Tekstinkäsittelyn perusteet - Luento 6

Seuraavassa käydään läpi tekstinkäsittelyyn liittyviä asioita aina tekstinkäsittelyn perusteista tehokkaaseen työskentelyyn asti. Lisää tekstinkäsittelyyn liittyvää asiaa löytyy seuraavalta luennolta.

Luentotaltiointi

Ongelmia videon katselussa?

Huom. tekstinkäsittely ei ole sama asia kuin kirjojen, lehtien ja muiden vastaavien tuotteiden taittaminen!

Esimerkkiohjelman käytetään Microsoft Word 2003:sta mutta täysin vastaavat asiat voi tehdä Wordin muillakin versioilla tai ilmaisella OpenOffice Writerilla.

Onko tekstinkäsittely tehokasta?

Olet käyttänyt massiivisen määrän aikaa ja vaivaa ja saanut gradusi mielestäsi valmiiksi. Sivuja on kertynyt reilusti yli sata. Lähetät Microsoft Wordilla kirjoittamasi gradun proffan syynättäväksi ja jäät odottamaan palautetta. Menee viikko ja saat seuraavanlaisen palautteen:

Gradusi asiasisältö on erinomaisella mallilla! Valitettavasti työsi ulkoasu ei kuitenkaan vastaa laitoksen graduille asetettuja vaatimuksia. Pyydänkin sinua tekemään työhösi seuraavat korjaukset:

Leipätekstin kirjasin ja sen koko ovat väärät. Ota käyttöön Helvetica-kirjasin ja varmista, että kirjasimen koko on 12 pistettä

Kappaleiden ja otsikoiden välissä on liian paljon tyhjää tilaa. Varmista, että näiden välillä on tilaa vain 14 pt verran.

Sisällysluettelossa pitäisi näkyä myös kolmannen tason otsikot. Nyt sieltä löytyvät vain ensimmäisen ja toisen tason otsikot.

Gradusi lopussa pitäisi olla luettelo kaikista kuvista

Luku neljä (4) on hieman väärässä paikassa. Se olisi parempi sijoittaa luvun kuusi (6) jälkeen.

Sivunumerointi pitää aloittaa vasta ensimmäiseltä varsinaiselta tekstisivulta. Nyt se alkaa heti toiselta sivulta.

Viittaukset lähteisiin on merkitty väärällä tavalla. Merkitse viittaukseen lähteen nro hakasulkeissa esim. [2]

Sivun marginaalit ovat liian suuret. Varmista, että sivun ylä- ja alaosassa on 2cm tyhjää ja kummallakin sivulla 3cm.

Viittaat gradussasi useissa kohdissa erilaisten ohjelmien valikkokomentoihin. Nämä komennot pitäisi esittaa tasalevyisellä kirjasimella esim. Courier New

Luet viestin ja manaat vaatimuksia. Taas tuli lisää työtä. Kauankohan näiden korjaamiseen kuluu aikaa...

Mitkä proffan vaatimista korjauksista ovat työläitä ja mitkä helppoja
Kauanko sinulta menisi aikaa kaikkien korjausten tekemiseen?
Millaiset asiat ovat helppoja ja nopeita tehdä tekstinkäsittelyssä? Millaiset asiat eivät ole?
Mitkä seikat vaikuttavat tekstinkäsittelyn helppouteen ja tehokkuuteen?

Valikoiden periaatteet

Ensimmäinen askel tekstinkäsittelyn (ja muidenkin ohjelmien) käytön tehostamiseen on valikoiden periaatteiden opiskelu. Töissä tai opiskelussa aikansa saa kulumaan varmasti muuhunkin kuin valikoiden selailemiseen ja toimintojen etsimiseen. Valikkorakenteessa on tietty logiikka, jonka mukaan niissä olevat komennot on järjestetty.

Työkalupainikkeiden käyttöä asiakirjan muotoilemisessa kannattaa miettiä tarkkaan, koska niistä on yleensä enemmän haittaa kuin hyötyä!

Valikoiden kielen vaihtaminen onnistuu mikroluokissa Start-valikosta All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools | Microsoft Office 2003 Language ja sieltä sopiva kieli. Office-ohjelmat käynnistyvät uudelleen ja kieli vaihtuu.

