4.5.7 Solualueen, lomakkeen ja työkirjan suojaaminen

Suojaukset on tarkoitettu asiakirjan solujen suojaamiseen ulkopuolisilta käyttäjiltä. Esimerkiksi valmiissa sovelluksessa on elintärkeää, että kaikki kaavat on suojattu normaalikäyttäjän ulottumattomiin. Tällöin normaalikäyttäjä ei pysty sotkemaan sovellusta perinpohjin. Yleensä kannattaa suojata kaikki sellaiset solut lomakkeelta, joihin käyttäjä ei saa syöttää tietoa.

Taulukkolaskentaohjelmissa lomakkeen suojaamiseen ei riitä pelkkä solujen ominaisuuksien muuttaminen, vaan suojaus täytyy tehdä kerralla koko lomakkeelle. Suojaamisen ideologiana onkin suojauksen poistaminen niistä soluista, joita ei suojata. Suojaus on solujen oletusominaisuus! Solujen suojaukset kannattaa määritellä tyylien yhteyteen. Yleensä kannattaa tehdä sellainen tyyli, jossa on hieman poikkeava pohjaväri ja josta on otettu suojaus pois. Tälläisen tyylin käyttäminen on erityisen hyödyllistä soluissa, joihin käyttäjän annetaan syöttää jotakin tietoa. Kun kaikki suojaamattomat alueet on merkitty, niin voidaan suojata taulukkolaskentalomake, jonka jälkeen ainoastaan suojaamattomiin soluihin päästään syöttämään tietoa.

mko050

Microsoft Excelissä yksittäisten solujen suojaaminen tai suojaamattomuus päästään muuttamaan valinnan Muotoile/Solut (Format/Cells) kautta. Tämän jälkeen lomakkeen suojaus pitää laittaa päälle valinnan Työkalut/Suojaus/Suojaa Taulukko (Tools/Protection/Protect Sheet) kautta. Valinnalla avautuvasta ikkunasta voidaan valita suojaukselle hieman tarkemmat kohteet ja voidaan tarvittaessa asettaa suojaukselle salasana. Suojauksen asettamisen jälkeen ei enää voida muuttaa suojattujen solujen ominaisuuksia tai sisältöä. Ainoastaan suojaamattomien solujen sisältöä voidaan muuttaa. Lomakkeen suojauksen poistaminen onnistuu vastaavalla valinnalla, mutta nyt valikosta löytyy valinta Poista taulukon suojaus (Unprotect Sheet).

mko051

Microsoft Excelissä myös koko työkirjan suojaaminen on mahdollista. Suojattuun työkirjaan ei voida enää lisätä sivuja eikä siihen voida tehdä muitakaan rakenteellisia muutoksia. Työkirjan suojaus ei kuitenkaan estä muuttamasta työkirjassa olevia lomakkeita, jollei niitä ole suojattu erikseen. Koko työkirjan suojaaminen onnistuu valinnalla Työkalut/Suojaus/Suojaa Työkirja (Tools/Protection/Protect Workbook) ja suojauksen poistaminen onnistuu samasta valikosta valinnalla Poista työkirjan suojaus (Unprotect Workbook).