Demo 2 - Lomakkeet ja raportit

Näissä demonstraatioissa tutustutaan lomakkeiden ja raporttien tekemiseen. Työvälineenä käytetään Microsoft Access 97 tai Microsoft Access 2000 -ohjelmistoja.

1. Kopioi edellisissä demoissa tekemäsi tietokanta d:\omat\-hakemiston alla sijaitsevaan omaan hakemistoosi. Tietokantaa EI SAA käyttää suoraan levykkeeltä! Jos sinulla ei ole omaa tekelettäsi mukanasi niin voit kopioida mallitietokannan osoitteesta http://www.jyu.fi/tt-appro/2000/tietokannat/demot/demo1/demo1.mdb.
2. Aukaise tietokantasi Microsoft Accessilla.
3. Siirry Forms-välilehdelle. Luo uusi lomake New-painikkeella. Tee uusi lomake käyttäen Form Wizard-toimintoa. Valitse lomakkeella käsiteltäväksi Postinumerot-taulu.

   

4. Valitse lomakkeella käsiteltäviksi kentiksi kaikki Postinumerot-taulun kentät.

   

5. Valitse lomakkeen ulkomuodoksi Tabular.

   

6. Valitse lomakkeelle haluamasi taustatyyli.

   

7. Anna viimeiseksi lomakkeelle nimeksi Postinumerot.

   

8. Lopputulos näyttää hieman seuraavanlaiselta:

   

9. Lomakkeen ulkomuoto ei vielä ole paras mahdollinen. Vaihdetaan lomake Design-tilaan View-valikon Design View-valinnalla.

   

10. Muuta Paikkakunta-kenttää matalammaksi. Muuta myös koko Detail-osan korkeutta matalammaksi. Valinnalla View|Form View pääset välillä katsomaan miltä lomake näyttää toiminnassa.
11. Jos Toolbox ei ole näkyvillä niin saat sen näkyviin valinnalla View|Toolbars|Toolbox.

    

12. Suurenna lomakkeen Header eli otsikko osaa. Siirrä Postinumero ja Paikkakunta tekstejä alemmaksi ja lisää niiden yläpuolelle jokin isompi otsikko toolboxin Label-työkalulla.

    

13. Tekstin kokoa ja muita ominaisuuksia pääset muokkaamaan klikkaamalla tekstiä hiiren oikealla napilla ja valitsemalla aukeavasta valikosta kohdan Properties.

    

14. Tutki muiden lomakkeella olevien objektien ominaisuuksia ja muokkaa niistä haluamasi näköiset.
15. Luodaan uusi lomake. Tällä kertaa käytetään pohjana Osastot-taulua. Tee lomake muuten samoin asetuksin kuin edellinenkin mutta valitse muodoksi tällä kertaa Columnar.

    

16. Tutki mitä tekevät lomakkeen alalaidassa olevat nappulat. Yritä lisätä jokin uusi osasto.
17. Siirry Design-tilaan. Muotoile lomakkeen ulkonäköä haluamaksesi.
18. Lisää lomakkeelle toolboxista löytyvä Command Button. Access aukaisee näytölle Command Button Wizard-ikkunan. Valitse Record Operations ja Delete Record eli lisää lomakkeelle nappula, jolla voi poistaa tietueen.

    

19. Valitse nappulaan haluamasi kuva tai teksti.

    

20. Anna nappulalle nimeksi Poista.

    

21. Kokeile Poista-nappulan toimintaa ja poista jokin osasto. Poistamisen jälkeen lisää sama osasto takaisin.
22. Luo lomakkeelle kaikki tarvittavat toimintanappulat eli Lisää, Seuraava, Edellinen, Ensimmäinen ja Viimeinen.

    

23. Varmista nappuloiden toiminta. Tallenna lomake.
24. Luo siistit lomakkeet Kurssit- ja Vkurssit-tauluja varten.
25. Luo lomake Oppilaat-taulun pohjalta. Muotoile osastonro- ja vkurssinro-kenttien comboboxit niin, että lomakkeella näkyy vain selkokielinen osastoa tai vuosikurssia kuvaava teksti eikä pelkkää numeroa. Tämä onnistuu määrittelemällä kentän ominaisuuksista kohtaan Column Widths esimerkiksi 0cm;5cm. Tämä tarkoittaa, että ensimmäisen kentän leveys on 0 cm eli se ei näy ollenkaan. Toisen kentän leveys on 5 cm.
26. Lisää lomakkeella omat toimintonäppäimet.
27. Valitse koko Oppilaat-lomake aktiiviseksi Edit|Select Form-valinnalla. Nyt aseta Properties-ikkunassa Navigation buttons-kohtaan vaihtoehto No. Tämä poistaa oletuksena lomakkeen alakulmassa näkyvät nappulat.

