Luento3 - Tekstinkäsittelyn perusteet
Seuraavassa käydään läpi tekstinkäsitelyyn liittyviä asioita aina tekstinkäsittelyn perusteista tehokkaaseen työskentelyyn asti.
Lisää tekstinkäsittelyyn liittyvää asiaa löytyy luennolta 4.
Valikoiden periaatteet
Pikapainikkeiden käyttöä asiakirjan muotoilemisessa kannattaa miettiä tarkkaan, koska niistä on yleensä enemmän haittaa kuin hyötyä!
File (suom. Tiedosto)
- Ohjelman "perusominaisuudet"
- Asiakirjan yleisiä ominaisuuksia
- Tulostaminen
Edit (suom. Muokkaa)
- Asiakirjan osien kopioiminen
- Etsimistoiminto
- Tyhjentäminen ja poistaminen
View (suom. Näytä)
- Asiakirjan erilaiset näkymät
- Työkaluvalikkojen näkyminen
- Normaalisti näkymättömien osien
näyttäminen asiakirjassa
Insert (suom. Lisää)
- Kuvien ja objektien lisääminen
- Erilaisten erikoiskenttien lisääminen
- Kokonaan uusien kokonaisuuksien lisääminen
Format (suom. Muotoile)
- Asiakirjan osien muotoilut
- Kappaleiden ja tekstien muotoileminen
- Poikkeavat muotoilut
Tools (suom. Työkalut)
- Ohjelmaan läheisesti liittyviä työkaluja
- Koko ohjelman asetukset (Options)
Window (suom. Ikkuna)
- Asiakirja ikkunoiden järjestäminen
- Ikkunan vaihtaminen
Help (suom. Ohje)
- Kaikki ohjelman ohjeet
- Tietoja ohjelmasta
- Kannattaa opetella käyttämään jo etukäteen!
- Ohjeita ohjeiden käyttöön löytyy luentomonisteesta
Table (suom. Taulukko) / Data (suom. Tiedot) / Slide Show
(suom. Esitys)
- Ohjelmakohtaisia valintoja sisältäviä
asioita
- Muuttuu yleensä valintojen mukaan
Tekstinkäsittelyn perusteet
- Ohjelman käynnistäminen
- Uuden asiakirjan tekeminen
- Valmiin tekstin muokkaaminen
- Kappale (engl. Paragraph)
- Erilaiset kappalemuotoilut
- Kirjasin eli fontti
- Erilaisen kirjasinmuotoilut
- Tekstin valinta, kopioiminen, siirtäminen ja
liittäminen
- Erilaiset tavat hiirellä ja valikoiden kautta.
- Kopio - CTRL-INSERT tai CTRL-C
- Leikkaa - SHIFT-DELETE tai
CTRL-X
- Liitä - SHIFT-INSERT tai
CTRL-V
- Toiminnon peruminen - CTRL-Z tai Edit |
Undo
- Asiakirjan tallentaminen
- Asiakirja kannattaa tallentaa riittävän usein -
CTRL-S
- Wordin vanhemmat versiot
- Erilaisten formaattien käyttö
- Tiedoston avaaminen - CTRL-O
Dokumentin rakenne
- Kappalerakenteita
- Otsikot (Heading)
- Normaaliteksti (Normal)
- Järjestämätön lista (List Bullet)
- Järjestetty lista (List Number)
- Ylä- ja alatunniste (Footer/Header)
- Koodimuotoilut (Ei valmista tyyliä)
- Merkkirakenteita
- Sivunumerointi (Page Number)
- Valikkokomennot (Ei valmista tyyliä)
- Eri kieliset merkinnät (Ei valmista tyyliä)
Tyylien käytön perusteet
- Tyylejä käytetään asiakirjan rakenteen merkitsemiseen.
- Tyylit mahdollistavat keskitetyt ja nopeat muutokset asiakirjassa.
- Tyylit voidaan varastoida asiakirjapohjaan, jolloin niitä voidaan käyttää uudelleen.
- Valmiita tyylejä käytettävä, jos sellaisia on!
- Uusia tyylejä luodaan, jos rakenteellisesti oikeaa tyyliä ei ole olemassa valmiina.
Erilaiset tyylit - erilaiset käyttökohteet
Tyylit ovat kokoelma kappale- ja merkkimuotoiluista.
- Kappaletyyli
- Kokoelma kappale- ja merkkimuotoiluista.
- Vaikutusalue on kokonainen tekstikappale.
- Käytettäessä ei tarvitse valita kappaletta.
- Voidaan käyttää useampaankin kappaleeseen kerralla.
- Tyypillisiä kappaletyylin paikkoja ovat normaalit tekstikappaleet, otsikot ja listat.
- Kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut saadaan poistettua pikanäppäinyhdistelmällä CTRL-Q.
- Merkkityyli
- Kokoelma merkkimuotoiluista.
- Ei sisällä kappaleen ominaisuuksia.
- Vaikutusalue on yksittäinen merkki tai sana.
- Käyttäminen yksittäiseen sanaan onnistuu ilman sanan valintaa, mutta muuten käyttökohde on aktivoitava.
- Ei kannata käyttää merkkimuotoiluja koko kappaleen sisällä, vaan ne kannattaa lisätä kappaletyyliin.
- Tyypillisiä merkkityylejä ovat erilaiset rakenteelliset korostukset, kuten valikkokomennot tai www-osoitteet.
- Merkkityylin muotoilut saadaan poistettua kappaleesta näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti.
Valmiit tyylit
Käytä aina kun mahdollista!
Valmiiden tyylien käyttö helpottaa...
- asiakirjan muuttamista toiseen muotoon.(Esim. HTML)
- asiakirjojen siirtämistä toiselle
henkilölle.
- asiakirjojen yhdistämistä yhdeksi
kokonaisuudeksi.
- asiakirjan luetteloiden ja hakemistojen tekemistä.
- esitysgrafiikkaesityksen tekemistä.
Uudet tyylit
Uusien tyylien tekeminen kannattaa vain, kun valmiita
sopivia tyylejä ei löydy!
Uusien tyylien käyttö tulee kysymykseen...
- erilaisissa merkkityylien määrityksissä.
- kappaletyylien yksilöllisissä
käyttötarpeissa.
Tyylien tekemisessä huomioitavaa:
- Suunnittele tyylin käyttötarkoitus ja rajaa se
rakenteellisesti oikein.
- Jokaista rakenteellista kokonaisuutta kohden oma
tyylinsä.
- Ulkonäköä voi suunnitella hieman, mutta se ei
ole tekovaiheessa tärkeää.
- Tyylit nimettävä havainnollisesti.
Rakenteen merkitsemisen tehostaminen
- Vanhan dokumentin muuttamisessa tai asiakirjan sisällön kopioimisen yhteydessä vanhat määritykset
kannattaa usein poistaa ennen rakenteen muokkaamista.
- Käytä korvaa-työkalua muotoilujen korvaamiseen tyyleillä.
- Poistetaan kaikki kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut - CTRL-Q
- Poistetaan kaikki merkkimuotoilut (myös merkkityylit) - CTRL-välilyönti
- Määrittele tyyleille helpot pikanäppäimet! (Pikanäppäimet saa myös tulostettua)
- Tyyliä on tärkeää käyttää
ainoastaan rakenteellisesti oikeissa paikoissa.
- Tyylien ulkonäkö on helppo muuttaa jälkikäteen.
