Taulukkolaskentatyökalut

Taulukkolaskentatyökalut ovat hyvin tehokas tapa käsitellä suurta tietomäärää. Taulukkolaskentatyökaluihin tutustuminen kannattaa, koska niiden avulla taulukoiden käsittely on tehokasta monipuolisten ominaisuuksien vuoksi. Seuraavassa on esitelty muutamia käyttökelpoisia taulukkolaskentatyökaluja.

4.9.1 Solualueen järjestäminen

Taulukkolaskentaohjelmissa on taulukoiden järjestämistä varten hyvin käyttökelpoinen työkalu. Taulukon järjestäminen aloitetaan järjestettävän alueen valinnalla. Valinnassa voi ottaa alueeseen mukaan myös otsikkorivin, jonka mukaan järjestäminen tehdään. Laskentataulukon järjestäminen onnistuu useammankin kentän perusteella. Tällöin voidaan järjestää esimerkiksi henkilöiden nimiä sisältävä taulukko, jossa henkilön etunimi ja sukunimi ovat erillisessä sarakkeessa. Seuraavassa esimerkissä järjestetään henkilötietoja sisältävä taulukko, joka koostuu sukunimi-, etunimi- ja osoite-sarakkeista.

mko073

Alueen valinnan jälkeen järjestäminen voidaan aloittaa Microsoft Excelissä valinnalla Data/Sort (Tiedot/Järjestä). Corel Quattro Prossa vastaava valinta löytyy Tools (Työkalut)-valikon alta, mutta toimii muutoin hyvin samalla tavoin kuin Microsoft Excelin järjestämistyökalu. Avautuneesta ikkunasta voidaan määritellä sarakkeet, joiden mukaan tiedot järjestetään. Ensimmäisestä (Sort By) alasvetovalikosta valitaan sarake, jonka mukaan halutaan ensisijaisesti järjestää valittu alue. Seuraavista kohdista (Then By) voidaan antaa lisäehtoja järjestämiselle. Esimerkiksi alueen järjestäminen voidaan tehdä sekä henkilöiden sukunimen, etunimen että osoitteen mukaan.

Jos alueesta löytyy saman sukunimisiä henkilöitä, niin ne järjestetään keskenään etunimen perusteella. Jos taas saman sukunimisten henkilöiden etunimet ovat samoja, niin henkilöt voidaan järjestää osoitteen perusteella. Jokaiselle järjestyskentälle voidaan määritellä onko järjestys Nouseva (Ascending ) vai Laskeva (Descending). Ikkunan alalaidasta voidaan valita onko alueella otsikkoriviä (Header Row). Otsikkorivinä toimii joko alueen ylin rivi tai vasemman puoleisin sarake. Otsikkorivin käytöllä saadaan järjestämisestä hieman selkeämpi tapahtuma, koska otsikoissa olevat nimet näkyvät järjestämisikkunassa.