Sähköpostinetiketti

• Käytä omaa nimeäsi
• Pidä huoli, että nimesi löytyy sähköpostiviestistäsi
  • Nimi löytyy oikein (oikein)
  • Nimitiedot ovat puutteelliset (väärin)
  • Vertailu
  • Lähettäjatietojen asettaminen eri sähköpostiohjelmilla
• Sähköpostiviesteihin pääsääntöisesti vain tekstiä
  • Vältä HTML-muotoisten viestien lähettämistä
  • Microsoft Outlook
  • Ohjeita sähköpostiohjelmien asetuksien muuttamiseen
• Lähetä sähköpostisi käyttäen Latin 1 eli ISO-8859-1-merkistöä
• Vältä skandinaavisia merkkejä sähköpostiviestien otsikoissa
• Älä koskaan levitä ketjukirjeitä!
• Lainaaminen ja viesteihin vastaaminen
  • Liitä omat kommenttisi lainatun tekstin alapuolelle.
  • Lainattu teksti merkitään >-merkeillä.
  • Älä lainaa signatureja
  • Vastausviestin otsikko alkaa Re:
  • Lisätietoa
• Allekirjoitus eli signature
• Yleisiä ohjeita
• Lisätietoa

Sähköpostiin liittyy useita kirjoitettuja ja kirjoittamattomia sääntöjä joita noudattamalla helpotetaan ja selkiytetään kaikkien viestintää.

Käytä omaa nimeäsi

Lähetä sähköpostia rohkeasti omalla nimelläsi. Jos sinun tekee mieli lähettää viestejä väärällä nimellä niin moiset viestit kannattaa heti unohtaa.

Pidä huoli, että nimesi löytyy sähköpostiviestistäsi

Pidä huoli, että nimesi löytyy sähköpostiviestin From:-kentästä. Vältä kuitenkin skandinaavisten merkkien käyttöä From-kentässä.

Varmistamalla että nimesi löytyy sähköpostiviestistä helpotat myös tietojesi lisäämistä vastaanottajan osoitekirjaan. Vaikka sähköpostiosoitteesi olisi muotoa etunimi.sukunimi@osoite.example niin siltikin on hyvä lisätä nimensä näkyviin muutenkin koska nimen poimiminen suoraan osoitteesta ei välttämättä sähköpostiohjelmalta onnistu.

Nimi löytyy oikein (oikein)

From: Tommi Lahtonen <tommi.j.lahtonen@jyu.fi>

Nimitiedot ovat puutteelliset (väärin)

From: tommi.j.lahtonen@jyu.fi

Oikean viestin löytyminen vanhojen sähköpostiviestien joukosta on myös helpompaa jos lähettäjästä näkyy muitakin tietoja kuin mystinen käyttäjätunnus tai lempinimi. Esim:

 35 Sep 23 arkuonkk@cc.invalid   Re: Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tie
 36 Sep 25 Matti Meikäläinen     Tietokannat harjoitustyoaihe
 37 Sep 25 saku                  Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove

Virallisissa yhteyksissä oikealla nimitiedolla voi olla suurikin merkitys. Esim. opiskelijasuoritustietojen merkitseminen voi olla vaikeaa jos tiedossa on vain pelkkä lempinimi. Sähköpostiviestiin todennäköisesti suhtaudutaan asiallisemmin ja vakavammin jos lähettäjänä näkyy oikea nimi eikä vain kumihuuli@foo.example.

