Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen

• Mallivideot
• Suunnittelu ja valmistelu
• Tekstin tuominen Powerpointiin
• Esityksen siistiminen ja jakaminen
• Ulkoasun muokkaaminen
• Tehosteet
• Kaavioiden piirtäminen Powerpointilla
• Lisätehtäviä

Seuraavissa tehtävissä käydään läpi esitysgrafiikkaesityksen laatimiseen liittyviä vaiheita. Esimerkissä esitysgrafiikkaesitys tehdään valmiin materiaalin pohjalta, koska harjoittelemme samalla materiaalin jäsentämistä järkiviksi kokonaisuuksiksi. Esityksen voi toki tehdä myös "puhtaalta pöydältä" kirjoittamalla sisällön valmiin materiaalin tuomisvaiheessa. Voit käyttää esityksen tekemiseen harjoitustyömateriaalia, omaa materiaalia tai ottaa käyttöösi valmiin ja jäsennellyn materiaalin kaytettyauto.doc. Harjoitustyön aiheen voit hakea harjoitustyökoneelta.

Tallenna valmis materiaali hiiren oikean näppäimen avulla U-levyasemalle, jos käytät sitä seuraavissa tehtävissä. Tehtävien tekemisessä voit käyttää apuna kurssin luentomonistetta tai kurssin luennon materiaaleja.

Suunnittelu ja valmistelu

• Ensimmäinen vaihe esityksen tekemisessä on yleensä suunnitelman tekeminen. Suunnitelman tekemiseen liittyy yhtenä osana materiaalin valmisteleminen muotoon, josta se on helposti siirrettävissä esitysgrafiikkaohjelmaan.
  • Jos teet esityksen esimerkkimateriaalista, niin avaa word-asiakirja ja tutki kuinka asiakirjan asiat on jäsennelty.
  • Jos teet esityksen omasta materiaalistasi, niin tarkista asiakirjan muotoilut. Esitysgrafiikkaohjelmaan saadaan helposti siirrettyä erilaiset listat sekä eritasoiset otsikot. Erilaisia mahdollisuuksia pohjamateriaalin rakentamisesta on käyty läpi luennolla. Tee esimerkiksi dokumenttisi avainkohdista järjestämätön lista uuteen dokumenttiin. Käytä listassa eri tasoja, PowerPoint 2002:ssa ensimmäisen tason listoista (List Bullet) tulee dian otsikoita ja muista tasoista listoja otsikon alle (List Bullet 2, List Bullet 3, ...). Mikäli Powerpoint on jo ennestään jonkin verran tuttu, niin voit kopioida harjoitustyön tekstistä ydinkohtia suoraan dioille otsikoiksi ja listoiksi.
  • Tallenna ja sulje Word-asiakirja.

Tekstin tuominen Powerpointiin

• Aukaise Power Point -esitysgrafiikkaohjelma ja tuo valmis materiaali esityksen pohjaksi seuraavien ohjeiden mukaan:
  • Ohjelman avautuessa näkyviin tulee usein valmiiksi tyhjä esityspohja. Jos ei tule, niin uuden esityspohjan voi valita valikkokomennolla File | New (Tiedosto | Uusi).
  • Valitse ikkunan oikeasta laidasta uuden esityksen pohjaksi jokin mieleisesi valmis suunnittelumalli (engl. Design Template).
  • Valitse View (Näytä)-valikosta näyttötilaksi joko Normal (Normaali) (PP2000 ja 2002) tai Outline (Jäsennys) (PP97) käyttämäsi ohjelman versiosta riippuen. Valitse PP2002:ssa näkyville vasemmanpuoleiseen ikkunaan jäsennysnäkymä (Outline) dianäkymän (Slides) tilalle vasemmasta yläreunasta löytyvien "välilehtien" avulla. Tässä tilassa on myös kätevää kirjoittaa esityksen runko, jos sinulla ei ole valmista materiaalia käytössäsi.
  • Materiaalin tuominen esityksen pohjaksi onnistuu valikkokomennolla Insert | Slides from Outline (Lisää | Diat jäsennyksestä). Jos saat virheilmoituksen, niin olet unohtanut sulkea Word-dokumentin, josta olet tekemässä esitystä. Tuo mieluiten lyhennetty avainkohtalista PowerPointiin. Voit tuoda myös koko tekstin, mutta saattaa olla, että joudut raivaamaan tuotua tekstiä ja tuomaan esiin ydinkohdat. Jos olet tuonut tekstin kopioimalla suoraan Powerpointiin, niin voi ohittaa tämän kohdan.

