Lyhyt kirjoittamisopas teknisestä näkökulmasta

Yhteystiedot: Sähköposti peheinon@mit.jyu.fi

Työn nimi: Lyhyt kirjoittamisopas teknisestä näkökulmasta

Sivumäärä:

Tiivistelmä: Kirjoittamisopas on tarkoitettu kaikille teknisten ongelmien kanssa painiville kirjoittajille. Kirjoitusoppaassa dokumentin kirjoittaminen pyritään tekemään mahdollisimman helpoksi käyttäen työkalun tarjoamia ominaisuuksia. Kirjoitusoppaan esimerkit on toteutettu Microsoft Wordillä, mutta oppaassa esiteltävät idea ja ajatukset soveltuvat varmasti muihinkin tekstinkäsittelyohjelmiin.

Avainsanat: Tekstinkäsittely, tyylit, kappaletyylit, merkkityylit, kirjoittamisopas, rakenne, sivun asetukset, ylä- ja alatunniste, sivunumerointi, sisällusluettelo, kuvaluettelo, ala- ja loppuviite, ristiviite, Microsoft Word

1 Johdanto

Tämä lyhyt kirjoitusopas on tarkoitettu kaikille kirjoittamiseen liittyvien teknisten ongelmien kanssa painiville. Kirjoitusopaasta on erityisesti hyötyä kaikille kirjoittajille, joiden mielestä dokumentin ulkoasun muokkaaminen on hankalaa ja aikaa vievää. Kirjoitusoppaan tarkoituksena on kertoa kuinka kirjoitettavaa dokumenttia kannattaa lähteä toteuttamaan teknisesti tekstinkäsittelyohjelmalla.

Usein dokumenttiin myöhemmässä vaiheessa tehtävät korjaukset ja muutokset vievät aikaa ja energiaa varsinaiselta kirjoitustyöltä. Kirjoitusoppaan tarkoituksena on mahdollistaa kirjoittajan luovuuden ja energian suuntaaminen kirjoitettavan asian sisältöön eikä työvälineen ongelmiin tai dokumentin ulkoasun muokkaamiseen!

Seuraavien lukujen esimerkkien pitäisi olla kohtuullisen yleistettävissä kaikkiin tekstinkättelyohjelmiin, vaikka ne on toteutettu Microsoft Wordillä. Esimerkkien valikkokomennot eivät varmasti toimi kaikissa ohjelmissa, mutta toimenpiteet löytyvät varmasti useimmista tekstinkäsittelyohjelmista.

Kirjoitusopas on pyritty kirjoitettu mahdollisimman lyhyesti, jolloin jokainen kirjoittaja jaksaa (toivottavasti) lukea sen paremmin. Jos jokin kirjoitusoppaassa olevista asioista vaikuttaa vieraalle, niin asiaa kannattaa tutkia tarkemmin Mikrotietokoneiden ohjelmistot -kurssin luentomonisteesta, kurssin FAQ-palstasta tai kurssin harjoitustehtävistä.

Kirjoitusoppaassa ei oteta kantaa dokumentin sisältöön tai jäsentämiseen. Ohjeita dokumentin kirjoittamiseen voi lukea Jukka-Pekka Santasen laatimasta kirjoitusohjeesta Opinnäytteiden kirjoittaminen, lyhyt oppimäärä.

2 Yleistä

Jokaisessa ohjelmassa on tietyt perustoiminnot, joita joudutaan toistamaan koko asiakirjan kirjoittamisen ajan. Esimerkiksi asiakirjaa tallennetaan koko ajan.

Tavallisimpia toimintoja varten on olemassa pikanäppäinkomentoja, jotka mahdollistavat tekstin kirjoittamisen ja toiminnon tekemisen ilman käsien siirtämistä pois näppäimistöltä. Joitakin pikanäppäinkomentoja kannattaa opetella ulkoa, koska ne nopeuttavat ja helpottavat erilaisten toimenpiteiden tekemistä.