Vertailu

Kummasta seuraavista on helpompi etsiä tietyn ihmisen viesti:

+ A  12 Sep 10   ribad@silmu.st.jyu. Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  13 Sep 10   tuusmiet@silmu.st.j Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  14 Sep 12   tuussmiet@silmu.st. Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  15 Sep 18   japahm@cc.jyu.fi    Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  16 Sep 21 . tauumahe@cc.jyu.fi  Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  17 Sep 23     tauumahe@cc.jyu.f Re: Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tie
+ A  18 Sep 25   jorma.meikalainen@p Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  19 Sep 29   tavaaren@cc.jyu.fi  Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  20 Sep  8   eepalkki@cc.jyu.fi  Harjoitustyön palautus
+    21 Sep  9   silunen@mit.jyu.fi  [Fwd: Lista tentteihin ilmoittautuneista]

+ A  12 Sep 10   Tuomas Talomaki     Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  13 Sep 10   Janne Miettunen     Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  14 Sep 12   Janne Miettunen     Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  15 Sep 18   Jari Pahma          Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  16 Sep 21 . Taisto Helimaa      Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  17 Sep 23     Taisto Helimaa    Re: Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tie
+ A  18 Sep 25   Jorma Meikalainen   Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  19 Sep 29   Arttu Vuorimaa      Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  20 Sep  8   Elina Pelkonen      Harjoitustyön palautus
+    21 Sep  9   Maija Silunen 	     [Fwd: Lista tentteihin ilmoittautuneista]

Lähettäjatietojen asettaminen eri sähköpostiohjelmilla

• Squirrelmail
• Pine

Sähköpostiviesteihin pääsääntöisesti vain tekstiä

Liitetiedostojen lähettämistä on syytä välttää

• Jos suinkin mahdollista niin kirjoita asiasi ennemmin varsinaiseen sähköpostiviestiin äläkä liitetiedostoon.
• Tarkista kaikki lähettämäsi liitetiedostot virustorjuntaohjelmalla
• Tarkista kaikki saamasi liitetiedostot virustorjuntaohjelmalla
• Ole erityisen tarkka Wordin tiedostojen kanssa. Suurin osa viruksista leviää niiden välityksellä.
  • Kopioi word-tiedostosta pelkkä teksti suoraan sähköpostiviestiin.
  • Tallenna word-tiedosto html-muodossa ja sijoita se WWW-palvelimelle. Lähetä sähköpostissa sivun osoite.
• Varmista, että vastaanottaja pystyy hyödyntämään lähettämäsi liitteen
• Älä lähetä suuria liitetiedostoja jollet ole TÄYSIN VARMA, että ne eivät aiheuta vastaanottajalle hankaluuksia. Kaikkien sähköpostijärjestelmät eivät pysty käsittelemään suuria tiedostoja.
• Mieluiten unohda liitteet kokonaan ja laita tiedostosi ennemmin WWW-sivulle ja lähetä sähköpostissa pelkkä URL
• Jotkut lukevat postinsa myös kännyköillä joilla on turha kuvitella avaavansa erikoisia liitteitä.
• Vaikka käytössä olisi tietokone niin verkkoyhteys voi olla hidas ja kallis GPRS-yhteys jolloin kaikki turhat liitteet vievät vastaanottajalta aikaa ja rahaa.
• Älä missään nimessä lähetä liitetiedostoja postituslistoille ellei sitä ole erikseen sallittu
  • Esimerkiksi yliopiston tiedotuksesta tulee henkilökunnalle liite 200 kb. Saajia 2000 kpl. Viedään yliopiston levytilaa 200 x 2000 kb = 200 MB yhden viestin takia. Sama liite olisi voitu sijoittaa WWW-sivulle jolloin levytilaa olisi kulunut hurjasti vähemmän.

Vältä HTML-muotoisten viestien lähettämistä

Viestisi on HTML-muotoinen jos yrität/pystyt muuttamaan esim. tekstin väriä tai kokoa tai tekemään tekstiin korostuksia tai lisäämään viestiin taustakuvan.

