Access 2007 jatkuu - Luento 8

• Luentotaltiointi
• Kaavion lisääminen raporttiin
• Uusien kenttien lisääminen raporttiin ja muuta ryhmittelyä
• Sarakkeet raporteissa
• Aliraportit
• Dynaaminen raportti lomakkeella
• Taulukkolaskentaohjelmien mahdollisuudet?
  • Mihin taulukkolaskentaohjelmat soveltuvat huonosti?
  • Mitä ohjelmaa kannattaa käyttää mihinkin tehtävää?
• Taulukkolaskennan perusosat
• Tiedon kirjoittaminen soluihin
• Kaavat ja soluviittaukset
  • Suhteellinen soluviittaus
  • Absoluuttinen soluviittaus
  • Lyhyt kertaus soluviittauksista
• Viittaaminen muihin laskentataulukoihin tai työkirjoihin
• Nimetyt alueet

Jatketaan Access 2007 parissa.

Kaavion lisääminen raporttiin

• Raportteihin voidaan lisätä kaavioita. Luo raportti ja valitse Design view ja valitse insert -> chart.
• Valitse raportistasi kohta johon haluat kaavion lisätä ja paina vasenta hiiren näppäintä.
• Sinulle avautuu kaavionluontivelho, jossa pystyt määrittelemään haluamasi kentät, jotka sisällytetään kaavioon.
• Valitse haluamasi kentät ja kaaviotyyppi.
• Voit esikatsella valitsemaasi kaaviota ja määritellä siihen halutut laskutoimitukset kentistä (esim. sum, count), kaksoisnäpäyttämällä kyseistä kenttää kaavion alapuolella. Voit raahata ja pudottaa haluamasi kentän sarjaan, jonka mukaan haluat kaaviosi luoda.
• Raporttia ja kaaviota yhdistävien kenttien täytyy esiintyä raportissa
• Huomaa ettei kaavio päivity oikein vielä suunnittelunäkymässä. Palaa varsinaiseen raporttinäkymään nähdäksesi kaavion oikein.

Uusien kenttien lisääminen raporttiin ja muuta ryhmittelyä

• Valitse muokkaustilassa view -> sorting and grouping, muuttaaksesi ryhmittelyä.
• Lisää uusi kenttä listaan ja valitse sille näkyvät alikentät. (Esim. header ja footer)

Sarakkeet raporteissa

Normaalisti raporteissa jokaisesta tietueesta tulee uusi rivi. Jos ryhmiin liittyy useita tietueita, niin raportista saattaa tulla usean sivun mittainen. Kompakti raportti saavutetaan, kun pitkät rivilistat järjestetään sarakkeisiin:

1. Luo raportti normaalisti
2. Valitse raportin luomisen jälkeen File | Page Setup | Columns ja aseta sarakkeita tietty määrä ja anna niille leveys.
3. Nyt rivien sijaan kaikki tietueet järjestyvät sarakkeille, mikä ei ole tavoiteltavaa kaikissa tapauksisas. Mene raportin design-tilaan View | Design View.
   • Valitse ylempien ryhmittelytasojen Header-osille oikealla hiiren napilla Properties ja sieltä kohtaan New Col or Row arvo Before Section.
   • Valitse vastaavasti Footer-osille arvo After Section.
   • Jos Footer-osa ei ole käytössä, niin valitse Before & After
4. Siirrä kaikkien osien sisällä olevat kentät vasempaan laitaan, koska sisennys voi viedä tekstin pois sarakkeesta.

Aliraportit

Sarakkeiden ongelmana on se, että kaikkien tietojen on mahduttava määrämittaiseen sarakkeeseen. Sarakkeistaminen on aina raporttikohtainen, joten otsikon kentän pituutta ei voi erikseen säätää. Täytyy siis tehdä kaksi raporttia ja yhdistää ne:

• Tehdään ensin aliraportti, jossa on sarakkeittain tulevat tiedot (esim. suutarin tapauksessa tavarat ja niiden ominaisuudet). Mukaan on otettava kenttä, joka yhdistää tietueen pääraporttiin (esim. Tyo_TyoID).
• Piilota aliraportista ID-kenttä napauttamalla oikealla ja valitsemalla Visible- ominaisuuteen arvo No.
• Luodaan pääraportti, jossa on vain otsikkotiedot (esim. kaikkien töiden tiedot). Lisää aliraportti raahamalla se Details-alueelle.
• Avaa tuodun aliraporttiobjektin ominaisuuslistasta Data-välilehti. Valitse Link Child Fields-kohtaan Tyo_TyoID ja Link Master Fields-kohtaan TyoID (aivan kuten kaavioidenkin kanssa).
• Tarkista vielä, että Details-alueen ja tuodun aliraportin ominaisuuksista, että Can Grow-ominaisuudessa on arvo Yes.