3 Dokumentin rakenne

Dokumentin rakenne on ensimmäinen asia, johon kannattaa kiinnittää huomiota jo kirjoittamisen alkuvaiheessa. Dokumentista löytyy selkeästi erilaisia osia, kuten etusivu, sisällysluettelo, dokumentin sisältö ja hakemisto. Esimerkiksi etusivulle ja sisällysluettelolle kannattaa varata tilaa dokumentin alkuun jo ennen varsinaisen dokumentin kirjoittamista.

Microsoft Wordissa dokumentin jakaminen osiin onnistuu valinnalla Lisää | Vaihto (engl. Insert | Break) avautuvasta ikkunasta. Osanvaihdot (engl. Section Breaks) mahdollistavat dokumentin jakamisen osiin, joihin voidaan esimerkiksi määritellä erilaiset sivunumeroinnit tai niiden puuttuminen.

4 Tekstin rakenne

Dokumentista on helposti erotettavissa erilaisia osia. Otsikot, tekstikappaleet, listat ja taulukot ovat tavallisimpia esimerkkejä dokumentin rakenteen eri osista. Kirjoittamisen yhteydessä on tärkeää merkitä dokumentin rakenneosat. Ulkoasulla ei ole mitään merkitystä kirjoittamisen alkuvaiheessa, koska ulkoasu voidaan määritellä kerralla rakenteellisesti oikein määriteltyyn dokumenttiin.

4.1 Rakenteen merkitseminen

Dokumentin rakenteen osat merkitään tekstinkäsittelyohjelmista löytyvien tyylien avulla. Tyylien avulla tavallisesta tekstistä erotetaan muun muassa eri tasoiset otsikot. Tyylit ovat asiakirjan rakenteellisia kokonaisuuksia, eivätkä ne varsinaisesti liity dokumentin ulkoasuun. Tyylien käyttö mahdollistaa dokumentin ulkoasun keskitetyn muokkaamisen, joten tyylien hyöty nähdään usein vasta asiakirjan ulkoasun muokkausvaiheessa.

Seuraavassa on esitelty lyhyen esimerkin avulla tyylien käyttöä Microsoft Wordissa. Esimerkki on helposti sovellettavissa myös muihin tekstinkäsittelyohjelmiin.

Microsoft Wordissa dokumentin rakenne voidaan merkitä tyylivalikon avulla. Tyylien käyttäminen tekstikursorin osoittamaan tekstikappaleeseen onnistuu oheisen kuvan valikolla.

Tyylivalikko

Kuvan valikosta voidaan valita tyyli, jolla halutaan merkitä tekstikursorin osoittema tekstikappale.

Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy erilaisiin tarpeisiin useita käyttökelpoisia tyylejä. Seuraavassa listassa on esiteltynä muutamia yleisimpiä kappaletyylejä.

Heading 1-6 (suom. Otsikko 1-6) -tyylejä käytetään otsikoissa. Ylimmän otsikkotason numerointi on 1.
Normal (suom. Normaali) -tyyliä käytetään normaaleissa tekstikappaleissa.
List Bullet (suom. Järjestämätön lista -tyyliä käytetään järjestämättömässä listassa.
List Number (suom. Numeroitu lista) -tyyliä käytetään järjestetyissä listoissa.

Joissakin tapauksissa rakenteellisesti oikeaa tyyliä ei löydy valmiina tekstinkäsittelyohjelmista. Tällöin joudutaan tekemään uusia tyylejä. Uusien tyylien luomista käsitellään luvussa Uusien tyylien määrittäminen.

4.2 Merkkityylit ja niiden käyttö

Dokumentin rakenteen tarkastelu voidaan ulottaa myös kappaleen sisälle. Usein tekstikappaleista löytyy paljon erilaisia korostuksia. Korostuksilla on olemassa oma rakenteellinen merkitys. Esimerkiksi tästä asiakirjasta löytyy kursivoituja suomenkielisiä valikkokomentoja sekä lihavoituja englanninkielisiä valikkokomentoja. Joissakin tapauksissa on erittäin hyödyllistä erottaa kyseiset osat omiksi tyyleikseen. Erottaminen tehdään merkkityylien avulla.