Esityksen siistiminen ja jakaminen

• Jos vasempaan reunaan tuli näkyville diat (slides), niin valitse näkyviin uudelleen jäsennys (outline).
• Ensimmäiseksi tekstistä kannattaa poistaa kaikki ylimääräiset muotoilut. Muotoilujen poistaminen onnistuu valitsemalla vasemmanpuoleisessa ikkunassa (tai jäsennystilassa) kaikki tekstit aktiivisiksi näppäinyhdistelmällä CTRL-A. Tämän jälkeen ylimääräisten muotoilujen poistaminen onnistuu näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti.
• Seuraavaksi joudut määrittelemään materiaalit eri dioille sekä eri tasoisiksi listoiksi ja otsikoiksi. Käyttämästäsi ohjelmaversiosta riippuen joko kaikki kohdat ovat yhdellä dialla tai kaikista kohdista on tehty omat diansa. PowerPoint 2002:ssa mallidokumentin otsikko- ja listatasot menevät sekaisin, mutta kohtia jäsentämällä esityksestä saa järkevän näköisen. Jos olet epävarma dian rakenteesta, niin voit tarkistaa sen Word-dokumentista. Rakenteen määritteleminen onnistuu kahdella eri tavalla:
  • Näppäimistöllä voit korottaa kappaleen tasoa SHIFT-TAB-näppäinyhdistelmällä. Kappaleen tason laskeminen onnistuu TAB-näppäimen avulla.
  • Outlining (Jäsennys)-työkalupalkista löytyy nuolipainikkeet, joiden avulla voidaan korottaa (engl. Promote) tai laskea (engl. Demote) kappaleen tasoa. Työkalupalkin saat näkyville valikkokomennolla View | Toolbars | Outlining (Näytä | Työkalurivit | Jäsennys). Kokeile muidenkin työkalupalkin painikkeiden toimintaa.
  • Jaa asia diolle (vähintään 5 kpl) seuraavia sääntöjä noudattaen:
    • Yhdelle dialle asiaa sopivasti (max. 10 riviä). Asioita voi jakaa useammallekin dialle, jos dia tulee liian täyteen.
    • Diaan ainoastaan avainsanoja (max. 10 rivillä).
    • Yksi listan kohta saa olla maksimissaan kaksi (2) riviä pitkä.
    Korota sopivat tekstinpätkät otsikoiksi ja loput listoiksi otsikon alle. Kunkin uuden otsikon jälkeinen listan on kannattaa korottaa ensimmäisen tason listaksi (lista-alkioiksi, joilla on tyypillisesti isoin fonttikoko) elleivät ne ole jo valmiiksi. Dioille jakamisen voi tehdä muun muassa siten, että jäsennystilassa painaa viimeisen dialle tulevan lista-alkion jälkeen enteriä ja korottaa tyhjän lista-alkion diaksi. Tyhjän dian otsikoksi kannattaa antaa sama kuin edelliselläkin dialla, mikäli edellinen lista jatkuu uudella dialla.
• Tarvittaessa voit muokata myös diojen järjestystä raahaamalla dioja toiseen järjestykseen hiiren avulla. Järjestyksen muuttaminen onnistuu myös helposti Slide Sorter (Dialajittelu)-näyttötilassa, jonka löydät View (Näytä) -valikosta.

