Tekstinkäsittely

Luennolla perehdytään tehokkaaseen tekstinkäsittelyyn.

Ulkoasun muokkaamisen ongelmat

Kokeillaan muokata huonosti muokatussa dokumentissa seuraavia asioita:

Listojen sisentäminen
Tekstikappaleiden sisennys
Kirjaisimen (eli fontin) muuttaminen
Välistyksen muuttaminen
Kappaleiden tasaus

Syyt

Enterit eli kappaleenvaihdot
Sisentäminen välilyönneillä ja tabulaattoreilla
Kappale- ja sanakohtaiset erillismuotoilut
- Esim. sisennykset, välistykset ja tasaukset sekä sana- ja merkkikohtaiset lihavoinnit ja kursivoinnit

Dokumentin osat

Erilaisia asiakirjan rakenteita

Asiakirja koostuu kolmesta pääosasta:

Sisältö
Rakenne
Ulkoasu

Dokumentin rakenne

Asiakirja eli dokumentti koostuu mm. seuraavista osista ja osiin liittyvistä ominaisuuksista:

Asiakirjan malli
- Valmiit hyväksi havaitut muotoilut
- Lähtökohta varsinaisen sisällön kirjoittamiselle, pohja
Asiakirja
- Koko tekstiin liittyvät ominaisuudet ja osaset
- Esimerkiksi marginaalit, sivun koot, sivunumerointi...
Asiakirjan osat
- Tekstin isot kokonaisuudet
- Etusivu, sisällysluettelo, pääluvut, hakemisto
Kappale
- Tekstin rakenneosanen
- Otsikko
- Normaali teksti
- Listat
Sanat ja merkit
- Kappaleen sisäinen, erityisasemassa oleva osanen
- Vahvistetut, alleviivatut tai kursivoidut sanat
- Ylä- ja alaindeksit
Muotoilut ja objektit
- Ei varsinaisesti tekstiin liittyviä
- Kuvat, taulukot, kaaviot, kehykset

Rakenteen merkitseminen tyyleillä

Muotoillaan excelohje.txt Word-dokumentiksi. Ensin on tehtävä rakenteen merkintä.

Wordin asetuksien korjaaminen

Tärkeää ennen tyylien käyttöä on säätää Wordin avustavat toiminnot pois päältä:

http://appro.mit.jyu.fi/faq/tyovaline/word/

Muotoilumerkit päälle -ikonista.

Merkintä

Valitaan Format | Styles and Formatting
Kirjoitetaan kappale ja valitaan sopiva tyyli:
- Tavallinen tekstikappale Body Text
- Otsikot Heading 1 - 4 tyyleillä (1 - pääotsikko, 2 - alaotsikko jne.)
- Listat List Bullet ja List Number -tyyleillä
Kappaleen sisällä voi olla merkkityylejä, jotka kattavat esim. muutaman sanan
- Maalataan sanat ja valitaan merkkityyli.
- Korostukset ja vahvennukset Emphasis ja Strong -tyyleillä.
Jos All Styles -valikoimasta ei löydy haluttua tyyliä niin voidaan luoda uusi tyyli New Style -painikkeella.

Ulkoasun muokkaaminen

Valitaan tyyli oikealla tyyli-palkista ja napautetaan kohtaa Modify.
Vasemman alakulman Format-napin alta löytyy valikko, josta voidaan muokata erilaisia kohteita:
- Font - kirjaisin, koko, lihavoinnit, kursivoinnit, tekstiefektit
- Paragraph - kappale, sisennykset, tasaukset, välistykset
- Tabs - tabulaattorin sisennysvälit
- Border - kappaleen reunaviiva
- Numbering - numerointi, listamerkit
- Shortcut Key - pikanäppäin tyylille
Napautetaan OK ja tyyli ulkoasu on muuttunut.

Toimintoja ja pikanäppäimiä

Näppäimet

Tekstin valinta, kopioiminen, siirtäminen ja liittäminen
- Valinnat onnistuvat sekä hiirellä että näppäimistöltä.
- Kopioi - CTRL-C tai Edit | Copy
- Leikkaa - CTRL-X tai Edit | Cut
- Liitä - CTRL-V tai Edit | Paste
Tekstin maalaaminen
- Home = Kursori rivin alkuun
- End = Kursori rivin loppuun
- SHIFT + nuoli = Kohdan valitseminen (maalaaminen)
- CTRL + nuoli = Kursorin liikuttelu
- CTRL + SHIFT + nuoli = Isompien kokonaisuuksien valitseminen (maalaaminen)
- CTRL + A = Valitse kaikki
Toiminnon peruminen - CTRL-Z tai Edit | Undo
Asiakirjan tallentaminen
- Asiakirja kannattaa tallentaa riittävän usein - CTRL-S tai File | Save
- Wordin vanhempien versioiden ymmärtämät versiot - Word 95/97 ja RTF
- Erilaisten formaattien käyttö
Uusi dokumentti - CTRL+N tai File | New
Tiedoston avaaminen - CTRL-O tai File | Open
Tiedoston tulostaminen - CTRL-P tai File | Print
Muotoilujen poistaminen
- Kaikkien muotoilujen poistaminen Edit | Clear | Formats
- Tyylien ulkopuolisten kappalemuotoilujen poistaminen CTRL + Q
- Merkkimuotoilujen ja -tyylien poistaminen CTRL + välilyönti
Find & Replace
- Tekstin korvaaminen
- Tyylien korvaaminen

Kuvat

Normaalitapaus

Kuva rivittyy tavallisesti kuten leipäteksti.
Tällöin kannattaa tehdä kuvalle oma kappale ja kappaletyylinsä.
Kuvaotsikko voidaan lisätä valinnalla Insert | Reference | Caption. Kuvaotsikko kannattaa laittaa omaan kappaleeseen.
Älä valitse kuvaa, koska tällöin kuvaotsikko menee kehykseen. Kehykseen mennyttä kuvaotsikkoa ei saada kuvaluetteloon!

