Demo 8 - Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen

Seuraavissa demotehtävissä laaditaan esitysgrafiikkaesitys valmiin materiaalin pohjalta. Voit käyttää esityksen tekemiseen omaan materiaalia tai ottaa käyttöösi valmiin ja jäsennellyn materiaalin materiaalia.doc. Tallenna valmis materiaali U-levyasemalle, jos käytät sitä seuraavissa tehtävissä. Valmiin materiaalin jäsentämisessä voit käyttää apuna kurssin luentomonistetta.

1. Ensimmäinen vaihe esityksen tekemisessä on yleensä suunnitelman tekeminen. Suunnitelman tekemiseen liittyy yhtenä osana materiaalin valmisteleminen muotoon, josta se on helposti siirrettävissä esitysgrafiikkaohjelmaan.
   • Avaa asiakirja, jonka pohjalta esitys laaditaan.
   • Jos teet esityksen omasta materiaalistasi, niin tarkista asiakirjan muotoilut. Esitysgrafiikkaohjelmaan saadaan helposti siirrettyä erilaiset listat sekä eritasoiset otsikot. Tee esimerkiksi dokumenttisi avainkohdista järjestämätön lista aina kyseisten lukujen alkuun. Mallidokumentissa tämä on tehty jo valmiiksi.
   • Tallenna ja sulje asiakirja.
2. Aukaise Power Point -esitysgrafiikkaohjelma ja tuo valmis materiaali esityksen pohjaksi seuraavien ohjeiden mukaan:
   • Tehdään uusi esitys ja valitaan esityksen pohjaksi jokin valmis esityspohja (engl. Design Template).
   • Esityspohjan valinnan jälkeen seuraa dian rakenteen valinta. Dian rakennetta ei tarvitse valita tässä vaiheessa, joten voit sulkea avautuneen ikkunan Cancel (suom.Peruuta) -painikkeella.
   • Valitse View (suom. Näytä)-valikosta näyttötilaksi joko Normal (suom. Normaali) (PP2000) tai Outline (suom. Jäsennys) (PP97) käyttämäsi ohjelman versiosta riippuen.
   • Materiaalin tuominen esityksen pohjaksi onnistuu valikkokomennolla Insert | Slides from outline (suom. Lisää | Diat jäsennyksestä).
   • Ensimmäiseksi tekstistä kannattaa poistaa kaikki ylimääräiset muotoilut. Muotoilujen poistaminen onnistuu valitsemalla vasemmanpuoleisessa ikkunassa (tai jäsennystilassa) kaikki tekstit aktiivisiksi näppäinyhdistelmällä CTRL-A. Tämän jälkeen ylimääräisten muotoilujen poistaminen onnistuu näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti.
3. Seuraavaksi joudut määrittelemään materiaalit eri dioille sekä eri tasoisiksi listoiksi. Rakenteen määritteleminen onnistuu kahdella eri tavalla:
   • Näppäimistöllä voit korottaa kappaleen tasoa SHIFT-TAB-näppäinyhdistelmällä. Kappaleen tason laskeminen onnistuu TAB-näppäimen avulla.
   • Formatting-työkalupalkista löytyy nuolipainikkeet, joiden avulla voidaan korottaa (engl. Promote) tai laskea (engl. Demote) kappaleen tasoa. Kokeile muidenkin työkalupalkin painikkeiden toimintaa.
4. Jaa asia diolle seuraavia sääntöjä noudattaen:
   • Yhdelle dialle asiaa sopivasti (max. 10 riviä).
   • Diaan ainoastaan avainsanoja (max. 10 rivillä).
5. Tarvittaessa voit muokata myös diojen järjestystä raahaamalla dioja toiseen järjestykseen hiiren avulla. Järjestyksen muuttaminen onnistuu myös Slide Sorter-näyttötilassa. Kokeile myös Slide Sorter -näyttötilan toimintaan.
6. Muokkaa seuraavaksi muutaman dian rakennetta hieman toiseksi. Aktiivisen dian rakennetta voidaan muuttaa valinnalla Format | Slide Layout (suom. Muotoile | Dian rakenne). Tutki erilaisia dian rakennemahdollisuuksia ja muuta muutaman dian rakenne oletuksesta poikkeavaksi.
7. Seuraavaksi muotoillaan kootusti diojen ulkoasua seuraavan ohjeen mukaisesti:
   • Ulkoasun muokkaaminen onnistuu kootusti Slide Master (suom. Perustyyli)-tilan avulla. Tilaan päästään valinnalla View | Master | Slide Master (suom. Näytä | Perustyyli | Dian perustyyli).
   • Varmista, että dialla olevien tekstikappaleiden ominaisuudet ovat seuraavassa listassa olevien "hyvän esityksen" tunnusmerkkien mukaisia. Tarvittaessa voit muuttaa ominaisuuksia.
     • Kirjasimen koko riittävä (min. 24 pt).
     • Päätteetön (sans-serif) kirjasin. (Esimerkiksi Arial tai Verdana.)
     • Dian värimääritykset riippuen esitystilan valoisuudesta.
       • Himmeä valaistus - Tumma tausta ja kirkas kirjasin.
