Access - Luento 7
Tällä luennolla tutustutaan Microsoft Access 2007 -ominaisuuksiin.
Luentotaltiointi
Ongelmia videon katselussa?Lisämääritykset tauluihin
Ennen lomakkeiden luomista kannattaa varmistaa, että kaikki mahdollinen on määritelty suoraan taulujen ominaisuuksiksi.
Normaalien SQL-tasolla tehtyjen määritysten lisäksi Access osaa mm. seuraavat:
- Kentän esitysmuodon määrääminen esim. numeron muotoilu
- Syöttömaski jolla voidaan rajoittaa kenttään kelpuutettavia arvoja
Kenttien määrityksiin voi vaikuttaa valitsemalla Tables-kohdasta haluttu taulu ja oikealla napilla Design View. Napauta vielä kenttään ja muokkaa alareunassa olevia ominaisuuksia:
| Field size | Kentän sisäinen tyyppi tai tekstin maksimipituus (VARCHAR(max)) |
|---|---|
| Format | Muotoilu, jota käytetään lomakkeilla (tiedon syötössä tai selailussa) |
| Decimal Places | Desimaalien määrä lomakkeilla (ei tallennustarkkuus) |
| Precision, Scale | Reaalinumeron tarkkuus: numeroiden määrä, desimaalien osuus numeroista |
| New Values | Automaattisesti luotavan numeron luontitapa (COUNTER == Increment) |
| Caption | Kentän otsikko, jota käytetään lomakkeilla (jos normaali otsikko ei ole sopiva) |
| Indexed | Järjestetäänkö taulun tietueet tämän kentän mukaan (mm. hakujen nopeuttamiseksi)
|
| Default Value | Oletusarvo |
| Input Mask | Rajoitteet, minkä muotoinen syötettävän tekstitiedon pitää olla. |
| Validation Rule | Matemaattinen funktio, joka rajoittaa millaisia numerotietoja hyväksytään. |
| Validation Text | Virheilmoitus, jos syötetty tieto oli väärän muotoinen |
| Required | Onko tieto pakko syöttää (Yes = NOT NULL, No = NULL) |
| Allow Zero Length | Sallitaanko tyhjä (nollamittainen) kenttä (huom. NULL <> tyhjä arvo). |
| Smart Tags | Määrämuotoiseen tekstiin voidaan liittää toimintoja (esim. jonkin palvelun tai ohjelman avaaminen) |
| Unicode Compression, IME | Kansainvälisen merkkitiedon pakkaus, tiedonsyöttötavat aasialaisiin tapoihin |
Autonumber (counter)
Keksittyjen perusavainten käyttämisen helpottamiseksi voi käyttää Autonumber-tietotyyppiä, jonka arvon Access keksii automaattisesti. Viite-eheysmäärittelyssä Autonumber-tyyppiä vastaa Long Integer-tyyppi.
SQL-koodissa voi käyttää COUNTER-tietotyyppiä, joka on sama asia kuin Accessin käyttöliittymän kautta valittu Autonumber-tietotyyppi.
Lookup
Microsoft Access osaa antaa suoraan oikeat syöttövaihtoehdot sopivasti säädetyille kentille. Hyvä käyttökohde on määritellä viitekentät näyttämään viitattavassa kentässä oleviin vaihtoehtoihin. Tällöin esimerkiksi tietoa syötettäessä voidaan valita sopiva kohde alasvetovalikon tekstivaihtoehdoista ID-numeron syöttämisen sijaan.
