Sähköpostinetiketti

Sähköpostiin liittyy useita kirjoitettuja ja kirjoittamattomia sääntöjä joita noudattamalla helpotetaan ja selkiytetään kaikkien viestintää.

Käytä omaa nimeäsi

Lähetä sähköpostia rohkeasti omalla nimelläsi. Jos sinun tekee mieli lähettää viestejä väärällä nimellä niin moiset viestit kannattaa heti unohtaa.

Pidä huoli, että nimesi löytyy sähköpostiviestistäsi

Pidä huoli, että nimesi löytyy sähköpostiviestin From:-kentästä. Vältä kuitenkin skandinaavisten merkkien käyttöä From-kentässä.

Varmistamalla että nimesi löytyy sähköpostiviestistä helpotat myös tietojesi lisäämistä vastaanottajan osoitekirjaan. Vaikka sähköpostiosoitteesi olisi muotoa etunimi.sukunimi@osoite.example niin siltikin on hyvä lisätä nimensä näkyviin muutenkin koska nimen poimiminen suoraan osoitteesta ei välttämättä sähköpostiohjelmalta onnistu.

Nimi löytyy oikein (oikein)

From: Tommi Lahtonen <tommi.j.lahtonen@jyu.fi>

Nimitiedot ovat puutteelliset (väärin)

From: tommi.j.lahtonen@jyu.fi

Oikean viestin löytyminen vanhojen sähköpostiviestien joukosta on myös helpompaa jos lähettäjästä näkyy muitakin tietoja kuin mystinen käyttäjätunnus tai lempinimi. Esim:

 35 Sep 23 arkuonkk@cc.invalid   Re: Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tie
 36 Sep 25 Matti Meikäläinen     Tietokannat harjoitustyoaihe
 37 Sep 25 saku                  Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove

Virallisissa yhteyksissä oikealla nimitiedolla voi olla suurikin merkitys. Esim. opiskelijasuoritustietojen merkitseminen voi olla vaikeaa jos tiedossa on vain pelkkä lempinimi. Sähköpostiviestiin todennäköisesti suhtaudutaan asiallisemmin ja vakavammin jos lähettäjänä näkyy oikea nimi eikä vain kumihuuli@foo.example.

Vertailu

Kummasta seuraavista on helpompi etsiä tietyn ihmisen viesti:

+ A  12 Sep 10   ribad@silmu.st.jyu. Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  13 Sep 10   tuusmiet@silmu.st.j Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  14 Sep 12   tuussmiet@silmu.st. Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  15 Sep 18   japahm@cc.jyu.fi    Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  16 Sep 21 . tauumahe@cc.jyu.fi  Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  17 Sep 23     tauumahe@cc.jyu.f Re: Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tie
+ A  18 Sep 25   jorma.meikalainen@p Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  19 Sep 29   tavaaren@cc.jyu.fi  Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  20 Sep  8   eepalkki@cc.jyu.fi  Harjoitustyön palautus
+    21 Sep  9   silunen@mit.jyu.fi  [Fwd: Lista tentteihin ilmoittautuneista]

+ A  12 Sep 10   Tuomas Talomaki     Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  13 Sep 10   Janne Miettunen     Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  14 Sep 12   Janne Miettunen     Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  15 Sep 18   Jari Pahma          Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  16 Sep 21 . Taisto Helimaa      Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  17 Sep 23     Taisto Helimaa    Re: Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tie
+ A  18 Sep 25   Jorma Meikalainen   Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  19 Sep 29   Arttu Vuorimaa      Re: Harjoitustyöaihe - Tietokone ja tietove
+ A  20 Sep  8   Elina Pelkonen      Harjoitustyön palautus
+    21 Sep  9   Maija Silunen 	     [Fwd: Lista tentteihin ilmoittautuneista]

Lähettäjatietojen asettaminen eri sähköpostiohjelmilla

Sähköpostiviesteihin pääsääntöisesti vain tekstiä

Liitetiedostojen lähettämistä on syytä välttää

Vältä HTML-muotoisten viestien lähettämistä

Viestisi on HTML-muotoinen jos yrität/pystyt muuttamaan esim. tekstin väriä tai kokoa tai tekemään tekstiin korostuksia tai lisäämään viestiin taustakuvan.

Lisätietoa:

Useiden sähköpostiohjelmien asetukset ovat oletuksena sen verran pielessä että ne saattavat huomaamattasi lähettää HTML-muotoisia viestejä. Tarkista aina ohjelmasi asetukset ennen sen käyttöönottoa.

Microsoft Outlook

Oletuksena Microsoft Outlookissa voi olla useita asetuksia pielessä. Seuraavassa on kerrottu suositeltavat asetukset, jotka on syytä tarkistaa ennen Microsoft Outlookin käyttöönottoa:

Ohjeita sähköpostiohjelmien asetuksien muuttamiseen

Lähetä sähköpostisi käyttäen Latin 1 eli ISO-8859-1-merkistöä

Kaikista käytetyin merkistö on US-ASCII mutta se ei tue skandinaavisia merkkejä.

Euroopassa oletusmerkistöksi suositellaan ISO-8859-1-merkistöä (Latin1). Joissain määrin voi käyttää myös muita ISO-8859-X-sarjan merkistöjä mutta varminta on pitäytyä vain ISO-8859-1-merkistössä. Käyttämällä jotakin muuta merkistöä voit aiheuttaa viestin vastaanottajalle ongelmia viestisi lukemisessa.

