Excel-ohjeita Funktioiden kirjoittaminen Funktioita voidaan kirjoittaa myös käsin. Funktion ohjattu lisääminen (Insert | Function) on käyttökelpoinen väline funktioiden opettelussa, mutta jo lyhyen käytön jälkeen tuttuja funktioita haluaa kirjoittaa käsin. Funktioiden kirjoittaminen suoraan näppäimistöltä lisää työskentelyn nopeutta kohtuullisen paljon, varsinkin yksinkertaisten funktioiden kohdalla. Funktioiden kirjoittaminen on hyvin pitkälle samanlaista kuin normaalien kaavojen kirjoittaminen. Funktioiden kirjoittaminen aloitetaan merkillä, josta ohjelma tunnistaa funktion tai kaavan alun. Microsoft Excelissä funktioiden kirjoittaminen aloitetaan, kuten kaavojenkin kirjoittaminen eli yhtä suuruus merkillä (=). Varsinainen funktio koostuu suomen- tai englanninkielisestä lyhenteestä eli funktion nimestä ja funktiolle välitettävistä parametreista. Funktion nimi kuvaa yleensä hyvin funktion toimintaa, mutta joidenkin funktioiden niminä käytetään hieman epäselvää kirjainlyhennettä. Kirjainlyhenne on kuitenkin pääteltävissä funktion toiminnasta. Funktion nimi täytyy kirjoittaa oikein ja funktiolle täytyy antaa täsmälleen oikea määrä oikeassa järjestyksessä olevia parametreja. Kirjoitusvirheet funktion nimessä tai parametrien väärä järjestys tekevät funktiosta toimimattoman. Jos on epävarma funktion toiminnasta, niin funktio on varmempi tehdä ohjatun lisäämisen avulla. Funktioille joudutaan usein antamaan parametreja, joiden avulla määritellään funktion toimintaa tarkemmin. Parametrit annetaan välittömästi funktion nimen jälkeen sulkujen sisällä (()). Parametreina funktiolle voidaan esimerkiksi antaa solualue tai jokin arvo, joka määrittelee tarkemmin funktion suorittaman toimenpiteen. Eri parametrit erotetaan toisistaan yleensä puolipisteen (;) avulla, mutta käytettävä erotinmerkki määräytyy esimerkiksi Microsoft Excelissä Windowsin maa-asetusten mukaan. Toinen yleisesti käytetty erotinmerkki on kaksoispiste (:). Funktion muoto on yleensä seuraava: =FUNKTION_NIMI(PARAMETRI1; PARAMETRI2; ..; PARAMETRIN) Seuraavassa on esimerkki IF (suom. JOS) -funktion käytöstä. IF-funktiolla on kolme parametria, jotka on erotettu toisistaan puolipisteen avulla. =IF(C5>5 ; "Suurempi kuin 5" ; "Pienempi tai yhtäsuuri kuin 5") Sisäkkäiset funktiot Funktioita voidaan laittaa myös sisäkkäin, jolloin saadaan suoritettua monimutkaisia toimintoja. Funktioille annetaan lisätietoa parametrien avulla, joten parametrina voidaan antaa esimerkiksi solualue tai numeerisia arvoja. Funktiot yleensä palauttavat arvoja soluun, johon ne on sijoitettu, joten funktion palauttama arvo voi toimia myös toisen funktion parametrina. Sisäkkäiset funktiot rakennetaan siten, että toinen funktioista annetaan toiselle funktiolle parametrina. Yksinkertainen esimerkki sisäkkäisten funktioiden käytöstä on alennuksen antaminen ostosten kokonaissumman kasvaessa tarpeeksi suureksi. Laskentataulukossa on solu, jossa testataan kokonaissumman suuruutta ja tehdään sen perusteella päätös alennuksesta. Tarvittavan funktion toiminta on sanallisessa muodossa seuraava: * Jos summa on suurempi tai yhtä suuri kuin 100 e, niin annetaan vaatteista 10%:n alennus. * Jos taas vaatteiden hinta on pienempi kuin 100 e, niin ostoksista ei anneta minkäänlaista alennusta. Tuotteiden hinnat lasketaan KokonaisHinta (E4:E6) nimisen nimetyn alueen summana. Seuraavassa sanallinen muoto on muutettu kaavaksi, joka voidaan sijoittaa esimerkiksi soluun E7. IF-funktiolla voidaan testata