Erilaisten elementtien lisääminen, asiakirjamalli ja tekstinkäsittelytyökalut - Luento 4

• Kertausta edellisen luennon asioista ja hieman uutta
• Asiakirjaan lisättäviä elementtejä
  • Taulukot ja palstat
  • Kuvien käsittelyn ongelmat asiakirjassa
• Asiakirjan luettelot ja hakemistot
  • Sisällysluettelo
  • Hakemisto
  • Kuvaluettelo
• Asiakirjamalli
  • Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen
  • Ylä- ja alatunniste
• Erilaiset viitteet
  • Alaviite ja loppuviite
  • Ristiviite
• Tekstinkäsittelytyökaluja
  • Etsi ja korvaa -työkalu
  • Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen
• Asiakirjan kirjoittaminen ja käsittely
  • Erilaiset näkymät
  • Asiakirjan kirjoittaminen

• tyovaline0402.mp3 3.5M
• tyovaline0403.mp3 3.5M
• tyovaline0404.mp3 3.4M
• tyovaline0405.mp3 3.3M
• tyovaline0406.mp3 4.0M
• tyovaline0407.mp3 3.6M

Kertausta edellisen luennon asioista ja hieman uutta

• Merkkityylin, kappaletyylin ja asiakirjamallin eroavaisuudet?
• Tyylien ominaisuuksien muuttaminen ja uusien tyylien tekeminen?
• Otsikkotasojen numerointi kootusti vai jokaiseen tyyliin erikseen?
• Jokaista sisäkkäistä listaa varten oma tyylinsä?
• Office-paketin kielen vaihtaminen?
• Ohjeen käyttö?
• Tallentaminen toiseen muotoon eli formaattiin?

Asiakirjaan lisättäviä elementtejä

Taulukot ja palstat

• Käyttötarkoituksessa selkeä ero
  • Taulukkoa käytetään taulukoituun dataan.
  • Palstoja käytetään tekstin palstoittamiseen.
  • Taulukoilla tehdyn palstoittamisen purkaminen on hankalaa.
• Kumpikin on parempi vaihtoehto sarkainten käytölle.
• Palstanvaihtojen sekä muiden tavallisten vaihtojen käyttö.

Kuvien käsittelyn ongelmat asiakirjassa

• Lisättäessä kuvat ovat tekstin kanssa samalla rivillä.
• Kuva kannattaa usein rivittää tekstistä erilleen (Layout-välilehti).
• Kuvien lopullinen sijoittuminen kannattaa päättää vasta, kun asiakirja on valmis.
• Kuvan ominaisuuksista voidaan muuttaa kokoa, sijoittumista ja ympärillä olevaa tyhjää tilaa.
• Kuvan ankkuri kannattaa lukita esimerkiksi kuvatekstiin (engl. Caption).
• Varmista, ettei kuvan ankkuri ole otsikossa!
• Kuvalta kannattaa usein kieltää lomittuminen toisten objektien kanssa (engl. Allow Overlap)

Asiakirjan luettelot ja hakemistot

Sisällysluettelo

• Sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason tyyleistä. (Ei kuvia!)
• Omat tyylit voidaan sisällyttää tarvittaessa sisällysluetteloon.
• Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä (F9-näppäin tai hiiren oikea!).
• Jos sisällysluettelon jossakin otsikossa ei näy numerointia, niin kuvan ankkuri on luultavasti otsikossa.

Hakemisto

• Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat.
• Sitten tehdään varsinainen hakemisto.

Kuvaluettelo

• Caption-tyylillä tehdyt kappaleet otetaan kuvaluetteloon.
• Kuva ei saa olla aktiivisena, kun kuvateksti lisätään kuvan yhteyteen!

Asiakirjamalli

Jokaisen uuden dokumentin pohjana käytetään asiakirjamallia (engl. Template).

Asiakirjamalli on valmis pohja asiakirjalle, johon voidaan sisällyttää:

• Tarvittavat tyylit
• Sivun asetukset
  • Marginaalit
  • Ylä- ja alatunnisteen määrittäminen
  • Paperin koko
  • Tulostamisasetukset
• Ylä- ja alatunnisteet
• Erilaisia valmiita tekstejä

Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen

• Asiakirjamalli (engl. Template) toimii tavallisten asiakirjojen pohjana.
• Tyylit ja asiakirjan muut muotoilut saadaan talteen tallentamalla asiakirja asiakirjamalliksi eli .DOT-päätteiseksi tiedostoksi.
• Asiakirjamalli voidaan myös aloittaa tyhjästä.
• Asiakirjapohjaan tehtävät muutokset eivät heijastu automaattisesti asiakirjaan.

Ylä- ja alatunniste

• Ylä- ja alatunnisteeseen voidaan lisätä jokaisella sivulla toistuvaa tietoa.
• Tunnisteet voivat sisältää:
  • Sivunumeroinnin
  • Tunnistetekstejä
• Tunnisteiden ominaisuuksien muuttaminen onnistuu tyylejä muuttamalla.
• Erilaiset tunnisteen asiakirjan eri osiin
  • Asiakirja on jaettava eri osiin osanvaihtojen (engl. Section Break) avulla.
  • Jokaisen osan jokaisesta muutettavasta tunnisteesta otetaan pois ominaisuus "sama kuin edellä" (engl. Same as previous)-ominaisuus.
  • Muutetaan tunnistetekstit.

Erilaiset viitteet

Alaviite ja loppuviite

• Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin asiakirjassa olevaa asiaa.
• Alaviite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa viittauksen kohde sijaitsee.
• Loppuviite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti sijoitetaan asiakirjan loppuun.