Merkkityyli eroaa kappaletyylistä lähinnä käyttöalueen ja käyttötavan suhteen. Merkkityyliä käytetään kappaleen sisällä oleviin sanoihin tai merkkeihin, kun taas kappaletyyli vaikuttaa koko kappaleen ominaisuuksiin. Merkkityyliä käytettäessä haluttujen merkkien tai sanojen on oltava valittuina.

Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy muutamia merkkityylejä valmiina, mutta usein ne on suunniteltu enemmän ulkoasun muokkaamiseen kuin rakenteen merkitsemiseen. Tämän vuoksi merkkityylejä joudutaan tekemään usein itse. Uusien tyylien luomista käsitellään luvussa Uusien tyylien määrittäminen.

4.3 Tyylien ominaisuuksien muuttaminen

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen tapahtuu keskitetysti, joten tyyliin tehdyt muutokset heijastuvat kaikkiin tekstikappaleisiin, joissa tyyliä on käytetty. Tyylien ominaisuuksien muuttaminen keskitetysti nopeuttaa asiakirjan ulkoasun muokkaamista, koska jokaista tekstikappaletta tai sanaa ei tarvitse muotoilla erikseen. Seuraavassa esimerkissä esitellään tyylien ominaisuuksien muuttamista Microsoft Wordissa.

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen onnistuu Microsoft Wordissa valinnalla Format | Style (suom. Muotoile | Tyyli). Avautuvan ikkunan vasemmasta reunasta voidaan valita tyyli, jonka ominaisuuksia halutaan muuttaa. Ominaisuuksien muuttaminen onnistuu valinnalla Modify (suom. Muuta). Avautuvasta ikkunasta voidaan valita Format (suom. Muotoile)-painikkeen alta seuraavia ominaisuuksia:

Font (suom. Fontti)-valinnalla voidaan muokata kirjasimen asetuksia.
Paragraph (suom. Kappale)-valinnalla voidaan muokata kappaleen ominaisuuksia. Kappaleen ominaisuuksista tärkeimmät ovat sisennys (engl. Indentation) ja kappaleen välit (engl. Spacing). Kappaleen välejä muuttamalla kappaleiden väliin ei tarvitse lyödä ylimääräisiä rivinvaihtoja!
Tabs (suom. Sarkaimet)-valinnalla voidaan muokata tyylissä olevia tabulaattori- eli sarkainmerkkejä.
Border (suom. Rajat)-valinnalla voidaan muokata kappaleen rajoja.
Language (suom. Kieli)-valinnalla voidaan muokata kappaleen kieliasetuksia.
Numbering (suom. Numerointi)-valinnalla voidaan muokata esimerkiksi otsikkotason numerointia tai listanumerointia.

Täydellisen listan tyyleistä saa valinnalla Format | Style (suom. Muotoile | Tyyli) ja avautuvasta ikkunasta on valittava kohtaan List (suom. Lista tyylistä) valinta All Styles (suom. Kaikki tyylit).

Eräs hyödyllinen ominaisuus tyylien käytössä on pikanäppäinten määrittäminen tyyliin. Pikanäppäinten avulla tyylin käyttö on todella nopeaa, eikä kirjoittamisen aikana tarvitse nostaa sormia näppäimistöltä.

4.4 Uusien tyylien määritteleminen

Uusien tyylien tekemiseen kannattaa yleensä alkaa vasta, kun tekstinkäsittelyohjelmasta ei löydy rakenteellisesti oikeaa valmista tyyliä. Usein uudet tyylit ovat merkkityylejä. Seuraavassa kerrotaan lyhyesti tyylien luomisesta Microsoft Wordissa.