kokonaishinnan suuruutta. Kokonaishinta lasketaan SUM-funktiolla IF-funktion sisällä. =IF(SUM(KokonaisHinta)>=100 ; SUM(KokonaisHinta)*0,9 ; SUM(KokonaisHinta)) Aiemmin esiintyneen (luvussa Funktioiden kirjoittaminen) esimerkin mukaan vaatteiden kokonaishinnaksi tuli SUM-funktiolla laskettaessa 661,22. Edellinen IF-funktio testaa itse asiassa SUM-funktion palauttaman luvun suuruutta eli onko 661,22 suurempi kuin 100. Tässä yhteydessä ehto toteutuisi, joten tuotteista lasketaan 10% alennus ja kokonaishinnaksi tulisi 5950,98. Microsoft Excelissä sisäkkäisten funktioiden tekeminen onnistuu funktioiden lisäämistoiminnon avulla. Otetaan esimerkiksi edellisen esimerkin funktion lisääminen laskentataulukon soluun E7. Ohjatussa funktion lisäämisessä valitaan ensin ulompana oleva funktio eli esimerkin tapauksessa IF-funktio lisättäväksi. IF-funktion ehto-osaan eli ensimmäiseen osaan saadaan lisättyä SUM-funktio kaavariviltä löytyvästä alasvetovalikosta. Valikosta löytyy viimeisimmäksi käytetyt funktiot sekä mahdollisuus muiden funktioiden etsimiseen (More Functions). Kun valikosta valitaan haluttu funktio, saadaan näkyville valitun funktion lisäämisikkuna. Kannattaa kuitenkin huomata, että sisempää funktiota (SUM) ei voida hyväksyä OK-painikkeella, koska painikkeen painaminen lopettaa koko ohjatun funktion lisäämistoiminnon. Jos halutaan palata ulompaan funktioon, niin se onnistuu aktivoimalla ulompi funktio (IF) suoraan kaavariviltä hiiren avulla. Kun koko funktio on saatu kuntoon, niin se voidaan hyväksyä OK-painikkeella. Kaaviot Kaaviot (engl. Chart) ovat tärkeä ja havainnollinen osa taulukkolaskentaohjelmia ja niillä tehtäviä sovelluksia. Kaavioilla saadaan käsitellystä aineistosta hyvin selkeä graafinen kuva, mutta kaavioiden tekeminen vaatii hieman tietoa kaavioista ja niiden ominaisuuksista. Erilaisia kaaviotyyppejä on niin paljon, että jokaiseen tapaukseen löytyy varmasti havainnollinen kaavio, mutta kannattaa myös muistaa havaintomateriaalin rajoitukset. Kaavioiden tekeminen taulukkolaskennassa on todella helppoa ja kohtuullisen nopeaa ja jo pienen opettelun jälkeen niistä saa myös mieleisensä. Kaaviot ovat parhaimmillaan haluttaessa verrata esimerkiksi havaintoaineiston vaihtelevuutta. Otetaan esimerkin havaintoaineistoksi kuukausittaisen rahankulutuksen seuranta yhden vuoden ajalta. Taulukossa olevien lukujen avulla saadaan jonkinlainen käsitys rahan käytön jakautumisesta kuukausittain, mutta todelliset suhteet selviävät usein vasta kaavion avulla. Kaikki kulutushuiput näkyvät välittömästi kaaviossa ja tekemällä tarkemmin ryhmiteltyjä kaavioita havaintoaineistosta saadaan hyvin yksityiskohtaista tietoa vuoden eri menojen jakautumisesta. Kaavion lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Chart. Kaavion osat Seuraavassa kaavioiden eri osia havainnollistetaan esimerkkikaavion avulla. Y-akseli (engl. Y-axis) on kaaviossa oleva pystyakseli. Esimerkin tapauksessa Y-akselina toimii arvoakseli, jolla on näkyvillä menojen raha-arvot. X-akseli (engl. X-axis) on kaaviossa oleva vaaka-akseli. Esimerkin tapauksessa X-akselille on sijoitettu kuukaudet, joiden ajalta menoeriä seurataan. Sarjat (engl. Series) ovat kaaviossa oleva yhtä asiaa kuvaava pylvässarja. Esimerkin tapauksessa sarja koostuu aina yhdestä menoerästä. Kaaviossa samaan sarjaan kuuluvat samanväriset pylväät. Selitteet (engl. Legends) ovat kaavion sarjojen selitteitä. Selitteen avulla sarja ja menoerä pystytään yhdistämään toisiinsa.