File (suom. Tiedosto)

Ohjelman "perusominaisuudet"
Asiakirjan yleisiä ominaisuuksia
Tulostaminen

Edit (suom. Muokkaa)

Asiakirjan osien kopioiminen
Etsimistoiminto
Tyhjentäminen ja poistaminen

View (suom. Näytä)

Asiakirjan erilaiset näkymät
Työkaluvalikkojen näkyminen
Normaalisti näkymättömien osien
näyttäminen asiakirjassa

Insert (suom. Lisää)

Kuvien ja objektien lisääminen
Erilaisten erikoiskenttien lisääminen
Kokonaan uusien kokonaisuuksien lisääminen

Format (suom. Muotoile)

Asiakirjan osien muotoilut
Tyylien ominaisuuksien muokkaaminen

Tools (suom. Työkalut)

Ohjelmaan läheisesti liittyviä työkaluja
Koko ohjelman asetukset (Options)

Window (suom. Ikkuna)

Asiakirja ikkunoiden järjestäminen
Ikkunan vaihtaminen

Help (suom. Ohje)

Kaikki ohjelman ohjeet
Tietoja ohjelmasta
Kannattaa opetella käyttämään jo etukäteen!
Ohjeita ohjeiden käyttöön löytyy luentomonisteesta

Table (suom. Taulukko) / Data (suom. Tiedot) / Slide Show (suom. Esitys)

Ohjelmakohtaisia valintoja sisältäviä asioita
Muuttuu yleensä valintojen mukaan

Toimintoja ja pikanäppäimiä

Tekstin valinta, kopioiminen, siirtäminen ja liittäminen
- Valinnat onnistuvat sekä hiirellä että näppäimistöltä.
- Leikkaa - CTRL-X tai Edit | Cut tai hiiren oikea painike ja Cut
- Kopioi - CTRL-C tai Edit | Copy tai hiiren oikea painike ja Copy
- Liitä - CTRL-V tai Edit | Paste tai hiiren oikea painike ja Paste
Tekstin maalaaminen
- Home = Kursori rivin alkuun
- End = Kursori rivin loppuun
- SHIFT + nuoli = Kohdan valitseminen (maalaaminen)
- CTRL + nuoli = Kursorin liikuttelu
- CTRL + SHIFT + nuoli = Isompien kokonaisuuksien valitseminen (maalaaminen)
- CTRL + A = Valitse kaikki
Toiminnon peruminen - CTRL-Z tai Edit | Undo
Asiakirjan tallentaminen
- Asiakirja kannattaa tallentaa riittävän usein - CTRL-S tai File | Save
- Wordin vanhempien versioiden ymmärtämät versiot - Word 95/97 ja RTF
- Erilaisten formaattien käyttö
Uusi dokumentti - CTRL+N tai File | New
Tiedoston avaaminen - CTRL-O tai File | Open
Tiedoston tulostaminen - CTRL-P tai File | Print

Tyylit (Style)

Tyylien ulkopuoliset erillismuotoilut eli esimerkiksi kappalekohtaiset sisennykset, välistykset ja tasaukset sekä sana- ja merkkikohtaiset lihavoinnit ja kursivoinnit aiheuttavat suuria ongelmia mm. ulkoasun muokkaamisessa.

Katsotaan ensin pari malliesimerkkiä:

Kauanko kuluu aikaa seuraavien asioiden tekemiseen mallidokumenteissa (kuvitteellista palautetta gradun tarkistajalta:)

Dokumentin lukujen järjestystä pitää muuttaa
Väliotsikoissa oleva kirjasin on väärä ja se pitää vaihtaa
Tekstikappaleiden välissä on liian paljon tyhjää. Tekstikappaleiden väliä pitää siis tiivistää.
Dokumenttiin täytyy lisätä keskelle uusi luku johon tulee ainakin kolme uutta kuvaa
Sisällysluettelo täytyy päivittää vastaamaan muuttuneita ja lisättyjä lukuja
Dokumentin loppuun täytyy lisätä/päivittää listaus kuvista ja niiden nimistä
Dokumentin loppuun täytyy lisätä/päivittää tärkeimpien avainsanojen hakemisto

Mitä tyylit ovat?

