Taulukkolaskennan ja tietokantojen yhteiskäyttö -
Luento 12

Tällä luennolla tutkitaan kuinka tietoja siirretään taulukkolaskennan ja tietokantojen välillä. Tutustutaan kuinka taulukkolaskentaan saadaan tuotua tietoa muista eri muotoisista lähteistä. Käydään läpi myös kuinka taulukkolaskennan tai tietokannan tietoja voidaan siirtää tekstinkäsittelyohjelmaan.

Luentotaltiointi

Ongelmia videon katselussa?

Johdanto

Tiedon tuonti jatkoprosessointia varten ei ole aina niin helppoa...

Taulujen ja kyselyjen haku tietokannasta Exceliin

Access-tietokannasta Exceliin

  1. Valitse Data | Import External Data | New Database Query
  2. Valitse MS Access Database ja sen jälkeen tiedostohallinnasta .mdb-päätteinen Access-tietokantatiedosto.
  3. Valitse taulusta tai valmiista kyselystä halutut kentät
    • Useamman taulun tapauksessa on tehtävä viite-eheyskytkennät Microsoft Query -ohjelmassa raahaamalla viittaava kenttä viitattavan kentän päälle (esim. Henkilo_AsiakasID toisen taulun AsiakasID-kentän päälle)
  4. Lisäksi voidaan tehdä vielä rajausehtoja haettavalle tiedolle (vrt. SQL:n WHERE) ja järjestää jonkin kentän mukaan (vrt. SQL:n ORDER BY)
  5. Lopuksi valitaan tallennetaanko äskettäin tehty kysely johonkin ja mihin kyselyllä haetut tiedot laitetaan.

Jatkokäsittelyt kannattaa tehdä eri välilehdelle kuin varsinainen tuotu data. Kyselyä voi nimittäin päivittää jälkikäteen:

Tietolähteiden määrittäminen

ODBC on rajapinta SQL-sovellusten ohjelmointiin. ODBC-yhteyden avulla yksi ohjelma voi ottaa yhteyttä useisiin erilaisiin tietokantojen. ODBC-yhteyksiä käytetään erityisesti Windows-ohjelmissa, jotka hyödyntävät tietokantoja.

  1. Valitse Start | Settings | Control Panel | Administrative Tools | Data Sources (ODBC)
  2. Yhteyksiä saa lisättyä Add-painikkeesta.
  3. Sitten on valittava sopiva tietokanta-ajuri, joka tukee ODBC:tä.
  4. Lopuksi tulee dialogi, joka riippuu tietokanta-ajurista. Tässä määritellään tietokantatiedosto tai palvelin, jossa tietokanta sijaitsee, ja vaadittavat tunnukset.

ODBC-yhteyttä voi testata Erkka-ohjelmalla valitsemalla Query-välilehdellä File | Connect to Database... ja kirjoittamalla Database-kohtaan ODBC-yhteyden nimi.

ODBC-yhteys Excelistä tietokantaan

Tietojen poimiminen WWW-sivulta Exceliin

Tiesää

Tekstitiedostojen tuominen Exceliin

Tietojen tuominen XML-tiedostosta Exceliin

Valitse Data | XML | Import. Oikealla avautuvasta palkista voidaan valita mitä osia XML-puusta tuodaan laskentataulukoille.

sääennuste xml-muodossa

Tietojen linkittäminen Accessiin

XML-tiedon tuonti Accessiin

Valitse File | Get External Data | Import ja muodoksi XML. Toistuvat elementit muodostavat taulun kentät.

Tiedon uudelleenjärjestely

Exceliin tai tietokantaan tuotu tieto ei yleensä ole suoraan sopivassa muodossa ja sitä pitää järjestellä ennen kuin tiedoilla pystyy kunnolla laskemaan.

Kokeillaan järjestää suunnistustuloksia jatkokäsittelykelpoiseen muotoon.

Tietojen järjestely taulukkolaskentaan

Tietojen järjestely tietokantaan

Tiedon "taulukkomuotoistaminen" on helpointa tehdä taulukkolaskennassa, joten siivoaminen kannattaa tehdä siellä. Taulukko on helppo tuoda Accessiin valinnalla File | Get External Data | Import/Link

Tietokannasta Wordiin

Mail Merge

Microsoft Wordillä on helppoa tehdä joukkokirjeitä tai osoitelappuja tietokannassa tai excelissä olevien tietojen pohjalta.

Taulukko tietokannasta Wordiin

Mail Merge -toiminnon lisäksi tietokannoista voidaan liittää tauluja tai kyselyjä Wordiin. Valitse View | Toolbars | Database ja palkista valinta Insert Database.

Tietokantakyselyn tulokset Wordiin

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/tiedonhallinta/luennot/luento12/
© Antti Ekonoja (antti.j.ekonoja@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
2011-02-17 10:28:58
Informaatioteknologia - Jyväskylän yliopiston informaatioteknologian tiedekunta