yleensä aika hankalia.
- Vaativat hyvää käsitystä ohjelmoinnista
ja käytetystä makrokielestä.
- Sovelluksen toiminnan testaaminen ja virheiden
korjaaminen.
Esitysgrafiikka
Seuraavaan on koottu esitysgrafiikka esityksen toteuttamisen
tehostamiseen liittyviä toimenpiteitä. Järjestys
ei tietenkään ole absoluuttisen oikea, koska monia
toimia voi tehdä yhtä aikaa toisten toimien kanssa.
- Aloitetaan esityksen tekeminen valmiille pohjalle.
- Tehdään esitys valmiin materiaalin pohjalta, jos se
on mahdollista.
- Esityksen rakenne hahmotetaan
jäsennysnäkymässä
- Jaetaan tuotu materiaali sopiviin kokonaisuuksiin
dioiksi.
- Myös kokonaan tyhjästä tehtävä
esitys kannattaa kirjoittaa
jäsennysnäkymässä.
- Dian rakenteen muokkaaminen
- Sisältö sanelee rakenteen.
- Valmiita rakenteita kannattaa käyttää.
- Dian ulkoasun muokkaaminen
- Ulkoasu muokataan perustyylitilassa.
- Saadaan yhtenäinen ulkoasu.
- Lisätään esitykseen tarvittavat objektit.
- Lisätään dialle ja elementeille
yhtenäiset tehosteet.
- Lisätään tarvittavat havainnollistukset.
- Havainnollistuksien tekeminen vie aikaa, joten ne kannattaa
tehdä viimeiseksi.
- Tarkistetaan diojen sisältö ja harjoitellaan
esityksen pitämistä.
OpenOffice vs. Microsoft Office
Seuraavassa vertaillaan OpenOfficen ja Microsoft Officen
tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja
esitysgrafiikkaominaisuuksia. Vertailuun on otettu mukaan
periaatteellisia ja teknisiä eroja, jotka ilmenevät
tehtäessä kurssin demotehtäviä. Jos vertailussa ei
muuta mainita, niin kyseessä on OpenOfficen ominaisuuden
vertailua vastaavaan MS Officen ominaisuuteen. Vertailussa
käytetty OpenOfficen versio on 641C ja MS Officen versio
2000. Vertailussa esiin tuleviin asioihin vaikuttaa se, että vertailun tekijä käyttää aktiivisesti Microsoft Officen ohjelmia.
Yleistä kaikista sovelluksista
- Järjestelmävaatimukset (riippuu paljon pohjalla käytettävästä käyttöjärjestelmästä)
- OpenOffice
- Käyttöjärjestelmä: Microsoft Windows 95, 98, NT ja 2000
- Suositeltava muistimäärä: 64MB
- Kovalevytila: 170MB
- Microsoft Office 2000 (riippuu myös asennusversiosta)
- Käyttöjärjestelmä: Microsoft Windows 95, 98, NT, 2000 ja XP
- Suositeltava muistimäärä: 128MB
- Kovalevytila: 250MB
- Tiedostojen avaamisessa periaatteena on, että OpenOffice avaa MS Officen tiedostot, mutta ei toisinpäin.
- OpenOfficen tallennusmuoto MS Officen ymmärtämään muotoon toimii kuitenkin hyvin.
- Dialogeja ei voi kopioida leikepöydälle ollenkaan.
Hankaloittaa erilaisten materiaalin tekemistä
olennaisesti.
- Valikoiden rakenteessa on pienoisia eroja, mutta suurin osa
komennoista on löydettävissä täsmällleen
samasta paikasta kuin MS Office-sovelluksista.
- Valikoiden rakenne ei ole niin syvä kuin MS Officessa.
Hyvä esimerkki on tekstinkäsittelyssä oleva
tyylimääritysikkuna, jossa tyylin ominaisuudet ovat
välilehdillä.
- Perustoimintojen, kuten esimerkiksi kopioinnin, pikanäppäimet
ovat samoja.
Text Document vs. Word
- Osaa avata perusmuotoiluja sisältävän
Word-dokumentin oikein, joten tyylit muuttuvat oikeiksi
automaattisesti.
- Word ei osaa avata OpenOfficen tekstidokumentti
ollenkaan.
- Word kuitenkin osaa avata dokumentin, joka on tallennettu
doc-formaattiin OpenOfficella.
- Table-valikko on liitetty osaksi Insert ja Format -valikkoa,
joka tuntuu loogisemmalle paikalle kuin uusi valikko.
- Ylä- ja alatunniste löytyvät Insert-valikon
alta.
- Tyylit
- Tyylien ominaisuudet valitaan yhden ikkunan
välilehdiltä.