Microsoft Wordissa tyylien luominen aloitetaan valinnalla Format | Style (suom. Muotoile | Tyyli). Valinnan jälkeen avautuvasta ikkunasta valitaan uuden tyylin luominen painikkeella New (suom. Uusi). Tyylin luomisen alkuvaiheessa tyylille annetaan uusi nimi sekä vaikutusalue eli tyylin tyyppi (engl. Style type), joka voidaan valita merkiksi (engl. Character) tai kappaleeksi (engl. Paragraph). Vaikutusalue määrää, tuleeko tyylistä merkki- vai kappaletyyli. Lisäksi valitaan vielä tyylin perusta sekä seuraavan kappaleen tyyli. Tämän jälkeen tyylin ominaisuuksien muokkaaminen onnistuu kuten jo olemassa olevan tyylin ominaisuuksien muokkaaminen.

5 Tekstin rakenteen muokkaaminen

Asiakirjaa kirjoittaessa joutuu usein muuttamaan tekstikappaleiden paikkaa tai jopa kokonaisten lukujen paikkaa. Leikepöydän avulla pienten tekstikappaleiden siirteleminen on hyvin vaivatonta paikasta toiseen.

5.1 Kappaleiden siirtäminen

Kopioitava tekstikappale on valittava aktiiviseksi eli maalattava hiiren avulla, jonka jälkeen se kopioidaan leikepöydälle valinnalla Edit | Copy (suom. Muokkaa | Kopioi). Tämän jälkeen tekstikursori on siirrettävä paikkaan, johon tekstikappale halutaan liittää. Tekstikappaleen liittäminen onnistuu valinnalla Edit | Paste (suom. Muokkaa | Liitä). Tekstikappale on kopioimisen jälkeen sekä alkuperäisessä, että uudessa paikassaan.

Siirrettävä tekstikappale on valittava aktiiviseksi, jonka jälkeen se siirretään leikepöydälle valinnalla Edit | Cut (suom. Muokkaa | Leikkaa). Alkuperäisessä paikassa oleva tekstikappale tuhotaan valinnan yhteydessä. Tämän jälkeen tekstikursori on siirrettävä paikkaan, johon tekstikappale halutaan liittää. Tekstikappaleen liittäminen onnistuu valinnalla Edit | Paste (suom. Muokkaa | Liitä). Tekstikappale on siirtämisen jälkeen ainoastaan uudessa paikassaan.

5.2 Lukujen siirtäminen

Jos on siirrettävä kokonaisia lukuja, niin asiakirjaa kannattaa muokata tällöin rakennetilassa. Rakennetilan saa näkyville valinnalla View | Ouline (engl. Näytä | Rakenne). Valikkokomennot on otettu Microsoft Wordistä, mutta muistakin ohjelmista löytyy jonkinlainen rakennetila.

Microsoft Wordin rakennetilassa voit nostaa tai laskea kokonaisten lukujen tasoa tai voit siirtää hiirellä kokonaisia lukuja toiseen järjestykseen.

6 Sivun asetusten ja ulkonäön muuttaminen

Sivun asetusten avulla voidaan muokata dokumentin marginaaleja, ylä- ja alatunnisteita sekä erilaisia tulostukseen liittyviä ominaisuuksia. Seuraavassa on esitelty erilaisten sivunasetusten muuttamista Microsoft Wordissa.

6.1 Marginaalien ja sivuasetusten muuttaminen

Dokumentin marginaalien muuttaminen onnistuu Microsoft Wordissa valinnalla File | Page Setup (suom. Tiedosto | Sivun asetukset). Seuraavassa listassa käydään lyhyesti läpi erilaiset sivunasetuksiin liittyvät valinnat.

