Pikasuodatus (Auto Filter)

mko074

Pikasuodatus on tehokas taulukkolaskentatyökalu. Pikasuodatuksen avulla voidaan suurestakin datamäärästä suodattaa näkyville kaikki haluttu tieto. Pikasuodatuksessa taulukkoon jätetään näkyviin vain sellaiset tiedot, jotka halutaan nähtäväksi. Seuraavassa esimerkissä pikasuodatusta käytetään kuukausittaisten tulo- ja menotapahtumien suodattamiseen. Esimerkin aineisto on kohtuullisen suppea, mutta jo sen avulla saa jonkinlaisen käsityksen pikasuodatuksen mahdollisuuksista.

Oheisessa kuvassa on nähtävillä tiliotteesta löytyviä kuukausitapahtumia. Tiliotteen tulkinta sellaisenaan on tietenkin kohtuullisen helppoa, mutta pikasuodatuksen avulla saadaan eroteltua tarkemmin erilaisia tilitapahtumia.

Pikasuodatus aloitetaan pikasuodatettavan alueen valinnalla. Esimerkkitapauksessa valittava alue on A1:C16. Alueen valinnan jälkeen pikasuodatus saadaan päälle valinnalla Tiedot/Suodata/Pikasuodata (Data/Filter/Auto Filter). Valinnalla otsikkoriville (rivi 1) ilmestyy alasvetovalikkonuolet, joiden avulla varsinainen pikasuodatus tehdään. Jokaiselle otsikolla on oma suodatusvalintansa. Alasvetovalikoita napauttamalla avautuu näkyville erilaisia suodatusmahdollisuuksia.

mko075

Esimerkissä tapahtumakohdan alasvetovalikon alta löytyy jokaisen tapahtumatyypin otsikko. Valitsemalla listasta esimerkiksi kohdan Otto saadaan näkyville ohessa oleva lista kaikista Otto- tyyppisistä tapahtumista. Muut taulukossa olevat tapahtumat piilotetaan, kuten kuvan rivi-indekseistä voi päätellä. Samalla tavoin voidaan katsoa minkä tahansa tapahtuman koostetta. Jos esimerkiksi halutaan ottaa ne Otto-tyyppiset tapahtumat, joiden suuruus on 100 mk, niin edellisen valinnan jälkeen täytyy vielä valita Suuruus sarakkeesta suodatus 100 mk:n mukaan. Tällöin näkyville jää ainoastaan ne Otot, joiden suuruus on 100 mk.

Pikasuodatuksessa voidaan siis valita suodatus kahden sarakkeen tietojen mukaan. Aiemmin valittu suodatus ehto pysyy päällä, kunnes suodatusehdoksi valitaan Kaikki/(All).

mko076

mko077

mko078

Aineistoa voidaan pikasuodattaa huomattavasti edellistä monipuolisemmilla ehdoilla. Sarakkeen pikasuodatusvalikosta löytyy esimerkiksi vaihtoehto 10 parasta (Top 10) Kymmenen parhaansuodatusehtoja voidaan muokata kohtuullisen paljon. Paremmuusjärjestys voidaan määritellä joko pienimmästä tai suurimmasta alkiosta lähtien. Suodatukseen voidaan valita vaihteleva määrä kohteita ja voidaan määritellä suodatetaanko lukumäärän vai prosenttiarvojen mukaan. Oheisessa kuvassa on esimerkkitaulukko suodatettuna yllä olevien ehtojen mukaan.

mko079

Toinen monipuolinen suodatus mahdollisuus löytyy valinnalla Mukautettu (Custom). Valinnalla voidaan rajata tarkemmin suodatettavaa dataa. Suodatus voidaan tehdä esimerkiksi päivämäärän mukaan siten, että taahtumat, joiden päivämäärä on suurempi kuin 6.1.2000 ja pienempi kuin 18.1.2000 jätetään näkyville. Tällä tavoin voidaan tarkastella aineistoa erilaisilla väleillä. Oheisessa kuvassa on esimerkkitaulukko suodatettuna yllä olevien ehtojen mukaan.

Pikasuodatus saadaan kokonaan pois päältä valitsemalla uudelleen Tiedot/Suodata/Pikasuodata (Data/Filter/Auto Filter). Pikasuodatuksen yhdistäminen makroon antaa hyvin monipuolisen aineiston käsittely työkalun, jolla esimerkiksi voidaan kysellä käyttäjältä erilaisia suodatusehtoja.

5 Makrovirukset

Makrovirukset ovat nykyajan vitsaus. Niitä esiintyy tulevien dokumenttien yhteydessä miltei viikoittain, koska joku on laiminlyönyt tahallaan tai tietämättään virustorjunnan. Toki muitakin viruksia liikkuu, mutta ne eivät ole enää läheskään niin yleisiä kuin makrovirukset. Seuraavassa on pyritty poistamaan tietämättömyyden verhoa makrovirusten ympäriltä, jotta jokainen voi omalta osaltaan osallistua makrovirusten torjuntaan.