- Napauta taulun nimen päällä hiiren oikealla napilla ja valitse Design View
- Valitse kenttä joka toimii viiteavaimena (eli kenttä, joka viittaa toiseen tauluun)
- Valitse Lookup-välilehti
- Valitse Display Control -alasvetovalikosta Combo Box
- Valitse Row Source Type -kohtaan Table/Query
- Valitse Row Source -kohtaan taulu johon viite-eheys kohdistuu
- Bound Column kertoo monesko kenttä viitatussa taulussa sisältää sallitut arvot (annettava numerona)
- Column Count kertoo montako kenttää näytetään alasvetovalikossa (voidaan laittaa kenttien maksimäärä)
- Column Heads määrää näytetäänkö kentille otsikot vai ei
- Column Width kertoo kuinka paljon tilaa kullekin kentälle jätetään. Turhat kentät voi piilottaa määräämällä tilaksi nolla. Esim. 0cm;0cm;5cm
- List Rows kertoo montako riviä vaihtoehdoista näytetään kerrallaan
- List Width määrää alasvetovalikon leveyden
- Limit To List määrää sallitaanko myös sellaisia arvoja joita ei listasta löydy
Lomakkeet
Lomakkeiden luominen on erittäin helppoa lomakevelhon avulla
- Valitse Create Form by using Wizard
- Valitse haluamasi taulu ja sen kentät
- AutoNumber tms. avainkenttiä ei tarvitse ottaa lomakkeelle (koska tiedon syöttäjän ei tarvitse välittää tietokannan sisäisestä toiminnasta)
- Valitse lomakkeen muoto. Järkevät vaihtoehdot ovat:
- Tabular (näytetään yksi tietue kerrallaan, sopii esim. henkilötietoihin)
- Columnar (näytetään sarakemuodossa kaikki tietueet kerrallaan, sopii esim. tyyppien nimien syöttöön)
- Valitse lomakkeen ulkoasu
- Keksi lomakkeelle nimi
Luo lomake jokaista taulua varten. Lomakkeen muotoiluja voidaan säätää lomakkeen Design View-tilassa. Taulujen välisiä yhteyksiä voidaan tehdä Toolbox-työkalupalkista löytyvällä Command Button-painikkeella. Näin voidaan tehdä pieni käyttöliittymä.
Alilomakkeet
Halutaan lomake, jossa voitaisiin samalla kerralla syöttää esimerkiksi yhden henkilön tiedot (Henkilo-taulu) ja henkilöön liittyvät puhelinnumerot.
- Luodaan kaksi lomaketta Henkilo- ja Puhelinnumero-taulujen pohjalta. Henkilo-lomake voi olla Tabular-tyyppinen, Puhelinnumerot Columnar-tyyppinen.
- Avataan Henkilo-lomake ja lisätään Puhelinnumerot alilomakkeeksi Toolbox-valikon Subform/Subreport-työkalulla. Maalataan alue, johon alilomake tulee.
- Valitaan valmis lomake, jossa on puhelinnumerot. Valitaan kytkentä kahden taulun välillä AsiakasID-viite-eheysmäärityksen pohjalta.
- Testaan Form View-tilassa. Nyt pitäisi näkyä vain tiettyyn henkilöön liittyvät puhelinnumerot.
- Napauttamalla SubFormin sisälle vasempaan yläkulmaan saadan valituksi itse lomake. Tämän ominaisuuksia voidaan muuttaa properties-ikkunasta. Voidaan poistaa esimerkiksi näkyvistä Record Selectors, Navigation Buttons ja Dividing Lines, jolloin saadaan hieman kompaktimpi alilomake.
Raportit
Raporttien avulla voidaan tulostaa siistejä yhteenvetoja kyselyjen tai suoraan taulujen pohjalta.
Raportin luonti
- Raportteja on helpointa luoda suoraan raporttivelholla. Valitse Reports -välilehti ja Create report by using wizard.
- Raportin pohjaksi voi valita tauluja tai kyselyjä.
- Voit valita haluamasi kentät tauluistaja kyselyistä.
- Raportin sisältöä voi ryhmitellä kenttien perusteella lisäämällä ryhmittelytasoja (grouping levels).
- Voit määritellä eri kentät haluamaasi järjestykseen (ascending,descending).
- Raporttia voi halutessaan muokkailla (laskea suoraan erilaisia kenttiä) välilehden Summary Options:lla.
- Voit myös valita raportillesi haluamasi ulkoasun ja tyylin.
- Raporttiin voi sisällyttää yhteenvetoja kentistä
Raportin muokkaus
- Valmista raporttia pääset muokkaamaan vaihtamalla Design view -näkymä päälle.
- Raporttia voi muokata mm. toolbox -työkalulla.
- Kenttiä pääset muokkaamaan hiiren oikealla näppäimellä kyseisen kentän päällä ja valitsemalla properties.
- Kenttiä pääset siirtelemään vapaasti kunhan valitset ensin hiiren oikean painikkeen kontekstivalikosta Layout|Remove
Käyttäjien kommentit