Ryhmätilaksi kutsutaan tilaa, jossa voidaan muotoilla ja muokata useampaa taulukkolaskentalomaketta yhtäaikaa. Ryhmätilassa on esimerkiksi mahdollisuus syöttää samat tiedot useammalle lomakkeelle yhtä aikaa. Samanmuotoisten taulukkojen tekeminen on ryhmätilassa huomattavan helppoa, koska muotoiluja ei tarvitse tehdä jokaiselle lomakkeelle erikseen. Kun useampi lomake on aktiivinen, niin tietojen syöttäminen voidaan tehdä kerralla kaikille niille. Kaikki mitä kirjoitetaan ryhmätilassa menee automaattisesti kaikille muillekin lomakkeille. Kaikki solumuotoilut voidaan myös tehdä kaikille aktiivisille lomakkeille kerralla. Aktiivisten lomakkeiden solujen muotoilujen muuttaminen kerralla koko työkirjaan ei muuta solujen sisältöä samoiksi, joten ominaisuus soveltuu sellaisenaan jo olemassa olevien työkirjojen muokkaamiseen.
Microsoft Excelissä ryhmätila saadaan käyttöön valitsemalla aktiiviseksi useampi taulukkolaskentalomake yhtä aikaa. Lomakkeiden valinta voidaan tehdä hiirellä ja samanaikaisesti on pidettävä näppäimistön CTRL-näppäintä pohjassa. Tämän jälkeen voidaan lomakkeille tehdä halutut muotoilut. Ryhmätilasta poistuminen onnistuu valitsemalla jokin sellainen lomake aktiiviseksi, joka ei ole mukana ryhmässä.
Taulukkolaskentaohjelmista löytyy valmiina useita hyödyllisiä funktioita, joista osa soveltuu vaativankin käyttäjän tarpeisiin. Funktiot antavat taulukkolaskentaan valmiit työkalut, joiden avulla voidaan käsitellä suurtakin data-aineistoa. Funktiot helpottavat toki myös tarpeellisia perusoperaatioita, kuten esimerkiksi summan laskemista. Seuraavissa luvuissa perehdytään normaalikäyttäjän kannalta hyödyllisiin funktioihin, joten mukaan ei ole luonnollisestikaan otettu kaikkia taulukkolaskentaohjelmista löytyviä funktioita. Funktioita erilaisiin käyttötarkoituksiin voi etsiä taulukkolaskentaohjelmassa olevista avustuksista. Seuraavissa luvuissa käsiteltävät funktiot löytyvät ainoastaan Microsoftin Excel-ohjelmasta, mutta Corel Quattro Prosta löytyy vastaavat funktiot miltei samoilla nimillä. Funktioiden parametrisoinneissa on varmasti ohjelmakohtaisia eroja, joihin funktioiden kuvauksissa ei ole kiinnitetty ollenkaan huomiota.
Funktioiden kirjoittaminen on hyvin pitkälle samanlaista kuin normaalien kaavojen kirjoittaminen. Funktioiden kirjoittaminen aloitetaan merkillä, josta ohjelma tunnistaa funktion alun. Microsoft Excelissä funktioiden kirjoittaminen aloitetaan, kuten kaavojenkin kirjoittaminen eli yhtäsuuruusmerkillä (=). Corel Quattro Prossa funktion kirjoittaminen aloitetaan kissanhäntämerkillä (@). Varsinainen funktio koostuu suomen- tai englanninkielisestä lyhenteestä eli funktion nimestä ja funktiolle välitettävistä parametreistä. Funktion nimi kuvaa yleensä hyvin funktion toimintaa, mutta joidenkin funktioiden niminä käytetään hieman epäselvää kirjainlyhennettä. Kirjainlyhenne on kuitenkin pääteltävissä funktion toiminnasta. Funktion nimi pitää luonnollisestikin kirjoittaa oikein ja funktiolle pitää antaa täsmälleen oikea määrä oikeassa järjestyksessä olevia parametrejä. Kirjoitusvirheet funktion nimessä tekevät funktiosta toimimattoman, joten funktiot on varmempi tehdä ohjatun lisäämisen avulla, josta enemmän seuraavassa luvussa. Funktioille joudutaan usein antamaan parametrejä, joiden avulla määritellään funktion toimintaa tarkemmin. Parametreinä funktiolle voidaan esimerkiksi antaa solualue tai jokin arvo, joka määrittelee tarkemmin funktion suorittaman toimenpiteen. Eri parametrit erotetaan toisistaan yleensä puolipisteen (;) avulla, mutta käytettävä erotinmerkki määräytyy esimerkiksi Microsoft Excelissä Windowsin maa-asetusten mukaan.
Funktion muoto on yleisesti seuraava: =FUNKTION_NIMI(PARAMETRI1; PARAMETRI2; ..; PARAMETRIN)
Esimerkki IF-(JOS-) funktion käytöstä Microsoft Excelissä:
=IF(C5>5 ; "Suurempi kuin 5" ; "Pienempi tai yhtäsuuri kuin 5")