Opasteen käyttäminen

Ohjelmien kanssa työskennellessä tulee usein vastaan ongelmia tai kysymyksiä, joihin pitäisi löytää vastaus. Tällaisia tilanteita varten koneesta löytyy opasteita (engl. Help), joita kannattaa opetella käyttämään jo ennen varsinaisia ongelmatilanteita. Aluksi ohjeen käyttäminen voi tuntua hieman sekavalta ja turhauttavalta, koska sopivaa vastausta ei tunnu löytyvän millään. Joskus joutuu toki miettimään hakisiko ohjeita ohjeen käyttöön, joka voi joskus olla hyvinkin tarpeen, koska mitään ei tunnu löytyvän. Opasteiden käyttäminen kuitenkin helpottuu, kun ohjelmissa käytettävä termistö tulee tutummaksi ja opasteiden rakenne selkeytyy.

Jokainen käyttöjärjestelmä ja sovellusohjelma sisältää oman opasteen, johon on koottu yleisimpiä käyttäjien toimia tai ongelmia kyseisen ohjelman tai käyttöjärjestelmän kanssa. Tällaisilla opasteteksteillä pärjää pitkälle, joten erillistä kirjallisuutta ei tarvitse ostaa, ellei välttämättä halua lukea painettua tekstiä. Opasteet ovat kuitenkin laadittu yleisiin ongelmiin tai toimiin, joten vastausta erikoisempiin ongelmiin on niistä turha etsiä. Erikoisempia ongelmia varten on olemassa erilaisia FAQ (Frequenly Asked Questions) -palstoja. FAQ-palstat ovat paikkoja, jonne on koottu tiettyyn aihepiiriin kuuluvat ja usein toistuvat kysymykset. FAQ-palstalta löytyy sekä ongelman kuvaus että ratkaisu kyseiseen ongelmaan.

Graphic1

Kuva 1. Office avustaja.

Esimerkiksi Microsoft Wordin ohjeen saa näkyville valikkokomennolla Help | Microsoft Word Help (suom. Ohje | Microsoft Word Ohje).

Ohjeen saa näkyville myös F1-pikanäppäimellä.

Näkyville avautuu Office avustaja (engl. Office Assistant), jos sitä ei ole kytketty pois päältä. Jos avustaja on päällä, niin ongelman avainsanat voidaan kirjoittaa avustajan tarjoamaan kenttää. Oheisessa kuvassa (Kuva 1) avustajan kenttään on kirjoitettu sana Style, koska halutaan löytää lisätietoa tyyleistä. Search (suom. Etsi) -painiketta painamalla saadaan lista hakutulosta vastaavista opasteen kohdista. Varsinaisen opastetekstin saa luettavaksi napauttamalla opasteen otsikkoa.

Jos avustaja ei avautunut näkyville, niin silloin ohjeen avaaminen avaa toisen kuvan (Kuva 2) mukaisen opasteikkunan. Myös avustajan antamien opasteiden jälkeen voidaan siirtyä opasteikkunaan, koska opasteikkunan vasemman laidan hakukentät saa näkyville opasteikkunan ylälaidasta löytyvällä painikkeelle Show (suom. Näytä).

Graphic2

Kuva 2. Opastekkuna.

Wordin aiemmissa versioissa ohjeikkunan rakenne on hieman toisenlainen kuin seuraavassa esiteltävä Microsoft Word 2000:n opasteikkuna. Vanhempien versioiden opasteikkunasta löytyy kuitenkin vastaavat toiminnot.

Opasteikkunan vasemmassa laidassa on kolme erillistä välilehteä, joista ensimmäiseltä välilehdeltä löytyy Sisällys (engl. Contents). Opastetekstit on jaettu sisällysluetteloon pääkohdittain. Pääkohtia napauttamalla saadaan näkyviin niiden alla olevia ohjetekstejä. Pääkohdista saa hyvän käsityksen ohjeen sisällöstä, joten sisällysluetteloon kannattaa tutustua jo etukäteen. Tällöin tiedon löytyminen on tulevaisuudessa hieman helpompaa ja nopeampaa.

Toisella välilehdellä on Vastaustoiminto(engl. Answer Wizard), jonka avulla voidaan hakea opasteita avainsanojen avulla. Aiheen opastetekstit saa näkyviin kirjoittamalla halutut avainsanat hakukenttään. Vastauksena tulee huomattavasti rajoitetumpi joukko opastetekstejä kuin esimerkiksi hakemiston avulla haettaessa. Haluttu dokumentti löytyykin usein nopeimmin vastaustoiminnon avulla.

Viimeiseltä eli kolmannelta välilehdeltä löytyy Hakemisto (engl. Index).Hakusanan voi kirjoittaa sivulla olevaan ylimpään tekstikenttään ja hakeminen voidaan tehdä Search (suom. Etsi) -painikkeella. Tällöin saadaan näkyville vasemman laidan alimpaan kenttään kaikki sellaiset opastetekstit, jotka jotenkin liittyvät etsittävään aiheeseen. Hakusanoja lisäämällä voidaan entisestään rajoittaa tulosjoukkoa, joten voidaan tehdä todella täsmällisiä hakuja.

Hakemistovälilehden vasemman laidan keskimmäisestä kentästä löytyy hakusanaluettelo, josta voidaan valita haluttu hakusana. Kun kirjoitetaan hakusanoja sivun vasemman laidan ylimpään kenttään tulee näkyville kirjoitettavaa hakusanaa vastaava sana myös keskimmäiseen kenttään. Kokonaisuudessaan hakemisto on hyvin käyttökelpoinen osa opastetta, koska jo pienen opettelun jälkeen sillä löytää haluamansa asian nopeasti.

Opasteet ovat kohtuullisen helppokäyttöisiä pienen harjoittelun jälkeen, joten niitä kannattaa opetella käyttämään kaikenlaisten pulmatilanteiden varalle. Jokaisella on oma tapansa käyttää opasteita ja tapaan saa tehokkuutta vain harjoittelemalla. Yleensä opasteita tutkiessa päähän tarttuu muutakin hyödyllistä, joten opasteen selaaminen ei ole koskaan turhaa.

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/doc/tyovaline/office/index2.html
© Antti Ekonoja (anjoekon@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
© Petri Heinonen (peheinon@mit.jyu.fi)< http://www.mit.jyu.fi/peheinon/>
2003-09-23 14:11:07
Informaatioteknologia - Jyväskylän yliopiston IT-tiedekunta ja avoin yliopisto