Margin (suom. Marginaalit)-välilehdeltä voidaan vaikuttaa sivun marginaalien kokoon.
Paper Size (suom. Paperin koko)-välilehdeltä voidaan muuttaa esimerkiksi sivu vaakatasoon.
Paper Source (suom. Lähde)-välilehdeltä voidaan vaikuttaa kirjoittimen paperinvalintaan.
Layout (suom. Ulkoasu)-välilehdeltä voidaan vaikuttaa erilaisiin sivun ulkoasuun liittyviin ominaisuuksiin.

6.2 Ylä- ja alatunnisteen muuttaminen

Sivun ylä- ja alareunassa toistuvan tekstit sijaitsevat ylä- (engl. Header)ja alatunnisteessa (engl. Footer). Ylä- ja alatunnisteen muuttaminen onnistuu Microsoft Wordissa valinnalla View | Header and Footer (suom. Näytä | Ylä- ja alatunniste). Näkyville avautuvat sivun ylä- ja alatunniste, joihin voit kirjoittaa haluamasi ylä- ja alatunnistetekstit.

6.3 Sivunumeroinnin lisääminen

Sivunumeroinnin lisääminen onnistuu Microsoft Wordissa valinnalla Insert | Page numbers (suom. Lisää | Sivunumerot). Avautuvasta ikkunasta voit valita kohdan, johon sivunumerointi lisätään.

Dokumentin eri osiin voidaan haluta erilainen sivunumerointi. Tällöin dokumentti on jaettava osiin (engl. sections), jonka jälkeen sivunumerointi voidaan määritellä erilaiseksi jokaiseen osaan. Tarkempi kuvaus ongelmaan löytyy mikrotietokoneiden ohjelmistot -kurssin luentomonisteesta.

7 Luetteloiden tekeminen

Dokumenttiin tarvitaan erilaisia luetteloita, kuten esimerkiksi sisällysluettelo. Luetteloiden tekeminen on mahdollista "automatisoida" tekstinkäsittelyohjelmista löytyvien työkalujen avulla. Seuraavassa käsitellään hieman tarkemmin erilaisten luetteloiden lisäämistä Microsoft Wordissa.

7.1 Sisällysluettelo

Jos jokaiseen otsikkotason tekstiin on käytetty otsikkotason tyylejä, niin sisällysluettelon tekeminen on todella yksikertaista. Sisällysluettelon tekeminen onnistuu Microsoft Wordissa valinnalla Insert | Index and Tables (suom. Lisää | Luettelot ja taulukot). Avautuneesta ikkunasta valitaan välilehti Table of Contents (suom. Sisällysluettelo). Sisällysluettelon ulkonäköä voi muuttaa ikkunan vasemmassa laidassa olevilla valinnoilla. Sisällysluettelon lisääminen tekstikursorin paikalle onnistuu hyväksymällä ikkuna OK-painikkeella. .

Sisällysluettelon ulkonäköä voidaan muokata TOC-nimisten tyylien avulla.

7.2 Hakemisto

Hakemiston on sanaluettelo, johon on koottu dokumentissa esiintyviä sanoja ja sivunumeroita, joilla sanat esiintyvät. Hakemiston tekeminen aloitetaan sanojen merkinnällä, jonka jälkeen luodaan ja muotoillaan varsinainen hakemisto.

Hakemiston lisääminen onnistuu Microsoft Wordissa valinnalla Insert | Index and Tables (suom. Lisää | Luettelot ja taulukot). Avautuvasta ikkunasta valitaan välilehti Index (suom. Hakemisto), josta voidaan edetä sanojen merkitsemiseen (engl. Mark Entry) tai lisätä hakemisto jo merkityistä sanoista.

7.3 Kuvaluettelo

Luettelo asiakirjassa olevista kuvista voidaan lisätä asiakirjaan automaattisesti. Kuvien lisäämisessä on huomioitava, että kuvaluetteloon tulee lista kuvateksteistä (engl. Caption).

