Ohjattu kaavion tekeminen

mko060

Ohjattu kaavion tekeminen on hyvä ja havainnollinen tapa tehdä kaavioita, mutta se vaatii kuitenkin hieman perehtymistä kaavioiden eri ominaisuuksiin. Ohjattu kaavioiden tekeminen kuitenkin helpottaa kaaviossa tarvittavien arvojen määrittämistä kaavion akseleille. Kaavioon luomisvaiheessa tehdyt virheet eivät kuitenkaan ole peruuttamattomia, vaan virheet voidaan korjata jälkikäteenkin.

Tehdään esimerkkikaavio ohessa olevasta menojen vuosiseurantataulukosta. Menoryhmiksi voidaan valita esimerkiksi vuokra, ruoka, vaatteet, viihde ja urheilu. Tehtävän kaavion olisi tarkoitus havainnollistaa vuoden aikana tulleiden menojen suuruutta kuukausittain ja siten hieman suhteuttaa käsitystä menojen jakautumisesta. Tietenkin jokaista menoryhmää kohti voitaisiin tehdä myös omat kuukausittaiset kaaviot. Laitetaan kaavioon jokaisen kuukauden kulut omaksi ryhmäkseen vaaka-akselille ja pystyakselille vastaavien menojen suuruudet kuukausittain.

Ennen varsinaisen kaavion tekemistä kannattaa taulukosta valita koko alue, jolta kaaviota ollaan tekemässä. Jos taulukko on edes kohtuullisen järkevän muotoinen, niin koko alueen valinta helpottaa jatkossa tehtäviä valintoja. Jo pelkän oletuskaavion tekeminen valitusta alueesta antaa usein riittävän havainnollisen kuvan aineistosta.

Microsoft Excelissä kaavion tekemisen ensimmäinen vaihe aloitetaan valinnalla Lisää/Kaavio (Insert/Chart), jolla avautuvasta ikkunasta voidaan valita kaavion tyyppi. Avautuneessa ikkunassa on kaksi erillistä välilehteä, joista toiselta voidaan valita Vakiokaavioita (Standard Type) ja toiselta Mukautettuja kaavioita (Custom Types). Kaavion vakiotyyppejä ovat Pylväs, Palkki, Viiva, Ympyrä, Piste, Alue, Rengas, Säteittäinen, Pinta, Kupla, Pörssi, Lieriö, Kartio ja Pyramidi. Jokaisesta tyypistä on olemassa muutamia erilaisia alityyppejä (Sub-type), joissa osassa on sekä

mko061

kaksi- että kolmiulotteisia vaihtoehtoja. Tyypeistä löytyy varmasti jokaiselle taulukoidulle aineistolle hyvin havainnollinen vaihtoehto.

mko062

Tehdään esimerkkiaineistosta jokin vakiotyyppinen kaavio. Erilaisista kaaviotyypeistä saa hyvän käsityksen kokeilemalla niitä aineistoon. Jos kaavion tekemisen alussa on valittu alue, jolta kaavio tehdään, niin kaavion luomisen ajan voidaan esikatsella kaaviota ja siihen tehtyjä muutoksia. Vakiotyyppisten kaavioiden esikatseleminen onnistuu valitsemalla haluttu alityyppi aktiiviseksi ja painamalla painiketta Näytä malli(Press and hold to view sample). Valitaan esimerkkikaavion tyypiksi kaksiulotteinen Pylväs (Column). Kaavion tekemisen toiseen vaiheeseen päästään valinnalla Seuraava(Next), mutta kaavio voidaan tehdä suoraan valmiiksi ensimmäisessä vaiheessa valinnalla Valmis (Finish), jolloin kaavio tehdään oletusasetuksilla aina valmiiksi asti. Avautuvasta ikkunasta voidaan valita Tietoalue (Data Range), jossa haluttu data sijaitsee. Jos alue on valittu jo ennen kaavion tekemisen aloittamista ei asiasta tarvitse enää välittää. Sivulta voidaan valita esiintyvätkö

mko063

sarjat Riveittäin (Rows) vai Sarakkeittain (Columns).

mko064

Jos valitaan vaihtoehto riveittäin, niin esimerkkitapauksen sarjoina ovat silloin menoryhmät, jotka on jaettu kaavioon kuukausittain. Yhden sarjan muodostaa tällöin yksi menoryhmä. Jos taas valitaan vaihtoehto sarakkeittain muodostaa yksi kuukausi aina yhden sarjan. Esimerkissä valitaan vaihtoehto riveittäin, koska se on hieman havainnollisempi esimerkin tapauksessa. Avautuneen ikkunan Sarjat (Series) välilehdellä voidaan määritellä hieman tarkemmin kuvaajan sarjojen ominaisuuksia. Sarjat riippuvat luonnollisestikin edellä tehdystä valinnasta. Sarjoja voidaan muokata valitsemalla haluttu sarja aktiiviseksi Sarjat(Series)-kohdasta. Tällöin voidaan muokata sarjan Nimeä (Name) ja Arvoja (Values). Sarjoja voidaan myös Lisätä (Add) tai Poistaa (Remove) ohessa olevilla painikkeilla tarpeen mukaan. Sivun viimeiseen kohtaan Luokka-akselin... (Category..) voidaan määritellä otsikot, jotka tulevat

mko065

kuvaajan vaaka-akselille eli X-akselille. Esimerkkitapauksessa otsikoina toimivat kuukausien nimet.