Dynaaminen raportti lomakkeella

Dynaaminen raportti perustuu kyselyyn, jossa jokin tieto tulee lomakkeelta. Suutari saattaisi haluta esimerkiksi tietää juuri katselun alla olevaan työtehtävään liittyvät tavarat ja niiden ominaisuudet tai kyseisessä työtehtävässä jo suoritetut vaiheet.

• Luodaan kysely, jossa on raporttiin haluttavat tiedot. Aluksi raportissa voi olla kaikki tiedot, esim. kaikki tavarat ja niihin liittyvät ominaisuudet:

  SELECT LapunNro, Arvo, OminaisuusNimi
  FROM Tavara, Kuvaillaan, Ominaisuus
  WHERE Kuvaillaan.Tavara_LapunNro=Tavara.LapunNro And Kuvaillaan.Ominaisuus_OminaisuusID=Ominaisuus.OminaisuusID

• Luodaan raportti tämän kyselyn pohjalta. Esimerkissä voidaan tehdä ryhmittely LapunNron mukaan. Testataan raporttia, missä pitäisi näkyä kaikki tavarat ja näihin liittyvät ominaisuudet.
• Luodaan Tyo-lomake velhon avulla. Otetaan mukaan kaikki normaalit ominaisuudet ja lisäksi TyoID. Avataan Tyo-lomake Design-tilassa, poistetaan TyoID-otsikko ja piilotetaan TyoID-tekstilaatikko. Piilotus onnistuu Properties-ikkunan Visible-ominaisuuden arvoa muuttamalla.
• Lisätään työlomakkeelle CommandButton, joka avaa äskettäin tehdyn raportin Preview-tilaan. Kokeillaan nappia ja raportin pitäisi näyttää edelleen kaikkia tavaroita.
• Tarkista, mikä on TyoID-tekstilaatikon nimi. Tieto löytyy Properties-ikkunan kohdasta Name (yleensä se on sama kuin kentän nimi eli tässä tapauksessa TyoID). Muokataan nyt kyselyä, johon raportti pohjautuu. Avaa Queries-välilehdeltä raportti Design-tilaan ja valitse SQL View, ellei se ole jo päällä. Rajoitetaan näytettäviä tavaroita lomakkeen TyoID-tekstilaatikosta saatavan tiedon perusteella:

  SELECT LapunNro, Arvo, OminaisuusNimi
  FROM Tavara, Kuvaillaan, Ominaisuus
  WHERE Kuvaillaan.Tavara_LapunNro=Tavara.LapunNro And Kuvaillaan.Ominaisuus_OminaisuusID=Ominaisuus.OminaisuusID
  AND Tavara.Tyo_TyoID = [Forms]![Tyo]![TyoID];

• Nyt napin painallus antaa vain tiettyyn työhön liittyvät tavarat.

Taulukkolaskentaohjelmien mahdollisuudet?

Tällä luennolla käydään aluksi läpi taulukkolaskentaan liittyviä peruselementtejä ja niiden muokkaamista. Tämän jälkeen siirrytään solualueen tyylien käyttöön sekä kaavojen ja funktioiden käyttöön laskennassa.

Mihin taulukkolaskentaohjelmaa kannattaa käyttää??

• Numeerisen datan analysointi - funktiot ja analysointityökalut
• Numeerisen datan havainnollistamiseen - Erilaiset kaaviot
• Laskentalomakepohjien tekemiseen
• Pienten laskentasovellusten rakentaminen
• Toistuvien toimenpiteiden tekemiseen - Makrot
• Taulukkolaskentaohjelma soveltuu erityisesti erilaisiin pieniin laskennallisiin tehtäviin!

Mihin taulukkolaskentaohjelmat soveltuvat huonosti?

• Tietojen varastointiin - Rajallinen laskentataulukon koko.
• Tietojen keräämiseen - ongelmia tiedon eheyden hallinnassa

Mitä ohjelmaa kannattaa käyttää mihinkin tehtävää?

• Tietokantaohjelmaa kannattaa käyttää tietojen varastointiin, koska niissä on hyvät
  • työkalut tietojen (eheyden)hallintaan.
  • mahdollisuudet monipuolisten kyselyjen tekemiseen.
  • hyvä skaalautuvuus.
  • tietojen suojaukset.
  • monen käyttäjän käyttömahdollisuudet.
• Taulukkolaskentaohjelmaa kannattaa käyttää tietojen analysointiin, koska niissä on käytössä
  • valmiita ja monipuolisia funktioita.
  • erilaisia (analysointi)työkaluja.
  • työkaluja kaavioiden tekemiseen.