- Tyylin ominaisuudet ovat vähintään yhtä
monipuolisia.
- Normal-tyyliä vastaava tyyli on Default-tyyli.
- Tyylien käytön apuna on Stylist-ikkuna, jonka
avulla dokumentin rakenteen merkitseminen on nopeaa. Ikkunassa
tyylit on järjestetty hyviin kategorioihin.
- Listatyyleissä on aloitus, lopetus ja jatkuva tyylit,
jotka helpottavat listan käsittelyä olennaisesti.
- Listojen numerointi listoihin on valittava erillisistä
tyyleistä. Ajatuksen omaksuminen ja ominaisuuden
käyttö ei ehkä ole helpoin mahdollinen, koska
ensin pitää tietää millaisia koko listatyylit
edes ovat.
- Valmis tyylivalikoima on ehkä hitusen monipuolisempi tai
ainakin havainnollisemmin nimetty.
- Pikanäppäimen yhdistäminen tyyliin ei ole
yhtä helppoa. Miten tehdään??
- Otsikoiden numerointi voidaan valita erikseen.
- ClipArt- ja WordArt-kuvat puuttuvat kokonaan.
- Sisällysluettelon ja hakemiston tekeminen on helppoa,
mutta numeroinnin valinta tuntui vaikealle. Valinnat tuntuvat
kuitenkin monipuolisemmille ja kootuille.
- Hakemiston tekeminen sanojen merkitseminen on otettu erilleen
hakemiston lisäämisestä.
- Ristiviitteen tekeminen eroaa jonkin verran ja en saanut
tehtyä ristiviitettä otsikkotekstiin.
- Sivun ominaisuudet on koottu Page-tyyliksi nimelle Default.
Sivun ominaisuuksia voidaan muokata myös valikkokomennolla Format | Page.
- Itse tehdyn asiakirjamallin käytössä oli ongelmia!
- Tyylien Organizer kaatoi koko sovelluksen.
- Tyyleillä etsiminen ja korvaaminen ei onnistu, mutta muotoilut on kyllä olemassa.
- Yhdistämistoimintoa ja asiakirjojen yhdistämistä en kokeillut.
Spreadsheet vs. Excel
- Excel-tiedoston avaaminen ei tuota ongelmia.
- Funktioiden lisääminen tehdään useammassa vaiheessa.
- Käyttöä helpottavissa toiminnoissa hieman eroa (esim. Ei voida nimetä nameboxin avulla aluetta)
- Sisäkkäisten funktioiden käsittely on kätevämpää.
- Funktioiden virheilmoitukset kummallisia.
- Funktioiden nimet ja syntaksi ovat hyvin samanlaisia. Kategorioissa on pieniä eroja.
- Kaavion luominen ja muokkaaminen on aika tavalla erilainen toiminto, mutta vaikuttaa kuitenkin toimivalta.
- Datasarjojen muuttaminan vaikutti kuitenkin vaikeammalle, koska toiminnon etsiminen kesti.
- Tietojen suodattaminen oli hyvin samankaltainen toimenpide.
- Tietolomakketta ei tuntunut löytyvän ollenkaan.
- Oikeellisuustarkistukset olivat myös hyvin samanlaisia.
- Pivot-taulukon raportti löytyy myös Pilot-nimellä.
Presentation vs. PowerPoint
- Esityksen tekemisen alussa kummassakin samantyyppisiä valintoja.
- OpenOfficesta ei löydy valmiita esityspohjia.
- OpenOfficessa valitaan alussa myös dian vaihtumisefektit, mutta se voidaan valita myöhemminkin.
- Diat on jaettu välilehdille, kuten taulukkolaskentataulukot.
- Jäsennys näkymän saa näkyville valikkokomennolla View | Master View OpenOfficessa.
- Dian rakenteen valinta on hyvin samantapainen kummassakin.
- Tyylien muuttaminen on lähempänä tekstinkäsittelyä kuin PowerPointissa.
Tyylin muutokset tehdään tietyihin tyyleihin.
- Efektien määrittäminen ogjekteihin ei ehkä ole niin kätevää kuin OpenOfficessa tai sitten se vaatii totuttelua.
Kokonaisuudessaan erot OpenOfficen Presentation työkalun ja PowerPointin välillä ovat vähäisiä, mutta
OpenOfficen käyttö vaatii PowerPointin jäljiltä jonkinlaista totuttelua.
Valinnat ja niiden logiikka on hieman erilaisia.
Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen eroaa mielestäni enemmän kuin tekstinkäsittely tai taulukkolaskenta OpenOfficen ja MicrosoftOfficen välillä.