Objektien tuominen toisista ohjelmista

• Kopioiminen ja siirtäminen leikepöydän avulla
• Vedä ja pudota -tekniikka
• Objektien linkittäminen ja upottaminen
• Avaaminen toisessa ohjelmassa

Erilaisten sovellusohjelmien välillä voidaan siirtää tai kopioida objekteja monella tavoin. Luvussa Objektien lisääminen dokumenttiin käsiteltiin erilaisten kuvien lisäämistä ohjelmien omien työkalujen avulla. Tässä yhteydessä objektina voidaan käsittää mikä tahansa kokonaisuus, kuten esimerkiksi kuva tai tekstikappale. Seuraavissa luvuissa käsitellään erilaisia tapoja objektien tuomiseksi toisista ohjelmista. Osa tavoista soveltuu myös käytettäväksi saman ohjelman sisäiseen objektien siirtämiseen ja kopioimiseen.

Kopioiminen ja siirtäminen leikepöydän avulla

Yksikertaisin tapa objektien lisäämiseksi on objektin kopioiminen tai siirtäminen toisesta sovellusohjelmasta leikepöydän kautta. Leikepöytä on Windowsissa oleva työtila, jonne voidaan kopioida tai siirtää väliaikaisesti objekteja.

Aktiivisen objektin kopioiminen leikepöydälle lähdeohjelmassa onnistuu valikkokomennolla Edit | Copy (suom. Muokkaa | Kopioi). Objekti saadaan liitettyä osaksi kohdedokumenttia valikkokomennolla Edit | Paste (suom. Muokkaa | Liitä).

Vastaavasti aktiivisen objektin siirtäminen leikepöydälle lähdeohjelmassa onnistuu valikkokomennolla Edit | Copy (suom. Muokkaa | Kopioi). Siirron yhteydessä objekti ei jää enää lähdeohjelmaan vaan se siirretään leikepöydälle. Objekti saadaan liitettyä osaksi kohdeohjelmaa valikkokomennolla Edit | Paste (suom. Muokkaa | Liitä).

Vedä ja pudota -tekniikka

Toinen yleisesti käytetty tapa objektien siirtämiseen on niin sanottu Vedä ja Pudota (engl. Drag and Drop/DaD) -tekniikka. DaD-tekniikassa nimensä mukaisesti aktivoidaan siirrettävä objekti ja vedetään se kohdeohjelman päälle. DaD-tekniikkaa voidaan käyttää kahdella tavalla. Lähde- ja kohdeohjelmat avataan rinnakkain, jonka jälkeen lähdeohjelmassa oleva objekti aktivoidaan ja raahataan hiiren vasen nappi pohjassa kohdeohjelman päälle.

Toinen tapa toimenpiteen suorittamiseen on aktivoida lähdeohjelmasta siirrettävä objekti ja tarttua siihen hiirellä vasemman painikkeen avulla kiinni, jonka jälkeen vaihdetaan ohjelmaa ALT-TAB-näppäinyhdistelmällä ja päästetään hiiren vasemmasta painikkeesta irti. Tämä ei kuitenkaan toimi kaikkien ohjelmien kanssa.

Jos objekti halutaan siirtämisen sijaan kopioida lähdeohjelmasta kohdeohjelmaan, niin objektia raahattaessa on pidettävä CTRL-näppäintä painettuna. Toinen mahdollisuus on hiiren oikean painikkeen käyttäminen raahauksessa. Tällöin hiiren painikkeen vapauttaminen kohdeohjelmassa tuo esiin valikon, josta voidaan valita suoritettava toimenpide.

DaD-tekniikan eräs hyvin käyttökelpoinen käyttökohde on kuvakkeiden raahaaminen resurssienhallinnasta (engl. Windows Explorer) suoraan auki olevaan ohjelmaan tai ohjelman käynnistyskuvakkeen päälle. Käynnistyskuvakkeen päälle raahattu tiedosto avautuu suoraan halutussa ohjelmassa.

Objektien linkittäminen ja upottaminen

Tiedonsiirrossa ohjelmien välillä törmää usein käsitteeseen OLE-tekniikka. OLE (engl. Object Linking and Embedding) -tekniikka tarkoittaa nimensä mukaisesti objektien linkittämistä ja upottamista kohdeohjelmaan. Seuraavassa käsitellään OLE-tekniikkaan liittyvää tiedostojen linkittämistä ja upottamista toisiinsa yksityiskohtaisemmin.