       • Valoisa huone - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
   • Esityksen pitää olla yhtenäisen näköinen.
   • Lisää seuraavia ominaisuuksia dialle tuleviin teksteihin:
     • Otsikkotekstiin keskitys.
     • Vaihda listaelementtien listaerotin joksikin toiseksi merkiksi. Jokaiselle tasolle voit määrittää erilaisen listaerottimen.
     • Lisää jokin tehoste lista-elementteihin ja kokeile samalla erilaisten tehosteiden toimintaa. Tehosteiden lisääminen onnistuu valinnalla Slide Show | Custom Animation (suom. Diaesitys | Mukautettu animaatio). Tehosteen lisäämisessä täytyy kuitenkin huomioida seuraavat asiat:
       • Asia ei saa hukkua tehosteisiin.
       • Tehosteet eivät saa häiritä tai ärsyttää kuulijoita.
       • Esityksen täytyy olla yhtenäinen.
   • Lisää johonkin kohti diaa jokin pieni Clipart-kuva. Kuva toimii tässä tapauksessa eräänlaisena yrityksen logona.
   • Sulje Slide Master (suom. Perustyyli)-tila valitsemalla jokin muu näyttötila käyttöön.
8. Lisää esityksen viimeiseksi diaksi uusi dia, jonka on tarkoitus toimia esityksen päättävänä diana. Dian lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | New Slide (suom. Lisää | Uusi Dia). Lisää diaan jokin ClipArt-kuva. Samalla voit lisätä muillekin dioille ClipArt-kuvia, jotka havainnollistavat tekemääsi esitystä.
9. Lisää esityksesi kaikkiin dioihin yhtenäinen tehoste. Tehosteen lisääminen diaan onnistuu valikkokomennon Slide Show | Slide Transition. Kokeile samalla erilaisten tehosteiden toimintaa.
10. Katso läpi tekemäsi esitys valinnalla Slide Show | View Show (suom. Diaesitys | Näytä esitys) ja korjaile esitystä tarpeen mukaan. Kokeile samalla kynän käyttöä esityksen havainnollistamisessa. Kynän saat käyttöösi esityksen aikana napauttamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla Pointer Options | Pen (suom. Osoittimen asetukset | Kynä). Saman valikon alta saat kynän myös pois käytöstä.
11. Seuraavaksi kokeillaan kaavion linkittämistä taulukkolaskentaohjelmasta esitysgrafiikkaohjelmaan seuraavien ohjeiden mukaisesti.
    • Avaa taulukkolaskentaohjelmaan tiedosto opiskelijataulukko5.xls tai jokin tekemäsi tiedosto, josta löytyy valmis kaavio.
    • Valitse kaavio ja kopioi se leikepöydälle.
    • Mene esitysgrafiikkaohjelmaan ja valitse dia, jolle aiot liittää kaavion. Liitä kaavio Paste Special -toiminnolla dialle siten, että kaaviosta muodostetaan linkki (engl. Paste Link) lähdesovellukseen.
    • Kokeile kaavion päivittämistä taulukkolaskentaohjelmassa lisäämällä opiskelijoille pisteitä. Varmista päivityksen tapahtuminen myös esitysgrafiikkaohjelmaan. Jos päivitys ei toimi automaattisesti, niin voit päivittää kaavion käsin hiiren oikean painikkeen alta löytyvältä Update Link (suom. Päivitä linkki) -komennolla.
12. Tietojen linkittämiseen on myös toinen tapa. Seuraavassa tarkemmat ohjeet:
    • Rajoituksena kyseisessä tavassa on, että kaavion on oltava linkitetyn tiedoston päällimmäisellä laskentataulukolla. Kaavio kannattaa siis sijoittaa omalle laskentataulukolleen taulukkolaskentaohjelmassa hiiren oikean painikkeen avulla avautuvalla Location-valinnalla.
    • Kaavion linkittäminen esitysgrafiikkaohjelmaan onnistuu valinnalla Insert | Object (suom. Lisää | Objekti) avautuvasti ikkunasta, josta valitaan kohta Create from file (suom. Hae tiedostosta).
    • Tämän jälkeen lisättävä tiedosto käydään valitsemassa Browse (suom. Selaa)-painikkeen avulla.
    • Ennen lisäämisen lopullista hyväksymistä laitetaan rasti kohtaan Link (suom. Linkki), jolloin saadaan muodostettua linkki alkuperäiseen tiedostoon.
    • Hyväksy tiedoston linkitys OK-painikkeella. Kaavio tulee näkyville esitysgrafiikkaohjelman diaan. Halutessasi voit suurentaa kaavion sopivan kokoiseksi.
13. Tee oheisen kuvan mukainen rakennekaavio käyttäen hyväksesi PowerPointista löytyviä rakennekaavion piirtämiseen tarkoitettuja ominaisuuksia. Kaavioiden piirtäminen on yleensä järkevämpää Excelissä, koska laskentataulukossa kaaviolle on yleensä enemmän tilaa kaaviolle kuin esitysdiassa. Seuraavassa ominaisuuksista kerrottu hieman tarkemmin:

    

    • Piirtämisominaisuudet löytyvät yleensä ohjelman alalaidassa olevasta Drawing-työkalurivistä.
    • Autoshape Flowchart-elementeillä voidaan käyttää erilaisten rakennekaavioiden piirtämiseen. Toki muutkin AutoShapes-elementit voivat soveltua käyttöön.
    • Autoshape Connectors-elementeillä saat yhdistettyä muita elementtejä toisiinsa ja ne mahdollistavat yhdistettyjen elementtien liikuttamisen katkaisematta yhteyttä.
    • Elementtien ominaisuuksia voidaan muokata hiiren oikean painikkeen alta löytyvällä Format Autoshape-komennolla
    • Ominaisuudet voidaan "tallentaa" oletusominaisuuksiksi muille elementeille hiiren oikean alta löytytällä Set AutoShape Defaults-komennolla.
    • Useampia objekteja voit valita Select Object-nuolen avulla.
    • Objektien tasauksen voit muuttaa Draw-valikon Align and Distribute-komennoilla. Tutustu komentojen toimintaan ja tutustu myös muihin valikon komentoihin.
    • Objekteja voidaan ryhmitellä Draw-valikon Group-komennolla. Vastaavasti ryhmittely voidaan purkaa Ungroup-komennolla.
    • Tutustu myös muihin Drawing-työkalupainikepalkin ominaisuuksiin.

Lisätehtäviä

1. Lisää edellä tekemääsi rakennekaavion elementteihin tehosteet, joiden avulla voit havainnollistaa rakennekaavion käsittelemää asiaa. Kokeile tehosteiden toimintaa!
2. Tee taulukkolaskentaohjelmassa oma työkalupainikerivi edellisessä tehtävässä käytettyjä Connector- ja FlowChart-elementtejä varten. Vastaavalla tavalla oman työkalupainikepalkin tekeminen onnistuisi myös esitysgrafiikkaohjelmassa. Uusien työkalupainikerivien tekeminen onnistuu valikkokomennolla View | Toolbars | Customize avautuvasta ikkunasta. Apua löydät tarvittaessa opasteesta kohdasta Customize menus and toolbars.
3. Lisää työkalupalkkiin tyylien käyttöä helpottava alasvetovalikko ja painike makron nauhoittamiseen.
4. Lisää esitysgrafiikkaohjelmalla tekemääsi esitykseen ajastus Rehearse Timing -toiminnolla. Toiminnolla voit harjoitella esitystäsi ja samaan aikaan ohjelma mittaa esitykseen käyttämääsi aikaa. Harjoituksen lopuksi aikojen käyttäminen esityksessä hyväksytään OK-painikkeella. Kokeile lopuksi tekemäsi esityksen ajastuksen toimintaa.