Ulkoasun muokkaaminen

• Muokkaa seuraavaksi muutaman dian rakennetta hieman toiseksi. Aktiivisen dian rakennetta voidaan muuttaa valikkokomennolla Format | Slide Layout (Muotoile | Dian rakenne). Rakennemahdollisuudet avautuvat näkyville ohjelman oikeanpuoleiseen ikkunaan. Tutki erilaisia dian rakennemahdollisuuksia ja muuta muutaman dian rakenne oletuksesta poikkeavaksi.
• Seuraavaksi muotoillaan kootusti diojen ulkoasua. Ulkoasun muokkaaminen onnistuu kootusti Slide Master (Dian perustyyli)-tilan avulla. Tilaan päästään valikkokomennolla View | Master | Slide Master (Näytä | Perustyyli | Dian perustyyli). Muokkausmahdollisuudet löytyvät kätevästi Format (Muotoile) -valikon alta.
• Varmista, että dialla olevien tekstikappaleiden ominaisuudet ovat seuraavassa listassa olevien "hyvän esityksen" tunnusmerkkien mukaisia. Ominaisuuksia kannattaa kokeilla monipuolisemminkin.
  • Kirjasimen koko riittävä (min. 20 pt).
  • Päätteetön (esim. Arial tai Verdana) kirjasin normaaleissa listoissa. Dian otsikoissa voi käyttää päätteellistä kirjasinta.
  • Esityksen ulkoasun täytyy olla yhtenäisen näköinen. Käytä siis korkeintaan kolmea eri kirjasinta ja pyri pitämään värimääritykset yhtenäisinä.
  • Dian värimääritykset riippuen esitystilan valoisuudesta.
    • Himmeä valaistus - Tumma tausta ja kirkas kirjasin.
    • Valoisa huone - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
    • Piirtoheitinkalvoja tehtäessä kannattaa värit suunnitella valoisan huoneen vaatimusten mukaisesti.
• Lisää vielä seuraavia ominaisuuksia Slide Master (Dian perustyyli)-tilassa dialle tuleviin teksteihin:
  • Otsikkotekstiin keskitys.
  • Vaihda listaelementtien listaerotin joksikin toiseksi merkiksi. Jokaiselle tasolle voit määrittää erilaisen listaerottimen.

Tehosteet

• Työskentele edelleen Slide Masterissa (Dian perustyyli). Lisää jokin tehoste lista-elementteihin ja kokeile samalla erilaisten tehosteiden toimintaa. Tehosteiden lisääminen onnistuu valikkokomennolla Slide Show | Custom Animation (Diaesitys | Mukautettu animaatio). Tehosteiden lisääminen tehdään oikeaan reunaan avautuvan ikkunan Add Effect (Lisää tehoste)-painikkeella.
• Tehosteen valinnan jälkeen voit valita ikkunassa muita tehosteiden ominaisuuksia. Mielenkiintoisia ja tutustumisen arvoisia lisäominaisuuksia löytyy lisätyn tehosteen oikean reunan valikon alta löytyvällä Effect Options (Tehosteen asetukset) -valinnalla. Kun lisäät tehosteita eri elementeille, niin tehosteiden järjestys tulee näkyville oikean reunan ikkunaan.
• Tehosteen lisäämisessä täytyy kuitenkin muistaa seuraavat asiat:
  • Tehosteiden käytöllä asioita voidaan korostaa, mutta esitettävä asia ei saa hukkua tehosteisiin.
  • Tehosteet eivät saa häiritä tai ärsyttää kuulijoita.
  • Esityksen täytyy olla yhtenäinen jo asian vakuuttavuudenkin vuoksi.
• Lisää Slide Master (Dian perustyyli)-tilassa johonkin kohti diaa jokin pieni Clipart-kuva. Kuva toimii tässä tapauksessa eräänlaisena yrityksen logona, jota toistetaan sivulta toiselle.
• Sulje Slide Master (Perustyyli)-tila valitsemalla jokin muu näyttötila käyttöön tai Slide Master View -työkalupalkin Close Master View -painikkeella.
• Lisää esityksen viimeiseksi diaksi uusi dia, jonka on tarkoitus toimia esityksen päättävänä diana. Dian lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | New Slide (Lisää | Uusi Dia). Lisää diaan jokin ClipArt-kuva. Samalla voit lisätä muillekin dioille ClipArt-kuvia, jotka havainnollistavat tekemääsi esitystä.
• Lisää esityksesi kaikkiin dioihin yhtenäinen tehoste. Tehosteen lisääminen diaan onnistuu valikkokomennon Slide Show | Slide Transition (Diaesitys | Dian vaihtuminen). Kokeile samalla erilaisten tehosteiden toimintaa. Sopivan valinnan jälkeen valitse Apply to all slides.
• Katso läpi tekemäsi esitys valikkokomennolla Slide Show | View Show (Diaesitys | Näytä esitys) ja korjaile esitystä tarpeen mukaan. Kokeile samalla kynän käyttöä esityksen havainnollistamisessa. Kynän saat käyttöösi esityksen aikana napauttamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla Pointer Options | Pen (Osoittimen asetukset | Kynä). Saman valikon alta saat kynän myös pois käytöstä.
• Tallenna esityksesi!