Linkittäminen eroaa hieman tekniikaltaan edellä käsitellyistä tavoista. Linkittämisen hyvänä puolena on, että linkitetty tiedosto säilyy täysin erillisenä. Näin kohdetiedoston koko ei kasva tarpeettomasti esimerkiksi kuvien vuoksi, vaan tiedostossa on pelkästään tieto linkitettävän tiedoston paikasta. Lisäksi kohdetiedosto pysyy koko ajan tasalla. Linkitettyä tiedostoa muokattaessa muutokset päivittyvät automaattisesti tiedostoon, johon tiedosto oli linkitetty. Jos tiedosto on upotettu osaksi toista tiedostoa muokkaukset eivät luonnollisestikaan näy enää tiedostossa, johon tiedosto oli upotettu. Ongelmia linkittämisestä voi tulla tiedostoa siirrettäessä, koska ei välttämättä muisteta ottaa kaikkia siihen linkitettyjä tiedostoja mukaan.

Upottaminen on linkittämisestä eroava toimenpide ja sillä tarkoitetaankin pääasiallisesti tiedon siirtämistä kokonaisuudessaan kohdedokumentin osaksi. Objektin upottamisella voidaan tarkoittaa tiedoston osien siirtämistä leikepöydän kautta kohdetiedostoon tai kokonaisen objektin tuomista toisesta tiedostosta ilman linkittämistä. Objektista tulee upotuksen yhteydessä osa kohdetiedostoa, joten sitä muokataan kohdetiedoston työkaluilla. Muokkauksessa tehdyt muutokset eivät päivity lähdetiedostoon ja vastaavasti lähdetiedostoon tehdyt muutokset eivät vaikuta enää upotettuun objektiin.

Käytännössä linkittäminen ja upottaminen tehdään hyvin samalla tavoin. Esimerkiksi Microsoft Wordissä objekteja voidaan lisätä ohjelmaan valikkokomennolla Insert | Object (suom. Lisää | Objekti). Avautuvasta ikkunasta valitaan välilehti Create from file (suom. Luo tiedostosta). Nyt lisättävä objektitiedosto voidaan etsiä Browse (suom. Selaa) -painikkeen avulla. Lähdetiedostoon linkittäminen onnistuu Link to file (suom. Linkitä tiedostoon) -valinnalla. Jos tiedostoa ei linkitetä, niin se upotetaan osaksi kohdetiedostoa.

Avaaminen toisessa ohjelmassa

Useimmat uusista ohjelmista tukevat myös muilla ohjelmilla tehtyjen tiedostojen tiedostomuotoja, mutta eivät luonnollisestikaan läheskään kaikkien. Täysin erilaisten objektien avaaminen ei kuitenkaan onnistu välttämättä ohjelmassa, joten ohjelman asettamat rajoitukset täytyy tietää.

Tiedoston avaaminen toisessa ohjelmassa voidaan joissakin tapauksissa tehdä valikkokomennon File | Open (suom. Tiedosto | Avaa) avulla. Toisissa ohjelmissa voi olla erillinen Import-toiminto, jonka avulla voidaan tuoda jonkin toisen ohjelman tiedostoja. Esimerkiksi Microsoft Exceliin voidaan tuoda tekstitiedostoja ja tietokannan tauluja erillisen Get External Data -toiminnon avulla.

Edellinen periaate toimii myös toiseen suuntaan. Joissakin ohjelmissa on erillinen Export tai Send to -toiminto, jonka avulla voidaan dokumentti tallentaa toisen sovelluksen ymmärtämään muotoon tai dokumentti voidaan lähettää suoraan toiseen ohjelmaan. Tällä tavoin tiedot saadaan toisen ohjelman ymmärtämään muotoon. Toinen tapa saada kohdeohjelma ymmärtämään tiedostoa on tiedoston tallentaminen oikeaan muotoon. Nykyisissä ohjelmistoissa on paljon erilaisia tallennusmuotoja, joihin tiedosto voidaan tallentaa. Tallentamista toiseen tiedostoformaattiin käsiteltiin edellä luvussa Dokumenttien avaaminen, luominen ja tallentaminen.