Access-ominaisuuksia ja esimerkki - Luento 11

• Luentotaltiointi
• Sovellusesimerkki
  • Lyhyt vaatimusmäärittely
  • Vaiheet
• Dynaamiset kyselyt Accessissa
• Access ja kaaviot
• Tietokantakysely Wordiin
• Tietolähteiden määrittäminen

Sovellusesimerkki

Internetistä löytyy monenlaisia pienen budjetin vapaasti levitettäviä lyhytelokuvia ja videopätkiä, joita erilaiset harrastaja-ryhmät tekevät. Halutaan tehdä omaan käyttöön tietokanta, johon voidaan tallentaa tällaisten elokuvien ja niiden tekijöiden tietoja.

Lyhyt vaatimusmäärittely

Halutaan tallentaa tiedot leffoista: nimi, pituus, julkaisuvuosi, lajityyppi ja jakeluformaatti tiedostokokoineen. Jokaiseen leffaan liittyen halutaan tallentaa myös sen tekijät ja mikä tehtävä heillä oli leffan tekemisessä. Halutaan tallentaan tekijäryhmät nimineen. Halutaan tallentaa myös omat ja muiden arviot elokuvista.

Tietokannasta on saatava irti mm. seuraavanlaisia koosteita ja raportteja:

• Missä leffoissa joku henkilö on ollut tekemisissä ja mitä on tehnyt
• Ryhmän kaikki leffat
• Tietyn henkilön henkilötiedot
• Halutun leffan faktatiedot
• Tietyn leffan arvostelut ja keskiarvo numeroarvioista
• Ryhmään liittyvät arvostelut
• Ryhmän jäsenien määrä
• Ryhmän leffojen määrä
• Onko joku useammassa ryhmässä mukana?
• Monessako leffassa joku henkilö on mukana?
• Tiettyyn tehtävään liittyvät henkilöt esim. näyttelijät
• Tietyn ryhmän leffojen keskipituus ja keskimääräinen tiedostokoko

Vaiheet

1. Vaatimusmäärittely
2. ER-kaavio, tietotyypit ja pakollisuudet
3. Tietokannan luonti SQL-lauseilla
   • Accessia varten Autonumber-tietotyypin määrääminen
   • Access ja Erkka eivät saa olla luontivaiheessa yhtäaikaa käsittelemässä samaa tietokantaa.
4. Lomakkeiden teko
5. Kyselyjen ja raporttien teko
6. Tiedon vienti taulukkolaskentaohjelmaan
7. Laskutoimitukset ja kaaviot

Dynaamiset kyselyt Accessissa

Halutaan esimerkiksi näyttää raportissa tietyn henkilön harrastukset.

1. Luodaan ensin lomake, jossa voi selailla henkilöitä. Katsotaan mikä on lomakekentän nimi, joka on myös harrastustaulussa, esimerkiksi HenkiloID.
2. Tehdään SQL-kysely, joka antaa yhden henkilön harrastukset. Normaalisti WHERE-lauseessa on esimerkiksi ehto HenkiloID = 3, mutta nyt numeron tilalle laitetaan lomakkeelta löytyvä tieto. Lomakkeella olevaan kenttään voi viitata merkkijonolla

   [Forms]![lomakkeen_nimi]![lomakekentän_nimi]

3. Tehdään yksinkertainen raportti, jossa käytetään kyseistä kyselyä.
4. Lisätään lomakkeelle painike, joka näyttää raportin.
5. Raportin rajoituksen voi tehdä myös muiden lomakekenttien perusteella. Rajoituksen voi tehdä esimerkiksi itse luodun alasvetovalikon vaihtoehtojen avulla.

Access ja kaaviot

Kaavioiden lisääminen raportteihin on yhtä helppoa kuin kaavioiden tekeminen excelissä

• Luo uusi raportti
• Vaihda raportti muokkaustilaan. Valitse Insert|Chart

Tietokantakysely Wordiin

Mail Merge -toiminnon lisäksi tietokannoista voidaan liittää tauluja tai kyselyjä Wordiin. Valitse View | Toolbars | Database ja palkista valinta Insert Database.

• Get Data -valinnalla voidaan määritellä tietokantayhteys tai ottaa Access-tietokanta käyttöön.
  • Kun yhteys on muodostunut, voidaan valita haluttu taulu tai kysely.
• Query Options -valinnalla voidaan rajoittaa tietueiden määrää.
• Insert Data lisää tiedon.
  • Lisäys voidaan tehdä taulukkona, jolloin saadaan sen hetkinen tilanne, tai kenttänä, jota voidaan päivittää.

Tietolähteiden määrittäminen

ODBC on rajapinta SQL-sovellusten ohjelmointiin. ODBC-yhteyden avulla yksi ohjelma voi ottaa yhteyttä useisiin erilaisiin tietokantojen. ODBC-yhteyksiä käytetään erityisesti Windows-ohjelmissa, jotka hyödyntävät tietokantoja.

1. Valitse Start | Settings | Control Panel | Administrative Tools | Data Sources (ODBC)
2. Yhteyksiä saa lisättyä Add-painikkeesta.
3. Sitten on valittava sopiva tietokanta-ajuri, joka tukee ODBC:tä.

   

4. Lopuksi tulee dialogi, joka riippuu tietokanta-ajurista. Tässä määritellään tietokantatiedosto tai palvelin, jossa tietokanta sijaitsee, ja vaadittavat tunnukset.