Ristiviite

• Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin elementtiin, kuten esimerkiksi otsikkoihin tai otsikoiden numerointiin.
• Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon numeroinnin päivittyessä, joten viitteet pysyvät mukana.
• Ongelmia tulee kuitenkin tekstiviittauksissa, joiden perään tai alkuun lisätään jotakin. Lisäys kannattaa tehdä viitetekstin sisään!

Tekstinkäsittelytyökaluja

Seuraavassa esitellään muutamia käyttökelpoisia työkaluja.

Etsi ja korvaa -työkalu

Etsi ja korvaa -työkalulla voidaan tehdä hyvin monipuolisia etsintöjä ja korvauksia. Seuraavassa listassa lyhyet esimerkit korvattavista asioista.

• Tavallisten merkkin korvaaminen (esim. ä --> ä)
• Erikoismerkkien korvaaminen (esim. Ylimääräisten rivinvaihtojen poistaminen: ¶¶ --> ¶)
• Kirjasimen muotoilujen korvaaminen toisilla (esim. lihavointi --> kursivointi)
• Tyylien korvaaminen toisella (esim. Heading2 --> Heading3)

Esimerkiksi Pine-sähköpostiohjelmassa käytetty osoitekirja (.addressbook) saadaan oikeaan muotoon Webmailia varten korvaa-toiminnon avulla seuraavasti:

• Kopioi .addressbook tiedosto toiselle nimelle osoitekirja.txt
• Kopioi tiedosto Secure File Transfer Client -ohjelmalla U-levyasemalle.
• Avaa tiedosto Wordiin ja korvaa TAB-merkit pilkulla.
• Tallenna tiedosto txt-muodossa.
• Tuo tiedosto Webmailiin sen omilla työkaluilla.

Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen

• Hyvät asiakirjan asetukset ja tyylit kannattaa tallentaa asiakirjamalliksi (eng. Template).
• Hyvät tyylimääritykset voi siirtää asiakirjamalliin jälkikäteen tai tyylimääritykset voi ottaa käyttöön ilman koko asiakirjamallin käyttöä.
• Tyylien arkistointityökalun (engl. Organizer) avulla voidaan tyylejä vaihtaa asiakirjojen välillä.
• Asiakirjamallin vaihtaminen onnistuu valinnalla Tools | Templates and Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja lisäosat)
• Asiakirjapohjan tyylien päivitys voidaan mahdollistaa samassa yhteydessä.

Asiakirjan kirjoittaminen ja käsittely

Erilaiset näkymät

Erilaisia näkymiä voidaan käyttää asiakirjan erilaisissa kirjoitus- ja muokkaustilanteissa.

• Normal (suom. Normaali) - kirjoitusnäkymä (Word 2000 / 97) - sopii normaaliin kirjoittamiseen.
• Print/Page Layout (suom. Asettelu) - julkaisunäkymä (word 2000 /97) - sopii erityisesti sivun taittamiseen.
• Web layout / Online Layout - asiakirjan muoto WWW-julkaisemisen jälkeen (Word 2000 / 97) - sopii erityisesti asiakirjan lukemiseen.
• Outline (suom. Rakenne) - rakennenäkymä (Word 2000 / 97) - sopii asiakirjan rakenteen muokkaamiseen
• Master (suom. Perusasiakirja) - asiakirjojen yhdisteleminen (Word 97) - sopii asiakirjojen yhdistelemiseen

Asiakirjan kirjoittaminen

Seuraavassa käydään lyhyesti läpi asiakirjan kirjoittamisessa vastaan tulevat toimet. Tarkemmin asiaa voi perehtyä lukemalla artikkelin "Lyhyt kirjoittamisopas teknisestä näkökulmasta".

1. Asiakirjan rakenteen suunnittelu ja jakaminen (etusivu, sisällysluettelo, sisältö, hakemisto jne.)
   • Asiakirja kannattaa kirjoittaa yhtenä asiakirjana, kun sen pituus on muutamia kymmeniä sivuja.
   • Asiakirja kannattaa kirjoittaa pienemmissä osissa, kun pituus tulee yli 50 sivua.
     • Osissa asiakirja on helpommin hallittavissa.
     • Osissa asiakirjan tunnisteet saadaan helposti yksilöllisiksi.
     • Ohjelma kestää pieniä dokumentteja paremmin :)
     • Pienemmät asiakirjat yhdistetään yhteen dokumenttiin (perusasiakirja)
     • Perusasiakirjan määritykset yhtenäistävät dokumentit!
     • Kiinnitä huomiota tyylin määrityksiin ja asiakirjan asetuksiin.
     • Haittana on erilaisten osien välisten viitteiden tekemisen vaikeutuminen.
2. Tekstin rakenteen merkitseminen tyylien avulla.
3. Tekstin rakenteen muokkaaminen rakennenäyttötilan avulla.
4. Sivujen "taittaminen"
   • Sivunasetukset, sivunumerointi ja tunnisteet kuntoon.
   • Asiakirjan kuvien paikat ja sivutus kuntoon (Piilota kaikki ylimääräiset merkit ensin!)
5. Luetteloiden tekeminen
   • Sisällysluettelon voi tehdä aiemminkin.
   • Hakemisto
   • Kuvaluettelo
6. Erilaiset viitteet
   • Viitteet kannattaa määrittää yleensä aiemmin.
   • Asiakirjojen yhdistämisen jälkeen voi vielä olla kohtia, joissa viitteitä tarvitaan.