Dokumentissa on usein samanlaisia kappaleita (otsikot, leipäteksti, listat), jotka halutaan muotoilla samalla tavalla. Tyylit ovat kokoelma muotoiluja, jotka liittyvät tiettyyn kappaletyyppiin. Peruskaava dokumentin muotoilussa pitäisi olla seuraava:

Merkitään dokumentin rakenne eli merkitään kappaleiden tyyppi
- Otsikot
- Listat
- Leipäteksti
Merkitään kappaleiden sisällä olevat erityisasemassa olevat merkkirakenteet
- Vahvennus
- Korostus
- Esimerkit
Muokataan rakenneosiin liittyviä ulkoasumuotoiluja tyylivalikon kautta
- Kirjasin
- Sisennykset
- Välistykset
- Reunaviiva
- Listamerkit
- Numerointi

Tyylivalikon saa esiin valinnalla Format | Styles and Formatting. Muita muotoiluvaihtotapoja on syytä käyttää mahdollisimman vähän ja vain erikoistapauksissa!

Dokumentin rakenne

Erilaisia asiakirjan rakenteita

Asiakirja eli dokumentti koostuu mm. seuraavista osista ja osiin liittyvistä ominaisuuksista:

Asiakirjan malli
- Valmiit hyväksi havaitut muotoilut
- Lähtökohta varsinaisen sisällön kirjoittamiselle, pohja
Asiakirja
- Koko tekstiin liittyvät ominaisuudet ja osaset
- Esimerkiksi marginaalit, sivun koot, sivunumerointi...
Asiakirjan osat
- Tekstin isot kokonaisuudet
- Etusivu, sisällysluettelo, pääluvut, hakemisto
Kappale
- Tekstin rakenneosanen
- Otsikko
- Normaali teksti
- Listat
Sanat ja merkit
- Kappaleen sisäinen, erityisasemassa oleva osanen
- Vahvistetut, alleviivatut tai kursivoidut sanat
- Ylä- ja alaindeksit
Muotoilut ja objektit
- Ei varsinaisesti tekstiin liittyviä
- Kuvat, taulukot, kaaviot, kehykset

Tekstin rakenne

Erilaisia dokumentin rakenteita

Kappalerakenteen osasia
- Kappale muodostuu enter-näppäinpainallusten väliin
  - Kappaleen jälkeen vain yksi enterin painallus!
  - Enterin painallus tarkoittaa kappaleen vaihtoa!
  - Enterin painalluksilla ei saa tehdä tyhjää tilaa!
- Otsikot (Heading)
- Normaaliteksti (Normal)
- Järjestämätön lista (List Bullet)
- Järjestetty lista (List Number)
- Ylä- ja alatunniste (Footer/Header)
- Muut, esim. kappalelainaus (Ei valmista tyyliä)
Merkkirakenteiden osasia
- Voimistukset, korostukset (Strong, Emphasis)
- Sivunumerointi (Page Number)
- Hyperlinkki (Hyperlink)
- Tasavälinen teksti (HTML-Code)
- Valikkokomennot (Ei valmista tyyliä)
- Eri kieliset merkinnät (Ei valmista tyyliä, voi liittyä myös koko kappaleeseen)

Mitä hyötyä on rakenteen merkitsemisestä?

Tyyleillä merkitään dokumentin rakenne. Merkitsemisellä helpotetaan ja nopeutetaan sekä dokumentin tekemistä että muokkaamista.

Tyylejä käytetään asiakirjan rakenteen merkitsemiseen.
Tyylit mahdollistavat keskitetyt ja nopeat muutokset asiakirjassa.
Tyylit voidaan varastoida asiakirjapohjaan, jolloin niitä voidaan käyttää uudelleen.
Yhtenäinen ulkoasun määrittely
Automaattiset hakemistot ja luettelot
Ristiviittaukset tekstistä otsikoihin, kuviin, kaavioihin jne.
Tyylit helpottavat asiakirjan muuttamista toiseen muotoon (esim. HTML)
Monta asiakirjaa voidaan helpommin yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi.

Wordin asetuksien korjaaminen

Tärkeää ennen tyylejä on säätää Wordin avustavat toiminnot pois päältä:

http://appro.mit.jyu.fi/faq/tyovaline/word/

Tyylien kannalta tärkeitä asetuksia ovat:

Muotoilumerkit päälle -ikonista.
Tools | Options | View | Style area width: 2cm.
Tools | Options | Edit | Keep track of formatting: Pois päältä
Tools | Options | Spelling & Grammar | Check spelling as you type & Check grammar as you type: Pois päältä jos ei halua punaviivaa.