Kuvaa kiertävä teksti

Kuvan myös rivittää tekstistä erilleen (Layout-välilehti).
Kuvien lopullinen sijoittuminen kannattaa päättää vasta, kun asiakirja on valmis.
Kuvan ominaisuuksista voidaan muuttaa kokoa, sijoittumista ja ympärillä olevaa tyhjää tilaa.
Kuvan ankkuri kannattaa lukita läheiseen tekstikappaleeseen.
Kuvalta kannattaa usein kieltää lomittuminen toisten objektien kanssa (engl. Allow Overlap)
Tässä tapauksessa kuvaotsikkoa tehdessä on järkevä valita kuva ja vasta sitten Insert | Reference | Caption. Tällöin kuvaotsikko menee kehykseen ja sen saa sijoiteltua kuvan lähelle.
Kuvaotsikon ankkuri kannattaa lukita samaan tekstikappaleeseen kuvan kanssa.
Etäisyys tekstistä
Tekstin rivitysvaihto kuvan kanssa

Luettelot

Tyylien avulla voidaan tehdä automaattisesti luetteloja.

Sisällysluettelo

Sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason tyyleistä. (Ei kuvia!)
Omat tyylit voidaan sisällyttää tarvittaessa sisällysluetteloon.
Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä (F9-näppäin tai hiiren oikea!).
Jos sisällysluettelon jossakin otsikossa ei näy numerointia, niin kuvan ankkuri on luultavasti otsikossa.

Hakemisto

Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat (SHIFT-ALT-X) tai maalaamalla ja napauttamalla Mark-kenttään.
Lisätään varsinainen hakemisto dokumentin loppuun.

Kuvaluettelo

Tehdyt kappaleet otetaan kuvaluetteloon.
Tekstilaatikkoon menneet kuvaotsikot eivät tule kuvaluetteloon!

Kenttien päivittäminen

Napautetaan kenttää oikealla ja valintaan Update field.
Kaikki kentät voi päivittää valitsemalla kaikki tekstit (CTRL + A) ja napauttamalla F9-painiketta.

Asiakirjan osien ominaisuuksia

Esimerkki: halutaan erilaiset ylä- ja alatunnisteet eri osille ja sivunumerointi alkaen ensimmäiseltä tekstisivulta.

Sivunumerointi

Vaihdot

Osanvaihto (engl. section break)
Sivunvaihto CTRL-ENTER (engl. page break)
Pakotettu rivinvaihto SHIFT-ENTER (engl. manual line break)
Rivityskohta (engl. text-wrapping break)

Sivun asetukset

Löytyy valinnalla File | Page Setup.

Marginaalit
Ylä- ja alatunnisteen määrittäminen
Paperin koko
Tulostamisasetukset

Ylä- ja alatunniste

Ylä- ja alatunnisteeseen voidaan lisätä jokaisella sivulla toistuvaa tietoa.
Tunnisteet voivat sisältää:
- Sivunumeroinnin
- Tunnistetekstejä
Tunnisteiden ominaisuuksien muuttaminen onnistuu Header ja Footer -tyylejä muuttamalla.
Erilaiset tunnisteet asiakirjan eri osiin
- Asiakirja on jaettava eri osiin osanvaihtojen (engl. Section Break) avulla.
- Jokaisen osan jokaisesta muutettavasta tunnisteesta otetaan pois ominaisuus "sama kuin edellä" (engl. Same as previous)-ominaisuus. Valinta löytyy työkalupalkista kohdasta Link to previous.
- Muutetaan tunnistetekstit.
- Lisätään sivunumerointi työkalupalkin valinnalla Insert page number. Muotoillaan se alkamaan ykkösestä työkalupalkin valinnalla Format page number.
Tunnisteiden sijoittelua ja ulkoasun muotoiluja voidaan tehdä muokkaamalla tyylejä Header ja Footer.

Asiakirjamalli

Jokaisen uuden dokumentin pohjana käytetään asiakirjamallia (engl. Template). Asiakirjamalli on valmis pohja asiakirjalle, johon voidaan sisällyttää:

Tarvittavat tyylit
Sivun asetukset
Ylä- ja alatunnisteet
Erilaisia valmiita tekstejä

Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen

Asiakirjamalli (engl. Template) toimii tavallisten asiakirjojen pohjana.
Tyylit ja asiakirjan muut muotoilut saadaan talteen tallentamalla asiakirja asiakirjamalliksi eli .dot-päätteiseksi tiedostoksi.
Asiakirjamalli saadaan käyttöön valinnalla File | New | Templates | On my computer, jolloin saadaan lista pohjista tai valinnalla File | New | From existing document, joilloin voidaan valita tiedostodialogista haluttu .dot-päätteinen asiakirjamalli.
Asiakirjamalli voidaan myös aloittaa tyhjästä.
Asiakirjapohjaan tehtävät muutokset eivät heijastu automaattisesti asiakirjaan.

Käyttäjien kommentit