Kaavioiden piirtäminen Powerpointilla

• Aloita uusi esitys
• Tee oheisen kuvan mukainen rakennekaavio käyttäen hyväksesi PowerPointista löytyviä rakennekaavion piirtämiseen tarkoitettuja ominaisuuksia. Seuraavassa ominaisuuksista kerrottu hieman tarkemmin:

  

  • Piirtämisominaisuudet löytyvät yleensä ohjelman alalaidassa olevasta Drawing (Piirto)-työkalurivistä.
  • Autoshape | Flowchart (Automaattiset muodot | Vuokaavio)-elementtejä voidaan käyttää erilaisten rakennekaavioiden piirtämiseen. Toki muutkin AutoShapes (Automaattiset muodot)-elementit voivat soveltua käyttöön.
  • Autoshape | Connectors (Automaattiset muodot | Yhdysviivat)-elementeillä saat yhdistettyä muita elementtejä toisiinsa ja ne mahdollistavat yhdistettyjen elementtien liikuttamisen katkaisematta yhteyttä.
  • Elementtien ominaisuuksia voidaan muokata hiiren oikean painikkeen alta löytyvällä Format Autoshape (Muotoile automaattista muotoa)-komennolla.
  • Ominaisuudet voidaan "tallentaa" oletusominaisuuksiksi muille elementeille hiiren oikean alta löytytällä Set AutoShape Defaults (Määritä automaattisen muodon oletukset)-komennolla.
  • Useampia objekteja voit valita Select Objects (Valitse objektit)-nuolen avulla.
  • Objektien tasauksen voit muuttaa Draw (Piirrä)-valikon Align and Distribute (Tasaa tai tasaa välit)-komennoilla. Tutustu komentojen toimintaan ja tutustu myös muihin valikon komentoihin.
  • Objekteja voidaan ryhmitellä Draw (Piirrä)-valikon Group (Ryhmittele)-komennolla. Vastaavasti ryhmittely voidaan purkaa Ungroup (Pura ryhmittely)-komennolla.
  • Tutustu myös muihin Drawing (Piirto)-työkalupainikepalkin ominaisuuksiin.
• Tallenna esityksesi! Jos sinulle jäi aikaa, niin tee myös seuraavassa olevat lisätehtävät

Muista harjoitustyön palauttamisen jälkeen käydä täyttämässä kurssin palautekyselyn osoitteessa:

http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/palaute/

Lisätehtäviä

• Lisää edellä tekemääsi rakennekaavion elementteihin tehosteet, joiden avulla voit havainnollistaa rakennekaavion käsittelemää asiaa. Kokeile tehosteiden toimintaa!
• Tee oma työkalupainikerivi edellisessä tehtävässä käytettyjä Connector (Yhdysviivat)- ja FlowChart (Vuokaavio)-elementtejä varten. Uusien työkalupainikerivien tekeminen onnistuu valikkokomennolla View | Toolbars | Customize (Näytä | Työkalurivit | Mukauta) avautuvasta ikkunasta. Apua löydät tarvittaessa ohjeen avulla hakusanoilla Customize toolbars (Mukautetun työkalurivin luominen).
• Lisää esitysgrafiikkaohjelmalla tekemääsi esitykseen ajastus Rehearse Timing (Kokeile määräaikoja) -toiminnolla. Toiminnolla voit harjoitella esitystäsi ja samaan aikaan ohjelma mittaa esitykseen käyttämääsi aikaa. Harjoituksen lopuksi aikojen käyttäminen esityksessä hyväksytään OK-painikkeella. Kokeile lopuksi tekemäsi ajastuksen toimintaa.