• HTML-muoto vie enemmän tilaa kuin puhdas teksti
• Kaikkien sähköpostiohjelmat eivät ymmärrä HTML-muotoisia viestejä
• HTML-dokumentissa voi kulkeutua helposti mukana viruksia
• HTML-dokumenttien lukemista voidaan seurata webbugien avulla
• HTML ei tuo mitään oleellista lisäarvoa sähköpostiviestiin

Lisätietoa:

• HTML e-mail is STILL evil!!!
• Why Developers Don't Want HTML Email
• How HTML Email Invades Your Privacy
• Security Issues in HTML-based Email
• Why You Should Use Plaintext Email
• HTML Formatted E-mail Issues
• Configuring Mail Clients to Send Plain ASCII Text
• No HTML Email
• ASCII Ribbon Campaign against HTML mail, vCards and proprietary formats

Useiden sähköpostiohjelmien asetukset ovat oletuksena sen verran pielessä että ne saattavat huomaamattasi lähettää HTML-muotoisia viestejä. Tarkista aina ohjelmasi asetukset ennen sen käyttöönottoa.

Microsoft Outlook

Oletuksena Microsoft Outlookissa voi olla useita asetuksia pielessä. Seuraavassa on kerrottu suositeltavat asetukset, jotka on syytä tarkistaa ennen Microsoft Outlookin käyttöönottoa:

• Ensimmäisenä pitää tarkistaa, että outlook osaa kunnolla merkitä lainatut tekstit. Varmista, että Tools|Options|Preferences|E-mail Options-dialogissa on päällä seuraavat asetukset:
  • Read all standard mail in plain text
  • When replying to a message: Prefix each line of the original message
  • Prefix each line with: >

  Viimeinen kohta eli Mark my comments with ei saa olla valittuna.

  
• Tarkista, että lähetät varmasti sähköpostiviestit vain tekstinä varmistamalla, että seuraavat asetus on oikein valittuna Tools|Options|Mail Format-välilehdellä:
  • Compose in this message format: Plain text

  Seuraavat kohdat ovat tietoturvariskejä ja eivät saa olla valittuina:

  • Use Microsoft Office Word 2003 to edit e-mail messages
  • Use Microsoft Office Word 2003 to read Rich Text e-mail messages
  

  Tarkista samalta välilehdeltä myös Internet Format-dialogin asetukset seuraaviksi:

  

  Tärkeää on myös varmistaa, että vastausviesteissä käytetään suositusten mukaista Re:-etuliitettä eikä suomennettua Vs:-etuliitettä, jota useimmat ohjelmat eivät edes ymmärrä. Aseta International Options-dialogiin päälle seuraavat asetukset:

  • Use English for messages flags
  • Use English for message headers on replies and forwards
  

Ohjeita sähköpostiohjelmien asetuksien muuttamiseen

• Outlook Express
• Squirrelmail

Lähetä sähköpostisi käyttäen Latin 1 eli ISO-8859-1-merkistöä

Kaikista käytetyin merkistö on US-ASCII mutta se ei tue skandinaavisia merkkejä.

Euroopassa oletusmerkistöksi suositellaan ISO-8859-1-merkistöä (Latin1). Joissain määrin voi käyttää myös muita ISO-8859-X-sarjan merkistöjä mutta varminta on pitäytyä vain ISO-8859-1-merkistössä. Käyttämällä jotakin muuta merkistöä voit aiheuttaa viestin vastaanottajalle ongelmia viestisi lukemisessa.

• Pääsääntö: vain pelkkää tekstiä
• ISO-Latin-1-merkistöstä
• Elämää sähköpostin ulottuvissa
• RFC2822 - Internet Message Format

Vältä skandinaavisia merkkejä sähköpostiviestien otsikoissa

Skandinaaviset merkit toimivat jokseenkin hienosti sähköpostiviestien sisältöosassa mutta Subject:-kentässä voi edelleen olla ongelmia. Varmuuden vuoksi kannattaa muistaessaan välttää skandinaavisia merkkejä otsikkokentissä.

RFC 2822:n mukaan missään sähköpostiviestin otsikkokentässä ei saisi käyttää muita kuin US-ASCII-merkkejä. Asian korjaamiseksi on määritelty RFC 2047 mutta kestää vielä kauan että kaikki sähköpostijärjestelmät saadaan ajantasalle.

Älä koskaan levitä ketjukirjeitä!

Riippumatta ketjukirjeen sisällöstä niiden levittäminen on aina kiellettyä.