mko066

Kaavion määrittämisen kolmannessa vaiheessa voidaan määritellä erilaisia kaavioon liittyviä arvoja. Sivun ensimmäiseltä välilehdeltä voidaan määritellä erilaisia otsikoita kaaviolle. Kaavion otsikko (Chart Title) on koko kaaviolle tuleva otsikko. Vaaka-akselille tuleva otsikko kirjoitetaan kohtaan Luokka-akseli (X) (Category (X) axis) ja pystyakselille tuleva otsikko kirjoitetaan kohtaan Arvoakseli (Y) (Value (Y) axis). Kaavion määrittämisen kolmannessa vaiheessa aktiivisesta ikkunasta löytyy myös muita välilehtiä, joilla voidaan muokata hieman kaavion selkeyttä. Kaavion muotoilujen käyttämistä kannattaa miettiä tarkkaan, koska liika tieto voi häiritä pahasti kaavion selkeyttä. Akselit(Axes) välilehdeltä voidaan määritellä vaaka- ja pystyakselien tekstien näkyminen. Välttämättä akseleilla ei tarvitse lukea mitään, mutta yleensä se selventää hieman kaavion sisältöä. Taustaruudukko(Gridlines) välilehdeltä voidaan valita viivoitus kaaviopohjalle. Esimerkin kaaviossa on valittu pelkästään pystyakselin pääviivoitus (Major). Viivoitus voidaan tihentää valitsemalla mukaan pienemmätkin viivat (Minor). Sopivalla viivoituksella saadaan helposti selvennettyä kuvaa, mutta sen liiallinen käyttö tekee kaaviosta hyvin sekavan. Selite (Legends) välilehdellä voidaan määritellä selitetekstit kuvaajan pylväille. Lehdeltä voidaan määritellä millä puolella kuvaajaa selitteet näytetään. Esimerkin tapauksessa selitteet ovat oikealla puolella kuvaajaa ja selitteisiin on merkitty kuvaajan pylväiden värit oikean menoryhmän mukaan. Arvopisteiden otsikot (Data Labels) välilehdellä voidaan kuvaajan pylväisiin liittää mukaan joko pylvään arvo pystyakselilta tai pylvään vaaka-akselilla oleva otsikko. Paljon dataa sisältävässä taulukossa ylimääräiset tekstit pylväiden seassa tekevät pylväistä todella epäselviä, joten otsikoiden käyttöä kannattaa harkita huolellisesti. Arvotaulukko (Data Table) välilehdeltä voidaan liittää kaavion yhteyteen koko alkuperäinen arvotaulukko. Tällöin kaaviosta saa hyvin selkeän, koska taulukko sijoitetaan välittömästi kaavion alle. Ongelmaksi voi tulla liian suuret tekstit varsinaisessa taulussa, joten taulun sijoittelu saattaa sotkeutua pahastikin.

mko067

Kaavion tekemisen viimeisessä eli neljännessä vaiheessa määritellään kaavion sijoittuminen. Kaavio voidaan sijoittaa omalle uudelle lehdelleen (As New Sheet) tai jollekin olemassa olevista lomakkeista (As Object In). Kaavion käyttöä kannattaa miettiä tarkoin ja sijoittaa se tarpeen mukaan. Usein on tarpeellisinta havainnollistaa lomakkeelle taulukoitua aineistoa kaaviolla, jolloin se kannattaa luonnollisesti sijoittaa samalle lomakkeelle varsinaisen datan kanssa. Esimerkissä kaavio sijoitetaan samalle lomakkeelle datan kanssa, jolloin vuoden menoista saadaan paras mahdollinen kuva. Lopuksi kaavio voidaan hyväksyä painikkeella Valmis(Finish).

mko068

Oheisessa kuvassa oleva kaavio ei ole aivan parhaimmillaan harmaasävykuvana, mutta kyllä siitä saa selvää. Kaaviosta nähdään selvästi ruokamenojen huiput sekä kokonaismenojen huiput, mutta muut menot näyttävät hukkuvan, koska ne ovat selkeästi pienempiä. Välttämättä ei ollut mielekästä ottaa mukaan kokonaismenoja, jolloin muistakin menoista olisi tullut hieman suuremmat pylväät, koska akseleita skaalataan sarjojen arvojen mukaan. Kaavioon voidaan tehdä jälkikäteen muutoksia, joilla sitä saadaan mahdollisesti havainnollisemmaksi, mutta lopputulos ei ole aina taattu.