Tyylittömän dokumentin siivoaminen

Muotoilujen poistaminen
- Kaikkien muotoilujen poistaminen Edit | Clear | Formats
- Tyylien ulkopuolisten kappalemuotoilujen poistaminen CTRL + Q
- Merkkimuotoilujen ja -tyylien poistaminen CTRL + välilyönti
Find & Replace
- Tekstin korvaaminen
- Tyylien korvaaminen

Näkymät

Erilaiset näkymät - voidaan käyttää asiakirjan erilaisissa kirjoitus- ja muokkaustilanteissa.
- Normal (suom. Normaali) - kirjoitusnäkymä - sopii normaaliin kirjoittamiseen.
- Print/Page Layout (suom. Asettelu) - julkaisunäkymä - sopii erityisesti sivun taittamiseen.
- Web layout / Online Layout - asiakirjan muoto WWW-julkaisemisen jälkeen - sopii asiakirjan WWW-ulkoasun muokkaamiseen (ei kannata käyttää)
- Outline (suom. Rakenne) - rakennenäkymä - sopii asiakirjan rakenteen muokkaamiseen
- Reading Layout (Word 2003) - sopii asiakirjan lukemiseen ruudulta

Erilaiset tyylit - erilaiset käyttökohteet

Muotoillaan excelohje.txt Word-dokumentiksi. Ensin on tehtävä rakenteen merkintä.

Erilaisia asiakirjan rakenteita

Tyylit ovat kokoelma kappale- ja/tai merkkimuotoiluista.
Käytä aina valmiita tyylejä jos suinkin mahdollista!
Uusia tyylejä luodaan vain jos rakenteellisesti sopivaa tyyliä ei ole olemassa valmiina.
Liitä tyyliin sopiva ja helposti muistettava pikanäppäin.

Kappaletyyli

Kokoelma kappale- ja merkkimuotoiluista.
Vaikutusalue on kokonainen tekstikappale.
Käytettäessä ei tarvitse valita kappaletta.
Voidaan käyttää useampaankin kappaleeseen kerralla.
Tyypillisiä kappaletyylin paikkoja ovat normaalit tekstikappaleet, otsikot ja listat.
Kappaletyylin ulkopuoliset kappalemuotoilut saadaan poistettua pikanäppäinyhdistelmällä CTRL-Q.

Listat ja taulukot

Kappalemuotoilun erikoistapauksia.
Taulukkotyyli sisältää taulukko-objektin muotoilut, esim. solujen reunat, värityksen ja koon.
Listatyylin voi laittaa kappaleelle lisämuotoiluksi. Sisältää yhden lista-alkion muotoilut, esim. numeroinnin.

Merkkityyli

Kokoelma merkkimuotoiluista.
Ei sisällä kappaleen ominaisuuksia.
Vaikutusalue on yksittäinen merkki tai sana.
Käyttäminen yksittäiseen sanaan onnistuu ilman sanan valintaa, mutta muuten käyttökohde on aktivoitava.
Ei kannata käyttää merkkimuotoiluja koko kappaleen sisällä, vaan ne kannattaa lisätä kappaletyyliin.
Tyypillisiä merkkityylejä ovat erilaiset rakenteelliset korostukset, kuten valikkokomennot tai www-osoitteet.
Merkkityylin muotoilut saadaan poistettua kappaleesta näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti.

Rakenteen merkitsemisen tehostaminen

Vanhan dokumentin muuttamisessa tai asiakirjan sisällön kopioimisen yhteydessä vanhat määritykset kannattaa usein poistaa ennen rakenteen muokkaamista.
- Käytä korvaa-työkalua muotoilujen korvaamiseen tyyleillä.
- Poistetaan kaikki kappaletyylin ulkopuoliset kappalemuotoilut - CTRL-Q
- Poistetaan kaikki merkkimuotoilut (myös merkkityylit) - CTRL-välilyönti
Määrittele tyyleille helpot pikanäppäimet!

Tyylien ominaisuudet ja niiden muokkaaminen

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen onnistuu valikkokomennolla Format | Styles and formatting (Muotoile | Tyyli ja muotoilut). Valitse oikealle tulevasta palkista tyyli hiiren oikealla napilla ja napauta Modify. Erilaiset muotoiluvaihtoehdot löytyvät vasemman alakulman Format-ponnahdusvalikosta.