Tarkemmin ketjukirjeistä voi lukea Kai Puolamäen artikkelista.

Lainaaminen ja viesteihin vastaaminen

Vastatessasi viesteihin lainaa edellisestä viestistä oleellinen osa jota kommentoit.

>   xhtml löytyy edellisestä hakemistosta eli http://foo.example/~tunnus/

xhtml-dokumenttisi on kunnossa.

Hyvin ja siististi lainattu sähköpostiviesti

Huono sähköpostiviesti

• Jos et lainaa mitään niin vastaanottaja saattaa olla aivan pihalla siitä mistä kirjoitat. Jos itse satut muistamaan jokaisen saamasi ja lähettämäsi viestin sisällön niin se ei tarkoita että kaikki muut tähän pystyisivät. Jotkut ihmiset lähettävät kymmeniä sähköpostiviestejä päivittäin eivätkä pysty mitenkään muistamaan mitä ovat kirjoittaneet kenellekin.
• Älä koskaan lainaa koko viestiä! On huomattavasti nopeampaa lukea viestejä kun niihin on lainattu vain oleellinen osa eikä tarvitse enää kahlata koko edellistä viestiä läpi.
• Lainauksen on tarkoitus toimia selvennyksenä
• On yleinen "standardi" lainata vain oleellinen osa edellistä viestiä

Liitä omat kommenttisi lainatun tekstin alapuolelle.

• Kumpi on järkevämpää? Lukea ensin vastaus ja vasta sitten kysymys vai toistepäin. Ihmiset lukevat ylhäältä alaspäin eivätkä alhaalta ylöspäin.
• Jos kirjoittaa kommenttinsa lainatun viestin yläpuolelle joutuu itse toistamaan lainatusta osasta löytyviä kohtia koska konteksti ei muuten käy selväksi. Kirjoittamalla oma teksti suoraan lainatun tekstin alle käy suoraan ilmi mitä kohtaa ollaan kommentoimassa.
• Jos kirjoittaa kommenttinsa kokonaisena lainatun viestin päälle niin aiheuttaa lukijalle huomattavasti turhaa vaivaa koska tämä joutuu kelaamaan koko viestin loppuun saakka ihan vain siltä varalta jos lopusta kuitenkin vielä löytyisi jotain lisäyksiä.
• Kuvitellaan tilanne jossa edellisestä viestistä on kulunut jo pitemmän aikaa. Vastaus on kirjoitettu edellisen viestin päälle. Lukija joutuu ensin kelaamaan vanhan viestinsä läpi jotta hän muistaa mistä on kyse. Tämän jälkeen hän palaa viestin alkuun ja lukee varsinaiset kommentit. Taas olisi ollut huomattavasti nopeampaa jos viestistä olisi lainattu vain oleelliset palaset ja omat kommentit liitetty suoraan niiden alle.
• Kommenttien liittäminen lainatun tekstin alle on yleinen "standardi".
• "mutta kun on nopeampaa vain äkkiä vastata alkuun ja liittää koko viesti mukaan" on monesti kuultu perustelu huonojen vastaustapojen perusteluksi. Tämä on hyvin itsekäs perustelu. Onkohan näin perusteleva henkilö koskaan ajatellut paljonko aikaa hänen viestiensä lukijoilta kuluu hukkaan, kun he joutuvat kahlaamaan epäselviä sähköpostiviestejä läpi?
• "Sähköpostiohjelmani laittaa kohdistimen tekstin alkuun joten vastaan sinne" on toinen huono perustelu huonoille tavoille. Tekstin loppuunko se kohdistin pitäisi laittaa jotta pitäisi ensin siirtää se alkuun, että voisi lukea viestin järjestyksessä läpi ja poistaa epäolennaisuudet?

Lainattu teksti merkitään >-merkeillä.

Älä käytä muita merkkejä koska > on ainoa lainausmerkki jonka kaikki sähköpostiohjelmat tuntevat. Oikean merkin ansiosta lainauksien karsiminen ym. on helpompaa koska sähköpostiohjelma tunnistaa automaattisesti eri tasoiset lainaukset.

