Asiakirjan kirjoittamisen tekninen näkökulma

Asiakirjan kirjoittamisessa tärkeintä on yleensä asiakirjan sisältö. Tämän vuoksi käytettävä työkalu ei saa olla este, vaan sen pitää helpottaa asiakirjan kirjoittamista. Tekstinkäsittelyohjelmia käsittelevässä kirjallisuudessa otetaan aivan liian vähän kantaa kirjoittamisprosessin tekniseen puoleen. Seuraavaan on listattu kirjoittamisprojektin tekniset vaiheet eli vaiheet käytettävän työkalun näkökulmasta. Vaiheisiin on otettu mukaan ainoastaan yleisimmät kirjoittamistarpeet. Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy paljon erilaisia työkaluja eri vaiheista löytyvien toimenpiteiden tekemiseen. Seuraavat vaiheet pätevät erityisesti työskenneltäessä Microsoft Wordin kanssa, mutta niitä voi varmasti soveltaa muihinkin tekstinkäsittelyohjelmien työkaluihin. Seuraavia vaiheita noudattamalla vältytään yleisimmiltä työkalun aiheuttamilta ongelmilta ja voidaan keskittyä kirjoitettavaan sisältöön.

1. Käytettävän asiakirjapohjan valinta. Ennen kirjoittamista valitaan parhaiten käyttöön soveltuva asiakirjamalli uudelle asiakirjalle. Asiakirjamalli voidaan laatia myös itse ensimmäisen asiakirjan tekemisen jälkeen, jolloin helpotetaan seuraavien samanlaisten asiakirjan tekemistä. Asiakirjamalleista ja niiden luomisesta kerrotaan tarkemmin luvussa Asiakirjamalli.

2. Asiakirjan perusrakenteen määrittäminen. Ennen kirjoittamista asiakirja kannattaa jakaa eri etusivuun, sisällysluetteloon ja vastaaviin osiin. Hyvän jaon muodostaa esimerkiksi asiakirjan päälukuihin jakaminen. Samalla täytyy myös päättää tehdäänkö asiakirja useampana osana, jotka sitten yhdistetään lopussa. On tärkeää määritellä ainakin kaikki varsinaista sisältöä edeltävät osat, koska myöhemmin osajaon tekeminen voi olla hankalampi toimenpide. Rakenteen määrittämisestä kerrotaan tarkemmin luvussa Asiakirjan ja tekstin rakenteen merkitys.

3. Asiakirjan sisällön eli tekstin rakenteen määrittäminen. Sisällöllinen rakenne määritellään kirjoittamisvaiheessa avulla tyylien avulla. Näin mahdollistetaan asiakirjan ulkoasun yhtenäisyys ja helppo muutettavuus. Rakenteen määrittämiseen ja tyyleihin perehdytään tarkemmin luvussa Tyylit.

4. Asiakirjan sisällön rakenteen muuttaminen. Suurimmat muutosvaatimukset asiakirjaan tulevat varmasti kirjoitusprojektin aikana. Tämän vuoksi sisällön rakenteen muuttamiseen löytyy käteviä työkaluja, joiden avulla rakennetta voidaan muuttaa nopeasti ja tehokkaasti. Sisällön rakenteen muuttamista voidaan joutua tekemään missä tahansa asiakirjan luomisvaiheessa.

5. Sisällysluettelon, hakemiston ja muiden luetteloiden tekeminen. Sisällysluettelon ja hakemiston tekeminen onnistuu helposti automaattisilla työkaluilla. Sisällysluettelolle kannattaa varata asiakirjan alusta osa jo asiakirjan kirjoittamisen alussa. Sisällysluettelosta ja hakemistosta kerrotaan tarkemmin luvussa Hakemisto ja luettelot.

6. Sivunasetusten määritteleminen. Sivun asetukset eri asiakirjan osiin kannattaa tehdä vasta kun tiedetään osat, joista asiakirja koostuu. Lisäksi tarvitaan tietää millainen sivunumerointi tai tunnisteet asiakirjan eri osissa sijaitsee. Tässä vaiheessa voidaan tehdä myös etusivu, jos sitä ei ole vielä tehty. Sivunasetusten määrittelystä kerrotaan enemmän luvussa Sivun asetukset.

7. Erilaisten viitteiden tekeminen. Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy mahdollisuuksia erilaisten automaattisesti päivittyvien viitteiden tekemiseen. Viitteiden tekeminen tulee vastaan jo asiakirjan kirjoittamisvaiheessa ja niitä kannattaa yleensä tehdä sitä mukaa kuin niitä tarvitaan. Lisää erilaisista viitteistä kerrotaan luvussa Ala-, risti- ja loppuviite.

Edellä esitellyn jaon ei ole tarkoitus olla tyhjentävä. Asiakirjan kirjoittamisen yhteydessä tulee varmasti vastaan muitakin tarpeita. Seuraavat luvut sisältävät paljon asiaa myös edellisen jaon ulkopuolelta.