Kuvatekstit kannattaa tehdä kuvatekstin lisäämisen avulla eli Microsoft Wordissa valinnalla Insert | Caption (suom. Lisää | Kuvateksti). Kuvaluetteloon kootaan kaikki kuvatekstit, jotka on muotoiltu Caption-tyylin avulla. Kuvaa ei kannata aktivoida kuvatekstin lisäämisen yhteydessä, koska silloin kuvatekstistä tehdään erillinen tekstikenttä (engl. TextBox). Tällöin kuvateksti ei tule ollenkaan näkyville kuvaluetteloon.

8 Erilaiset viitteet

Asiakirjaan voidaan lisätä alaviitteitä (engl. footnote), loppuviitteitä (engl. endnote) ja ristiviitteitä (engl. cross-reference).

8.1 Ala- ja loppuviite

Ala- ja loppuviitettä voidaan käyttää esimerkiksi jonkin tietyn tekstikohdan lisäselityksen tekemiseen. Lisäselitystä vaativaan tekstikohtaan tai sanaan tulee yleensä yläindeksiksi numero, jota vastaava seliteteksti löytyy alaviitteen tapauksessa sivun alareunasta. Loppuviite eroaa alaviitteestä siten, että selitetekstit kootaan asiakirjan tai sen osan loppuun.

Ala- ja loppuviitteen lisääminen aloitetaan Microsoft Wordissa valitsemalla viittauskohta, jonka jälkeen valitaan Insert | Footnote (suom. Lisää | Alaviite). Avautuvasta ikkunasta voidaan valita kumpaa viitteistä halutaan käyttää.

8.2 Ristiviite

Ristiviite eroaa hieman ala- ja loppuviitteestä käyttötarkoituksensa perusteella. Ristiviitteellä voidaan tehdä ristiviittauksia dokumentin eri osien välille. Esimerkiksi tekstiviittaus asiakirjan toiseen lukuun tehdään seuraavasti: "Asiaa käsitellään tarkemmin luvussa 1.5.2."

Viittauksessa viitataan luvun numerointiin 1.5.2, joka voi tulla vaihtumaan dokumentin kirjoittamisen aikana. Ristiviittauksen avulla esimerkin kaltainen viittaus luvun numeroon saadaan pysymään ajan tasalla automaattisesti. Luvun numeroinnin muuttuminen heijastuu myös tehtyyn ristiviitteeseen.

Toinen esimerkki ristiviittauksen käytöstä voisi olla lähdeluettelon tekeminen. Kirjallisuudessa käytetään jonkin verran lähdeviittaustekniikkaa, jossa lähdeluettelossa olevat lähteet yksilöidään hakasulkeissa olevan luvun (esim. [1]) avulla.

Lähdeluettelossa olevat lähteet ja tekstikappaleet yhdistetään samaisella hakasulkeissa olevalla luvulla. Ristiviittausta voi käyttää hyödyksi numeroiduissa lähdeviittauksissa. Lähdeluetteloon tulevat lähdemerkinnät kannattaa määritellä omaksi tyylikseen, jolle annetaan ominaisuus listanumerointi. Listanumeroinnin muotoa voidaan helposti muuttaa vastaamaan lähdeviittausmerkintöjä [1]. Tämän jälkeen tekstissä sijaitseva lähdeviite voidaan lisätä ristiviitteenä.

Lähdeluettelon muokkaamisessa pitää olla varovainen, koska numeroa ja viitekstiä ei saa erottaa enää toisistaan. Lähdeluettelon lähteiden kopioiminen kuitenkin onnistuu toiseen järjestykseen helposti.

Ristiviitteen lisääminen onnistuu Microsoft Wordissa valinnalla Insert | Cross-reference (engl. Lisää | Ristiviite). Avautuvasta ikkunasta valitaan viittauksen tyyppi (engl. reference type) ja mihin kyseinen viittaus kohdistetaan (engl. Insert reference to). Tämän jälkeen voidaan valita tarkasti viitattava kohde (engl. For which..).

Käyttäjien kommentit