Älä lainaa signatureja

Äläkä missään nimessä kirjoita omia vastauksiasi signaturen erotinmerkkien (-- ) alle. Jos signaturen erotinmerkit ovat rivin alussa niin fiksut sähköpostiohjelmat poistavat kaiken niiden jälkeen tulevan tekstin koska sen oletetaan kuuluvan signatureen. Jos kirjoitit omat kommenttisi erotinmerkkien jälkeen on hyvin vaikeaa lainata tekstiäsi koska sähköpostiohjelma poistaa sen.

Vastausviestin otsikko alkaa Re:

Vastausviestin otsikon alussa voi lukea Re: jotta voidaan suoraan nähdä, että kyseessä on vastaus. Joidenkin suomennettujen sähköpostiohjelmien käyttämä Vs: ei kelpaa koska se ei ole mitenkään suositusten mukainen eikä siten mitenkään eri sähköpostiohjelmien välillä yhteensopiva. Fiksu sähköpostiohjelma ei lisää viestin alkuun useampaa Re:-tekstiä vaan riittää että niitä on yksi. Jos viestin alussa lukee kuitenkin esim. Vs: eivät useimmat ohjelmat tajua tuota samaksi asiaksi kuin Re: vaan lisäävät turhaan uuden etuliitteen.

RFC2822 sanoo:

The "Subject:" field is the most common and contains a short string identifying the topic of the message. When used in a reply, the field body MAY start with the string "Re: " (from the Latin "res", in the matter of) followed by the contents of the "Subject:" field body of the original message. If this is done, only one instance of the literal string "Re: " ought to be used since use of other strings or more than one instance can lead to undesirable consequences.

Oikea tapa suomentaa Re:-etuliite olisi ollut näyttää se suomennetussa sähköpostiohjelmassa käännettynä kuitenkin pitäen se varsinaisessa viestissä edelleen suositusten mukaisessa muodossa. Jos käytät Microsoft Outlookia niin Outlookin asetukset voi korjata.

Lisätietoa

• Microsoft Outlookin asetusten korjaaminen
• RFC2822
• How do I quote correctly in Usenet
• Of proper quoting

Allekirjoitus eli signature

Jos käytät allekirjoitusta (signaturea) niin rajoita sen korkeus mielellään neljään (4) riviin.

Käytä oikeita erotinmerkkejä (sigdashes (-- ) eli viiva viiva välilyönti) signaturen ja varsinaisen viestin välillä niin sähköpostiohjelmat osaavat automaattisesti poistaa signaturesi.

Son of RFC1036 sanoo:

the signature SHOULD be preceded with a delimiter line containing (only) two hyphens (ASCII 45) followed by one blank (ASCII 32).

--
Tommi Lahtonen, tommi.j.lahtonen@jyu.fi, <URL: http://www.iki.fi/hazor/>

Don't take anything seriously except happiness.  -- Albert Camus

Signatureen ei yleensä kannata kirjoittaa liikaa osoite- tai puhelinnumerotietoja. Useimmiten riittää linkki kotisivulle jossa nämä tiedot ovat aina ajantasalla. Lähetettyyn viestiin ei pysty yhteystietojaan enää korjaamaan vaan on aina vaarana että joku myöhemmin käyttää niitä vaikka tiedot eivät olisi enää voimassa.

• Son of RFC1036

Yleisiä ohjeita

• ÄLÄ HUUDA vaan kirjoita pienillä kirjaimilla.
• Opettele käyttämään ja tulkitsemaan hymiöitä.
• Käytä kuvaavia otsikoita.
• Rajoita rivinpituus alle 80 merkkiin.

Lisätietoa

• HOWTO Edit Messages - Message Editing and Quoting Guide (with Examples)
• Netiquette
• A Beginner's Guide to Effective Email
• Internet Message Format (RFC2822)
• RFC 2047 - MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) Part Three: Message Header Extensions for Non-ASCII Text
• Lainaamisesta