    

28. Luo aivan tavallinen lomake Tentit-taululle Tabular-muodossa.
29. Lisää ainakin kolmelle opiskelijalle kullekin kolme tenttisuoritusta.

    

30. Luodaan uusi lomake, jolla nähdään helposti kaikki tietyn opiskelijan tenttisuoritukset. Tee lomake Oppilaat-taulun pohjalle aivan normaalisti mutta laita lomakkeelle näkyviin kentät Sotu, Sukunimi ja Etunimi.
31. Lisää lomakkeelle toolboxista löytyvä Subform/Subreport. Käytä alilomakkeena (subform) Tentit-lomakettasi.

    

32. Seuraavaksi määrittele taulujen linkitykseen käytetyt kentät. Näytä kaikki tiettyyn sotuun liittyvät tentit (Show tentit for each record in Oppilaat using Sotu).

    

33. Anna alilomakkeelle nimeksi Tentit. Kokeile lomakkeen toimintaa.

    

34. Talleta koko lomake nimellä Oppilaan_tentit.
35. Lisää Oppilaat-tauluun useampia oppilaita samalle osastolle esimerkiksi seuraavasti:

    

36. Seuraavaksi siirry Report-välilehdelle luomaan raportteja. Raporttien tekeminen on hyvin samanlaista kuin lomakkeidenkin. Raporttit on kuitenkin tarkoitettu vain tulostamiseen eikä niillä voi siis muuttaa tietoja eikä niihin voi liittää muutakaan toiminnallisuutta.
37. Luo uusi raportti New-painikkeella.
38. Käytä Report Wizard-toimintoa ja luo raportti Oppilaat-taulun tiedoista.

    

39. Valitse kaikki kentät Oppilaat-taulusta.
40. Ryhmittele (group) raporttiin tulevat tiedot Osastonro-kentän perusteella.

    

41. Järjestä tiedot sukunimen, etunimen ja sotun perusteella nousevaan järjestykseen.

    

42. Valitse layoutiksi Stepped.

    

43. Valitse haluamasi tyyli.
44. Anna raportille nimeksi Oppilaat_osastoittain.

    

45. Raportista löytyy aina koko raportin ylä (Report Header)- ja alaotsikot(Report Footer). Samoin löytyy sivukohtaiset ylä(Page Header)- ja alaotsikot(Page Footer). Lisäksi jokainen ryhmittely (grouping) luo aina uuden alueen.

    

46. Luotu raportti näyttää hieman hassulta, koska osastoista ja vuosikursseista näkyy pelkät numerokoodit. Korjataan asia luomalla uusi raportti useamman taulun pohjalta. Sulje raportti.
47. Tee uusi raportti käyttäen Report Wizard-toimintoa. Valitse raporttiin kaikki kentät Oppilaat-taulusta, Paikkakunta-kenttä Postinumerot-taulusta, Osastonimi-kenttä Osastot-taulusta ja Vkurssinimi-kenttä Vkurssit-taulusta.

    

48. Näytä taulujen tiedot osastoittain.

    

49. Älä lisää enää mitään ylimääräisiä ryhmittelyjä.
50. Tee kaikki loput asetukset samoin kuin ensimmäisessä raportissa.
51. Talleta uusi raportti ensimmäisen raportin päälle.
52. Muotoile lomake uudelleen niin, että saat kaikki tekstit näkymään järkevästi. Siirtele kenttiä ja niiden otsikoita tarpeen mukaan. Voit myös yrittää muuttaa tekstin kokoa. Voit tiputtaa turhia kenttiä pois.

    

    

53. Muuta sivun alatunnisteen tekstit suomenkielisiksi.

    

54. Luo uusi raportti Tentti-taulun pohjalta. Valitse mukaan kaikki kentät Tentti-taulusta. Liitä mukaan myös Oppilaat-taulun Etunimi- ja Sukunimi-kentät. Ota mukaan myös Kurssit-taulusta Kurssinnimi- ja Laajuus-kentät. Näytä tiedot Tentit-taulun mukaan. Ryhmittele Sotu- ja Kurssitunnus-kenttien mukaan. Järjestä Pvm-kentän mukaan. Määrittele nyt myös Summary Options-nappulan takaa löytyvät yhteenvedot. Laske Arvosana-kentästä keskiarvo (Avg) ja maksimi (Max).

    

55. Muotoile valmis raportti siistiksi ja poista turhuudet. Yritä tehdä raportista hieman seuraavan kuvan muotoilujen mukainen.

    

    

56. Sulje raportti.
57. Purista tietokanta pienempään kokoon valinnalla Tools|Database utilities|Compact database. Sulje Access.
58. Kopioi tietokanta disketillesi seuraavia demokertoja varten.