Normal (suom. Normaali)
- Kirjasimen tyyppi on Times New Roman ja koko 12 pt.
- Kappaleen kieli on Suomi.
- Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
- Kappaleen rivinväli on yksi (engl. Line spacing).
- Väliä 6 pt ennen ja 6 pt jälkeen (engl. Spacing).
- Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle
- (engl. Widow/Orphan control).
- Tekstin taso (engl. Outline Level) on leipäteksti (engl. Body Text).
- Tyylin pikanäppäin CTRL+0.
Seuraavassa on nähtävillä millaisena edellä tehdyt määritykset näkyvät tekstinkäsittelyohjelmassa.
```
Normal (suom. Normaali)

Font: Times New Roman, 12 pt, Finnish, Justified, Line spacing single,
Space before 6 pt after 6 pt, Widow/orphan control

(suom. Fontti: Times New Roman, 12 pt, Suomi, Molemmat reunat, 
Rivinväli 1, Väli ennen 6 pt jälkeen 6 pt, 
Leski- ja orporivien esto)
```
Heading1 (suom. Otsikko 1)
- Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
- Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 18 pt ja se on lihavoitu.
- Kirjasin kirjoitetaan isolla.
- Kappale on keskitetty.
- Väliä 18 pt ennen kappaletta.
- Tekstin taso on ensimmäinen otsikkotaso eli Level 1.
- Ennen kappaletta on tehtävä sivunvaihto.
- Pidä kiinni seuraavassa.
- Otsikkotason numerointi - taso 1.
- Tyylin pikanäppäin CTRL+1.
Heading 2 (suom. Otsikko 2)
- Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
- Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 16 pt ja se on lihavoitu.
- Kappaleen kieli on Suomi.
- Kappale on keskitetty.
- Väliä 12 pt ennen kappaletta.
- Tekstin taso on toinen otsikkotaso eli Level 2.
- Pidä kiinni seuraavassa.
- Otsikkotason numerointi - taso 2.
- Tyylin pikanäppäin CTRL+2.
List Bullet (suom. Merkitty luettelo)
- Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
- Väliä 3 pt:tä ennen kappaletta ja 3 pt:tä kappaleen jälkeen.
- Kappaleelle vasen sisennys 1 cm ja riippuva sisennys 1 cm.
- Listaerottimeksi jokin merkki.
- Sarkain 2 cm (ei muita, koska vaikuttaa sisennykseen!)
- Tyylin pikanäppäin CTRL+L.

Uudet tyylit

Uusien tyylien tekeminen kannattaa vain, kun valmiita sopivia tyylejä ei löydy!

Uusien tyylien käyttö tulee kysymykseen...

erilaisissa merkkityylien määrityksissä.
kappaletyylien yksilöllisissä käyttötarpeissa.

Tyylien tekemisessä huomioitavaa:

Suunnittele tyylin käyttötarkoitus ja rajaa se rakenteellisesti oikein.
Jokaista rakenteellista kokonaisuutta kohden oma tyylinsä.
Ulkonäköä voi suunnitella hieman, mutta se ei ole tekovaiheessa tärkeää.
Tyylit nimettävä havainnollisesti.

Esimerkkejä uusien tyylien tekemisestä

Seuraavassa on lueteltu muutaman uuden tyylin ominaisuudet.

Koodi - kappaletyyli koodiesimerkkejä varten
- Tyyli perustuu Normal-tyyliin.
- Seuraavan kappaleen tyyli on koodi.
- Kirjasin tyyppi Courier New, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
- Väliä 0 pt:tä ennen kappaletta ja 0 pt:tä kappaleen jälkeen.
- Kappaleelle vasen sisennys 0,5 cm ja oikea sisennys 0,5 cm.
- Kappaleiden ympärille yksinkertainen viiva, jonka leveys ½pt.
- Tyylin pikanäppäin CTRL+Ö.
Valikko - merkkityyli valikkokomentojen merkitsemiseen
- Tyyli perustuu kappaleen oletusfonttiin
- Kirjasimen tyyppi Arial, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
- Tyylin pikanäppäin CTRL+Ä.

Käyttäjien kommentit

Sosiaalinen media, tiedostojen siirtäminen (SFTP), oppimisympäristöt, usenet

Tekstinkäsittelyn työkalut