Tiedon kirjoittaminen ja muokkaaminen
Tiedon kirjoittaminen taulukkolaskentaohjelmaan tapahtuu täsmälleen samoin kuin muihinkin ohjelmiin. Ensin valitaan paikka eli laskentataulukon solu, johon kirjoitetaan. Tämän jälkeen voidaan kirjoittaa soluun haluttu asia halutussa muodossa. Taulukkolaskentaohjelmat ovat nykyään kohtuullisen kehittyneitä, joten ne tunnistavat automaattisesti soluun kirjoitetun tiedot tyypin ja muotoilevat solun tyypin mukaan.
Jos soluun aloitetaan kirjoittamaan tekstiä, niin solusta tulee automaattisesti tekstimuotoinen. Jos taas soluun kirjoitetaan jotakin numeerista tietoa, niin solusta tulee numeerinen ja sen arvolla voidaan suorittaa erilaisia laskutoimituksia. Kirjoittamisen jälkeen soluun tuleva tieto hyväksytään näppäimistön ENTER-näppäimellä. Hyväksymisen jälkeen solu ei ole enää aktiivinen ja kirjoitettu tieto jää näkyville soluun.
Tekstitieto
Jos soluun kirjoitetaan tekstiä, niin solusta tulee yleensä tekstimuotoinen. Joskus kuitenkin halutaan kirjoittaa soluun kaavoja tai funktioita, joiden pitäisi näkyä tekstimuodossa. Tällöin apuna joudutaan käyttämään solun alussa heittomerkkiä.
Heittomerkki (') solun ensimmäisenä merkkinä kertoo solulle, että seuraavaksi tuleva tieto näytetään tekstimuodossa. Esimerkiksi kaava (=1+2) halutaan kirjoittaa soluun näkyville, niin sisällön ensimmäiseksi merkiksi laitetaan heittomerkki (=1+2). Tämän jälkeen kaava ei luonnollisestikaan toimi, vaan se on pelkkää tekstiä. Jos solun ensimmäiseksi merkiksi halutaan heittomerkki, niin se on tuplattava eli soluun laitetaan kaksi peräkkäistä heittomerkkiä ('').
Solujen muotoilut voidaan viime kädessä muuttaa solujen ominaisuuksista, joista kerrotaan tarkemmin vasta luvussa Solujen muotoileminen. Ominaisuuksista voidaan määritellä kuinka solun sisältö tullaan näyttämään, mutta esimerkiksi kaavoja ei saada näkyville vaihtamalla soluun tekstimuotoilu.
Numeerinen tieto
Numeeriseksi tiedoksi voidaan laskea kaikki tekstitiedosta poikkeava tieto. Numeerista tietoa ovat muun muassa päivämäärät, kellonajat, prosenttiluvut sekä valuutan erilaiset esitysmuodot.
Numeerinen tieto tunnistetaan kirjoitusasunsa mukaan. Solu muotoillaan automaattisesti päivämääräksi, jos siihen syötetään päivämäärä muodossa olevaa tekstiä, kuten esimerkiksi 2.2.98. Ominaisuus vaikuttaa todella hyödylliselle, mutta siitä voi olla paljon haittaakin! Esimerkiksi nolla syntymäajan tai henkilötunnuksen alussa tuottaa ongelmia, koska taulukkolaskentaohjelma poistaa etunollat automaattisesti numeerisista soluista.
Numeerista tietoa syötettäessä on muistettava desimaalilukujen sekä päivämäärien erottimet, koska automaattinen solun sisällön muotoilu tehdään niiden avulla. Taulukkolaskentaohjelmien erilaiset erotinmerkit määritellään joko käyttöjärjestelmän ominaisuuksista tai taulukkolaskentaohjelman ominaisuuksista.
Kaavojen kirjoittaminen
Taulukkolaskentaohjelman soluissa voidaan suorittaa erilaisia laskutoimituksia. Laskutoimitukset voidaan tehdä joko luvuilla tai solujen arvoilla. Kaavojen aloitus täytyy merkitä, jotta se erottuu muusta soluun syötettävästä tiedosta. Microsoft Excelissä kaavan kirjoittaminen aloitetaan yhtä suuruus merkillä (=), kun taas Corel Quattro Prossa kaavan kirjoittaminen aloitetaan plusmerkillä tai yhtä suuruus merkillä (+ tai =). Kaavan aloitusmerkin jälkeen seuraa varsinainen laskutoimitus (esim. =5.94573*12). Lopputulos tulee näkyville samaan soluun, johon kaava kirjoitetaan, kun kaava hyväksytään ENTER-näppäimellä.
Kuva 7. Peruslaskutoimituksia
Oheisen kuvan B-sarakkeessa on laskutoimitus, jollainen suoritetaan oikeasti C-sarakkeen soluissa. B-sarakkeessa laskentakaavan edessä on heittomerkki, jolla kaava saadaan näkyville. C-sarakkeessa on näkyvillä tehtyjen laskutoimitusten tulokset.
Tiedon muokkaaminen
Soluihin kirjoitettua tietoa voi luonnollisesti mennä muokkaamaan. Solun sisällön muokkaamiseen on olemassa kaksi erilaista tapaa. Solun sisältöä voidaan muokata suoraan solussa. Solun kaksoisnapauttaminen hiirellä avaa solun sisällön muokattavaksi. Toinen mahdollisuus solun sisällön muokkaamiseen on solun valitseminen, jonka jälkeen painetaan näppäimistöltä löytyvää F2-nappäintä.
Solun sisältöä voi muokata myös kaavariviltä. Kaavarivi on taulukkolaskentalaskentataulukon yläpuolella oleva rivi, jossa näkyy aktiiviseen soluun kirjoitettu kaava. Kaavariviä pääsee muokkaamaan napauttamalla kaavariviä hiiren vasemmalla painikkeella. Solun sisältöä voidaan siis muokata jälkikäteen tai se voidaan halutessa poistaa kokonaan. Aktiivisen solun sisällön poistaminen onnistuu näppäimistön DELETE-näppäimellä.
Käyttäjien kommentit