Asiakirjan ja tekstin rakenteen merkitys
Asiakirjan ja tekstin rakenne jätetään asiakirjan kirjoittamisen yhteydessä usein liian vähälle huomiolle. Asiakirjan rakenteen ja tekstin huomioiminen on kuitenkin hyvin tärkeää heti kirjoittamisprosessin alusta lähtien. Asiakirjan ja tekstin rakenteen oikea määrittely mahdollistaa asiakirjan helpon muokattavuuden myös kirjoittamisen jälkeen. Esimerkiksi asiakirjan ulkoasuun tehtävät muutokset voidaan toteuttaa kerralla kootusti, jos tekstin rakenne on määritelty oikein alusta lähtien. Asiakirjan rakenne voidaan hahmottaa kahdella erilaisella tavalla: Koko asiakirjan rakenteena tai asiakirjan sisällöllisenä rakenteena eli tekstin rakenteena. Seuraavissa luvuissa kerrotaan tarkemmin asiakirjan ja tekstin rakenteesta ja niiden merkityksestä.
Asiakirjan rakenne
Koko asiakirjan rakenteella tarkoitetaan asiakirjan jakamista osiin, kuten esimerkiksi etusivuun, sisällysluetteloon, asiakirjan eri päälukuihin ja hakemistoon. Asiakirjan osiin jakaminen kannattaa tehdä puhtaalla maalaisjärjellä, joten jaon voi tehdä esimerkiksi päälukujen mukaan.
Kannattaa kuitenkin huomata, että esimerkiksi etusivulle ja sisällysluettelolle kannattaa varata tilaa asiakirjan alkuun jo ennen varsinaisen asiakirjan kirjoittamista. Tämä ei ole kuitenkaan välttämätöntä, mutta yleensä säästytään myöhemmin vaikeuksilta, joita tulee eri osien välisten muotoilujen tekemissä.
Microsoft Wordissa asiakirjan jakaminen osiin onnistuu erilaisten osanvaihtojen avulla. Osanvaihdot (engl. Section Breaks) mahdollistavat asiakirjan jakamisen osiin, joihin voidaan määritellä esimerkiksi erilaiset sivunumeroinnit. Osanvaihtojen tekemistä käsitellään tarkemmin vasta luvussa Vaihdot.
Tekstin rakenne
Asiakirjan tekstin rakenteella tarkoitetaan asiakirjan sisällön perusteella löydettäviä osia. Otsikot, tekstikappaleet ja listat ovat tavallisimpia esimerkkejä asiakirjan rakenteen eri osista. Kirjoittamisen yhteydessä on hyvin tärkeää merkitä rakenteellisesti oikein asiakirjan eri rakenneosat. Kirjoittamisen yhteydessä asiakirjasta merkitään tyylien avulla otsikot, normaalitekstikappaleet sekä erilaiset listat. Asiakirjasta on toki erotettavissa muitakin osia, jotka myös täytyy merkitä rakenteellisesti oikeiden tyylien avulla. Tyylien käyttämisestä tarkastellaan tarkemmin vasta luvussa Rakenteen merkitseminen eli tyylien käyttö.
Kuva 1 Asiakirjan sisällön rakenne
Asiakirjan ulkoasuun ei saa eikä tarvitse kiinnittää huomiota kirjoittamisen aikana, koska sillä ei ole mitään merkitystä asiakirjan sisällön kannalta. Tällöin kirjoittamisessa voidaan keskittyä pelkästään asiakirjan asiasisältöön. Asiakirjan ulkoasu voidaan määritellä hyvien rakenteellisten merkintöjen ansiosta kootusti. Ulkoasun määrittelemiseksi riittää muuttaa niiden rakenteellisten tyylien ominaisuuksia, joita asiakirjassa on käytetty. Tyylien ominaisuuksien muuttamisesta kerrotaan tarkemmin luvussa . Jos muutetaan tyylien ominaisuuksia, niin samalla muuttuvat kaikki kyseisellä tyylillä merkityt osat eli tekstikappaleet. Ulkoasun muuttaminen on siis todella nopeaa, jos asiakirjan rakenne on kunnossa. Asiakirjasta saadaan ulkoasultaan yhtenäinen ja asiakirja on myös tulevaisuudessa helposti muokattavissa.
Asiakirjan rakenneajatusta voidaan viedä hieman pidemmälle myös pienempiin tekstikokonaisuuksiin eli tekstikappaleiden osiin. Tekstikappaleiden osat, kuten esimerkiksi tässä monisteessa käytetyt valikkokomennot, voidaan myös merkitä rakenteellisesti oikealla tyylillä. Jos asiakirjapohjassa ei ole käyttötarkoitukseen sopivaa tyyliä, niin sellainen voidaan tehdä itse. Tyylien luomisesta kerrotaan enemmän luvussa Uusien tyylien luominen. Tekstikappaleisen osien merkitsemiseen käytetään tekstityylejä, jotka eroavat ominaisuuksiltaan kappaleiden merkitsemiseen käytettävistä kappaletyyleistä. Tyylien määrittämisestä ja niiden välisistä eroista kerrotaan tarkemmin luvussa Erilaiset tyylit.
Käyttäjien kommentit