Tilastollisia erityisongelmia varten on olemassa omia ohjelmiaan, kuten esimerkiksi SPSS.

Taulukkolaskennan perusosat

• Sarake (C)
• Rivi (2)
• Solu (C2) - Rivin ja sarakkeen risteys
• Solualue (A1:C2)
• Laskentataulukko (Sheet2)
• Työkirja (Workbook3)
• Objekti (esim. Kuva)
• Nimiruutu - Solun nimi näkyvillä.
• Kaavarivi - Solun oikean sisällön näyttävä kenttä
• Makrot - Kokoelma toistuvia toimenpiteitä

Tiedon kirjoittaminen soluihin

• Aktivoidaan solu ja kirjoitetaan teksti. Hyväksytään teksti ENTERillä.
• Tekstitieto ja numeerinen tieto voidaan kirjoittaa sellaisenaan.
• Joissakin tapauksissa tarvitaan heittomerkkiä (') pakottamaan tieto (esim. kaava) tekstiksi.
• Erotinmerkit (desimaalierotin, parametrierotin) voivat määräytyä ohjelman asetusten ja käyttöjärjestelmän maa-asetusten (engl. Regional Settings) mukaisesti.
• Solun muokkaaminen onnistuu kaavariviltä tai suoraan solussa (F2-pikanäppäin)
• Tiedon poistaminen onnistuu DELETE-näppäimellä.

Kaavat ja soluviittaukset

• Kaavat ja soluviittaukset aloitetaan aina yhtäsuuruusmerkillä (=).
• Peruslaskutoimitukset (+,-,*, / ja ^) ovat käytettävissä sellaisenaan.
• Soluviittauksilla laskeminen kannattaa, koska
  • ei tarvitse muuttaa laskutoimitusta muuttaakseen sen arvoja.
  • soluviittaukset ovat kopioitavissa.
  • saadaan kätevästi pieniä laskureita.

Suhteellinen soluviittaus

• Suhteellisuus tulee ilmi vasta kopioinnin yhteydessä.
• Mahdollistaa esimerkin kokonaishinnan laskevan solun kopioimisen saman sarakkeen sisällä (viittaukset muuttuvat oikeiksi kopioinnissa).
• Jos kopioidaan suhteellista soluviittausta yksi solu alaspäin, niin viittaus osoittaa kopioinnin jälkeen yhden solun alaspäin alkuperäisestä paikasta.
• Jos kopioidaan suhteellista soluviittausta yksi solu oikealle, niin viittaus osoittaa kopioinnin jälkeen yhden solun oikealla alkuperäisestä paikasta.

Absoluuttinen soluviittaus

• Mahdollistaa alennusprosenttisolun kiinnittämisen kaavoihin (ei muutu kopioinnissa).
• Absoluuttisuus merkitään dollarimerkillä ($).
• Absoluuttisuus merkintä tulee joko sarake- tai rivi-indeksin tai molempien eteen.
• Absoluuttisuus tulee ilmi vasta kopioinnin yhteydessä.

Puoliabsoluuttisessa soluviittauksessa on kiinnitetty vain toinen sarake- tai rivi-indekseistä.

Lyhyt kertaus soluviittauksista

• Soluviittaukset kannattaa tehdä valitsemalla hiirellä haluttu solu ja määräämällä F4-näppäimellä viittauksen absoluuttisuus.
• =C3 - Suhteellinen soluviittaus sekä sarakkeen että rivin suhteen.
• =$C3 - Soluviittaus, joka on absoluuttinen sarakkeen mutta suhteellinen rivin suhteen. Kaava ei muutu, jos sitä kopioidaan samalla rivillä.
• =C$3 - Soluviittaus, joka on suhteellinen sarakkeen mutta absoluuttinen rivin suhteen. Kaava ei muutu, jos sitä kopioidaan samassa sarakkeessa.
• =$C$3 Absoluuttinen soluviittaus sekä sarakkeen että rivin suhteen.

Viittaaminen muihin laskentataulukoihin tai työkirjoihin

• Viittaaminen toiseen laskentataulukkoon - =Sheet2!B2
• Viittaaminen toiseen työkirjaan - =[Book1]Sheet1!$C$4

Nimetyt alueet

Annetaan solualueelle (esim. D4:D8) nimi (esim. kokonais) soluviittausten ja laskennan helpottamiseksi.

• Nimi on helppo muistaa.
• Selkeyttää kaavoja huomattavasti.
• Ohjelma varoittaa väärästä nimestä.
• Yhteen nimettyyn soluun viittaaminen on aina absoluuttinen.
• Yhden sarakkeen ja rivin nimetty alue voi toimia myös suhteellisena (kertolaskuesimerkki).