Vältä skandinaavisia merkkejä sähköpostiviestien otsikoissa

Skandinaaviset merkit toimivat jokseenkin hienosti sähköpostiviestien sisältöosassa mutta Subject:-kentässä voi edelleen olla ongelmia. Varmuuden vuoksi kannattaa muistaessaan välttää skandinaavisia merkkejä otsikkokentissä.

RFC 2822:n mukaan missään sähköpostiviestin otsikkokentässä ei saisi käyttää muita kuin US-ASCII-merkkejä. Asian korjaamiseksi on määritelty RFC 2047 mutta kestää vielä kauan että kaikki sähköpostijärjestelmät saadaan ajantasalle.

Älä koskaan levitä ketjukirjeitä!

Riippumatta ketjukirjeen sisällöstä niiden levittäminen on aina kiellettyä.

Tarkemmin ketjukirjeistä voi lukea Kai Puolamäen artikkelista.

Lainaaminen ja viesteihin vastaaminen

Vastatessasi viesteihin lainaa edellisestä viestistä oleellinen osa jota kommentoit.

>   xhtml löytyy edellisestä hakemistosta eli http://foo.example/~tunnus/

xhtml-dokumenttisi on kunnossa.

Hyvin ja siististi lainattu sähköpostiviesti

Huono sähköpostiviesti

Liitä omat kommenttisi lainatun tekstin alapuolelle.

Lainattu teksti merkitään >-merkeillä.

Älä käytä muita merkkejä koska > on ainoa lainausmerkki jonka kaikki sähköpostiohjelmat tuntevat. Oikean merkin ansiosta lainauksien karsiminen ym. on helpompaa koska sähköpostiohjelma tunnistaa automaattisesti eri tasoiset lainaukset.

Älä lainaa signatureja

Äläkä missään nimessä kirjoita omia vastauksiasi signaturen erotinmerkkien (-- ) alle. Jos signaturen erotinmerkit ovat rivin alussa niin fiksut sähköpostiohjelmat poistavat kaiken niiden jälkeen tulevan tekstin koska sen oletetaan kuuluvan signatureen. Jos kirjoitit omat kommenttisi erotinmerkkien jälkeen on hyvin vaikeaa lainata tekstiäsi koska sähköpostiohjelma poistaa sen.

Vastausviestin otsikko alkaa Re:

Vastausviestin otsikon alussa voi lukea Re: jotta voidaan suoraan nähdä, että kyseessä on vastaus. Joidenkin suomennettujen sähköpostiohjelmien käyttämä Vs: ei kelpaa koska se ei ole mitenkään suositusten mukainen eikä siten mitenkään eri sähköpostiohjelmien välillä yhteensopiva. Fiksu sähköpostiohjelma ei lisää viestin alkuun useampaa Re:-tekstiä vaan riittää että niitä on yksi. Jos viestin alussa lukee kuitenkin esim. Vs: eivät useimmat ohjelmat tajua tuota samaksi asiaksi kuin Re: vaan lisäävät turhaan uuden etuliitteen.

RFC2822 sanoo:

The "Subject:" field is the most common and contains a short string identifying the topic of the message. When used in a reply, the field body MAY start with the string "Re: " (from the Latin "res", in the matter of) followed by the contents of the "Subject:" field body of the original message. If this is done, only one instance of the literal string "Re: " ought to be used since use of other strings or more than one instance can lead to undesirable consequences.

Oikea tapa suomentaa Re:-etuliite olisi ollut näyttää se suomennetussa sähköpostiohjelmassa käännettynä kuitenkin pitäen se varsinaisessa viestissä edelleen suositusten mukaisessa muodossa. Jos käytät Microsoft Outlookia niin Outlookin asetukset voi korjata.

Lisätietoa

Allekirjoitus eli signature

Jos käytät allekirjoitusta (signaturea) niin rajoita sen korkeus mielellään neljään (4) riviin.

Käytä oikeita erotinmerkkejä (sigdashes (-- ) eli viiva viiva välilyönti) signaturen ja varsinaisen viestin välillä niin sähköpostiohjelmat osaavat automaattisesti poistaa signaturesi.

Son of RFC1036 sanoo:

the signature SHOULD be preceded with a delimiter line containing (only) two hyphens (ASCII 45) followed by one blank (ASCII 32).

--
Tommi Lahtonen, tommi.j.lahtonen@jyu.fi, <URL: http://www.iki.fi/hazor/>

Don't take anything seriously except happiness.  -- Albert Camus

Signatureen ei yleensä kannata kirjoittaa liikaa osoite- tai puhelinnumerotietoja. Useimmiten riittää linkki kotisivulle jossa nämä tiedot ovat aina ajantasalla. Lähetettyyn viestiin ei pysty yhteystietojaan enää korjaamaan vaan on aina vaarana että joku myöhemmin käyttää niitä vaikka tiedot eivät olisi enää voimassa.

Yleisiä ohjeita

Lisätietoa

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/doc/tyovaline/email/netiketti.html
© Antti Ekonoja (antti.j.ekonoja@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
2010-02-03 14:23:22
Informaatioteknologia - Jyväskylän yliopiston IT-tiedekunta ja avoin yliopisto